Навігація
Головна
Загальна характеристика нормативно-правової бази документування...Законодавчі акти та державні стандарти в галузі документування...Локальні нормативні актиЛокальні (внутрішньоорганізаційні) нормативні актиОРГАНІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ЇЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ПІДТРИМКИЯкі локальні нормативні акти приймаються з урахуванням думки...Стандарти в документуванні управлінської діяльностіОСНОВНІ ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІВСТУП В ОРГАНІЗАЦІЙНО-УПРАВЛІНСЬКУ ДІЯЛЬНІСТЬ: ПОНЯТТЯ ТА ОСНОВНІ...Організаційна культура як об'єкт управлінської діяльності в області...
 
Головна arrow Документознавство arrow Документознавство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Локальні нормативні акти організації в області документування управлінської діяльності

Локальні нормативні акти (ЛНА) численні і різноманітні. Класифікувати їх можна за кількома критеріями: важливість, часу дії, за ступенем впливу на об'єкт (критерій просторовості), процедурі прийняття рішення та ін.

Всі локальні нормативні акти за замовчуванням мають рівну юридичну силу відносно один одного. У той же час не виключено, що самими актами буде введена їх особлива ієрархія, припустимо - залежно від дати прийняття документа [1].[1]

По терміну дії ЛНА поділяються:

- На акти постійної дії (наприклад, Правила внутрішнього трудового розпорядку), які зберігають свою юридичну силу протягом всього часу до їх скасування або зміни;

- Акти з певним терміном дії, що встановлюються самим локальним актом (наприклад, штатний розклад, пов'язане з конкретним бізнес-планом на певний строк, графік відпусток, який діє протягом календарного року в силу прямої вказівки закону).

Питання практики

Такі документи, як положення про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників законом не передбачені, і роботодавець не зобов'язаний їх розробляти і застосовувати. Однак на практиці багато роботодавців воліють розробити та затвердити комплекс таких документів і керуватися їм у роботі. Наприклад, посадові інструкції, що містять кваліфікаційні вимоги для зайняття певної посади, права, обов'язки та відповідальність працівників, цю посаду займають, широко застосовуються при відборі кандидатів, при перевірці відповідності займаній посаді в період випробування і в інших ситуаціях.

Локальні акти поділяються на акти, застосовувані в цілому в організації і в окремих структурних підрозділах. При цьому слід дотримуватися принципу недопущення дискримінації. Поширення локального нормативного акта тільки на окремі підрозділи організації повинно бути об'єктивно обумовлено наявністю виробничої специфіки, особливих умов роботи, місцем знаходження структурного підрозділу і т.д.

ЛНА можуть прийматися:

- Роботодавцем одноосібно;

роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників;

- Роботодавцем за погодженням з представницьким органом працівників.

З урахуванням думки представницького органу працівників приймаються локальні норми про порядок атестації співробітників (ТК РФ, ч. 2, ст. 81) і про систему оплати праці в організації (ТК РФ, ч. 2, 4, ст. 135).

До локальних нормативних актів, наявність яких обов'язково у всіх роботодавців (за винятком роботодавців - фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями), належать, зокрема, штатний розклад, графік відпусток, правила внутрішнього трудового розпорядку.

Законодавство

Стаття 22 Трудового кодексу РФ до прав роботодавця відносить прийняття локальних нормативних актів, а до основних обов'язків - ознайомлення працівників під розпис з прийнятими локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з їх трудовою діяльністю.

Важливим локальним нормативним актом є інструкція. Прикладом такого роду документа можуть служити: Робоча інструкція з проведення зволоження кінодокументів: Інструкція з діловодства в Адміністрації Московської області; Примірна інструкція з діловодства в органах місцевого самоврядування Алтайського краю; Інструкція з діловодства в міській, районній територіальній виборчій комісії; Інструкція про порядок відбору фотодокументів, що утворюються внаслідок діяльності редакцій газет і журналів, і передачі їх на державне зберігання.

Інструкція - правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджується його керівником) з метою встановлення правил, що регламентують організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів та служб), посадових осіб і громадян.

Основним локальним нормативним актом, який регламентує роботу з документами в організації, є Інструкція з документаційного забезпечення управління або з діловодства, що розробляється з метою раціоналізації праці в органах управління і передбачає створення таких умов, при яких кінцева мета управління досягається з найменшими витратами. Об'єднання робіт, виконуваних за функціями управління в єдиний, наскрізний потік, що включає всі стадії, починаючи зі збору та обробки первинної інформації до прийняття управлінського рішення і контролю його реалізації, представляється основним напрямком в процесі розробки Інструкції з діловодства. Значна частина робіт, виконуваних за технологічним циклом проходження та обробки інформації, є типовою і циклічно повторюється. Отже, при розробці інструкції всі ці роботи повинні бути формалізовані. Для цього необхідно:

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Вивчити структуру апарату управління, розподіл функцій, прав і обов'язків працівників;

- Вивчити види документів і склад систем документації;

- Провести аналіз документообігу в організації;

- Розробити рекомендації як організаційні, так і технічні з ведення діловодства на підприємстві.

Відповідно до ГСДОУ на території Російської Федерації встановлені єдині правила роботи з документами в організаціях з різною формою власності та видом діяльності. Однак організації, що працюють в різних галузях виробництва, мають специфічні особливості, що вимагають спеціальної регламентації, тому Інструкція з документаційного забезпечення управління (діловодства) - нормативний документ, що регламентує правила, прийоми і процеси створення документів, порядок роботи з ними в конкретному закладі (групі установ) з урахуванням умов і специфіки їх діяльності.

Багато інструкції розробляються на основі типових або примірних інструкцій, тому gрі розробці індивідуальної інструкції необхідно з'ясувати чи є типова або приблизна інструкція з даного питання. Так, федеральні органи виконавчої влади, зобов'язані при розробці інструкцій дотримуватися Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Основоположним документом при розробці структури Інструкції з документаційного забезпечення управління в комерційних організаціях може служити структура ГСДОУ.

При проектуванні основних технологічних процесів виявляються основні показники, що характеризують організацію управління на підприємстві, наприклад: обсяг документообігу; час проходження основних категорій документації; інформативність документації, що надходить за запитами; коефіцієнт уніфікації службових документів; час, що витрачається різними співробітниками на підготовку основних видів службової документації. Аналіз цих показників дозволяє оптимізувати технологічний процес, створити комплекс автоматизованих робочих місць відповідно до рівня організації управління.

Теоретичні розробки в області проектування інструкцій і практичний досвід створення і впровадження їх для різних організацій та установ показують можливість і необхідність регламентації проектних робіт, виділення типових етапів.

Типова схема розробки інструкції включає три стадії:

- Передпроектну, що включає орієнтовне і детальне обстеження;

- Проектну, що складається з послідовної розробки технічного і робочого проектів;

- Впровадження.

Передпроектна стадія проводиться з метою визначення рівня організації управлінського та інженерно-технічного праці на підприємстві. Комплекс даних, отриманих на цій стадії, повинен включати: загальні відомості про апарат управління (найменування, місцезнаходження, територіальна спільність або роз'єднаність, підпорядкованість, об'єкти управління); основні функції апарату; положення про апарат управління, посадові інструкції всіх категорій службовців; штатний розклад; номенклатуру справ кожного структурного підрозділу, склад і обсяги вхідної, вихідної і внутрішньої документації; перелік наявних засобів оргтехніки. Детальний розгляд постановки діловодства дає характеристику існуючої технології виконання робіт, їх документування, рівня механізації та автоматизації управлінської праці.

Аналіз організаційної та функціональної структури апарату управління починається з вивчення функцій і завдань організації. При цьому повинні бути розглянуті питання розподілу функцій між керівництвом, структурними підрозділами, співробітниками апарату управління.

Основним методом збору даних є вивчення нормативно-методичних документів. Ці дані також можуть бути отримані шляхом опитувань і бесід, анкетування, фотофіксірованія і самофотофіксірованія протягом робочого дня. При аналізі даних матеріалів необхідно скласти організаційно-структурну схему і визначити, наскільки вона відповідає виконанню покладених на апарат управління завдань.

Друга проектна стадія розробки інструкції починається зі створення технічного проекту, де повинні бути вибрані, уточнені, взаємопов'язані і в цілому узгоджені основні технологічні схеми управлінських процесів: склад і порядок обробки основних документів, пропонований регламент роботи, схеми організації адміністративно управлінської зв'язку, раціональні форми документів , типові тексти. Для чіткої організації документообігу необхідно отримати відомості про обсяги вхідної та вихідної документації gо видам документів, розподіл документів по документопотокам, наявність стандартних і уніфікованих форм документації. Необхідно також точно встановити, скільки і які інстанції проходить документ кожного виду в ході обробки. При цьому особливу увагу слід звернути на дублювання операцій, зайві маршрути. Так як інструкція містить багато вказуючий моментів, її текст повинен бути особливо точним і зрозумілим. В інструкції використовують слова: слід, необхідно, не допускається, повинен, рекомендується, забороняється і т.п. Інструкція є організаційним документом тривалої дії, тому в ній немає вказівок на конкретних виконавців, немає термінів виконання.

Текст інструкції розбивається на розділи, пункти, підпункти. Починається інструкція з розділу "Загальні положення", в якому викладаються цілі, область застосування та порядок користування інструкцією. Виклад тексту має вестися або від третьої особи, або в безособовій формі, наприклад: "Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації по виконанню документа" або "За формування справ відповідають керівники структурних підрозділів".

Тема інструкції повинен чітко відображати коло питань, викладених у ній, та осіб, на яких вона поширюється. Наприклад: Інструкція з документаційного забезпечення управління, Посадова інструкція секретаря.

Структура тексту інструкції залежить від цілей створення, обсягу документаційних робіт і рівня автоматизації документаційного забезпечення управління.

Інструкція з документаційного забезпечення управління оформляється на загальному бланку організації і затверджується або безпосередньо підписом керівника організації, або розпорядчим документом - наказом, розпорядженням. У наказі дасться вказівка на термін введення інструкції, називаються відповідальні виконавці, перераховуються організаційні заходи, необхідні для введення інструкції. При затвердження інструкції розпорядчим документом ставиться відмітка, що вона є додатком до розпорядчого документа.

Зверніть увагу!

Мовні вимоги до нормативного правового акту доцільно розглядати, грунтуючись на мовних (лексичних) засобах мови: граматичних пропозиціях, юридичних фразеологізмах, словах і абревіатурах. Відповідно до п. 1 ст. 68 Конституції РФ державною мовою на всій території Російської Федерації є російська. Отже, при створенні нормативного документа потрібне дотримання саме його правил, вимог і норм.

Узагальнено структуру інструкції можна представити таким чином:

- загальні положення;

- Порядок складання та оформлення службових документів;

- Правила організації документообігу на підприємстві;

- Технологія обробки основних документопотоков;

- Технологія реєстрації документів;

- Контроль виконання документів;

- Складання номенклатури справ;

- Правила формування справ;

- Порядок забезпечення збереженості документів;

порядок підготовки та передачі документів на архівне зберігання;

- Додатки до інструкції.

У додаток до Інструкції з документаційного забезпечення управління, як правило, включають:

1. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації в службі ДОУ.

2. Журнали реєстрації документів.

3. Зразок кутового (поздовжнього) бланка листа.

4. Зразок кутового (поздовжнього) загального бланка.

5. Зразок кутового (поздовжнього) бланка конкретного виду документа та / або посадової особи.

6. Зразки оформлення організаційних документів.

7. Зразки оформлення розпорядчих документів.

8. Зразки оформлення довідково-інформаційних документів.

9. Зразок узгодження проекту розпорядчого документа.

10. Примірний перелік документів, на яких ставиться кругла печатка.

11. Маршрутно-технологічні карти руху документів в організації.

12. Зразок листа-завірителя справи.

13. Зразок обкладинки справи.

14. Зразок внутрішнього опису.

15. Зразок форми номенклатури справ.

16. Зразок форми опису справ.

17. Зразок акту про знищення справ.

18. Перелік документів, що підлягають обов'язковій постановці на контроль.

Положення інструкції поширюються як на традиційне діловодство, так і на організацію роботи з електронними документами.

  • [1] Див. про це: Драчук М. А. Документи кадрової служби // Довідник кадровика. 2011. №5.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Загальна характеристика нормативно-правової бази документування управлінської діяльності
Законодавчі акти та державні стандарти в галузі документування управлінської діяльності
Локальні нормативні акти
Локальні (внутрішньоорганізаційні) нормативні акти
ОРГАНІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ЇЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ПІДТРИМКИ
Які локальні нормативні акти приймаються з урахуванням думки виборного профспілкового органу?
Стандарти в документуванні управлінської діяльності
ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
ВСТУП В ОРГАНІЗАЦІЙНО-УПРАВЛІНСЬКУ ДІЯЛЬНІСТЬ: ПОНЯТТЯ ТА ОСНОВНІ ПРЕДМЕТНІ ОБЛАСТІ
Організаційна культура як об'єкт управлінської діяльності в області якості
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук