Навігація
Головна
Документи, що видаються на основі колегіального прийняття рішенняОснови теорії управління в частині прийняття рішеньЯкі основні етапи прийняття рішень можна виділити?Методика прийняття рішень "сім щаблів" (Косс, 1994)Прийняття рішень в групіПрийняття рішень в групіПроцес прийняття бінарного рішенняОсновна формальна структура прийняття рішеньОснови прийняття інвестиційного рішенняПРИЙНЯТТЯ РІШЕННЯ У ПРОФЕСІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
 
Головна arrow Документознавство arrow Документознавство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Документи, що видаються на основі одноосібного прийняття рішення

Процедура видання розпорядчих документів в умовах одноосібного прийняття рішення має наступні етапи:

- Ініціювання рішення - обгрунтування необхідності видання розпорядчого документа;

- Збір і аналіз інформації з питання;

- Підготовка проекту розпорядчого документа;

- Узгодження проекту документа;

- Винесення проекту розпорядчого документа на розгляд керівництва;

- Прийняття рішення (підписання документа);

- Доведення розпорядчого документа до виконавця.

В умовах одноосібного прийняття рішення влада з усіх питань управління в організації належить її керівнику. Одноосібне ухвалення рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівників за прийняті рішення. На основі одноосібного прийняття рішень діють федеральні міністерства, адміністрації суб'єктів РФ та інших територіальних утворень, органи виконавчої влади організацій, установ, підприємств усіх форм власності (генеральний директор, директор, виконавчий директор, голова правління тощо).

В органах управління, що діють на основі колегіальності, їх керівники наділяються правом приймати одноосібні рішення по досить вузькому колу питань, як правило, стосуються внутрішньої діяльності організації, тобто її кадрового складу, матеріального та іншого забезпечення.

Наказ - правовий акт, що видається керівником установи (підприємства, організації) з метою дозволу управлінських питань і завдань але основної діяльності, з організаційних питань (з адміністративно-господарської діяльності), з кадрових питань (по особовому складу). Компетенція видання розпорядчих документів тим чи іншим органом або посадовою особою повинна бути закріплена в установчих документах компанії або в іншому нормативно-правовому документі.

Історія питання

Наказ в XVI-XVII ст. - Центральне державна установа. Наказ як документ з'явився в державному діловодстві Росії в XX ст.

Наказ оформляється на загальному бланку установи або бланку наказу і може мати такі реквізити (залежно від виду юридичної особи, що видає документ):

- Державний герб РФ;

- Герб суб'єкта РФ;

- Емблему організації або товарний знак;

- найменування організації;

- Найменування виду документа;

- Дату створення документа;

- Номер документа;

- Місце складання або видання документа;

- Заголовок до тексту;

- Текст документа;

- Відмітку про наявність додатків (присутня тільки у випадку, якщо до наказу складені додатки);

- Підпис;

- Гриф погодження документа;

- Візи узгодження документа;

- Позначку про виконання документа і направлення його до справи;

- Ідентифікатор електронної копії документа.

Дата наказу може бути оформлена цифровим або буквено-цифровим способами. Реєстраційний номер повинен складатися з знака "№" і порядкового номера документа.

Заголовок повинен лаконічно, але при цьому точно відображати зміст тексту наказу. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Тема слід друкувати напівжирним шрифтом через один міжрядковий інтервал. Оскільки наказ, як правило, видається на бланку з поздовжнім розташуванням реквізитів, то заголовок, відповідно повинен вирівнюватися по центру.

Текст відділяється від заголовка 2-3 міжстроковими інтервалами, друкується шрифтом розміром 14 через 1,5 інтервалу від лівого поля і вирівнюється по ширині. Перший рядок абзацу починається на відстані 1,25 см від лівої межі текстового поля.

За характером змісту і методам оформлення накази диференціюються на накази з основної діяльності установи та накази по особовому складу. Текст наказу з основної діяльності складається з наступних частин: констатуючої і власне розпорядчої. Накази з особового складу видаються службою кадрів.

Накази видаються у двох основних ситуаціях:

- За ініціативою керівника, з метою вирішення певних управлінських ситуацій;

- З метою виконання розпорядчих і нормативних правових актів вищестоящих установ.

Приклад: Наказ Міністерства освіти і науки РФ від 21 травня 2014 № 569 "Про встановлення відповідності наукових спеціальностей, зазначених у документах про наукові ступені, отриманих на території України, науковими спеціальностями, зазначеним у номенклатурі наукових спеціальностей, затвердженої Міністерством освіти і науки Російської Федерації "(зареєстровано в Мін'юсті РФ 17 червня 2014 р .; реєстраційний № 32707), було видано на виконання ч. 4 ст. 6 Федерального закону від 5 травня 2014 № 84-ФЗ "Про особливості правового регулювання відносин у сфері освіти у зв'язку з прийняттям у Російську Федерацію Республіки Крим та освітою в складі Російської Федерації нових суб'єктів - Республіки Крим та міста федерального значення Севастополя та про внесення змін до Федерального закону "Про освіту в Російській Федерації" ".

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

У ініціативних наказах в констатуючій частині формулюються цілі та ставляться завдання, які слід вирішити для вчинення певних управлінських дій. У наказах, що видаються в другій ситуації, в констатуючій частині, як правило, вказують вид документа, його дату, реєстраційний номер, заголовок до тексту. Якщо в наказі міститься дія, яка пет необхідності роз'яснювати, то констатуюча частина може не складатися.

Друга частина наказу - розпорядча, повинна починатися з дієслова в наказовому способі "Наказую", яке рекомендується писати прописними літерами з нового рядка [1].[1]

Текст наказу ділиться на пункти і підпункти, які необхідно нумерувати арабськими цифрами. Кожен окремий пункт передбачає різні за своїм характером управлінські дії та доручення, що викликає необхідність на початку кожного з них позначати виконавця (організація в цілому, структурний підрозділ, окреме посадова особа). Приклад:

При формулюванні доручення або управлінської дії необхідно застосовувати дієслово в невизначеною формі (підготувати, відвантажити, забезпечити, здійснити, створити і т.д.). Термін виконання вказується (залежно від тексту) в кожному пункті наказу або виділяється в один узагальнений пункт для всіх дій. В окремому пункті наказу можуть бути названі посадові особи, на яких буде покладено контроль за його виконанням: "Контроль за виконанням наказу покласти на (вказується посада та ПІБ)".

У ситуації, коли видаваний документ скасовує раніше виданий розпорядчий документ, в останньому пункті формулюється: "Наказ від ... № ... вважати недійсним". Якщо наказ скасовує один або кілька пунктів, то вказуються тільки відповідні пункти.

У більшості випадків проект наказу повинен проходити процедуру узгодження з усіма зацікавленими посадовими особами або структурними підрозділами, наприклад, з юридичною службою, яка перевіряє його відповідність діючим нормативним правовим актам і локальним актам даної юридичної особи.

У наказ не слід включати пункт "Наказ довести до відома ...". Структурні підрозділи або посадові особи, до відома яких повинен бути доведений наказ, перераховуються в покажчику розсилки, який виконавець готує разом з проектом наказу.

Віза включає посаду візує, його особистий підпис, його розшифрування та дату.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписала документ, особистого підпису та його розшифрування (ініціали та прізвище). Найменування посади друкується від лівої межі текстового поля, ініціали та прізвище - від правої межі текстового поля. Накази підписує перша особа установи, а в разі його відсутності - особа, яка тимчасово виконує його обов'язки (на підставі наказу).

Служба ДОУ організації повинна забезпечити правильність оформлення наказу.

У випадку, коли до наказу є додатки довідкового характеру, в тексті, у відповідних пунктах слід робити посилання на нього, наприклад, "Згідно з додатком" або "Дивитися додаток 1" і т.д. На першому аркуші самого додатка в правому верхньому куті вказується слово "Додаток", найменування, дата і номер документа, до якого воно додається.

У даній ситуації формуляр додатки, як правило, має наступний набір реквізитів:

- Заголовок до тексту;

- Текст;

- Підписи (залежно від характеру додатки);

- Візи узгодження;

- Ідентифікатор електронної копії.

Додатки розпорядчого характеру, як правило, є копіями розпорядчого документа вищестоящої організації або органу управління.

Додатки до наказу складають на загальному бланку установи або на простому аркуші паперу. Листи додатки нумерують самостійно, починаючи з другого листа. Можлива і нумерація самих додатків, наприклад, "Додаток № 1".

Додатки до наказу візуються керівником структурного підрозділу, який підготував проект даного документа.

В цілому, в залежності від конкретного додатка до наказу, його формуляр (додатки) може містити такі реквізити:

- Державний герб РФ;

- Герб суб'єкта РФ;

- Емблему організації або товарний знак;

- найменування організації;

- Найменування виду прикладеного документа;

- Дату підписання прикладеного документа;

- Номер прикладеного документа;

- Місце складання прикладеного документа;

- Заголовок до тексту прикладеного документа;

- Текст прикладеного документа;

- Підпис;

- Ідентифікатор електронної копії прикладеного документа.

Наказ набирає чинності з моменту його підписання. Відповідно датою наказу є дата його підписання. Реєстрація наказів повинна проводитися окремо від інших документів. Реєстраційний індекс присвоюється наказом в межах календарного року, і, як правило, складається з порядкових номерів. Іноді в реєстраційний індекс додатково включають буквені позначення, що є індивідуальним відмінністю для кожної установи і відображає його специфіку з точки зору структури, сфери діяльності, компетенції та статусу служби документаційного забезпечення управління в ієрархії конкретної юридичної особи.

Внесення змін до підписаного наказ не допускається.

Співробітників, зазначених у тексті наказу, як виконавців, слід ознайомити з ним під особистий розпис. Для цього оформляється ознайомча віза:

Спільні накази друкуються на стандартних аркушах паперу формату А4. При оформленні спільного наказу найменування установ розташовуються на одному рівні. Найменування виду документа - наказ - центрується. Дата спільного наказу - єдина, відповідає даті більш пізньої підпису. Реєстраційний номер спільного наказу складається з реєстраційних номерів документа кожного з цих установ, які проставляють через косу риску гаразд вказівки авторів в документі. Підписи керівників розташовуються нижче тексту на одному рівні.

Зразок наказу представлений у додатку 9.

Витяг з наказу - це організаційно-правовий документ, обов'язковий до виконання всіма особами, які підпадають під його дію. Виписка включає частину пунктів (або один пункт) наказу і створюється керівником установи з метою інформування співробітників про вжиті управлінських рішеннях, що стосуються конкретного структурного підрозділу або конкретного співробітника.

Витяг з наказу оформляється на загальному бланку установи. Допускається створення виписки на простому аркуші, але за умови оформлення всіх необхідних реквізитів для забезпечення юридичної сили даного документа. В даному випадку потрібно обов'язкове завірення печаткою установи.

Формуляр виписки з наказу може містити такі реквізити:

- Державний герб РФ;

- Герб суб'єкта РФ;

- Емблему організації або товарний знак;

- найменування організації;

- Найменування виду документа;

- Дату документа;

- Номер документа;

- Місце складання документа;

- Заголовок до тексту документа;

- Текст документа;

- Відмітку про наявність додатка;

- Підпис;

- Відбиток печатки, при направленні виписки в інші організації;

- Позначку про завірення копії;

- Ідентифікатор електронної копії документа.

У разі наявності додатки до виписки з наказу під текстом оформлюється відповідний реквізит - "Відмітка про наявність додатка".

При довідковому характері додатки на першому аркуші в правому верхньому куті друкується слово "Додаток", вказується його порядковий номер, який повинен співпадати з номерами додатків до наказу, з якого робиться витяг. Якщо до наказу додавалися оригінали, то з них, з метою додатки до виписки, виготовляються копії. Якщо до наказу були додані копії, то для виписки, відповідно, робляться копії з копії.

Додаток до виписки, що має розпорядчий характер, оформляється аналогічно, як і додаток до виписки з наказу довідкового характеру.

Зразок виписки з наказу представлений у додатку 10.

Розпорядження - розпорядчий документ, що видається керівниками різних рівнів. Розрізняють три основних групи розпоряджень:

- Правові акти, які видаються одноосібно керівниками законодавчих та виконавчих органів влади, судових органів, органів місцевого самоврядування в межах їх компетенції, яка встановлена законами та нормативно-правовими актами. У таких розпорядженнях фіксується подзаконное офіційне рішення, прийняте з дотриманням встановленої процедури і волоче певні юридичні наслідки. Розпорядження обов'язкові для виконання всіма юридичними та фізичними особами, які підпадають під їх дію. Розпорядження, що регламентують законні інтереси громадян, мають бути опубліковані протягом двох тижнів в офіційних виданнях. Вони набувають чинності з дня їх опублікування;

- Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу або єдиноначальна (наприклад, керівником структурного підрозділу установи) для оперативного вирішення певних управлінських питань. Розпорядження першої та другої груп є основними розпорядчими документами відповідних установ, організацій і підприємств, їх колегіальних органів або певних посадових осіб і мають постійний термін зберігання;

- Документи, які видаються органами державного управління, керівниками організацій, установ і підприємств з питань інформаційно-методичного характеру, а також пов'язані з організацією виконання наказів, інструкцій та інших локальних нормативних актів або актів вищого органу управління. Розпорядження цієї групи можуть також видаватися з метою вирішення виробничих, господарських та адміністративних питань. Такі розпорядження є допоміжними розпорядчими документами, мають, як правило, обмежений термін дії, поширюються на вузьке коло виконавців (посадових осіб або структурних підрозділів). Ці фактори визначають термін їх зберігання - зазвичай п'ять років.

Питання практики

На практиці в організаціях звичайно використовуються два види розпорядчих документів: наказ і розпорядження. Використання будь-якого розпорядчого документа має бути передбачено в інструкції з діловодства організації, але при цьому слід врахувати вимоги, закріплені в установчих документах вашої організації.

Порядок оформлення розпорядження в цілому не відрізняється від наказу і має такий же формуляр як за складом, так і по розташуванню реквізитів. Розпорядження видається на загальному бланку установи або конкретного виду документа і має реквізити ті ж, що і наказ. Виняток становить реквізит "заголовок до тексту", якого розпорядження, як правило, не мають.

Текст розпорядження складається з двох частин - констатуючої та розпорядчої.

При виданні розпорядження з метою реалізації або виконання нормативних правових актів органів влади і управління, рішень вищестоящих організацій, локальних нормативних актів, то в констатуючій частині тексту розпорядження наводиться відповідна посилання на ці документи. У ній необхідно вказати дату, номер і найменування документа, на виконання якого видається даний розпорядження.

У випадку, якщо розпорядження видається як ініціативний документ, то в констатуючій частині тексту розпорядження формулюється обгрунтування, по-перше, цілей і завдань, зафіксованих у розпорядженні, по-друге, управлінських рішень і дій.

З досвіду

На практиці допускається видання розпоряджень без констатуючій частині. У даній ситуації текст розпорядження повинен починатися безпосередньо з пунктів, що містять розпорядчі дії. Якщо необхідність пояснення видання розпорядження все-таки існує, то текст розпорядчої частини повинен починатися після слів ПРОПОНУЮ або ЗОБОВ'ЯЗУЮ, які друкуються прописними літерами.

Кожне доручення, зафіксоване в розпорядженні, оформляється у вигляді окремого пункту, нумеровані арабськими цифрами з крапкою в кінці. Пункти при необхідності можуть підрозділятися на підпункти, що мають порядкову нумерацію в межах кожного пункту. Підпункти також нумеруються арабськими цифрами з крапкою в кінці.

Пункт, що містить конкретне доручення, повинен включати ПІБ виконавця (виконавців), наказують дії і термін його виконання. При диференціації одного складного доручення на окремі завдання вони повинні оформлятися як окремі підпункти. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини розпорядження повинен містити тільки одне завдання з конкретним терміном виконання.

Останній пункт тексту розпорядження, як правило, повинен містити вказівку з контролю за виконанням даного розпорядчого документа, наприклад, ПІБ та посада або найменування структурного підрозділу, компетентного виконувати названу функцію.

При наявності додатки довідкового характеру до розпорядження, у відповідних пунктах тексту повинні робитися посилання на нього, наприклад, "Згідно з додатком" або "Дивитися додаток 1" і т.д. На першому аркуші самого додатка в правому верхньому куті вказується слово "Додаток", найменування, дата і номер документа, до якого воно додається.

У даній ситуації формуляр додатки до розпорядження, як правило, має наступний набір реквізитів:

- Заголовок до тексту додатка;

- Текст додатка;

- Підписи (залежно від характеру додатки);

- Візи узгодження додатки;

- Ідентифікатор електронної копії додатку.

Додатки до розпорядження складаються окремо на аркушах паперу формату А4, нумерованих самостійно, починаючи з другого листа.

Розпорядження та додатка до нього, як правило, візуються усіма зацікавленими структурними підрозділами і посадовими особами. Візи оформляються в нижній частині останнього аркуша розпорядження та додатка до нього або на оборотних сторонах їхніх останніх листів.

Посадові особи та співробітники, включені в розпорядження в якості виконавців, проставляють на ньому свою ознайомчу візу.

Зразок розпорядження представлений у додатку 11.

Вказівка - розпорядчий документ, що видається посадовими особами установ (організацій, підприємств) з метою реалізації законодавчих та інших нормативно-правових актів, а також внесення змін до чинних нормативних документів. Вказівка може носити інструктивно-методичний характер, бути видано з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та вищих органів управління.

Вказівка оформляється на бланках формату Л4 і має наступний склад обов'язкових реквізитів:

- Державний герб Російської Федерації (включається в формуляр документа тільки за умови видання його на бланку установи);

- Герб суб'єкта Російської Федерації (включається в формуляр документа тільки за умови видання його на бланку установи);

- Емблему організації або товарний знак (включається в формуляр документа тільки за умови видання його на бланку установи);

- найменування організації;

- Найменування виду документа;

- Дату створення документа;

- Номер документа;

- Місце складання або видання документа;

- Текст документа;

- Відмітку про наявність додатків (присутня тільки у випадку, якщо до розпорядження складені додатки);

- Підпис;

- Гриф погодження документа; візи узгодження документа;

- Ідентифікатор електронної копії документа.

Особливість даного документа полягає в тому, що до найменування документа приєднується його дата, номер і назва, яке за формою збігається з заголовком, оскільки містить короткий, лаконічний відповідь на питання про що документ, але в даному випадку ця частина полягає в лапки. Приклад: Вказівка Банку Росії від 21 січня 2014 № 3179-У "Про внесення змін до Положення Банку Росії від 19 серпня 2004 року № 262- П" Про ідентифікацію кредитними організаціями клієнтів і вигодонабувачів з метою протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, і фінансуванню тероризму "".

Текст вказівки носить розпорядчий характер і поділяється на пункти, підпункти, нумеровані арабськими цифрами. Текст, як правило, не містить преамбули, за винятком випадків, коли даний документ видається на виконання будь-якого закону або підзаконного акту, де робиться посилання на назву конкретного документа, його дату і номер.

У разі наявності додатки до вказівкою, в тексті, у відповідних пунктах, повинні бути зроблені посилання на нього, наприклад, "Згідно з додатком" або "Дивитися додаток 1" і т.д. На першому аркуші самого додатка в правому верхньому куті вказується слово "Додаток", найменування, дата і номер документа, до якого воно додається.

У даній ситуації формуляр додатки до вказівкою, як правило, має наступний набір реквізитів:

- Заголовок до тексту додатка;

- Текст додатка;

- Підписи (залежно від характеру додатки);

- Візи узгодження додатки;

- Ідентифікатор електронної копії додатку.

Якщо додаток до вказівки являють собою власне текст документа, то воно складається окремо на аркушах паперу формату А4, нумерованих самостійно, починаючи з другого листа.

Вказівка та додатка до нього, як правило, візуються усіма зацікавленими структурними підрозділами і посадовими особами. Візи оформляються в нижній частині останнього аркуша розпорядження та додатка до нього або на зворотному боці їх останніх листів.

Посадові особи та співробітники, включені в вказівку як виконавців, проставляють на ньому свою ознайомчу візу.

  • [1] Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Документи, що видаються на основі колегіального прийняття рішення
Основи теорії управління в частині прийняття рішень
Які основні етапи прийняття рішень можна виділити?
Методика прийняття рішень "сім щаблів" (Косс, 1994)
Прийняття рішень в групі
Прийняття рішень в групі
Процес прийняття бінарного рішення
Основна формальна структура прийняття рішень
Основи прийняття інвестиційного рішення
ПРИЙНЯТТЯ РІШЕННЯ У ПРОФЕСІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук