Навігація
Головна
БЛАНКИ І СКЛАД РЕКВІЗИТІВ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ І ПРАВИЛА ЇХ...Загальні вимоги до бланків документів та оформлення документівВимоги до бланків документівВимоги до оформлення реквізитів управлінських документівВизначення складу вимог до управлінських документів організаціїВимоги до оформлення управлінських документівОформлення бланків документівБланк документа і його різновидиМіжнародні стандарти по оформленню документівПідробка, виготовлення або збут підроблених документів, державних...
 
Головна arrow Документознавство arrow Документознавство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Вимоги до бланків управлінських документів

Культура оформлення офіційних документів починається з бланка організації.

Бланк документа - аркуш паперу або електронний шаблон, що ідентифікує автора офіційного документа [1].[1]

Склад і порядок розташування реквізитів на бланках організацій встановлений ГОСТ Р 6.30-2003 та Правилами діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Зразки бланків та електронні шаблони бланків документів федерального органу виконавчої влади затверджуються його керівником.

При розробці бланка організації спочатку необхідно вибрати формат паперу. Бланки можуть бути виготовлені на форматі паперу А4 (210 × 297 мм) і А5 (148 × 210 мм). Допускається також виготовляти бланки на папері форматів А3 (297 × 420 мм) і А6 (105 × 148 мм). Бланки формату А3 можуть застосовуватися для оформлення документів, текстова змістовна частина яких оформлена у вигляді таблиці (наприклад, бухгалтерські та фінансові звіти, плани). На папері формату А6 допускається виготовляти особливі види посадових бланків для оформлення резолюцій (доручень, вказівок).

Папір, застосовувана для виготовлення бланків має бути білого, кремового або жовтого кольору. Застосування інших кольорів недоцільно, оскільки темні кольори ускладнюють прочитання документа. Однак слід пам'ятати, що документи постійного терміну зберігання слід виготовляти на папері вищих сортів, бажано білого кольору.

На бланках ліве нулі повинно бути не менше 20 мм, праве - не менше 10 мм, верхнє - не менше 20 мм, нижнє - нс менше 20 мм.

У свою чергу, у п. 5.3 Методичних рекомендацій щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 передбачено, що організація має право сама вирішувати, які розміри полів доцільно встановити для різних видів документів, але не менше тих розмірів, які встановлені ГОСТ. Також наголошується, що формат бланка вибирається залежно від обсягу тексту та кількості реквізитів, які мають бути розміщені при підготовці документа, і на практиці можуть використовуватися також комбіновані формати бланків, обумовлені характером документів, наприклад з використанням горизонтального розташування більшої сторони бланка. При цьому при підготовці документа на кількох аркушах всі аркуші мають однакові розміри полів.

Бланки можуть виконуватися за допомогою засобів поліграфії або на персональному комп'ютері. Виключно друкарським способом повинні виготовлятися бланки із зображенням Державного герба РФ або гербів суб'єктів РФ, так як вони є поліграфічною продукцією суворої звітності.

Види бланків:

- Загальний бланк для виготовлення будь-якого виду документа (крім листа);

- Бланк конкретного виду документа (крім листа);

- Бланк посадової особи;

- Бланк для листів.

Кожен бланк має строго певний перелік реквізитів і схему розташування їх на бланку. Розташування реквізитів бланка може бути поздовжнім і кутовим. При поздовжньому розташуванні реквізити розміщуються вздовж верхнього поля аркуша і вирівнюються або по ширині, або по центру.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Хоча організація сама вибирає розташування реквізитів бланка, яке вважає більш зручним, проте кутове розташування реквізитів є більш раціональним при виготовленні бланка для листів.

При кутовому розташуванні реквізити розміщуються в лівому верхньому куті аркуша і вирівнюються або по лівому полю, або по центру відведеної площі.

Бланки з поздовжнім розташуванням реквізитів застосовують у випадках, коли найменування організації містить велику кількість друкованих знаків або коли реквізити бланка даються на двох і більше мовами. Найменування організації державною мовою суб'єкта РФ чи іншій мові розташовують нижче або праворуч від найменування державною мовою РФ.

Якщо відповідно до статуту, організація має найменування іноземною мовою, то найменування організації (включаючи назву форми власності) та її адреса не перекладаються іноземними мовами (крім назви країни і великих міст), а даються тільки в латинській транслітерації. Наприклад, назва організації "Міжнародна книга" в такому бланку буде виглядати так: Mezhdunarodnaia kniga (а не International book), а поштову адресу: 27, Mayakovskaya St., (або street), Moscow, 113456, Russia (або Russian Federation).

Загальний бланк. Кожна організація в обов'язковому порядку повинна мати загальний бланк для виготовлення будь-якого виду документа (крім листа), що входить в систему УСОРД. Оформляти організаційно-розпорядчі документи на бланку, призначеному для листів, не допускається і є порушенням ГОСТ.

Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 та Правилами діловодства у федеральних органах виконавчої влади для виготовлення загального бланка використовуються такі реквізити:

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Державний герб РФ або герб суб'єкта РФ;

- Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

- Код організації по ОКПО;

- найменування організації;

- Вільне місце для розміщення найменування виду документа;

- Місце складання або видання документа.

Бланк також повинен мати обмежувальні позначки (наносяться у вигляді куточків або інших позначень) для розташування реквізитів:

- Дата документа;

- Реєстраційний номер документа;

- Заголовок до тексту;

- Позначка про контроль.

Бланк конкретного виду документа доцільно застосовувати при виданні в організації великої кількості даних видів документів (наприклад, довідок, протоколів, наказів). При розробці цих бланків у загальний бланк друкарським способом вносяться реквізити:

- Найменування виду документа;

- Код форми документа по ОКУД.

Посадовий бланк. Відповідно до Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади, організація може також виготовити бланк посадової особи, тоді в бланк вноситься додатковий реквізит "найменування посади", розташований нижче реквізиту "найменування організації".

Бланк для листів використовується в листуванні між організаціями. Бланк листа повинен включати такі реквізити:

- Державний герб РФ або герб суб'єкта РФ;

- Емблему організації або товарний знак (знак обслуговування);

- Код організації по ОКПО;

- найменування організації;

- Довідкові дані про організацію;

- Код організації;

- ОГРН;

- ІПН / КПП.

На бланку для листів найменування виду документа (лист) не вказується.

Крім цих реквізитів, у бланку листа повинні бути дані обмежувальні позначки для таких реквізитів:

- Дати документа;

- Реєстраційного номера документа;

- Посилання на реєстраційний номер і дату документа.

Додатково бланк для листів може містити обмежувальні позначки для таких реквізитів:

- Адресат;

- Заголовок до тексту;

- Відмітку про контролі.

Згідно п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 розглянуті види бланків встановлені для організації, структурного підрозділу організації та посадової особи. Різниця між таким бланками полягає лише у вказівці автора документа - організації, се структурного підрозділу або посадової особи. У випадку, коли автором документа є філія, представництво, інший структурний підрозділ організації, посадова особа та ін., То їх позначення входить до складу найменування організації - автора документа. Відзначимо, що бланки документів для структурного підрозділу та посадової особи створюються в тому випадку, якщо керівник даного підрозділу або конкретна посадова особа мають право підпису бланка. У бланках посадової особи додатковий реквізит "Найменування посади" розміщується нижче реквізиту "Найменування організації" (п. 5.8 Методичних рекомендацій щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003).

Вимоги по роботі з бланками включаються в інструкцію з діловодства. Бланки організацій повинні підлягати обліку та суворої звітності, особливо бланки з відтворенням Державного герба РФ і гербів суб'єктів РФ. Облік бланків може здійснюватися у спеціальному журналі, форма якого розробляється самостійно організаціями. Форма журналу з обліку бланків у федеральних органах виконавчої влади представлена в Методичних рекомендаціях з розробки інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади.

Введення в обіг нових бланків документів здійснюється за пропозиціями підрозділів розпорядженням керівника організації. Знищення бланків повинно проводитися за актом.

Контроль за виготовленням, використанням та зберіганням бланків необхідно покласти на підрозділи, відповідальні за діловодство в організації, а в невеликих фірмах на особи, відповідальні за діловодство. Особи, персонально відповідальні за облік, використання та зберігання бланків, призначаються розпорядчими документами керівника організації.

Зберігаються бланки зазвичай в запирающихся шафах у структурному підрозділі, відповідальному за розробку, виготовлення, облік і зберігання бланків.

За втрату, порушення порядку зберігання та використання бланків та інші упущення в роботі з документами застосовуються заходи дисциплінарного впливу. До них відносяться зауваження, догана, сувора догана, звільнення та інші стягнення, передбачені статутами про дисципліну та правилами внутрішнього трудового розпорядку.

  • [1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Діловодство та архівна справа ...
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

БЛАНКИ І СКЛАД РЕКВІЗИТІВ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ І ПРАВИЛА ЇХ ОФОРМЛЕННЯ
Загальні вимоги до бланків документів та оформлення документів
Вимоги до бланків документів
Вимоги до оформлення реквізитів управлінських документів
Визначення складу вимог до управлінських документів організації
Вимоги до оформлення управлінських документів
Оформлення бланків документів
Бланк документа і його різновиди
Міжнародні стандарти по оформленню документів
Підробка, виготовлення або збут підроблених документів, державних нагород, штампів, печаток, бланків (ст. 327 КК РФ)
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук