Навігація
Головна
Порядок складання та оформлення розпорядчих ДОКУМЕНТІВПорядок складання та оформлення організаційно-правових ДОКУМЕНТІВОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ...
Загальні правила оформлення управлінських документів
БЛАНКИ І СКЛАД РЕКВІЗИТІВ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ І ПРАВИЛА ЇХ...Мовні вимоги до оформлення реквізитів документаВимоги до оформлення реквізитів документів
 
Головна arrow Документознавство arrow Документознавство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Розділ II. СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

У результаті вивчення цієї теми студент повинен:

- Знати склад реквізитів управлінських документів і вимоги державних стандартів до їх оформлення: види бланків управлінських документів і склад обов'язкових реквізитів бланків;

- Вміти проектувати бланки організацій; оформляти реквізити управлінських документів;

- Володіти навичками побудови формуляра-зразка організаційно-розпорядчих документів, оформлення реквізитів документів федеральних органів виконавчої влади, а також інших установ, організацій, підприємств; навичками роботи з державними стандартами та методичними вказівками щодо їх впровадження.

Вимоги до оформлення реквізитів управлінських документів

В даний час оформлення та складання документів регламентується ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів (прийнятий і введений в дію Постановою Держстандарту РФ від 3 березня 2003 № 65-ст.) (Далі - ГОСТ Р 6.30-2003), а також Правилами діловодства у федеральних органах виконавчої влади (затв. Постановою Уряду РФ від 15 червня 2009 року № 477, в ред. Постанови Уряду РФ від 7 вересня 2011 № 751) (далі - Правила). Слід підкреслити, що на відміну від Правил вимоги ГОСТ Р 6.30-2003 носять рекомендаційний характер.

Уніфіковані системи документації (УСД) визначають мінімальний і максимальний склад реквізитів для кожного типу документів.

Реквізит документа - елемент оформлення документа [1]. Правильне оформлення реквізитів, дотримання встановлених правил і норм фіксування інформації надають діловому документу юридичну силу або юридичну значимість.[1]

У кожному документі, що відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), можна виділити три складові частини: заголовні, змістовну і оформляють.

Заголовна частина документа включає відомості про організацію - автора документа і первинні дані про самому документі (наприклад, дата, реєстраційний номер).

Змістовна частина документа є основною його частиною, розкривала його суть і призначення.

У оформляє частини документа містяться відомості, що підтверджують справжність документа і достовірність наявної в ньому інформації. Тут розташовуються також технологічні позначки, що проставляються на різних етапах обробки документа.

Документ складається з набору реквізитів, оформлених за певними правилами і розташованих в строго визначеному місці.

Практичні рішення

Інспектори Федеральної податкової служби РФ по Металургійному району м Челябінська встановили, що організація N при наданні послуг населенню видавала бланки суворої звітності форми БО-2, в яких були відсутні необхідні реквізити. Підприємство було притягнуто до адміністративної відповідальності за ст. 14.5 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення, і йому був пред'явлений штраф у сумі 30000 рублів.

Перелік реквізитів, що включає індивідуальний набір реквізитів, властивих конкретному індивідуальному документом, носить назву індивідуального формуляра документа [2][2].

Реквізити документів класифікуються на постійні та змінні. Постійними називають сукупність реквізитів, що характеризує типовий формуляр документа і присутню у всіх видах документа одного типу. Змінними вважають сукупність реквізитів, доповнюючих типовий формуляр і відображають особливості конкретної комерційної угоди або ситуації.

При підготовці й оформленні документів УСОРД використовують такі реквізити (ГОСТ Р 6.30-2003):

01 - Державний герб Російської Федерації;

02 - герб суб'єкта Російської Федерації;

03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 - код організації;

05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);

07 - код форми документа;

08 - найменування організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - найменування виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний номер документа;

13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;

14 - місце складання чи видання документа;

15 - адресат;

16 - гриф затвердження документа;

17 - резолюція;

18 - заголовок до тексту;

19 - позначка про контроль;

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

20 - текст документа;

21 - позначка про наявність додатка;

22 - підпис;

23 - гриф погодження документа;

24 - візи узгодження документа;

25 - відбиток печатки;

26 - позначка про завірення копії;

27 - позначка про виконавця;

28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;

29 - відмітка про надходження документа до організації;

30 - ідентифікатор електронної копії документа.

Розташування реквізитів на документі утворюють формуляр документа.

На малюнку 4.1 представлена схема розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 кутового бланка. На малюнку 4.2 представлена схема розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 поздовжнього бланка. Межі, які на цих схемах відзначені пунктиром, допускається рухати і вгору, і вниз.

Правила 2009 містять реквізити документів, що створюються в процесі діяльності федерального органу виконавчої влади:

а) Державний герб Російської Федерації;

б) найменування федерального органу виконавчої влади;

в) посада особи, яка підписала документ;

г) підпис посадової особи;

д) вид документа;

е) місце складання (видання) документа;

ж) довідкові дані про федеральному органі виконавчої влади;

з) адресат;

і) дата документа;

к) реєстраційний номер документа;

л) найменування документа;

м) текст документа;

н) посилання на вихідний номер і дату документа адресанта;

о) відмітка про наявність додатків;

п) гриф погодження;

р) гриф затвердження;

с) віза;

т) відбиток печатки;

у) відмітка про завірення копії;

ф) позначка про виконавця;

х) вказівки по виконанню документа; і) відмітка про контроль документа; ч) позначка про виконання документа; ш) відмітка про конфіденційність.

Схема розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 кутового бланка

Рис. 4.1. Схема розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 кутового бланка

Схема розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 поздовжнього бланка

Рис. 4.2. Схема розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 поздовжнього бланка

Велика частина реквізитів, представлених у ГОСТ Р 6.30-2003 і в Правилах, мають однакові назви або назви, що розрізняються незначно. Такі реквізити, як "Герб суб'єкта Російської Федерації", "Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)", "Код форми документа", "Код організації", "Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи", "Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН /

КПП), в Правилах відсутній, оскільки не використовуються при роботі з документами у федеральних органах виконавчої влади.

Реквізит "Резолюція" замінений на реквізит "Вказівки по виконанню документа", так як у федеральних органах виконавчої влади вказівки по виконанню документа оформляються не тільки у вигляді резолюції, але й у вигляді доручень.

Реквізит "Заголовок до тексту" отримав в Правилах назву "Найменування документа". Це пояснюється тим, що у федеральних органах виконавчої влади значна частина видаваних документів являє собою нормативні акти (правила, положення, порядки, інструкції, регламенти і т.д.), а ці документи мають назву, що складається з виду документа і короткого змісту документа, тісно злилися в одному назві. Наприклад: "Правила ведення діловодства у федеральних органах виконавчої влади".

Правилами введено такий реквізит як "Посада особи, яка підписала документ". Він вказується під найменуванням федерального органу виконавчої влади в бланках листів посадових осіб.

Реквізит "Відмітка про конфіденційність" проставляється на документах, що містять інформацію, относимую до службової таємниці або до іншого виду конфіденційної інформації.

Розглянемо реквізити ГОСТ Р 6.30-2003 докладніше.

1. Державний герб Російської Федерації. Відповідно до положення "Про Державний герб Російської Федерації" [3] відтворення Державного герба РФ є обов'язковим: на бланках Президента РФ, палат Федеральних Зборів, Уряду РФ, Верховного суду України, Вищого арбітражного суду РФ; на бланках центральних органів федеральної виконавчої влади, а також дипломатичних представництв, консульських установ чи інших офіційних представництв Російської Федерації за кордоном; на бланках органів державної влади.

Історичний екскурс

Зображення двоголового орла вперше було зафіксовано як державної емблеми на друку царя Іоанна III Васильовича на мінової грамоті 1497 За час свого існування зображення двоголового орла зазнавало багато змін. У 1917 р орел перестав бути гербом Росії, оскільки більшовики сприймали його як символ самодержавства. Однак орел був символом не самодержавства, але російської державності. Зараз двоголовий орел, як і колись, символізує могутність і єдність Російської держави.

2. Герб суб'єкта Російської Федерації розміщується па бланках документів органів представницької і виконавчої влади суб'єктів РФ. Використання герба регламентується відповідними нормативними актами (законами, статутами, конституціями і т.д.) самих суб'єктів.

Герб може бути представлений у чорно-білому або кольоровому зображенні. Його зображення на бланках з кутовим розташуванням реквізитів поміщають на верхньому полі бланка над серединою рядків реквізиту "Найменування організації", а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Допускається також розміщення герба на частини площі, займаної реквізитом "Найменування організації", тобто нижче кордонів верхнього поля документа.

Це цікаво!

Герб міста Москви являє собою чотирикутний, із закругленими нижніми кутами, і загострений в краю темно-червоний геральдичний щит із зображенням розгорнутого вправо від глядача вершника - святого Георгія Побідоносця у срібних обладунках і блакитній мантії (плащі), на срібному коні з срібною збруєю, що вражає золотим списом чорного Змія. Еталони герба міста Москви (кольоровий і чорно-білий малюнки), а також його опис зберігаються в Музеї історії міста Москви і доступні для ознайомлення всім зацікавленим особам (Закон міста Москви від 11 червня 2003 № 39 "Про герб міста Москви").

3. Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування) несе основну функцію щодо ідентифікації фірми. Емблему не відтворювався на бланку, якщо на ньому поміщений Державний герб РФ або герб суб'єкта РФ.

Емблема - символічне графічне зображення якого-небудь поняття, образу, ідеї. Емблема може відображати і напрямок діяльності організації.

Товарний знак (знак обслуговування) - це позначення, що допомагає відрізняти товари і послуги одних юридичних або фізичних осіб, від однорідних товарів і послуг інших юридичних або фізичних осіб [4]. Знак обслуговування за своїм призначенням і своїми функціями аналогічний товарному знаку, але реєструється організаціями, які не виробляють товари, але надають певні послуги. Залежно від кількості суб'єктів, які мають право на користування товарним знаком, розрізняють колективні та індивідуальні товарні знаки. Індивідуальний товарний знак - це позначення, зареєстроване на ім'я окремої юридичної або фізичної особи, що займається підприємницькою діяльністю. Колективним товарним знаком є товарний знак союзу, господарської асоціації або іншого добровільного об'єднання підприємств.[4]

Відносини, пов'язані із зображенням товарного знака і знака обслуговування, регулюються Цивільним кодексом Російської Федерації (ч. 4, парагр. 2). Позначення товарним знаком або знаком обслуговування конкретного товару визнається тільки з моменту його державної реєстрації. У якості товарних знаків можуть бути зареєстровані словесні, образотворчі, об'ємні та інші позначення або їх комбінації. Товарний знак може бути зареєстрований в будь-якому кольорі або колірному сполученні.

Не допускається реєстрація товарних знаків, що складаються лише з позначень, що представляють собою державні герби, прапори, офіційні назви держав, емблеми, скорочені або повні найменування міжнародних міжурядових організацій, офіційні контрольні, гарантійні та пробірні клейма, печатки, нагороди та інші відзнаки, або подібні з ними до ступеня змішування. Такі позначення можуть бути включені як охороняються елементи в товарний знак, якщо па це є згода відповідного компетентного органу або їх власника.

Емблему або товарний знак (знак обслуговування) поміщають на лівому полі документа, на рівні найменування організації або на верхньому полі документа над найменуванням організації. Розміри емблеми і знаків не повинні перевищувати ширину площі, займаної на бланку реквізитом "Найменування організації".

У разі порушення прав на товарний знак до порушника власником знака можуть бути застосовані по суду цивільні, адміністративні та кримінальні санкції.

Практичні рішення

Відкрите акціонерне товариство звернулося до арбітражного суду з позовом до видавництва про захист прав на товарний знак шляхом видалення його з друкованої продукції. В якості товарного знака зареєстровано позначення з двох слів, одне з яких є охоронюваним елементом.

Арбітражний суд відмовив у задоволенні позовних вимог, оскільки в якості товарного знака зареєстровано позначення з двох слів, одне з яких є охоронюваним елементом. Відповідач використовує тільки охоронювану частину товарного знака.

Скасовуючи рішення, апеляційна інстанція вказала, що порушенням прав на товарний знак є як використання товарного знака в цілому, так і тільки одного охоронюваного елемента.

4. Код організації. Код організації - автора документа (фізичної або юридичної особи) служить для прискорення передачі документованої інформації по каналах електронного зв'язку зі скороченням кількості можливих помилок, що виникають при передачі довгих і складно сприйманих назв організацій. Код організації проставляється за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ), його мають усі зареєстровані підприємства. Він може бути проставлений друкарським способом у бланк документа. Цей код є своєрідним підтвердженням правомочності організації - автора документа.

5. Основний державний реєстраційний номер юридичної особи (ОГРН) - це номер запису про створення юридичної особи або запису про першу виставу відомостей про юридичну особу, зареєстрованому до 1 липня 2002 р [5] ОГРН використовується як номери реєстраційної справи юридичної особи.

Основний ОГРН вказується в бланку для листів після реквізиту ОКПО.

6. Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП) проставляються відповідно до документів, що видаються податковими органами.

ІПН - це цифровий код, що свідчить про постановку на податковий облік платника податків - юридичної особи, індивідуального підприємця, фізичної особи. КПП присвоюється разом з ІПН тільки організаціям або ІП.

ІПН та КПП за місцем знаходження організації вказуються згідно Свідоцтва про постановку на облік юридичної особи в податковому органі за місцем знаходження на території Російської Федерації за формою № 09-1-2 (затв. Наказом Міністерства з податків і зборів РФ від 3 березня 2004 № БГ-3-09 / 178; зареєстрований в Мін'юсті РФ 24 березня 2004 № 5685) або, для великих платників податків, згідно Свідоцтва про постановку на облік в податковому органі як найбільшого платника податків - юридичної особи, утвореної відповідно до законодавства РФ , за формою № 9-КНС (затв. Наказом Міністерства РФ але податках і зборах від 31 серпня 2001 № БГ-3-09 / 319) [6]. Податковий орган видає платнику податку за його заявою свідоцтво про постановку на податковий облік.[6]

ІПН - десятизначний цифровий код, який містить такі відомості:

- Код державної податкової інспекції, яка привласнила платнику податків ІПН (NNNN);

- Порядковий номер платника податків (ХХХХХ);

- Контрольне число, розраховане за спеціальним алгоритмом, встановленим податковою службою РФ (С).

Кожен платник податків повинен вказувати свій ІПН у поданих до податкового органу декларації, звіті, заяві чи іншому документі, а також в інших випадках, передбачених законодавством. Даний код проставляється на бланках листів організацій, крім федеральних органів виконавчої влади.

7. Код форми документа проставляється по ОКУД і повинен відповідати коду уніфікованої форми документа, що міститься в класифікаторах управлінської документації. У ОКУД наведено найменування і кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять в наступні УСД:

- Організаційно-розпорядчої документації;

- Банківської документації;

- Фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій;

- Звітно-статистичної документації;

- Облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;

- Документації по праці;

- Документації Пенсійного фонду РФ;

- Зовнішньоторговельної документації.

Код форми документа служить для прискорення передачі документованої інформації але каналах електронного зв'язку та скорочення можливих помилок і є елементом ідентифікації документа. Коди ОКУД можуть використовуватися в документах, якщо форма документа в них присутня (наказ, протокол, акт і т.д.), а в інших випадках код не проставляється.

8. Найменування організації - реквізит, що є збірним позначенням автора документа. Автором може бути організація, її структурний підрозділом, посадова особа. Найменування організації повинно відповідати назві, зазначеній в установчих документах (якщо в статуті зазначено, що організація буде іменуватися ТОВ "Сатурн", а не Товариство з обмеженою відповідальністю "Сатурн", то вказують на бланку перший варіант). Скорочене найменування організації приводять в тих випадках, якщо воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування поміщають нижче повного або поруч з повним найменуванням в дужках. Реквізит "Найменування організації" (структурного підрозділу) повинен бути присутнім в будь-якому документі. Якщо організація має відомче підпорядкування, то над найменуванням організації вказують скорочена або повне найменування вищестоящої організації. Можна найменування вищестоящої організації друкувати більш дрібним шрифтом в порівнянні з найменуванням організації - автора документа.

Найменування організацій суб'єктів РФ, які мають поряд з російською мовою як державної і національну мову, друкують на двох мовах на одному рівні. Найменування російською мовою рекомендується розміщувати ліворуч, а на національному праворуч, якщо в нормативних актах суб'єктів РФ не встановлений інший порядок.

Приклад з практики

Федеральна антимонопольна служба Західно-Сибірського округу в Постанові від 8 вересня 2010 у справі № А46-3232 / 2010 розглянула справу за позовом податкового органу до організації ЗЛО "Русказаххлебопродукт" про спонукання до зміни фірмового найменування. За результатами розгляду суд вказав, що інспекцією не представлено безперечних доказів, підтверджуючих, що у фірмовому найменуванні ЗАТ "Русказаххлебопродукт" міститься скорочення, похідне від офіційного найменування іноземної держави, у тому числі Республіки Казахстан. За таких обставин суд першої інстанції правомірно прийняв рішення про відмову у задоволенні заявлених інспекцією вимог. В обгрунтування своїх доводів податкова інспекція посилалася на Загальноросійський класифікатор країн світу, затверджений Постановою Держстандарту Росії № 529-ст., Де вказано, що офіційним найменуванням країни Казахстан є Республіка Казахстан. Отже, у фірмовому найменуванні ЗАТ "Русказаххлебопродукт" міститься слово "казах", похідне від офіційного найменування іноземної держави Республіка Казахстан. На думку інспекції, інші слова з вмістом кореня "казах", не є похідними від зазначеного найменування Республіки Казахстан, відсутні.

Найменування іноземною мовою відтворюють у тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Найменування іноземною мовою на відміну від національного мають нижче найменування російською мовою.

Найменування філії, територіального відділення, представництва, структурного підрозділу організації зазначають тоді, якщо воно є автором документа, і розміщують нижче реквізиту.

Слід пам'ятати, що якщо документ готується спільно двома і більше організаціями, то він складається не на бланках, а на чистому аркуші

паперу. При цьому найменування організацій слід розташовувати відповідно до рангу. Найменування нижчестоящої організації мають нижче найменування вищестоящої організації. У разі оформлення документів організацій одного райка, їх найменування розташовують на одному рівні. Враховуючи сучасний рівень розвитку засобів обчислювальної техніки, можна підготувати спільний бланк двох і більше організацій.

Законодавство

З п. 4 ст. 54 ГК РФ слід, що законодавець розрізняє поняття "фірмове найменування організації" і "найменування організації" і вводить обов'язкову вимогу до того, щоб обидва ці назви були включені в статут організації.

9. Довідкові дані про організацію - реквізит, який містить важливі для організації відомості при інформаційних контактах і проставляється тільки на бланках для листів. Довідкові дані про організацію включають: поштову адресу, номери телефонів, код за ЗКПО або по ОКУД та інші відомості за рішенням організації (номери телефаксів, телексів, рахунків у банку, ІПН, адреса електронної пошти та ін.). Елементи поштової адреси вказуються в послідовності, що встановлена "Правилами надання послуг поштового зв'язку" (затв. Постанова Уряду РФ від 15 квітня 2005 № 221). Відповідно до Правил встановлюється наступний порядок написання поштової адреси: найменування вулиці, номер будинку, найменування населеного пункту, найменування області, краю, автономного округу республіки, країна, поштовий індекс (наприклад, Б. Черкаський пров., Д. 5/2/6 , Центр, Москва, 103012) [7]. В якості поштової адреси допускається вказувати номер абонентської скриньки. У кінці рядків адреси знаки не ставляться, в середині рядків знаки зберігаються.[7]

10. Найменування виду документа проставляється на всіх бланках, крім бланка для листів (тобто найменування виду документа "Лист" не вказується). Цей реквізит є одним з найважливіших, оскільки дозволяє судити про призначення даного документа, визначає склад реквізитів і структуру тексту. Найменування видів документів, що видаються керівником організації, регламентується статутом (Положенням про організацію). Повний перелік видів документів, якими користується організація для реалізації своїх функцій, встановлюється в спеціально розробляється Табелі документів організації. До нього включаються як форми, наявні в УСД, так і інші види документів, відповідні організаційно-правовій формі організації, її завданням, видами діяльності. На загальному бланку організації для даного реквізиту залишають вільне місце під найменуванням організації, в бланку конкретного виду документа, цей реквізит карбується друкарським способом прописними буквами.

11. Дата документа. У будь-якому бланку документа повинні бути присутніми спеціальні обмежувальні позначки для проставлення дати підписання документа. Якщо автором документа є дві і більше організації, то його датою є найбільш пізня дата підписання.

Дату до бланку проставляє посадова особа, яка підписує документ, безпосередньо при підписанні, або співробітник служби діловодства, реєструючий документ. Для документів, що фіксують рішення, що приймаються колегіально (протокол, акт та ін.) Датою є дата прийняття рішення, а не підписання. У цьому випадку дата друкується на документі при його підготовці.

ГОСТ встановлено, що спосіб написання дати залежить від характеру документа: в нормативних документах, а також у фінансових документах, пропонується використовувати словесно-цифровий спосіб датування (14 грудня 2014 або 4 жовтня 2014), а в інших випадках цифровий спосіб ( 04.10.2014, 14.10.2014).

12. Реєстраційний номер документа (індекс) - умовне позначення, яке вказує на місце складання, зберігання чи зміст документа, що додає йому юридичну силу і призначене для обліку, контролю за своєчасним виконанням і пошуком надходять або створюваних в організації документів. Індексація - проставляння порядкових номерів і необхідних умовних позначень, вказуючих місце їх виконання або складання та зберігання [8]. У російському діловодстві для всіх видів позначень, пов'язаних з реєстрацією документів застосовується один вид знаків - арабські цифри. Індекс вихідного і внутрішнього документа проставляється в заголовної частини документа.[8]

При індексації документів використовуються:

- Список структурних підрозділів з їх умовними позначеннями;

- Перелік документів, що не реєстрованих службою ДОП;

- Класифікатори постійних кореспондентів;

- Номенклатура справ.

Список (класифікатор) структурних підрозділів розробляється на основі затвердженої структури, штатного розкладу організацій, підприємств та установ. У галузі (холдингу) може створюватися типовий класифікатор структурних підрозділів, для якої-небудь групи однорідних організацій (промислові підприємства, науково-дослідні інститути і т.д.). Формулювання об'єктів у класифікаторі структурних підрозділів даються відповідно до діючими нормативними документами організацій. При розробці в холдингу типового класифікатора структурних підрозділів враховується наявність різних найменувань аналогічних структурних підрозділів. Для їх формулювань використовуються найбільш поширені назви з вказівкою можливих варіантів їх тлумачення. Систематизація об'єктів у класифікаторі структурних підрозділів зберігає послідовність найменувань структурних підрозділів, закріплену в діючих нормативних документах (типова структура, структура і штатна чисельність, штатний розклад). Класифікатор структурних підрозділів включає також громадські організації, товариства, спілки.

При індексації документів також може використовуватися класифікатор виконавців або тільки відповідальних виконавців, який являє собою перелік прізвищ керівників структурних підрозділів, відповідальних за виконання документів, доручень. Прізвища в класифікаторі перераховуються в послідовності, що відповідає перерахуванню найменувань структурних підрозділів в діючих нормативах (типова або приблизна структура, структура і штатна чисельність, штатний розклад).

Індексації підлягають всі реєстровані документи, а також документація, що нс реєструється, але групується в справи за номенклатурою [9].[9]

Специфіка виконання, зберігання та пошуку внутрішньої документації вимагає проставлення ідентичного індексу на основному документі і на додатку до нього, особливо при реєстрації розпорядчих документів. Кожен масив документів повинен має свій унікальний індекс. Адже індекс документа виконує не тільки облікову функцію, але і пошукову. Індекси проставляються на документах та в реєстраційних формах. На додатках до надійшли чи відправлені документам індекси не ставляться.

Індекс документа включає в себе кілька елементів. Основним елементом є порядковий номер документа. На додаток до порядковому номеру з метою полегшення пошуку вказують код місця виконання та зберігання документа, приналежності його до певного питання, кореспонденту, автору, території, періоду і т.д.

Найбільш зручним вважається індекс, що з:

- Умовного позначення структурного підрозділу, який отримав на виконання або що склав індексуємий документ;

- Номера справи за номенклатурою, в яке цей документ повинен бути поміщений після виконання;

- Порядкового номера документа при реєстрації.

Наприклад, індекс відправляється документа 05-01 / 41, де 05 - індекс структурного підрозділу, 01 - номер справи за номенклатурою, 41 - порядковий номер. Відправляється документація індексується на оригіналі та копії, що залишається в організації, і проставляється співробітником служби документаційного забезпечення управління.

Індекс листа може складатися з порядкового номера, який при необхідності може бути доповнений літерними позначеннями.

Розташування складових частин індексу, прийняте в конкретній організації, має бути постійним, а система індексів залишатися незмінною протягом тривалого проміжку часу.

Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більше організаціями (договорів, рішень тощо) складається з реєстраційного номера документа кожної з цих організацій, які проставляють через косу риску гаразд вказівки авторів в документі. При реєстрації рішень президій представницьких органів порядковий номер можна доповнити буквою П, наприклад, 56-П, і т.д.

13. Посилання на реєстраційний номер і дату документа використовується тільки на бланках для листів і розташовується рядком нижче дати та індексу (На № __________ від ____________). Відомості в реквізит переносяться виконавцем або співробітником служби ДОП з надходження документа, тобто в лист-відповідь з листа-запиту. Наявність цього реквізиту в бланках для листів виключає необхідність згадки індексу і дати надходження документа в тексті листа, що звільняє від чисто допоміжної, довідкової інформації. Таким чином, відмітка для цього реквізиту повинна бути проставлена при підготовці бланка для листів, а заповнення її відбуватиметься тільки при наявності відповіді на запит.

14. Місце складання або видання документа вказують тільки в загальному бланку (бланку організації), так як в бланку для листів цей реквізит вказано в поштовій адресі організації. Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, і воно включає тільки загальноприйняті географічні скорочення. Місце видання не вказується, якщо воно включено до складу найменування організації, наприклад: Литкарінскій оптико-механічний коледж, але вказується, якщо документ був складений в іншому місці. Для юридичної особи місцем видання документа буде місце знаходження організації, яке визначається місцем його державної реєстрації. У документі, автором якого є філія організації, вказується місце знаходження останнього.

Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 і правилами російської мови скорочення "г" в цьому реквізиті не ставиться при позначенні "Москва", а також при написанні назв міст, що закінчуються на "-град" і "-бург" [10].[10]

15. Адресат є одним з основних реквізитів документа. Існує кілька способів адресування документів в залежності від конкретної управлінської ситуації. На документі реквізит "Адресат" розташовують з правої сторони аркуша на рівні найменування організації, якщо документ оформляється на кутовому бланку.

Документ може бути адресований керівнику організації. У цьому випадку в найменування посади керівника буде включено найменування організації, наприклад:

- Генеральному директору ТОВ "Вимпел";

Голові Ради акціонерів страхової компанії "Російський стандарт";

- Ректору державного університету управління;

- Головному редактору газети "Известия".

Адресат оформляється з правого боку на рівні реквізиту "дата" на поздовжньому бланку.

Державний стандарт Р 6.30-2003 дозволяє центрувати "адресат" щодо самої довжини рядка в межах відведеного ГОСТ місця.

Зазначений порядок адресування поширюється також на внутрішню переписку підприємства при підготовці доповідних, службових та пояснювальних записок.

Якщо документ адресується на ім'я керівника структурного підрозділу або посадової особи, то на відміну від першого випадку, необхідно спочатку вказати найменування організації, куди адресується документ, потім вказати посаду, ініціали та прізвище, наприклад:

ТОВ "Промінь"

Начальнику відділу кадрів

А.В. Петрової

Такий порядок адресування встановлений у зв'язку з тим, що при отриманні кореспонденції етапи обробки здійснюються в наступній послідовності:

- Визначення правильності адресування (в яку організацію адресовано документ);

- Розкладка кореспонденції по сортувальному влаштуванню відповідно до індексу структурного підрозділу.

Зверніть увагу!

Офіційного звернення в нашій країні не існує, тому приставка "пану" (пана) перед прізвищем не зовсім доречна. Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 ініціали в адресатові ставляться перед прізвищем.

Якщо зазначити спочатку найменування структурного підрозділу, а потім організацію, то це може утруднити обробку кореспонденції, оскільки порушується послідовність обробки вхідних документів і збільшується час на проведення даної процедури.

Документ одного змісту може бути адресований кільком кореспондентам одночасно (але не більше чотирьох). У цьому випадку перший примірник копіюється, найпершому адресатові направляється оригінал, іншим - копія. Ставити позначку "копія" біля другого і подальших адресатів не слід.

Центральний банк РФ

Начальнику фінансового відділу

А.В. Петрову

ВАТ "Сбербанк Росії"

Додатковий офіс № 01106

Головному бухгалтеру

К.В. Ульянової

Якщо необхідно відправити документ більш, ніж за чотирма адресами, то складається список розсилки.

Відомо, що листи складаються у двох примірниках (оригінал відправляється адресату, а копія залишається в організації). В даному випадку на копії, що залишається в організації, на місці реквізиту "Адресат" ставиться відмітка "За списком розсилки", а список розсилки прикладається до копії. Кожному адресату направляється оригінал з відповідним адресою на документі, а копія листа з розсилкою залишається в організації.

Якщо документ відправляють у кілька однорідних організацій, то в реквізиті "Адресат" їх вказують узагальнено, наприклад:

Адміністрації

Рязанської області

До складу реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса. Останній обов'язково проставляється па документах, що направляються приватній особі, наприклад:

Колеснікову М.В.

Ніжинська вул., Д. 3, кв. 4,

Москва, 123489

Адресу не проставляється на документах, що направляються в урядові установи і постійним кореспондентам. В інших випадках адреса вказується після назви організації або посади, наприклад:

Голові Банку "Відкриття;

А.С. Давидову

Миру пр-т, д. 10, стр. 4,

Москва, 129839

Державний комітет РФ

з будівництва та

житлово-комунальному

господарству

Будівельників вул., Д. 8, Москва, 121 345

Послідовність написання адреси на поштових відправленнях оформляється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку. Адреса кореспондента пишеться в наступній послідовності:

- Найменування адресата (прізвище, ім'я, по батькові для фізичних осіб);

- Назва вулиці, номер будинку, номер квартири;

- Назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);

- Назва області, краю, автономного округу (області), республіки;

- Країна (для міжнародних поштових відправлень);

- поштовий індекс.

На конвертах, бандеролях, посилках адреса кореспондента пишеться в правій частині поштового відправлення, а адреса відправника - у лівому верхньому куті.

16. Гриф затвердження документа - це спосіб надання документу юридичного статусу [11]. Відповідно до підп. 2.3, 2.4. ГСДОУ затвердження документа є особливим способом введення його в дію щодо певного кола організацій, посадових осіб і громадян.[11]

У ГСДОУ вказується, що затвердження документа може проводитися за допомогою:

- Грифа затвердження;

- Видання відповідного розпорядчого документа (подп. 2.3, 2.4).

У ГОСТ Р 6.30-2003 зазначено, що: документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом (п. 3.16). ГОСТ не обмежує види документів, на підставі яких може затверджуватися відповідний документ. Це може бути наказ, постанова, рішення, рідше протокол. Такий спосіб затвердження документа найбільш поширений, хоча і не завжди виправданий. Його слід використовувати: при затвердженні одноразово великої кількості документів (наприклад, навчальних програм з різних дисциплін); у випадку, якщо за процедуру ознайомлення з документом призначається особа, до посадових обов'язків якої це раніше не входило; при необхідності регламентувати роботу, що стосується не саму затверджується документа, а найбільш ефективною можливості ввести його в дію. Даний спосіб часто використовується в організаціях з обширною філіальною мережею [12].[12]

При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування який стверджує документа в орудному відмінку, його дати, номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням загальних

зборів

акціонерів від 05.04.2013

№ 14

або

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом ВНИИДАД

від 05.04.2003 № 82

У зв'язку з, тим, що затверджується документ буде бути додатком до розпорядчого документа необхідно це оформити спеціальним чином.

Якщо додатком до документа (наприклад, до наказу) є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція, регламент та ін.), У верхньому правому куті проставляється відмітка про додаток, нижче - гриф затвердження документа [13], наприклад:

Додаток № 2

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Росархіву

від 12.11.2009 №125

Зверніть увагу, що відповідно до Методичних рекомендацій але впровадженню ГОСТ Р 6.30-2003, якщо додаток одне, то воно не нумерується. У рекомендаціях також дано приклад оформлення тексту постанови, де посилання на затверджуваний документ вказується не в дужках, а в його тексті.

Внести зміни до організаційний документ, затверджений розпорядчим документом, можна тільки виданням такого нового.

Інший спосіб затвердження документа - посадовою особою, яка має на це право. Як правило, право підписувати і затверджувати всі документи організації має одноосібний виконавчий орган - керівник організації. У деяких випадках в установчих документах можуть бути вказані посади керівників, які також можуть підписувати і затверджувати документи.

Практичний досвід

Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером. Але на практиці часто зустрічаються такі форми документів, які вимагають затвердження керівниками відразу двох організацій, наприклад: уніфікована форма № ОЗ-1 ("Акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів (крім будівель, споруд)"), затверджена Постановою Держкомстату РФ від 21 січня 2003 № 7 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку основних засобів". При затвердженні таких первинних облікових документів не одноосібним виконавчим органом, а іншими посадовими особами, останні повинні бути включені до переліку осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, який затверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером, а також повинна бути підготовлена довіреність.

Спосіб затвердження документа посадовою особою використовується при затвердженні тих документів, які не вимагають додаткових пояснень.

Відповідно до Методичних рекомендацій щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 додатки повинні бути підписані виконавцем або керівником підрозділу, який підготував документ, і датовані. Таким чином, затверджуваний документ повинен бути обов'язково підписаний, оскільки є додатком.

Для регламентації процедури затвердження документів в кожній організації має бути розроблений їх перелік. Його можна включити в Табель уніфікованих форм документів або Інструкцію з діловодства організації. При цьому можна керуватися зразковим переліком документів, які підлягають затвердженню, який наведено в Методичних рекомендаціях щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 і в ГСДОУ.

Важливо знати!

Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню:

- Акти (перевірок і ревізій; прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання; експертизи; передачі справ; ліквідації організацій, установ, підприємств і т.д.);

- Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт, технічні і т.д.);

- Інструкції (правила) (посадові, з діловодства, техніки безпеки, внутрішнього трудового розпорядку і т.д.);

- Нормативи (витрат сировини, матеріалів, електроенергії, технологічного проектування, чисельності працівників і т.д.);

- Звіти (про виробничу діяльність, відрядженнях, науково-дослідних роботах і т.д.);

- Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем, підприємств, на які поширюються певні пільги; типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності міністерств та інших організацій, із зазначенням термінів зберігання матеріалів і т.д.);

- Плани (виробничих, будівельно-монтажних, проектно-вишукувальних, науково-дослідних робіт, впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; доходів але житлово-комунальному ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, вченої ради та т.д.);

- Положення (про організацію, про структурний підрозділ, про преміювання і т.д.);

- Програми (проведення робіт і заходів; відряджень тощо);

- Розцінки на виконання робіт;

- Кошториси (витрат на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд, використання коштів фонду підприємства, на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво і т.д.);

- Стандарти (державні, національні, організації, галузеві);

- Структура і штатна чисельність;

- Тарифні ставки;

- Статути організацій;

- Форми уніфікованих документів;

- Штатні розклади і зміни до них.

Бажано так само вказувати, яким саме способом буде затверджуватися документ: посадовою особою або документом. Підставою для складання переліку документів, що вимагають затвердження, є законодавчі та відомчі нормативні акти, що встановлюють обов'язкову процедуру затвердження тих чи інших документів. При складанні переліку документів, що вимагають твердження, необхідно враховувати і організаційно-правову форму юридичної особи, так як закони, що регулюють конкретну організаційно-правову форму юридичної особи, містять вимоги з приводу способу утвердження тих чи інших документів.

17. Резолюція - це спосіб адміністративного впливу, організуючий діяльність виконавців [14].[11]

Найбільш загальна структура практично будь-якої резолюції передбачає наявність наступних елементів (частин):

- Вказівка особи (відповідального виконавця), якому адресована резолюція;

- Характеристика суті резолюції ("що повинно бути зроблено");

- Зазначення строків очікуваного виконання.

Іноді керівник може дати необхідні пояснення (наприклад, як могло б виглядати остаточне рішення або як слід було б організувати опрацювання документа).

Обов'язкова вимога до резолюції - її адресність. Для підвищення виконавської дисципліни необхідно встановити відповідального за рішення, контролюючого хід виконання доручення і роботу інших співвиконавців, або чітко визначити ступінь відповідальності кожного виконавця. Вказувати в адресатові посаду виконавця не обов'язково. Адресат відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 містить тільки прізвище виконавця та ініціали, причому ініціали вказуються після прізвища:

Петрову А.В.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то відповідальним за виконання даного рішення є гот співробітник, який в резолюції названо першим (без позначки "відповідальний"). Проставляти позначку "відп." або підкреслювати відповідального виконавця забороняється.

Петрову А.В.

Іванову В.В.

Резолюція є у своєму роді розпорядчим документом, складеним на отриманому документі. Тому в тексті резолюції будуть присутні так звані управлінські оператори, що дозволяють активно впливати на процес прийняття рішення в бажаному напрямку. Наведемо як приклади деякі з можливих управлінських операторів:

- "Інформувати після закінчення терміну виконання про прийняте рішення";

- "Додатково переговорити";

- "Підтвердити отримання";

- "Повідомити про виконання" та ін.

При складанні резолюції необхідно враховувати, якою мірою аналізована ситуація носить типовий для даної організації характер. У разі типовий ситуації вирішення відповідних питань повинне ґрунтуватися на деякій типовою схемою. Аналізуючи управлінську ситуацію, зафіксовану в документі, керівник, насамперед, вирішує завдання її ідентифікації. При цьому проводиться оцінка ситуації з наступних позицій:

1. Ситуація є стандартною.

2. Ситуація не є стандартною.

3. Ситуація не є стандартною і не має аналогів.

У процесі подальшої оцінки документа керівник приймає наступні альтернативи:

1. Керівник вважає за доцільне ухвалити остаточне рішення самостійно.

У цьому випадку текст резолюції буде виглядати наступним чином: "Прошу направити у відрядження до Санкт-Петербург з 12 квітня 2014 по 14 квітня 2014 для участі в семінарі з діловодства начальника канцелярії Коржакова Π. М.".

2. Керівник вважає, що остаточне рішення має бути прийнято іншими співробітниками.

У цьому випадку текст резолюції буде виглядати наступним чином: "Прошу відрядити в Санкт-Петербург з 12 квітня 2014 по 14 квітня 2014 двох співробітників для участі в семінарі з діловодства".

Зміст дії, безумовно, буде залежати і від кваліфікації працівника; чим вище вона у виконавця, тим більшу свободу дій йому можна надати. У зв'язку з цим вказівки, що містяться в резолюції, можуть носити або загальний, або конкретний характер.

Загальні вказівки виражаються наступним чином:

- "До керівництва";

- "До виконання";

- "до відома".

Кукушкіну П.А.

До виконання

особистий підпис керівника

Дата

На документах, що містять стандартні ситуації, що не вимагають додаткових роз'яснень і мають типові терміни виконання, резолюції оформляються за спрощеною схемою: вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Фоміну І.В.

Підпис керівника

Дата

Резолюції повинні бути складені таким чином, щоб виконавцю не були потрібні додаткові роз'яснення керівника. Текст резолюції повинен бути побудований коротко, чітко і коректно.

Якщо резолюція є складною, складається з кількох завдань, що пропонуються різним виконавцям, то керівник перед написанням такої резолюції повинен здійснити декомпозицію процесу прийняття рішення на окремі відносно самостійні етапи. Їх склад і число залежать, з одного боку, від змісту документа, з іншого - від інформованості, методів і стилю роботи самого керівника.

Ведковой А.І.

Прошу підготувати

заявку на необхідні будівельні матеріали до 15.03.2014

Соломанін Г.Н.

Підготувати проект зведеного плану роботи організації

на 2014 рік до 01.01.2014 Зоріної Л.А.

Підготувати фінансові розрахунки

до заявки на будівельні матеріали до 14.01.2014

Підпис автора резолюції дата

Як видно з прикладів, крім адресата і наказува дії резолюція повинна містити порядок її виконання і форму контролю. Бажано в кінці тексту резолюції вказати передбачувану дату, до якої питання має бути вирішене. Це послужить стимулом до дії у виконавця і формою контролю за виконанням документа. Підпис керівника (без розшифровки) і дата написання резолюції також є її невід'ємною частиною і визначають початок дії. Відсутність цих реквізитів вказує на неправильне оформлення резолюції.

Приклад з практики

З метою економії часу керівника секретар або помічник може заздалегідь підготувати проект резолюції та подати керівнику, який, у разі згоди з її змістом, лише підписує резолюцію і ставить дату. Така резолюція готується на спеціальному бланку "Доручення", "Вказівка", "Резолюція". Цей спосіб надає документу більш естетичний вигляд, але, з іншого боку, в цьому випадку погано забезпечується схоронність резолюції, оскільки лист в резолюцією може відкріпити від документа, а при здачі справ в архів скріпка або скоба вилучається, і лист з резолюцією підшивається як окремий документ.

Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті над текстом. Якщо немає вільного місця, то резолюція може бути оформлена на будь-якому вільному місці лицьового боку документа.

Таким чином, резолюція повинна включати в себе: прізвище, ініціали виконавця, зміст виконання (текст резолюції), термін виконання, підпис керівника, дату резолюції.

Хорошилову А. К.

Прошу підготувати

проект наказу про переведення

В.В. Моржеве на посаду

провідного спеціаліста відділу

кадрів з 13.01.2015.

особистий підпис автора резолюції

20.12.2014

Зміст резолюції з документа має бути обов'язково перенесено в реєстраційну форму (журнал або реєстраційно-контрольну картку).

18. Заголовок до тексту. Заголовок до тексту оформляється під реквізитом "Місце складання або видання документа" на загальному бланку і під реквізитом "Посилання на реєстраційний номер і дату документа".

19. Відмітка про контроль. Найбільш важливі вхідні, вихідні та внутрішні документи підлягають контролю за виконанням. Відмітка про контроль проставляється праворуч на верхньому полі першого аркуша документа за допомогою штемпеля "Контроль" або літери "К".

Документи можуть мати типові та індивідуальні терміни виконання. Значна кількість типових термінів встановлено у відомчих підзаконних актах, наприклад, про надання статистичної та фінансової звітності, про терміни пред'явлення претензій за якістю продукції, по подачі апеляцій на рішення фінансових і судових інстанцій та інші. Деякі терміни виконання зафіксовані в ГСДОУ і також виступають в якості типових. Наприклад, виправлення і розгляду протоколів розбіжностей до договорів, виконання службових листів і телеграм, які потребують термінового вирішення, та інших.

Питання практики

В рамках конкретної організації можуть бути встановлені типові терміни виконання для документів, що не знайшли відображення в законах і підзаконних нормативних актах. Після їх затвердження та включення в якості додатку в "Табель форм документів" або "Інструкцію з діловодства" у вигляді Переліку, вони також стають типовими для всіх співробітників організації.

Індивідуальні терміни виконання вказуються в резолюції керівника або в тексті документа тільки в тому випадку, якщо цей строк відрізняється від встановленого керівництвом організації або автором документа або відсутній в переліку.

Термін виконання вхідних документів загальноприйнято обчислювати з моменту фіксації факту їх надходження в організацію, а створюваних - з моменту їх доведення до виконавців, якщо в документі, звичайно, не обговорений інший термін.

Згідно ГСДОУ зняти документи з контролю може лише посадова особа, що встановила контроль, або відповідальний виконавець після фактичного виконання завдань, запитів шляхом повідомлення результатів зацікавленим особам та організаціям або іншого документованого підтвердження виконання.

Термін виконання може продовжити тільки організація або посадова особа, його встановили, або вищестояще керівництво. У практиці роботи в тому випадку, коли термін виконання документа до моменту його реєстрації або в ході розгляду встановлено бути не може, встановлюється умовний термін виконання, який може бути відкоректований по ходу виконання документа, наприклад, при контролі виконання вихідних документів.

20. Текст документа. ГОСТ Р 6.30-2003 не обумовлює види шрифтів, якими слід користуватися при підготовці тексту документа з використанням засобів обчислювальної техніки. Основна вимога до шрифтів зводиться до того, щоб вони були добре читаються. Деяким чином конкретизується вимога до шрифтів в Методичних рекомендаціях з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади [15]. При підготовці документів рекомендується використання шрифтів розміром № 12-15 при друці через 1-2 інтервалу.[15]

Тексти документів викладаються від:

- 1-го особи однини: "наказую ... підготувати та подати на розгляд"; "прошу розглянути питання про встановлення пільгових тарифів ...";

- Третій особи однини: "... Рада Федерації постановляє ..."; "... колегія постановила ..."; "міністерство не вважає можливим ...";

- 1-ї особи множини: "просимо подати дані про ..."; "представляємо на розгляд і затвердження ...";

- У спільних документах текст викладають від першої особи множини: "наказуємо ..."; "вирішили ...".

У разі вмісту в тексті декількох доручень, рішень, висновків тощо, в ньому виділяють розділи, підрозділи, пункти, підпункти. У текст документа іноді включають фрагменти, оформлені у вигляді таблиці або анкети. При оформленні листи на двох і більше сторінках друга та наступні мають бути пронумеровані. Номери сторінок повинні бути проставлені в середині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" (стор.) І розділових знаків.

21. Відмітка про наявність додатка. Додатки є самостійними документами, які доповнюють, роз'яснюють або деталізують окремі питання, порушені в тексті основного документа. Документи-додатки можуть бути трьох видів: затверджуються або вводяться в дію відповідним документом (додатки до правових актів), пояснюють зміст іншого документа, що направляються з супровідним документом адресату.

У випадку, коли до документа є додатки, про це повинна бути зроблена відповідна відмітка. Інформація про програму вказується в тексті або після тексту документа перед підписом.

У нормативних актах і документах, зміст яких доповнюється або пояснюється додатками, відомості про наявність додатків вказують у тексті, наприклад: "Затвердити інструкцію з обліку та зберігання документів".

На самому документі-додатку повинна бути зроблена відмітка, що з'єднує його з основним документом і надає йому юридичну силу, яка включає найменування нормативного акта, його дату і номер.

Допускається вираз "ДОДАТОК №" друкувати великими літерами, а також центрувати цей вираз, найменування документа, його дату і реєстраційний номер щодо самої довжини рядка, наприклад:

Існує кілька варіантів оформлення додатків під текстом документа:

1. Документ-додаток направляється адресату із супровідним листом, в тексті якого перераховані документи-додатки; їх назви вдруге не зазначаються:

Додаток: на 1 л. в 1 прим.

2. Лист має додаток, що не назване в тексті; вказують найменування додатки, кількість аркушів та кількість примірників:

Додаток: прайс-лист на 1 л. в 1 прим.

3. Лист має кілька додатків, які повинні бути пронумеровані у валовому порядку із зазначенням кількості аркушів і кількості направляються примірників:

Додаток: 1. Перелік документів на 1 л. в 1 прим.

2. Довідка про доходи на 1 л. в 1 прим.

4. У сброшюрованном додатку число аркушів не вказується:

Додаток: в 5 екз.

5. До супровідного документа додається документ, що має додаток; кількість аркушів додатка підсумовується:

Додаток: лист Мін'юст Росії від 02.02.2014 № 123 / 05-02 і додаток до нього, всього на 5 л.

6. Документи-додатки спрямовуються не в усі зазначені в документі адреси; в позначці про наявність додатка роблять посилання "тільки в перший (другий, третій) адреса":

Додаток: на 1 л. в 1 прим. на першу адресу.

22. Підпис являє собою власноручний розпис посадової або фізичної особи [16]. При підготовці документа укладач повинен заздалегідь знати, хто буде підписувати документ. Службові документи підписують посадові особи в межах своїх повноважень.[11]

Для надання юридичної сили реквізиту "підпис" вона повинна включати в себе три елементи:

- Посада повноважного особи;

- Власноручний розпис посадової особи;

- Розшифровку підпису.

Розташовуються дані елементи в один рядок, починаючи від лівого поля без абзацу:

Підписується, як правило, перший примірник документа.

Найменування посади повноважного особи оформляється відповідно до найменуванням, зазначеним у штатному розкладі. Найменування організації включається до елементу "посаду повноважного особи" в тому випадку, якщо документ оформляється не на бланку організації, наприклад [17]:[17]

Допускається в реквізиті "підпис" центрувати найменування посади особи, яка підписала документ, щодо самої довжини рядка, наприклад:

Найменування посади, розташоване в кілька рядків, друкується через 1 міжрядковий інтервал.

У випадку, коли документ оформлений на бланку посадової особи, найменування посади повноважного особи буде відсутній. Такий бланк оформляється наступним чином:

При передачі права підпису іншій посадовій особі на період тимчасової відсутності повноважного особи посаду виконуючого обов'язки може записуватися як скорочено, так і повністю, наприклад:

У Додатку до Методичних рекомендацій з розробки інструкцій але діловодства у федеральних органах виконавчої влади допускається можливість виправлень від руки найменування посади на документі, якщо документ вже оформлений, а посадова особа відсутня. Слід пам'ятати, що поняття "відсутня" має на увазі - відрядження, відпустку або хвороба, а нс відсутність посадової особи на один день і менше. Не допускається підписувати документи з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади. З метою виключення зловживань при підписанні документів в організаціях обов'язково повинні бути розроблені правила їх підписання. Правила підписи можуть встановлюватися в положеннях про структурні підрозділи та посадових інструкціях.

Елемент реквізиту "розшифровка підпису" включає в себе ініціали та прізвище посадової особи. Ініціали імені та прізвища друкуються без пробілу, а між ініціалами і прізвищем ставиться один пробіл. Слід звернути особливу увагу на те, що розшифровка підписи не вказується в дужках, а ініціали ставляться перед прізвищем, яка друкується малими літерами (крім заголовної).

Відповідно до Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації (затв. Постановою Уряду Російської Федерації від 13 серпня 1997 № 1 009) і Правилами діловодства у федеральних органах виконавчої влади встановлені вимоги до підписання конкретних видів документів. Наприклад, постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення, створені на паперовому носії, підписуються (затверджуються) власноручно керівником федерального органу виконавчої влади або особою, яка виконує його обов'язки, а створені у формі електронних документів - з використанням посиленої кваліфікованої електронного підпису.

Кількість осіб, які підписують документ, а також найменування їхніх посад залежать від ступеня відповідальності за зміст документа. Наприклад: у документах, складених комісією (акт, протокол засідання державної екзаменаційної комісії та ін.) Вказуються не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки в складі комісії відповідно до розподілу:

Протокол, документ, що фіксує хід обговорення питань на зборах, нарадах, засідання, підписує голова і секретар даного виду засідання:

У ст. 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" зазначено, що достовірність даних, зазначених у первинних облікових документах, забезпечують особи, які склали та підписали ці документи. Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації. Наприклад, гарантійні листи, а також інші документи фінансового характеру підписуються керівником організації та головним бухгалтером, їх підписи розташовуються в послідовності, що відповідає займаній посаді.

Якщо документ підписується декількома особами рівний посади, їх підписи рекомендується розташовувати на одному рівні, наприклад:

При підписанні спільного документа, підготовленого двома і більше організаціями, перший аркуш оформляють не так на бланку конкретній організації, а на чистому аркуші паперу із зазначенням реквізитів бланків організацій.

У трудових договорах (контрактах) підписи сторін також вказуються на одному рівні із зазначенням повних відомостей про сторони договору або ж тільки їх умовних позначень ("роботодавець", "працівник").

Доповідні записки, довідки, службові записки, заяви та інші документи інформаційного характеру можуть підписуватися виконавцем, якщо вирішуються при цьому питання не виходять за межі його компетенції.

Це цікаво!

На пост міністра фінансів США Джек Лью був призначений в лютому 2013 р Незабаром репортери звернули увагу, що його підпис являє собою кілька овалів, з'єднаних в ланцюг. Зокрема, підпис Лью обговорювалася в сатиричних телепрограмах "Colbert Report" і "The Daily Show". Слід зауважити, що підпис глави американського Міністерства фінансів є частиною оформлення доларових купюр. Традиційно міністр фінансів розписується десять разів, після чого відбирається найбільш підходяща підпис для друку на банкнотах. Міністру фінансів США довелося переробити свій підпис. До цього його змусили глузування, які стверджують, що підпис Лью занадто нерозбірлива. На сайті Міністерства фінансів вже опублікована нова підпис Лью. Також вона з'явиться на американських купюрах в нових тиражах.

Різновидом підпису є електронний підпис - інформація в електронній формі, приєднана до електронного документа або іншим чином, пов'язана з ним і дозволяє ідентифікувати особу, яка підписала електронний документ [18]. Традиційний паперовий і електронний документи мають різну фізичну природу. Це в свою чергу визначає вибір засобів, які надають документу юридичну силу: власноручний підпис використовується для паперових документів, підпис електронна - для легітимізації електронних документів.[11]

Власноручний підпис, будучи слідом чорнила або кульковою пасти, утворює разом з документом єдиний фізичний об'єкт, і її порівняно важко прибрати з документа, не залишивши слідів впливу.

Електронний підпис гарантує авторство і достовірність документа за умови, що вона включена в документ або перебуває з документом в єдиному контейнері. Як тільки документ залишає контейнер або ж електронний підпис витягується з документа, всі гарантії автентичності і незмінності документа зникають. Можливість визнання документа в електронному вигляді рівноцінним документом на паперовому носії встановлює ч. 3 ст. 11 Федерального закону від 27 липня 2006 № 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації". Відповідно до зазначеної норми електронне повідомлення, підписане електронним цифровим підписом або іншим аналогом власноручного підпису, визнається електронним документом, рівнозначним документом, підписаним власноручним підписом, у випадках, якщо федеральними законами або іншими нормативними правовими актами не встановлюйте мається на увазі вимога про складання такого документа на паперовому носії.

Цивільний кодекс РФ встановлює дві умови, за наявності хоча б однієї з яких електронний підпис і, відповідно, електронний документ можуть бути використані для укладання та реалізації цивільно-правових угод: у випадку, коли така можливість прямо передбачена чинним законодавством РФ в широкому сенсі і / або коли така можливість узгоджена сторонами. Наприклад, договором може бути передбачено посвідчення прав розпорядження грошовими сумами, які перебувають на рахунку, електронними засобами платежу та іншими документами з ісползованія в них аналогів власноручного підпису (п. 2 ст. 160 ГК РФ), кодів, паролів та інших засобів, що підтверджують, що розпорядження дано уповноваженим на це особою (п. 3 ст. 847 ЦК України).

Федеральний закон РФ від 27 липня 2006 № 152-ФЗ "Про персональних даних" передбачає, що електронний підпис може використовуватися в наступних випадках:

- Якщо біометричні персональні дані зберігаються поза інформаційних систем;

- Якщо на матеріальному носії міститься додаткова інформація, що відноситься до біометричних даними.

Використання електронного підпису в електронних документах регламентує також Федеральний закон РФ від 6 квітня 2011 № 63-ΦЗ "Про електронний підпис".

Для того щоб забезпечити можливість підписання електронних документів, були розроблені спеціальні технології, названі за аналогією електронним підписом. Відповідно до законодавства існує кілька видів електронного підпису:

- Проста електронний підпис (ПЕП);

- Посилена електронний підпис (УЕП).

Посилена електронний підпис в свою чергу поділяється на:

- Некваліфіковану електронний підпис (НЕП);

- Кваліфіковану електронний підпис (КЕП).

Застосовуване програмне забезпечення управлінських процесів в організації повинне підтримувати використання електронного підпису.

23. Гриф погодження проставляється на службовому документі при необхідності його узгодження (візування) для оцінки обгрунтованості документа і відповідності чинному законодавству та іншим правовим актам. Грифом узгодження оформляється зовнішнє узгодження. При зовнішньому узгодженні експертизу (оцінку) змісту документа проводять компетентні зовнішні організації, чиї інтереси зачіпає документ, в тому числі різні "дозвільні" інстанції та органи, що не входять в структуру організації.

Питання практики

Процедура погодження проекту документа із зацікавленими посадовими особами за загальним правилом не є обов'язковою. Але в тих випадках, коли діючі у роботодавця локальні нормативні акти з діловодства передбачають узгодження тих чи інших документів, воно стає обов'язковою процедурою в процесі створення документа.

Гриф узгодження документа оформляється нижче реквізиту "підпис" з лівого боку внизу аркуша. Гриф узгодження складається з слова УЗГОДЖЕНО (без лапок), посади особи, з якою узгоджений документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати погодження. Приклад:

У випадку, якщо узгодження здійснюють листом, протоколом, гриф погодження оформляє виконавець або служба ДОУ наступним чином:

Гриф узгодження може розташовуватися на окремому аркуші узгодження, тоді в документі після реквізиту "підпис" робиться відмітка: "Аркуш погодження додається". Аркуш погодження (візування документа) - частина офіційного документа з відмітками (візами) про погодження [19]. Кілька грифів погодження оформляються на одному рівні один проти одного вертикальними рядами.[11]

Заповнений аркуш узгодження підписується і датується керівником служби ДОУ або виконавцем і додається до проекту документа. За наявності заперечень по тексту документа гриф погодження не підписується.

24. Віза узгодження документа - реквізит, що фіксує згоду або незгоду посадової особи із змістом документа (далі - віза) [20].[11]

Віза включає в себе посаду та підпис візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. Приклад:

Оформлена таким чином віза означає згоду посадової особи зі змістом документа.

За наявності зауважень по документу або незгоди з документом візу оформлюють таким чином:

Документ візується виконавцем і зацікавленими в документі посадовими особами фінансових, економічних та інших служб, заступником керівника організації, що курирує дане питання, юристом і керівником служби ДОУ (при необхідності). Особи, візується службовий документ, несуть відповідальність за його зміст поряд з виконавцем, з питань, що належать до сфери їх діяльності. Кількість согласующих осіб в кожній організації визначається самостійно.

Крім візи узгодження, в діловодної практиці часто застосовується і віза ознайомлення, яка служить письмовим підтвердженням факту доведення змісту документа до відома працівника. Однак правила оформлення візи ознайомлення нормативно не закріплені і в ГОСТ Р 6.30-2003 не вказані.

Важливо пам'ятати!

У випадку, коли передбачено обов'язкове узгодження документа з зацікавленими посадовими особами, відсутність віз узгодження на документі означатиме порушення процедури його підготовки.

Внесення змін до підписаного наказ, розпорядження, а також в узгоджений проект документа не допускається.

Зауваження можуть бути представлені на окремому аркуші, який підписують, датують і докладають до документа.

На документі, оригінал якого залишається в організації, візи проставляють в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа. На документі, оригінал якого відправляють з організації, візи проставляють в нижній частині лицьового боку другого примірника відправляється документа.

Можливе оформлення віз документа на окремому аркуші за зразком листа узгодження.

Допускається, за рішенням організації, полистного візування нормативних правових актів, додатків для захисту від можливої заміни аркушів.

Повторному візуванню піддається документ, якщо в процесі візування в його проект вносяться істотні зміни. Повторного візування не вимагається, якщо при доопрацюванні в проект документа внесені уточнення, що не міняють його суті [21].[21]

25. Відбиток печатки. Друк - пристрій, що містить кліше печатки для нанесення відбитків на папір. Кліше - елемент друку, що містить дзеркальне відображення відбитка печатки. Друк має круглу форму [22].[22]

Поряд з терміном друк часто використовуються такі поняття, як штамп, апостиль, факсиміле та штемпель. Штамп (італ. Stampa - друк) - особливий різновид друкованої форми, що служить для виробництва відбитка на документах, що містять текстуальную інформацію про повне найменування юридичної особи, її адресу, дату відправлення документа та ін. Інколи вміст штампа доповнюється зображенням національного герба. Види штампів (за класифікацією організацій- виготовлювачів):

- Складні (що повторюють кутовий бланк організації); як правило, містять значну кількість інформації: адреса, банківські реквізити фірми та ін .;

- Нескладні штампи використовують для довіреностей, копій документів, товарних чеків, вхідної документації, прибутково-видаткових ордерів, рахунків-фактур і т.п .;

- Штампи зі стандартними словами: "для пропусків", "оплачено", "для рецептів", "для службового користування" та ін. Форма штампів - довільна.

Штемпель (нім. Stempel) - те ж, що печатка в одному значенні.

Апостиль - спеціальний штамп, який відповідно до Гаазької конвенції 1961 р ставиться на офіційних документах держав - учасниць конвенції з метою звільнити ці документи від необхідності дипломатичної або консульської легалізації. Апостиль засвідчує "справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампа, якими скріплено документ" (Гаазька конвенція, ст. 5).

Факсиміле (лат. Fac simile - зроби подібне) - це печатка, що відтворює підпис офіційної особи.

Підприємства, установи, організації користуються печатками і штампами на підставі установчих документів, зареєстрованих управлінням державної реєстрації та його територіальними відділами.

Законодавство

Необхідність наявності печатки в організаціях закріплена у відповідних федеральних законах. Так, у п. 7 ст. 2 Федерального закону від 26 грудня 1995 № 208-ФЗ "Про акціонерні товариства" встановлено, що акціонерне товариство "повинно мати круглу печатку, що містить його повне фірмове найменування російською мовою і вказівка на місце його знаходження". Аналогічні норми закріплені і в п. 5 ст. 2 Федерального закону від 8 грудня 1998 № 14-ФЗ "Про товариства з обмеженою відповідальністю".

Філіям підприємств, установ, організацій дозволено виготовлення печаток, якщо це передбачено положенням про ці філії. У цьому випадку в текст друку вписується слово "Філія".

Питання практики

В інструкціях з діловодства прийнято прописувати, що штамп "Вхідний документ" ставиться саме в нижньому правому куті документа, а штамп "На контроль" - на верхньому полі праворуч.

Організації, що мають право на виготовлення гербової печатки вказані у Федеральному Конституційному законі від 25 грудня 2000 № 2-ФКЗ "Про Державний герб Російської Федерації" (з ізм. І доп.).

Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають завірення справжньої підписи. Печатка ставиться на вільному від тексту місці, не захоплюючи особистого підпису посадової особи, але може захоплювати частину найменування посади особи, яка підписала документ. У документах, підготовлених на основі уніфікованих форм, печатка ставиться у місці, позначеному відміткою "МП" або іншим чином [23].[23]

Перелік документів, на яких буде проставлятися та чи інша печатка організації, необхідно затвердити наказом керівника організації. Примірний перелік документів, на яких проставляється гербова печатка, представлений в ГСДОУ, але може бути доповнений за рішенням організації.

Примірний перелік документів, на яких ставиться печатка організації:

1. Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт, списання; експертизи і т.д.).

2. Довіреності (на отримання товарно-матеріальних цінностей, ведення справ в арбітражі і т.д.).

3. Договори (про матеріальну відповідальність, поставках, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень, про виконання робіт і т.д.).

4. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

5. Заявки (на обладнання, винаходи і т.д.).

6. Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо).

7. Висновки та відгуки організацій на дисертації та автореферати, що направляються у вищу атестаційну комісію.

8. Виконавчі листи.

9. Командировочні посвідчення.

10. Норми витрати на дорогоцінні метали.

11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій.

12. Подання та клопотання (про нагородження орденами і медалями, преміями і т.д.).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

14. Доручення (бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні (зведені, в банк), на імпорт і т.д.).

15. Положення про міністерства (відомствах).

16. Протоколи (погодження планів поставок і т.д.).

17. Реєстри (чеків, бюджетних доручень тощо).

18. Кошторис витрат (на утримання апарату управління, на підготовку і освоєння виробництва нових виробів, на калькуляцію до договору, на капітальне будівництво і т.д.).

19. Довідки (лімітні, про виплату страхових сум, про використання бюджетних асигнувань на зарплату, про нараховану та належної зарплаті і т.д.).

20. Специфікації (виробів, продукції і т.д.).

21. Титульні списки.

22. Статути державних підприємств (об'єднань і т.п.).

23. Штатні розписи та зміни до них.

Історія питання

У 2003 р Корпорацією професійних виготовлювачів печаток і штампів спільно з Всеросійським науково-дослідним інститутом поліграфії розроблений Національний стандарт Російської Федерації "Печатки мастичні посвідчувальні: форма, розміри і технічні вимоги".

Печатка зберігається до відпадання потреби і знищується у разі:

- Зміни організаційно-правової форми;

- Зміни найменування організації;

- Ліквідація підприємства та ін.

Оскільки зміна організаційно-правової форми, повного фірмового найменування організації та адреса місця знаходження (суб'єкт РФ) вказуються у відбитку печатки, то їх зміна тягне необхідність виготовлення нової печатки.

Пакет поданих документів про знищення печатки буде залежати від організації (майстерні), яка буде знищувати друк.

Зразковий склад документів, необхідних для знищення печаток:

1. Заява (встановленого зразка) про знищення печатки, яка підписує тільки керівник.

2. Ксерокопія паспорта керівника.

3. Довіреність від керівника організації "на знищення печатки" особі, відповідальній за її знищення.

4. Виписка з ЕГРЮЛ (нотаріально завірена копія). Для державних організацій - наказ про призначення керівника (копія, засвідчена вищестоящою організацією).

5. Паспорт (ксерокопія) особи, відповідальної за знищення печатки.

6. Документ, що підтверджує факт оплати (оригінал квитанції).

7. Друк, що підлягає знищенню.

У разі втрати старої печатки перед виготовленням нової необхідно отримати довідку в органах внутрішніх справ про втрату печатки. З цією довідкою і вищевказаним пакетом документів можна звертатися за виготовленням нової печатки. Необхідно також опублікувати оголошення про втрату печатки в Реєстраційному віснику або місцевій пресі. Печатки і штампи, виготовлені замість загублених, повинні мати в тексті букву "Д" (дублікат).

Відповідальність за використання та зберігання печаток і штампів, після видачі їх структурним підрозділом організації для роботи, покладається наказом керівника організації на працівників, що отримали печатки і штампи і розписалися в обліковому журналі.

Цінний досвід

Щоб максимально знизити ризик підробки та фальсифікації печаток необхідно:

- Розміщувати замовлення на створення печаток і штампів тільки у сертифікованих виробників (система сертифікації "ПечатьСерт"), На території Російської Федерації сертифікат на виготовлення містичних посвідчувальних печаток, у тому числі з гербовою символікою, видає єдина організація ВНДІ поліграфії;

- Виготовляти печатки з урахуванням вимог ГОСТ Р 51511-2001;

- Використовувати водостійку штемпельну фарбу, це допоможе легко ідентифікувати фальсифікацію на струменевому принтері (його чорнило розмиваються водою);

- Не використовувати печатку організації (просту або гербову) на всі випадки життя;

- Вести облік печаток і штампів організації;

- Покласти контроль по зберіганню і використанням печаток і штампів на підрозділ організації, відповідальна за діловодство;

- Зберігати друку в надійно замикаються і опечатуються шафах.

26. Відмітка про завірення копії підписом керівника організації або уповноваженої на це посадової особи ставиться на копії документа. Засвідчувальний підпис виглядає наступним чином:

Не слід писати "копія вірна", оскільки очевидно, що це - копія, а не оригінал. При видачі копії за межі організації на ній проставляється печатка.

27. Відмітка про виконавця призначена для отримання довідкової інформації про документ безпосередньо у співробітника, який підготував проект документа, і проставляється практично на всіх документах. Відмітка про виконавця включає в себе ініціали, прізвище виконавця та номер його телефону. Реквізит друкують від початку рядка (без абзацу) через один міжрядковий інтервал. Прізвище виконавця, ініціали та номер його службового телефону розташовується від межі лівого поля в лівому нижньому куті лицьового або, за відсутності місця, на зворотному боці останнього аркуша документа:

У практиці роботи російських організацій склався наступний порядок написання позначки про виконавця:

В даному випадку, при зверненні до виконавця з питань, порушених у документі, немає необхідності уточнювати його ім'я та по батькові.

Слова "Виконавець", "Вик.", "Телефон", "Тел." не вказуються.

28. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється на вхідному або внутрішньому документі з метою визначити його виконання і свідчить про те, що робота над документом повністю закінчена.

Відмітка включає в себе такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або за відсутності такого документа короткі відомості про виконання; слова "До справи", номер справи, в якій буде зберігатися документ. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ. Приклад:

Зверніть увагу!

Іноді в організаціях секретарі розписуються в даній позначці замість виконавця, що може бути розцінено, як перевищення повноважень, так як вирішити виконаний документ чи ні, може тільки виконавець або керівник в силу своєї компетенції. Однак при впровадженні автоматизованих систем управління даний реквізит допустимо проставляти на документі і співробітнику служби документаційного забезпечення управління, який фіксує реквізит на документі на підставі даних про виконання документа, отриманих з автоматизованої системи.

29. Відмітка про надходження документа до організації являє собою реєстраційний штамп в правому нижньому куті. Цей реквізит проставляється службою ДОП при реєстрації вхідних документів. Реєстраційний штамп включає: порядковий вхідний номер документа і дату надходження документа в організацію.

Допускається проставляти відмітку про надходження документа до організації за допомогою гумового штампа або ручного нумератора.

Питання практики

При реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян порядковий реєстраційний номер доповнюється початковою літерою прізвища заявника, наприклад, І-167 (Іванов), К-21 (Котов), А-213 (Абрамов) і т.д. Довідкова картотека за пропозиціями, заявами і скаргами громадян будується за алфавітом прізвищ. Така індексація дозволяє швидко відшукати потрібний документ. Громадянин може подати одне і те ж пропозицію, заяву чи скаргу одночасно декільком адресатам, і вони в кінцевому підсумку можуть бути переадресовані в одну установу, організацію або підприємство, яке може вирішити поставлене питання по суті. Всі ці звернення, які надійшли в результаті в одне місце, повинні враховуватися під одним реєстраційним індексом першого отриманого документа з додаванням порядкового номера. Наприклад, Н-184/1, Н-184/2, Н-184/3 і т.д. Звернення громадян бувають первинні та повторні. Повторним вважається звернення, яке надійшло від одного і того ж особи з одного і того ж питання, якщо з часу подачі першого речення, заяви чи скарги минув встановлений законодавством термін їх розгляду або заявник не був задоволений даними за першим зверненням відповіддю. Повторне звернення при первинній обробці отримує черговий реєстраційний індекс, так як ведеться валовий облік всіх документів, що надходять.

30. Ідентифікатор електронної копії документа - позначка (колонтитул) про перенесення даних на машинний носій. Така відмітка проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату створення, місцезнаходження на мережевому диску, доступному для читання співробітнику або структурному підрозділу, якому адресований документ:

Е: ОСлужебние листи 12.04.2014.

При роздруківці підсумкового документа, що виходить за межі організації, ідентифікатор видаляється.

Зверніть увагу!

Державний стандарт містить 30 реквізитів, в числі яких відсутній такий реквізит як "гриф обмеження доступу до документа", проте в "Правилах діловодства у федеральних органах виконавчої влади" такий реквізит є.

Гриф обмеження доступу до документа проставляється без лапок, на першому аркуші документа, і його можна доповнювати даними, передбаченими законодавством про інформацію, віднесеної до конфіденційної інформації. Наприклад:

Перелік відомостей конфіденційного характеру встановлено Указом Президента РФ від 6 березня 1997 року № 188 [24]. Конкретне найменування грифів конфіденційної інформації в ньому не обумовлено. Практично використовуються грифи: для службового користування "(ДСК)," конфіденційно "," строго конфіденційно "та інші.[24]

  • [1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Діловодство та архівна справа ...; Ілюшенко Μ. П., Кузнєцова Т. В. Формуляр документа: навч. посібник. М .: МГІАІ, 1986.
  • [2] Ілюшенко Μ. П., Кузнєцова Т. В. Указ. соч.
  • [3] Федеральний конституційний закон від 25 грудня 2000 № 2-ФКЗ "Про Державний герб Російської Федерації".
  • [4] Визначення по: Закон РФ від 2 вересня 1992 № 3520-1 "Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменуваннях місць походження товарів" (втратив чинність).
  • [5] Закон РФ від 8 серпня 2001 № 129-ФЗ "Про державну реєстрацію юридичних осіб".
  • [6] Бюлетень нормативних актів федеральних органів виконавчої влади. 2001. №41.
  • [7] Див .: ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
  • [8] Див .: Дороніна Л. А. Реєструємо документ // Служба кадрів і персонал. 2009. № 11.
  • [9] Див .: Дороніна Л. А. Реєстрація кадрових документів // Довідник кадровика. 2008. № 11.
  • [10] ГОСТ 7.88-2003 Правила скорочення заголовків і слів у заголовках публікацій. (Система стандартів з інформ., Бібл. І вид. Справі).
  • [11] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Діловодство та архівна справа ...
  • [12] Див .: Дарініна Л. А. Затвердження документа // Кадровик. Кадрове справу. 2013. № 12.
  • [13] Наказ Федерального архівного агентства від 23 грудня 2009 року № 76 "Про затвердження методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади".
  • [14] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Діловодство та архівна справа ...
  • [15] Наказ Федерального архівного агентства від 23 грудня 2009 року № 76 "Про затвердження Методичних рекомендацій ...".
  • [16] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Діловодство та архівна справа ...
  • [17] Див.: Дороніна Л. А. Посвідчення документа // Служба кадрів і персона.!. 2012. № 4.
  • [18] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Діловодство та архівна справа ...
  • [19] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Діловодство та архівна справа ...
  • [20] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Діловодство та архівна справа ...
  • [21] Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003.
  • [22] ГОСТ Р 51511-2001 Печатки з відтворенням Державного герба Російської Федерації: форма, розміри і технічні вимоги.
  • [23] Наказ Федерального архівного агентства від 23 грудня 2009 року № 76 "Про затвердження методичних рекомендацій ...".
  • [24] Указ Президента Російської Федерації від 6 березня 1997 № 188 "Про затвердження переліку відомостей конфіденційного характеру".
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Порядок складання та оформлення розпорядчих ДОКУМЕНТІВ
Порядок складання та оформлення організаційно-правових ДОКУМЕНТІВ
ОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ ОФОРМЛЕННЯ
Загальні правила оформлення управлінських документів
БЛАНКИ І СКЛАД РЕКВІЗИТІВ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ І ПРАВИЛА ЇХ ОФОРМЛЕННЯ
Мовні вимоги до оформлення реквізитів документа
Вимоги до оформлення реквізитів документів
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук