Навігація
Головна
Організаційно-методичні документи, що поширюються на конкретні...ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВСкладання регламентованої звітності та видачі довідкової та...ОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ...Загальні правила роботи з документами. Слідчий огляд документів -...
Документи, що регулюють діяльність організації і структурного...Місце інформаційного обміну в організаціїПоняття і види структурних підрозділів кредитної організаціїПередача документів в структурні підрозділиВнутрішні структурні підрозділи кредитної організації (філії)
 
Головна arrow Документознавство arrow Документознавство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ

У результаті вивчення даної глави студент повинен:

- Знати види довідково-інформаційної документації, необхідної для здійснення управлінської діяльності в організації;

склад обов'язкових та додаткових реквізитів довідково-інформаційних документів та особливості їх оформлення;

- Вміти розробляти бланки довідково-інформаційних документів, складати тексти довідково-інформаційних документів;

- Володіти навичками підготовки документів довідково-інформаційного характеру, розробки текстів довідково-інформаційних документів організацій із застосуванням методів уніфікації.

Службові документи, що забезпечують інформаційний обмін між структурними підрозділами та організаціями

Діяльність будь-якої організації пов'язана з підготовкою та обробкою великої кількості службових документів. Правильне документування повинно точно фіксувати всі процеси в організації. Документи повинні пересуватися в організації з максимальною швидкістю і мінімальними витратами праці і часу персоналу. Зберігання документів має здійснюватися таким чином, щоб будь-яка довідка або службова записка могли бути підготовлені в найкоротші терміни.

Раціонально організована робота з документами починається з чіткого визначення їх видів і різновидів, в яких відображаються управлінські функції.

Службовий документ - документ, створюваний або використовуваний в діяльності організації та носить офіційний характер.

Дамо характеристику деяких видів документів довідково-інформаційного характеру, властивих управлінської діяльності, так як саме ці документи виконують службову функцію по відношенню до організаційних і розпорядчих документів. Ці документи не зобов'язують діяти строго запропонованим чином, як розпорядча документація, не містять будь-яких доручень, але тільки повідомляють відомості, які спонукають до прийняття управлінських рішень.

Іншою особливістю документів довідково-інформаційного характеру є процес їх руху - не зверху вниз, а навпаки, знизу нагору по ієрархії управління: від працівника до керівника підрозділу, від заступника керівника до керівника і т.д.

Довідка - документ, що містить опис або констатацію будь -яких фактів. Наприклад, довідки містять дані про кількість виробленої продукції або обсязі наданих послуг на певну дату, про штатну чисельність, про заробітну плату і т.д.

Довідки підрозділяють на зовнішні і внутрішні, залежно від того, куди буду представлені.

Зовнішні довідки оформляються на загальному бланку організації, внутрішні на аркуші паперу із застосуванням всіх необхідних реквізитів. Для оформлення довідок може використовуватися формат паперу А4 або А5.

У довідках використовується форма викладу тексту від третьої особи однини чи множини: "відділ здійснює функції ...", "до складу об'єднання входять ..." і т.п.

Основні реквізити довідки:

- Найменування організації або структурного підрозділу (для внутрішньої довідки);

- Назва виду документа;

- Дата документа;

- реєстраційний номер;

- Заголовок до тексту (крім довідок формату А5);

- Адресат;

- Підпис;

- Позначка про додатки (при їх наявності).

Текст довідки може складатися з двох частин: вступної, що містить підставу для її складання, і основний, де наводяться конкретні відомості по суті питання. Якщо довідка містить систематизовану інформацію, допускається текст оформляти у вигляді таблиці, або у вигляді трафаретного тексту з постійною інформацією і спеціально відведеним місцем для змінної інформації.

Довідки з питань виробничої діяльності організації оформляються на бланку, містять факти, що послужили підставою для їх написання, конкретну інформацію, підписуються виконавцем. При наявності в довідці відомостей фінансового характеру вона підписується керівником організації та головним бухгалтером і завіряється печаткою.

Зведення - документ довідкового характеру, в якому сконцентрована інформація з різних джерел за заздалегідь встановленими показниками, пов'язаним однією темою. Зведення містить певну суму відомостей, отриманих від різних посадових осіб, або організацій, наприклад, звіт відзивів до проекту документа, зведення пропозицій, зауважень. Найчастіше зведення оформляється у формі таблиць або графіків за тими ж правилами, що й довідка.

Доповідна записка - документ, який складається при необхідності відобразити думку посадової особи чи організації але конкретного питання (подією) на певну дату з висновками і пропозиціями, а також при узагальненні різних відомостей про результати відряджень, обстежень і т.п. Як правило, доповідні записки представляються посадовій особі для прийняття певного рішення. Так, доповідна записка начальника структурного підрозділу з обґрунтуванням мети та необхідності відрядження служить підставою для видання наказу про відрядження співробітника.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Зверніть увагу!

У Трудовому кодексі РФ в ч. 2 і 3 ст. 72.2 перераховані доповідні записки, які фіксують певні події або попереджають про настання таких подій, наприклад, служать підставою документального оформлення тимчасового переведення працівника у зв'язку з виробничою необхідністю.

У Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Міністерства культури РФ від 25 серпня 2010 року № 558) (далі - Перелік архівних управлінських документів) зазначено кілька різновидів доповідних записок, наприклад:

- Ст. 774 Про порушення правил внутрішнього розпорядку;

- Ст. 587 Про трудову дисципліну;

- Ст. 636 Про скорочення робочого дня;

- Ст. 573 Про організацію праці;

- Ст. 585 Про облік робочого часу;

- Ст. 610 Про умови праці.

Доповідні записки бувають двох видів: зовнішні і внутрішні. Зовнішня доповідна записка оформляється для надання у вищестоящу організацію, внутрішня - керівнику підрозділу чи організації. Зовнішні доповідні записки оформляються на загальному бланку, внутрішні - на чистому аркуші паперу, можна рукописно, але із застосуванням основних реквізитів, характерних для загального бланка. Внутрішня доповідна записка створюється для підвищення ефективності діяльності організації.

Основні реквізити доповідної записки:

найменування організації (найменування структурного підрозділу - для внутрішньої доповідної записки);

- Найменування виду документа;

- Дата і номер документа;

- Місце складання (обов'язково для зовнішньої доповідної записки);

- Заголовок до тексту;

- Текст;

- Підпис;

- Адресат;

- Резолюція.

Посада особи, якій адресовано документ, вказують в давальному відмінку. При адресуванні записки посадовій особі ініціали вказують перед прізвищем.

Форма документа (доповідна записка) проставляється прописними буквами нижче найменування структурного підрозділу.

Датою документа є дата підписання доповідної записки. Дата проставляється цифровим (19.09.2014) або словесно-цифровим способом (19 вересня 2014).

У випадку, коли доповідна записка містить згадку про програму, відмітку про його наявність оформляють таким чином:

Якщо доповідна записка має додаток, що не назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників:

До складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади особи, яка підписала доповідну записку, особистий підпис, розшифровка підпису (ініціали, прізвище).

Текст доповідної записки може складатися з двох або трьох смислових частин, в яких будуть відображені:

- Факти, події, причини, що стали підставою для її написання;

- Аналіз ситуації, що склалася, варіанти розвитку подій (ця частина може бути відсутнім);

- Висновки з пропозиціями конкретних дій, які, на думку автора доповідної записки, необхідно вжити керівнику.

Зовнішня доповідна записка підписується керівником організації, внутрішня - упорядником.

Для оформлення всіх доповідних записок використовують, як правило, кутове розташування реквізитів.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) або пояснює причини якої-небудь події.

За змістом пояснювальні записки поділяються на дві групи:

- Записки, що є додатком до основного документа, що доповнюють і пояснюють його; найчастіше вони супроводжують плани і звіти і оформляються на загальному бланку організації; підписуються такі пояснювальні записки керівниками організації;

- Записки, що складаються окремими працівниками або структурними підрозділами для пояснення їхньої поведінки, вчинків, ситуації, що склалася. Як і внутрішні доповідні записки, вони оформляються на простих аркушах паперу із зазначенням структурного підрозділу, де працює співробітник, дати складання, заголовка до тексту і підписуються їх укладачами. Пояснювальні записки можуть мати додатки, включаючи речові. Текст пояснювальної записки має бути переконливим, містити неспростовні докази.

Текст пояснювальної записки складається з двох частин:

- У першій частині вказуються факти, що послужили приводом до її складання;

- У другій викладаються причини, що пояснюють сформовану ситуацію.

Таким чином, текст пояснювальної записки формується за схемою причинно-наслідкового зв'язку.

Згідно ст. 193 ТК РФ письмові пояснення працівника обов'язково супроводжують документування притягнення його до дисциплінарної відповідальності. На практиці працівник повідомляє причини та обставини вчинення дисциплінарного проступку саме в пояснювальній записці. Цей документ служить роботодавцю однією з підстав для оцінки тяжкості вчиненого проступку і обставин, за яких він був складений.

Пояснювальна записка такого типу може бути складена від руки на чистому аркуші паперу формату А4.

Основні реквізити пояснювальної записки:

- Найменування структурного підрозділу;

- Найменування виду документа;

- Дата складання;

- Номер (якщо автор - керівник структурного підрозділу);

- Заголовок до тексту (якщо текст документа більше однієї фрази);

- Текст;

- Підпис укладача - автора документа;

- Адресат;

- Резолюція.

Службова записка - це письмове повідомлення для використання всередині організації.

За деякими дослідним даними 80% повідомлень, написаних діловими людьми, існує у формі листів або службових записок. У великих організаціях внутрішні комунікації надзвичайно потрібні. Організації розвиваються, штатна чисельність зростає, проблеми координації стають все більш серйозними. Службові записки допомагають усім підрозділам організації підтримувати зв'язок.

Службові записки виконують безліч функцій: передають інформацію з одного структурного підрозділу в інший, підтримують зв'язок між філіями. Такі документи можуть бути підшиті в архів для звернення до них при необхідності.

З практичного досвіду

У зв'язку з тим, що службові записки призначені для здійснення внутрішніх комунікацій, може здатися, що легше просто переговорити з людиною, ніж написати службову записку. Іноді це вірно, однак використання службових записок дає певні переваги:

- Службова записка зберігається у письмовому вигляді. На відміну від усної бесіди службова записка може бути підшита в архів для подальшого використання. Нею можуть користуватися як автор, так і одержувач. Найбільш ймовірно, що службові записки, що зачіпають важливі питання, будуть збережені. Посилання на реєстраційний номер попередньої записки у службовій записці з більш пізньою датою нагадає як одержувачу, так і відправнику такі деталі, як дата, персональна відповідальність і крайні терміни виконання робіт;

- Службова записка зручна для передачі складної інформації у випадках, коли усне повідомлення містить багато специфічних деталей, його складно передати в усній формі, слухачеві важко запам'ятати зміст;

- Службові записки можуть бути доступні відразу декільком адресатам одночасно. Якщо автор хоче передати повідомлення кільком працівникам відразу, то на індивідуальне спілкування з кожним потрібно час. Невідповідності в розкладі роботи можуть утруднити збір групи для зустрічі, а службова записка може бути передана великій кількості адресатів одночасно.

При підготовці службової записки необхідно пам'ятати, яке значення вона може мати як для організації в цілому, так і особисто для працівника. Автор документа справляє враження не тільки на тих товаришів по службі, з ким він безпосередньо спілкується; певне враження про автора документа створюється у всіх, хто читає його службові записки. Можна скористатися цією обставиною для формування сприятливого думки про автора. Іноді службова записка, призначена для внутрішнього використання, ненавмисно або навмисно віддається публічному розголосу. Це може негативно вплинути на репутацію всієї організації, проте не може бути приводом для відмови від застосування службових записок.

Службову записку, як і будь-який інший службовий документ, необхідно починати з її планування, незалежно від ситуації, в якій пишеться службова записка. Перш за все, визначити цілі, потім проаналізувати передбачувану аудиторію (кому пишеться службова записка) і, нарешті, вибрати основні ідеї, подумавши, що конкретно автор хоче донести до адресата.

Службова записка як документ з'явилася для того, щоб спростити комунікативний процес всередині організації, тому при се підготовці та написанні деякі деталі і вишуканість стилю приносяться в жертву стислості. Зазвичай працівники, яким доводиться часто писати, при підготовці службової записки менше замислюються над підбором найбільш підходящих слів, ніж при підготовці листа. Службова записка, як правило, менш формальна і більш конкретна, ніж лист.

Тим не менш, при підготовці службових записок слід керуватися прийомами написання ефективних ділових листів. У службових записках, як і в листах, інформація з хорошими або нейтральними новинами повинна розташовуватися в прямій послідовності. Якщо записка містить негативну інформацію, буде краще, якщо її основні ідеї будуть розташовуватися в зворотному порядку.

Стандартними цілями підготовки службових записок є:

- запит інформації;

- Видача інструкцій;

- Супровід іншого повідомлення (супровідна записка);

- Оголошення (повідомлення).

Службова записка із запитом інформації - це частина внутрішньої документації будь-якої організації. В одних випадках на вивчення і підготовку відповіді на такий запит працівникові потрібні години роботи, в інших випадках працівник може написати відповідь прямо на оригіналі і повернути відправнику. Етапи підготовки службової записки із запитом інформації включають:

- Позначення основної думки - запит;

- Виклад необхідних деталей;

- Нагадування адресату основної думки та надання уточнюючої інформації.

Ефективність службової записки-запиту залежить в основному від ясності та обгрунтованості змісту повідомлення, а також від того, як автор визначає свої цілі.

При передачі за допомогою службової записки інструкцій автор повинен спробувати так піднести інформацію, щоб жодного питання передбачуваного адресата не залишилося без відповіді.

Супровідна службова записка являє собою більш розгорнуте повідомлення. При цьому автор може вийти за рамки простого уявлення повідомлення і тим або іншим чином інтерпретувати його адресату, або, принаймні, описати його основні положення.

Службова записка може бути також використана для повідомлення про такі події, як переміщення персоналу, зустрічі або зміни в діловій політиці організації. Службові записки-сповіщення можуть поширюватися по всій організації або призначатися тільки для конкретного кола осіб, іноді їх вивішують для загального ознайомлення на дошці оголошень організації.

Формат службової записки призначений для прискорення та спрощення процесів внутрішньої комунікації. Як правило, це досягається за рахунок уніфікації структури інформації. Обов'язкові елементи службової інформації розміщуються у верхній частині сторінки і включають в себе:

- Найменування учасника;

- Назва виду документа;

- Дату;

- Номер документа;

- Адресат;

- Заголовок до тексту;

- Текст;

- Підпис.

Використовуючи цей формат, організація забезпечує появу інформації певного типу в одній і тій же частині службової записки, що надалі скоротить час на підготовку та обробку даного документа. Наприклад, службова записка про графік відпусток дозволить організувати безперебійну роботу всіх структурних підрозділів протягом календарного року та оформити в короткі терміни графік відпусток у відповідності з усіма вимогами, встановленими для даного виду документів.

Службові записки можуть бути різними за обсягом: короткі не перевищують кількох пропозицій, інші можуть займати кілька сторінок. Коли об'єм службової записки перевищує одну сторінку, кожна наступна повинна містити номер сторінки, так само як і всі багатосторінкові службові документи.

Для реєстрації доповідних, службових і пояснювальних записок можуть використовуватися спеціальні реєстраційні форми, наприклад журнали реєстрації доповідних, службових та пояснювальних записок.

Журнальну реєстрацію доцільно застосовувати, коли кількість оброблюваних документів невелика (500-600 документів на рік або 15-20 на день). Відмінною особливістю такої реєстрації є запис відомостей про документах у хронологічній послідовності.

Журнал реєстрації являє собою книгу, кожна сторінка якої поділена на графи, де містяться відомості про зареєстрованих документах. Кількість граф визначається організацією.

До службових записок в деякій мірі можна віднести такий вид службового листування як записки і повідомлення по електронній пошті. Звичайно, електронна пошта широко використовується і в зовнішній комунікації, проте службові записки в електронній формі частіше застосовуються для внутрішньофірмової комунікації.

Більшість організацій намагається підтримувати свій власний стиль і формат таких документів, так як не всі організації використовують однакове програмне забезпечення. Однак існують деякі загальні правила внутрішньофірмової електронної комунікації.

Електронна службова записка повинна містити:

- Короткий заголовок піднімається в записці питання, що дозволяє адресату відразу зрозуміти сенс документа. У сучасному суспільстві будь-яка людина переглядає велика кількість повідомлень електронної пошти. Наявність заголовків дозволяє йому помічати найбільш важливі з них;

- Електронні записки повинні бути короткими; в них можна опускати офіційні звернення-привітання (наприклад, "Шановний ..."), обов'язкові для ділових листів;

- Деяким авторам подобається підписувати свої записки або ставити ініціали, щоб підкреслити своє авторство. Це корисний спосіб набуття впевненості в тому, що автор відправив остаточний варіант документа, а не більш рання чернетка. Програмні пакети електронної пошти дозволяють додавати адресні деталі в якості свого роду електронного підпису;

- Якщо зміст записки вважається конфіденційним, необхідно зробити про це відмітку в заголовку записки або повідомлення по електронній пошті. Для забезпечення конфіденційності одержуваної електронної пошти необхідна система вхідних номерів і паролів (login) для обмеження доступу до особистого поштової скриньки.

У разі якщо автор електронної службової записки передбачає отримати відповідь від свого кореспондента, необхідно в електронному повідомленні встановити конкретний термін, достатній для підготовки відповіді, пояснивши причину. Приклад: "З метою успішної підготовки робочої наради, будь ласка, підтвердіть свою участь до четверга 24 липня". Слід уникати невизначених значень типу "... в потрібний час ...". Одержувачі будуть інтерпретувати це, як підтвердження низького пріоритету повідомлення і не будуть відповідати на нього. Тема з відміткою "ТЕРМІНОВО" залишається ефективним до того моменту, поки не починає використовуватися занадто часто.

Особливістю електронних службових записок є те, що відповіді на багато записки і повідомлення по електронній пошті не будуть приходити з першого разу. Електронна пошта має перевагу можливості автоматичного підтвердження одержувачем факту прочитання повідомлення, проте, можливо, автору доведеться посилати нагадування тим, хто не дає відповіді.

Огляд - коротке повідомлення, що містить інформацію для сторонніх або підвідомчих організацій про роботу в тій чи іншій області або про діяльність організації за певний період часу.

Звіт - документ, який містить відомості про виконання якого-небудь завдання (плану, доручень керівництва, посадових обов'язків і т.п.), а також про проведення конкретних заходів. Основні принципи складання письмових звітів єдині. Деякі організації використовують стандартизовані формати для різних рутинних звітів (наприклад, "обсяг продажів за останній місяць"). Багато звіти призначені для обміну інформацією всередині організації, тому працівники, які оформляють їх, часто використовують звіт у формі службової записки. Не тільки вибір форми звіту, а й інші особливості його написання залежать від його мети. Звіт рідко призначений тільки для запису інформації, зазвичай він повинен інформувати або пояснювати, рекомендувати, мотивувати, переконувати, посилювати попереднє обговорення або повідомлення, інструктувати.

Звіт може мати кілька цілей, які є бажаними результатами; всі вони повинні бути ясні і мати пріоритети. Вони допомагають точніше вибрати обсяг, стиль, зміст тексту і т.д. для правильного викладу звіту.

Усі звіти можна умовно розбити на три групи:

- Інформаційні звіти (представляють дані без будь-якого їх пояснень і використовуються постійно);

- Аналітичні звіти (містять аналіз ситуації, наприклад, опис явища в тимчасових, грошових і натуральних показниках, виявлення відділів і підрозділів, в яких ті чи інші показники вище, а також причин);

- Інформаційно-аналітичні звіти (у таких звітах не тільки представлені дані і роз'яснена їх суть, але також проведено аналіз проблеми, розглянуті альтернативи і наслідки, зроблені висновки і рекомендації). Інформаційно-аналітичні звіти є найбільш складними, оскільки, по суті, вони містять в собі два інших типи звітів.

Звіти у формі службової записки застосовують для обміну інформацією всередині організації. Документ повинен мати чітко виражене вступ, основну частину, висновок, що зовсім не обов'язково для службової записки. При цьому функції звіту у формі службової записки та службової записки дуже близькі. До числа документів, які часто оформляються як звіт у формі службової записки, відносяться проміжні, пояснювальні, періодичні звіти, які необхідні для успішного функціонування організації.

Проміжні звіти містять різного роду інформацію і широко використовуються в організаціях. Залежно від роду діяльності організації і теми звіту, проміжний звіт може бути або разовим, або входити в комплект звітів. Якщо передбачається написання декількох проміжних звітів, то слід дотримуватися однаковість в оформленні всіх, щоб звіти було зручно обробляти. Проміжні звіти (щоденні, щотижневі або щомісячні) зазвичай прямують вищестоящому керівництву. Чим більш конкретно представлена інформація, тим більш корисним буде проміжний звіт.

Пояснювальний звіт застосовується, коли необхідно написати звіт з метою пояснити що-небудь, наприклад, зміна правил виконання процедури, причини зміни бюджету і т.п. Більшість організацій широко використовують короткі, функціонального типу звіти, наприклад, звіти про зустрічі, щомісячні звіти про випуск продукції або послуг. Найбільш часто використовувані види коротких звітів - це інформаційні звіти, представлені працівниками на регулярній основі. Наприклад, в кінці кожного тижня всі страхові агенти, як правило, повинні подати керівнику звіт про контакти з клієнтами. Оскільки цей стандартний звіт представляється дуже часто, багато організацій розробляють для цієї мети уніфікований бланк, який потрібно заповнити. З точки зору організації використання бланка гарантує, що надається інформація буде однакової, і, отже, зручній для обробки. З погляду автора це спрощує процес складання звіту, тому що в бланку чітко вказано, яку інформацію потрібно представити.

Звіти можуть складатися як з декількох сторінок, так і з кількох сотень сторінок, залежно від теми і цілей. Вони можуть бути як періодичними (наприклад, фінансові), так і разовими (наприклад, звіт про проведеному опитуванні). Стилі подачі інформації відрізняються в залежності від характеру дослідження, результати якого викладені в звіті. Звіти, над якими працювала група авторів, відрізняються за стилем від індивідуально підготовлених і можуть містити розділи, написані різними авторами.

Структура звіту завжди логічна. Використовують три способи розташування вступу, основної частини та висновків (див. Табл. 7.1).

Таблиця 7.1

Способи послідовності викладу матеріалу в звіті

Послідовність викладу матеріалу

Особливості

Введення

основна частина

Висновки

Рекомендується використовувати в тому випадку, якщо передбачається, що одержувач звіту не згоден з висновками автора або не зможе їх зрозуміти, поки не прочитає весь звіт.

Введення

Висновки

основна частина

Будь-який варіант прийнятний, якщо:

- В звіті містяться тільки позитивні відомості;

- Адресат достатньо обізнаний для того, щоб зрозуміти висновки без попереднього прочитання решти звіту;

- Висновки включають основну інформацію, яка більш детально розкривається в основній частині;

- Читаючому потрібно спочатку прочитати висновки.

Висновки

Введення

основна частина

Як по розташуванню, так і за ступенем важливості, основна частина звіту повинна займати центральне положення в ньому. Обсяг основної частини може складати 75% від всього тексту звіту, а решта 25% тексту розподіляють між введенням і висновком. Періодично необхідно підводити підсумки, робити висновки, наприклад, в кінці кожного важливого розділу. При написанні звіту необхідно робити посилання на джерела інформації, які автор використав у процесі дослідження. В офіційних звітах посилання на джерело обов'язково розташовується у виносках, поміщених або в кінці сторінки, або в кінці тексту. У менш офіційних звітах джерело може згадуватися безпосередньо в тексті.

У вступі, як правило, роз'яснюється важливість теми, якій присвячено звіт, може бути дана історична довідка або описана структура основної частини звіту. Тут же поміщають параграфи, присвячені актуальності звіту, констатації існуючої проблеми, наявних можливостей її вирішення і цілям звіту.

У розділі "Висновок" проводиться узагальнення сказаного в основній частині звіту і підведення підсумків. У цьому розділі приділяють увагу найбільш важливої інформації, і робляться необхідні акценти.

При наявності додатки до звіту, воно має титульний аркуш, на якому наведено позначення і назва програми. Бібліографія у звіті являє собою перелік джерел інформації, які використовувалися при підготовці звіту, незалежно від того, цитувалися уривки з них у звіті чи ні. Алфавітний покажчик використовується тільки у великих звітах і являє собою перелік основних понять і тим, наведених в алфавітному порядку. У переліку міститься номер сторінки, на якій згадувалося те чи інше поняття. Крім того, в звіт можуть бути включений попередні частини, до числа яких відносяться титульний лист, документ, що підтверджує повноваження, супровідний лист, зміст, перелік таблиць та рисунків, анотація. Зміст є обов'язковою частиною будь-якого звіту. У ньому перераховані всі розділи, що входять до звіт (наприклад, список таблиць, додатки, бібліографія та ін.), За винятком тих, які передують змістом, а також заголовки першого та другого рівнів, що зустрічаються в тексті із зазначенням номерів сторінок, на яких їх можна знайти. В анотації дається виклад змісту звіту в короткій формі, в обсязі зазвичай однієї сторінки.

Перелік - систематизований перелік документів, об'єктів, предметів, що складається у разі поширення певних норм або вимог па цих осіб або предмети [1].[1]

Перелік оформляється на загальному бланку; його форма, як правило, таблична. У ряді випадків його складають і не в табличній формі (тоді він складається з розділів).

Переліки підписують склали їх посадові особи. Конкретні різновиди переліків можуть вимагати проставлення грифа затвердження.

Датою переліку є дата його складання, якщо він нс підлягає затвердженню, або дата затвердження, якщо він має цей реквізит.

Обов'язковими реквізитами переліку є:

- найменування організації;

- Найменування виду документа;

- Дата і номер документа;

- Місце складання;

- Заголовок до тексту;

- Підпис.

Підготовка переліку починається з розробки класифікатора, який являє собою систематизацію відокремлених питань діяльності всіх структурних підрозділів організації. Розділи класифікатора можуть містити назви структурних підрозділів організації, або основні напрямки роботи та функції при відсутності чітко вираженої структури (наприклад, у малих організаціях з кількістю штатних одиниць до десяти чоловік). Усередині розділів питання систематизуються за ступенем їх значущості, трудомісткості і взаємозв'язку. Обов'язковим елементом такого класифікатора повинні бути комплекси документів, необхідних і достатніх для документування роботи з кожного питання. Такий класифікатор дозволить, надалі, провести уніфікацію документів і керівництву організації здійснювати контроль щодо реалізації функцій, які виконуються в кожному з підрозділів.

Список - документ, що складається для реєстрації предметів та осіб в певному порядку або для інформування. Списки оформляються за єдиними правилами з переліками.

Стенограма - дослівний запис всіх виступів. Стенограми використовують при записі офіційних зустрічей, конференцій, засідань колегіальних органів управління. Стенограма обов'язково містить дату проведення засідання, місце проведення, склад присутніх, текст і може бути офіційним додатком до протоколу засідання.

Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються в особливу групу у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається усно по каналах телефонного зв'язку і записується приймаючою стороною). Телефонограми застосовують для оперативної передачі інформації службового характеру, складаються в одному примірнику і підписуються керівником або відповідальним виконавцем. Розглянемо макет телефонограми.

Обов'язкові реквізити телефонограми:

- найменування організації;

- вид документа;

- Дата;

- Вихідний реєстраційний номер отправляемой телефонограми (за наявності);

- Адресат;

- Текст;

- Підпис особи, яка прийняла телефонограму;

- Вхідний реєстраційний номер;

- Відмітки про час передачі і прийому із зазначенням посад, прізвищ, ініціалів (або тільки прізвищ та ініціалів) осіб, які взяли і передали телефонограму.

У разі відсутності спеціальних бланків для телефонограм застосовують аркуші формату А5. Текст телефонограми не повинен містити більше п'ятдесяти слів. Приклад:

Телефонограми складаються в одному примірнику. Якщо телефонограма передається декільком адресатам, то додається список організацій, структурних підрозділів та номерів телефонів.

Заява - документ, адресований посадовій особі, містить прохання працівника. Заява оформляється, як правило, з кадрових питань (прийом на роботу, надання відпустки, звільнення тощо) і адресується керівнику організації або його заступнику; оформляється на чистому аркуші паперу формату А4.

Обов'язковими реквізитами заяви є:

- Найменування підрозділу;

- Назва виду документа;

- Дата;

- Текст;

- Адресат;

- Підпис (включає найменування посади, розпис і розшифрування підпису заявника);

- Візи узгодження.

Текст заяви завжди починається зі звернення "Прошу ...". Заяву підписує автор документа. Приклад:

Без віз узгодження даний документ не матиме юридичної сили.

Акт - документ колегіального характеру, в якому, на відміну від протоколу, підтверджується певний факт або подія, що фіксується в документі групою осіб, які брали участь у актуванні. Акти складають за результатами перевірок, ревізій, при прийомі-передачі справ, здавання-прийомі матеріальних цінностей, проведенні випробувань (технологій, систем) або обстежень (умов праці, стану техніки безпеки), приймання закінчених об'єктів, ліквідації організації і т.д.

Акти оформляються на загальному бланку організації або на бланку конкретного виду документа (АКТ), якщо в організації передбачена уніфікована форма такого документа з трафаретним текстом [2].[2]

Основні реквізити акта:

- Найменування виду документа (акт);

- Місце складання;

- Дата;

- Номер документа;

- Заголовок до тексту;

- Підпису;

- Гриф затвердження.

Місце і дата акту повинні відповідати місцю і датою актіруемого події, а заголовок до тексту акту в короткій формі відображає зміст актіруемого події чи факту.

Текст акту може складатися з двох частин: вступної і констатуючої (основний). У вступній частині вказується підстава для складання акту і перераховуються упорядники та присутні. Після слова "Підстава" вказується розпорядчий документ або усне розпорядження. Після слова "Складено" перераховуються посади, ініціали та прізвища осіб, що склали акт. Їли акт готувався комісією, то першою вказується фамілія голови, а прізвища інших членів розташовують в алфавітному порядку. Після слова "Були присутні" перераховуються посади, ініціали та прізвища осіб, присутніх при складанні акта.

У констатуючій частині вказуються цілі і завдання складання акта, характер виконаної роботи, встановлені факти і висновки з ув'язненням. В кінці тексту акту перед реквізитом "підпис" необхідно вказати відомості про кількість примірників акта і місце їх знаходження. Приклад:

Кількість примірників залежить від кількості зацікавлених сторін, якщо інше не визначено відповідними нормативними документами.

Зразок акту представлений нижче:

Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні; при оформленні підпису посади не вказуються, але фіксується розподіл обов'язків у складі комісії (голова, члени комісії, присутні). При наявності особливих думок в укладачів акта або присутніх їх слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші.

Висновок - документ, що містить думку організації, комісії або окремої особи по якомусь питання або документу. Пишеться за проектами положень, інструкцій, постанов та інших документів, таких як звіти, статті, дисертації, дипломні проекти та ін.

Висновок повинен мати заголовок із зазначенням назви документа або питання, з якого воно підготовлено, і текст, що складається з двох частин. У першій частині даються короткий виклад питання, аналіз основних положень або пропозицій і загальна оцінка документа або питання. У другій частині слід викласти конкретні зауваження з даного питання або документу. Друга частина тексту ув'язнення може складатися з декількох пунктів, які нумеруються арабськими цифрами.

При відсутності зауважень і пропозицій з даного питання або документу в висновку вказується: "З проектом ... згодні" або "За проектом ... зауважень немає".

Висновок має бути оформлене на загальному бланку організації, якщо воно підписується керівником організації або його заступниками, або на стандартних аркушах паперу формату А4, якщо висновок підписується працівником або групою працівників організації. Якщо висновок складено не на бланку, підпис укладача завіряється печаткою організації.

Обов'язковими реквізитами укладення є:

- Найменування виду документа;

- Дата і номер;

- Місце складання;

- Заголовок до тексту;

- Підпис;

- Відбиток печатки (при складанні висновку на стандартному аркуші паперу).

Повідомлення - повідомлення зацікавленій особі або організації про майбутній захід (конференції, нараді тощо) з пропозицією взяти участь у ньому. Можна застосовувати форму сповіщення замість повідомлень про порядку денному і інших аналогічних документів.

Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень па зборах, засіданнях, нарадах, конференціях.

Макет протоколу представлений нижче:

Протокол займає особливе місце в системі управлінських документів. З одного боку, його можна віднести до інформаційних документам (так як він містить інформацію про хід обговорення якихось управлінських питань), з іншого боку, протоколи містять постановчу частину і можуть розглядатися як розпорядчі документи. Розглянемо даний документ в групі службових документів довідково-інформаційного характеру.

Протоколи документують діяльність як постійно діючих колегіальних органів, так і тимчасово освічених. Обов'язковому протоколюванню підлягають зборів акціонерів, засідання рад директорів.

Протоколи подаються до органів державної влади для реєстрації організацій з будь-якої організаційно-правовою формою і будь-якою формою власності.

Широко застосовується складання протоколів для документування діяльності тимчасових колегіальних органів - конференцій, зборів, семінарів, нарад, проведених керівником, і т.д.

Залежно від виду засідання і статусу колегіального органу вибирається форма протоколу: повна, коротка або стенографическая.

Повний протокол фіксує не тільки обговорювані питання, прийняті рішення та прізвища виступаючих, а й докладні записи, що передають зміст доповідей і виступів учасників засідання, висловлені думки, які прозвучали питання, зауваження, пропозиції. Повний протокол дозволяє відобразити повну інформацію про засідання. Розглянемо зразок оформлення повного протоколу:

Короткий протокол фіксує обговорювалися на засіданні питання, прізвища доповідачів та прийняті рішення. Такий протокол рекомендується вести тільки в тих випадках, коли засідання стенографується, доповіді та тексти виступів будуть представлені секретарю або в тих випадках, коли засідання носить оперативний характер. Розглянемо зразок оформлення короткого протоколу.

Будь-який протокол оформляє секретар засідання; підписують голова і секретар. Підписи відокремлюють від тексту трьома міжстроковими інтервалами. Найменування посади друкується від межі лівого поля, остання буква в прізвищі обмежується правим полем. Текст протоколу друкується через 1,5 міжрядкових інтервалу.

Протокол оформляється на основі записів, які велися на засіданні секретарем або стенографістами вручну або з використанням диктофона, тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень. Збір зазначених матеріалів для складання протоколу проводить секретар колегіального органу, а також посадові особи, які готують матеріали до обговорення.

Стенографічний протокол складається на основі стенографічного звіту про засідання (стенограми) і дослівно передає весь процес обговорення кожного питання і вироблення рішення щодо нього.

Текст протоколу має бути підготовлений не пізніше трьох днів після дня завершення засідання.

Протокол оформляється на загальному бланку формату А4, який включає такі основні реквізити:

- найменування організації;

- Назва виду документа;

- Дату засідання (крайні дати засідання);

- Індекс документа;

- Місце засідання;

- Гриф затвердження (при необхідності);

- Заголовок до тексту;

- Текст;

- Підписи.

Датою протоколу є дата засідання (протоколи, як правило, оформляються після засідання). Якщо нараду тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати початку і закінчення. Наприклад: 21-24.01.2015.

Номером (індексом) протоколу є порядковий номер засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року або строку повноважень колегіального органу.

Тема до тесту протоколу відображає вид засідання або колегіальної діяльності та узгоджується з назвою виду документа. Наприклад: Протокол (чого?) Зборів трудового колективу; (чого?) засідання ради директорів; (чого?) наради керівників структурних підрозділів.

Текст протоколу включає дві частини: вступну та основну.

У вступній частині протоколу після заголовка повинні бути приведені прізвища та ініціали того, хто керував проведенням протоколюються заходи і хто вів протокол, тобто голови та секретаря засідання. З нового рядка після слова "Були присутні" перераховують прізвища, ініціали постійних членів колегіального органу (в алфавітному порядку), присутніх на нараді (засіданні, зборах). Всі прізвища розташовують в алфавітному порядку і друкують через один міжрядковий інтервал:

Прізвища, ініціали та посади осіб, запрошених на засідання, як з числа працівників організації, так і з інших організацій перераховуються наступним чином:

При оформленні протоколу розширеного засідання, конференції з великою кількістю учасників, прізвищ не перераховують, а вказують цифрою загальна кількість учасників. У таких випадках до початку засідання проводять реєстрацію учасників за окремим списком, за підсумками якої проводять підрахунок присутніх. Списки передають секретарю зборів, вони будуть одним з додатків до протоколу.

Необхідно підкреслити, що розділи "Були присутні" і "Запрошені" мають особливе значення по відношенню до інших розділів протоколу, оскільки безпосередньо впливають на юридичну силу даного документа, показуючи правомірність проведення даного колективного заходу. У цих розділах відображається наявність кворуму зборів, тобто необхідної кількості членів колегіального органу, достатнього для початку роботи зборів (наради, засідання). При відсутності нормативно встановленого для даного колегіального органу кворуму (зазвичай проста більшість або 2/3) проведення зборів неприпустимо, так як його рішення будуть неправомірні.

Порядку денного також включають у ввідну частина протоколу. Вона складається з перерахування питань, які будуть обговорюватися на засіданні, і закріплює послідовність їх обговорення, а також прізвища виступаючих (доповідачів).

Порядок денний засідання, як правило, складають заздалегідь, вона повинна включати оптимальну кількість питань (з яких основних не більше двох), які можна розглянути і обговорити на засіданні. Кожне питання порядку денного нумерують арабською цифрою, його найменування формулюють за прийменника "Про" або "Про".

По кожному пункту вказують доповідача (посадова особа, готувало дане питання).

Текст основної частини протоколу складають у відповідності з послідовністю питань, визначених порядком денним.

Основна частина тексту протоколу містить кількість розділів, що відповідають пунктам, включених до порядку денного. Відповідно до неї розділи нумеруються. Кожний розділ складається з трьох частин: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ" ("ВИРІШИЛИ"), Назви частин друкують від лівого нуля прописними літерами (для виділення в тексті протоколу запису мови основного доповідача, учасників обговорення питання і постановляючій частині, формулирующей рішення зборів).

У частині "СЛУХАЛИ" дається текст виступу. Кожне прізвище та ініціали виступав друкують з нового рядка в називному відмінку.

Виклад тексту виступу відокремлюють від прізвища дефісом, і оформляють від третьої особи однини. Існує практика включення в текст протоколу змісту доповідей (виступів, повідомлень), по допускається використання посилання "Текст доповіді додається". У цьому випадку доповіді стають додатком до протоколу.

У частині "ВИСТУПИЛИ" фіксуються питання, що задаються доповідачу в ході виступу, які оформляються у протоколі із зазначенням прізвища, питання і відповіді на нього.

У частині "УХВАЛИЛИ" ("ВИРІШИЛИ") відображають прийняте рішення з обговорюваного питання. Текст постановляючій частині друкується повністю в будь-якій формі протоколу. У випадку, якщо рішення містить кілька питань, кожен з них викладається окремим пунктом. Якщо один з пунктів містить рішення про затвердження обсуждавшегося на засіданні документа, цей документ стає додатком до протоколу і на ньому обов'язково оформляється посилання на номер і дату протоколу.

Виписка з протоколу являє собою точну копію частини тексту справжнього протоколу, що відноситься до конкретного питання порядку денного, по якому готують виписку. Прийняті на засіданні рішення часто доводяться до виконавців у вигляді виписки з протоколу.

Виписка включає (повторює) всі реквізити бланка, вступну частину тексту, питання порядку денного, але якому готується виписка, і текст, відображав обговорення питання і прийняте рішення. Макет виписки з протоколу виглядає наступним чином:

Витяг з протоколу підписує тільки секретар, і він же її запевняє. Засвідчувальний напис пишеться від руки, складається з слова "Вірно", вказівки посади особи, що завіряє виписку, особистого підпису, прізвища, ініціалів та дати. Зразок оформлення виписки з протоколу представлений нижче:

У разі якщо виписка готується для подання в іншу організацію, то вона завіряється печаткою організації.

Уніфікація текстів службових документів. Оформлення будь-яких документів припускає обов'язкове дотримання ряду правил, які забезпечують їх юридичну повноцінність і сприяють оперативності виконання документів, а також їх подальшого використання в довідкових та інших цілях. Кожен з перелічених документів складається з окремих реквізитів. Склад реквізитів різних видів документів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення і способу обробки. Наприклад, електронний документ повинен мати свої специфічні реквізити, не притаманні традиційному документом (ідентифікатор електронної копії документа, спеціальні коди). При цьому в різних документах один і той же реквізит може займати різне місце. Реквізити в документі розташовують з урахуванням послідовності операцій з його підготовки, оформлення та використання.

Так, в извещениях, висновках, різних записках обов'язково вказується адресат. Дата є неодмінною реквізитом при оформленні довідково-інформаційних документів, так як позбавлений дати документ певною мірою втрачає юридичну силу. Датою документа є дата його підписання (всі документи довідково-інформаційного характеру, крім акта, який може підлягати затвердженню). Дата служить пошуковою ознакою і застосовується при посиланнях на даний документ разом з його назвою та реєстраційним індексом (за наявності) [3].[3]

Підпис також є обов'язковим реквізитом всіх документів довідково-інформаційного характеру. Саме підпис підтверджує відповідальність певної посадової особи або просто працівника організації за його зміст.

Важливо знати!

Завдання будь-яких фахівців організації - ускладнити можливість фальсифікації будь-яких службових документів організації, не провокувати шахрая з легкістю здійснювати фальсифікацію, забезпечити впевненість в даних документографіческая експертизи. Для цього корисно застосовувати такі заходи:

1. Виконання підпису посадовими особами за допомогою пір'яних ручок кольоровим чорнилом (фіолетовими, синіми).

2. Проставлення відбитка печатки кольоровим чорнилом на документах, потребують посвідчення печаткою.

3. Забезпечення повного візуального сприйняття всіх елементів підписи: найменування посади, підпису, розшифрування підпису. Друк не повинна ускладнювати прочитання цих елементів. Це дозволить встановити їх взаємну відповідність у разі необхідності, а, отже, додасть і гарантії їх автентичності.

4. Відсутність на бланках документів банківських реквізитів (за винятком службових документів, пов'язаних з вирішенням фінансових питань).

5. Бажано виробити читану підпис, хоча б на перші 3-5 букв.

При оформленні довідково-інформаційних документів, як і інших видів управлінської документації, реквізити групуються в межах трьох основних частин документа:

- Заголовної (початок документа, де містяться відомості про організацію (автора документа) і первинні дані про самому документі):

- Змістовної (головна частина документа, яка розкриває його зміст і призначення);

- Оформляє (сукупність реквізитів, що підтверджують справжність документа і достовірність його відомостей). У оформляющей частині розташовуються також допоміжні діловоднихдокументи позначки на документах, що полегшують роботу з ними.

Текст документа є основним елементом довідково-інформаційного документа і розташовується в змістовній частині документа. Текст складають державною мовою РФ або на державних мовах суб'єктів РФ відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ.

Уніфікація текстів документів є одним з найважливіших напрямів вдосконалення управлінської документації в умовах збільшення обсягу інформації, яка створюється і циркулює в сфері управління, а також у зв'язку з широким застосуванням персональних комп'ютерів і у зв'язку з цим високими показниками продуктивності праці.

Уніфікація текстів - організована діяльність, спрямована на підвищення ефективності роботи з документами у сфері управління, що досягається шляхом скорочення часу на їх складання, сприйняття, забезпечення оптимальної щільності запису, можливості вибіркового читання, організації багатоваріантного пошуку інформації та пристосування документації до обробки засобами організаційної та електронно -вичіслітельной техніки.

Документування є одним з основних способів здійснення функцій, покладених на апарат управління, отже, при уніфікації текстів документів необхідно, насамперед, встановити точну відповідність між управлінською функцією (завданням) і змістом документа, який її реалізує. У зв'язку з цим при проведенні уніфікації текстів документів найважливішою умовою є облік стану і при необхідності уточнення організаційних аспектів управління, права видання тих чи інших видів документів, визначення постійного кола кореспондентів та адресатів і т.д.

Тексти управлінських документів мають цілий ряд особливостей, пов'язаних зі специфікою їх функціонування: стійкість мовних конструкцій, обумовлена наявністю в управлінні однотипних, циклічно повторюваних процедур; залежність лексики управлінських документів від законодавчих і нормативних актів органів влади, вищестоящих і функціональних органів управління; насиченість документів спеціальними термінами; відсутність емоційно забарвлених виразів; однотипність структури текстів окремих груп документів.

Ці особливості текстів документів створюють передумови для їх уніфікації.

До основних етапів уніфікації текстів відносяться:

- Визначення об'єкта уніфікації;

- Уніфікація структури тексту - вибір послідовності розташування смислових компонентів тексту, найбільшою мірою відповідає призначенню документа;

- Уніфікація мовних засобів викладу змісту в тексті документа;

- Розробка уніфікованих текстів у вигляді зв'язного тексту, трафарету, анкети, таблиці або сполуки цих структур;

- Підготовка збірника уніфікованих текстів як узагальнення результатів проведеного аналізу.

В основі уніфікації текстів лежить метод виділення постійної і змінної інформації. Постійна інформація становить основу управлінської ситуації і дії, є спільною темою документа, відомої його автору та адресату. Змінна інформація конкретизує тему, позначену постійною частиною тексту.

Уніфікації можуть піддаватися документи незалежно від того, як часто вони повторюються протягом року. З точки зору економічної ефективності використання уніфікованих текстів в управлінні організацією, вважається доцільним, якщо документ повторюється в середньому 30 разів на рік.

Для проведення уніфікації текстів рекомендується вивчати документацію організації як мінімум за два роки.

При аналізі текстів з точки зору змісту виявляються документи з текстами, близькими за змістом, і фіксується кількість їх повторень за рік. Дані про кожного повторюваному документі заносяться в спеціальну картку обстеження, що містить найменування документа, довідкові дані про документ (дата і номер справи, в якій знаходиться документ), анотацію тексту (автор, кореспондент, зміст тексту, про що повідомляється і з якою метою, склад показників).

На основі аналізу анотацій розробник складає модель уніфікованого тексту, тобто визначає, яка інформація має міститися в даному тексті.

Далі розробник уніфікованого тексту має можливість вибору форми мовного вираження для кожного компонента моделі тексту, виділяючи при цьому постійну і змінну інформацію.

На цьому ж етапі визначається форма представлення тексту. За способом синтаксичної організації мовлення, а також по виду її пунктуационного і просторово-графічного оформлення можуть бути виділені наступні види текстів: зв'язний текст, трафаретний текст, анкета, таблиця.

Форма подання інформації у вигляді зв'язного тексту або трафарету обирається в тому випадку, якщо головним в документі є інформація про дії або відносинах між суб'єктом і об'єктом - виклад будь-яких положень, рішень, фактів, подій.

Зв'язний текст - це текст, зміст якого повторюється у ряді документів, що виключає можливість виділення в ньому постійної і змінної інформації. Такі тексти відносно рідко зустрічаються в управлінській діяльності. Прикладами можуть служити доповіді, звіти, службові листи і т.д.

Трафарет - спосіб фіксації інформації у вигляді тексту з пробілами, призначеними для заповнення їх змінною інформацією, яка залежить від конкретної ситуації. Приклади трафаретних текстів: бланки довідок, відрядних посвідчень.

Складання документів із застосуванням трафаретних текстів засноване на використанні часто повторюваних текстів документів або їх частини в поєднанні з мінливих частиною листа. Застосування трафаретних бланків значно скорочує час, що витрачається на складання документів. Трафаретний частина документів заздалегідь виготовляється на бланку або вводиться в пам'ять комп'ютера, а змінювана частина тексту додатково заповнюється від руки, або друкується на комп'ютері. Таким чином, виключаються стадія чернетки, пропуск необхідних даних, а постійне, фіксоване розташування інформації значно полегшує і прискорює її сприйняття. У комп'ютерних програмах, призначених для набору і оформлення текстів (текстових редакторах) типові (трафаретні) форми документів називаються "template" і переводяться як "шаблон".

При складанні текстів-трафаретів важливо пам'ятати таку закономірність порядку слів: постійна інформація завжди передує змінної. Тому текст трафарету не може починатися з пробілу. Постійна інформація завжди розташовується до присудка, яке є організуючим членом пропозиції.

Трафаретні тексти дуже зручно використовувати при розсилці однотипних документів широкому колу адресатів. Найбільша повторюваність текстів зустрічається в документах, що направляються на адресу підвідомчих організацій, інститутів, служб або однорідних організацій. Трафаретні тексти можуть бути розроблені в усіх галузях діяльності, причому як в межах однієї організації, підприємства, установи, так і системи однорідних підприємств або установ, організацій одного відомства або групи однорідних установ і підприємств різних відомств.

Досвід з розробки трафаретних документів, накопичений в нашій країні, дозволяє виявити основні моменти їх визначення, створення та впровадження.

Методика розробки трафаретних текстів включає:

- Виявлення типових управлінських завдань;

- Збір інформації, необхідної і створюваної в процесі їх вирішення;

- Складання проекту уніфікованого тексту документа, що відображає виявлену типову ситуацію;

- Узгодження проекту з фахівцями, складовими ці документи або працюють з ними, при цьому особливу увагу слід звертати на вживання професійних термінів;

- Остаточне редагування проекту та оформлення відповідно до вимог ГОСТ.

Для кожного трафарету, якщо він тиражується, виявляється необхідна річна потреба.

Текст-трафарет довідки може виглядати наступним чином:

Заповнивши прогалини, ми можемо отримати приблизно наступний текст:

В особливу групу можна виділити уніфіковані форми документів, які розробляють для найбільш масових видів документів. У них встановлено, яка інформація повинна бути зафіксована і в якій послідовності. Такі уніфіковані форми зазвичай складаються організацією, яка очолює галузь. Форма подання уніфікованого тексту документа у вигляді анкети або таблиці обирається у випадку, якщо головною є інформація про об'єкт і його ознаках. Анкета і таблиця - его результат певної формалізації, в процесі якої текст позбавляється звичайної граматичної зв'язності, а зміст тексту передається спрощеними конструкціями, цифрами або іншими знаками.

Анкета - спосіб просторової організації тексту, при якому постійна інформація дана у вигляді переліку питань, що передбачають строго певний набір відповідей. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, а змінній - їх характеристики. При побудові анкет слід прагнути до вираження постійної інформації словосполученнями, в яких основне слово - іменник, що стоїть у називному відмінку. При заповненні анкет граматична форма і значення змінної інформації визначаються значенням і формою вираження постійної інформації.

Анкетування - один з основних методів в соціологічних дослідженнях. З його допомогою зручно збирати будь-які відомості за заздалегідь розробленою певною програмою. В анкеті текст формалізований, інформація розташована в строго зафіксованої послідовності; їх легко обробляти за допомогою ПК. Постійна інформація в анкеті повинна бути представлена в ретельно продуманих і однозначно сформульованих питаннях. Якщо питання може бути зрозумілий по-різному, відповіді обробити буде вкрай складно. Змінна інформація в анкеті може бути виражена заздалегідь підготовленою відповіддю типу "так-ні", розгорнутою відповіддю, числовими показниками.

Перелік зазначених ознак і порожні рядки для заповнення їх змінною інформацією в анкеті розташовуються вертикально:

Тексти анкети можна розглядати як регламентовану діалогічну мова. У вигляді анкет складаються особисті листки з обліку кадрів, зведення, особисті картки, різні замовлення, резюме тощо

У анкети є схожість з трафаретом, але є й відмінності. Наприклад: неоднакова синтаксична організація мови. Крім того, зміст анкети, як правило, виявляється більш дробовим, ніж в трафареті.

В окремих випадках найменування ознак можуть бути розташовані горизонтально:

Таблиця - спосіб просторової організації тексту, який передбачає внесення інформації (показників) у відповідні графи: по горизонталі - загальне найменування показників (постійна інформація), по вертикалі - конкретні дані (змінна інформація) в цифровому або словесному вираженні. Таблиця є найбільш короткої і наочною формою викладу відомостей, у тому числі в документі довідково-інформаційного характеру.

Фраза в довідково-інформаційному документі, виконаному у вигляді таблиці, за структурою являє собою пропозицію, в якому в ролі підмета виступають показники документів, а в ролі присудка - їх числові або текстові відповідності.

У таблиці кількісна інформація передається словами, цифрами або змішаним способом.

Таблиці в залежності від характеру заповнення граф поділяють на такі види:

- Цифрові (містять тільки числові дані й окремі математичні знаки);

- Текстові (містять тільки текст);

- Змішані (одна частина колонок містить текст, а інша - числа);

- Математичні (хоча б одна колонка містить формули);

- Таблиці із зображеннями (хоча б в одній графі знаходяться ілюстрації).

У таблицях графи (стовпчики) і рядки повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках друкують лише номери цих граф.

Таблиця, укладена з чотирьох сторін в рамку з лінійок, називається закритою; якщо лінійка обрамлення є тільки з трьох сторін (зверху, праворуч і ліворуч), то таблиця називається напівзакритої; якщо обрамляє лінійка тільки зверху - відкритою. При оформленні управлінської документації найчастіше використовують закриті таблиці.

Таблиця, що займає всю площу сторінки, називається смугової, а займається лише її частина - Клочкова.

Необхідно відзначити, що в одному документі допускається поєднувати тексти різних типів. Традиційна запис зв'язного мовлення може бути ілюстрована табличним матеріалом, вона може випереджати анкету і т.д. Форма, в якій представляються тексти довідково-інформаційних документів, визначається характером міститься в них.

При складанні текстів довідково-інформаційних документів використовується офіційно-діловий стиль зі специфічними ознаками:

- Нейтральний тон викладу (бажано без емоційних забарвлень);

- Стислість тексту, виключення повторів, зайвих подробиць, слів, які в документі не несуть ніяких смислових відтінків;

- Точність і ясність викладу (виняток образних слів і висловів, використання уточнень і доповнень і т.д.); слід вживати слова, точно виражають зміст тексту і не допускають різних тлумачень;

- Безособовий характер викладу тексту;

- Виключення з тексту архаїзмів (застарілих слів, наприклад "цього року"); діалектних, розмовних, а також слів професійного жаргону;

- Вживання стійких, шаблонних словосполучень ("повідомляємо, що ...», «перевіркою встановлено, що ...", "направляємо на розгляд і затвердження ...");

- Обмежена сполучуваність слів ("вносити пропозиції", а не "давати пропозиції"; "надати кредит", а не "видати кредит"; "володіти правом", а не "володіти");

- Використання віддієслівних іменників ("посприяти", а не "посприяти"; "надати підтримку", а не "підтримати"; "провести ремонт", а не "відремонтувати");

- Вживання спеціальних термінів;

- Використання скорочених слів;

- Використання універсальних слів з невизначеним значенням;

- Виключення запозичених слів, що мають аналог у російській мові ("продовжити", а не "пролонгувати"), та ін.

Важливо пам'ятати!

При складанні акта дотримуються правил офіційно-ділового стилю, використовуючи такі формулювання: не «справжній акт", а "акт"; не «при цьому направляємо", а "направляємо"; не «згадане на 3 л.", а "на 3 л."; не «справжнім пропонується", а "пропонується" або "пропонуємо"; не «розгорнути роботу по роз'ясненню ...", а "роз'яснити"; не «практичні заходи", а "заходи"; не «повсякденна робота", а "робота"; не «виправити наявні помилки", а "виправити помилки"; не «результат проведених випробувань", а "результат випробувань".

При уніфікації текстів необхідно враховувати, що в діловому мовленні часто вживаються фрази з послідовним розташуванням залежних слів в родовому відмінку. Широке поширення таких конструкцій в діловому мовленні закономірно й доцільно, оскільки однорідна послідовна залежність слів в письмовій мові робить більш наочним розкриття інформації в тексті при максимально можливій стислості вираження. Приклад: "розробка проблем (нар. П.) Подальшого вдосконалення (нар. П.) Відбору (нар. П.) Документів (нар. П.)"; "освоєння проектної потужності (нар. п.) цеху (нар. п.) великопанельного домобудівництва (нар. п.) Прибалтійського заводу (нар. п.) залізобетонних виробів (нар. п.) і конструкцій (нар. п.)" ; "комплектування (нар. п.) продукції (нар. п.) машинобудування (нар. п.)".

У уніфікованих текстах документів вживається досить велике число скорочень, як лексичних, так і графічних. Скорочення повинні бути зрозумілі адресату, для чого в текстах вживаються або загальноприйняті скорочення, або розшифровані в дужках при першому згадуванні в тексті, наприклад: "розробка уніфікованої системи документації (УСД)".

При уніфікації зв'язкових текстів поряд з правильним вживанням слів і словосполучень не менш важливим є грамотний вибір типу пропозиції порядку слів у реченні.

Залежно від кордону між постійної і змінної (нової) інформацією визначається порядок слів у реченні. У російській мові місце кожного слова в реченні не може бути точно зафіксовано, тому можна говорити тільки про найбільш переважних варіантах словорасположенія.

При уніфікації складних речень слід враховувати, що підрядне речення повинно стояти безпосередньо за словом, якого вона ставиться, за винятком тих випадків, коли підрядне стоїть на початку речення і відноситься до всього змісту головного речення. Наприклад: "Відділ постачання повідомляє, що в 2015 році службі управління персоналом буде виділено дві багатофункціональних пристрої типу МФУ" (підрядне із'яснітельное).

Документи довідково-інформаційного характеру оформляються, як правило, на бланках формату А4 або А5. Документи, що оформляються на бланку А5, не містять заголовок до тексту. Для більшості документів довідково-інформаційного характеру використовується загальний бланк організації, але в ряді документів зустрічаються і елементи бланка листа (наприклад, у доповідних і пояснювальних записках, а також у довідках присутній реквізит "адресат"). Тексти службових документів на форматі А4 звичайно оформляються через 1-1,5 інтервалу шрифтом № 12, 13, 14 (для оформлення табличних матеріалів рекомендується використовувати розмір шрифту № 10-12). Перший рядок абзацу друкується на відстані 1,25 см від лівої межі текстового поля. Текст відділяється від заголовка 2-3 міжстроковими інтервалами і вирівнюється по лівій і правій кордонів текстового поля.

Переноси при введенні тексту виконуються за правилами граматики, але з урахуванням певних обмежень:

- Не можна робити перенесення більш ніж в чотирьох рядках підряд;

- Виключаються переноси у всіх видах заголовків, відокремлених від основного тексту;

- Виключені переноси, що викликають двозначні тлумачення слів або утворюють немилозвучні частини слів;

- Не рекомендується закінчувати п'ять рядків поспіль різними знаками пунктуації (коми, дефісом, точкою, двокрапкою і т.д.). При неможливості виконання цієї умови наступні 3-4 рядки не повинні містити переносів.

Готові проекти уніфікованих текстів формуються в збірник.

Результати розробки уніфікованих текстів повинні бути обов'язково погоджені з керівниками тих структурних підрозділів організації, де створюються тексти, а також з юридичної та діловодної службою організації. Збірник уніфікованих текстів затверджується і вводиться в дію наказом керівника організації.

В цілому при підготовці службових документів необхідно дотримуватися десять основних правил роботи, які включають:

- Актуальність питання;

- Достовірність інформації;

- Стислість у викладі матеріалу;

- Якість носія інформації;

- Мінімізацію витрат на підготовку проекту документа;

- Надання юридичної сили документу;

- Обгрунтованість тиражування;

- Оперативність обробки;

- Своєчасність виконання;

- Результативність.

Мета документаційною діяльності вважається досягнутою, якщо ці десять умов виконані, тобто потрібний документ необхідного змісту на відповідному носії із заявленим тиражем доставлений певного виконавцю в потрібний час і місце з мінімальними витратами і своєчасно виконаний з реальним результатом.

  • [1] Андрєєва В. І. Діловодство: практичний посібник / 10-е изд., Перераб. і доп. М .: Управління персоналом, 2 005.
  • [2] Організація роботи з документами: навч. для вузів / під ред. проф. В. А. Кудряева. 2-е изд., Перераб. і доп. М .: ИНФРА-М, 2 003.
  • [3] ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Організаційно-методичні документи, що поширюються на конкретні однорідні групи продукції та послуг і виконувані у вигляді правил і порядків
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Складання регламентованої звітності та видачі довідкової та довідково-аналітичної інформації
ОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ ОФОРМЛЕННЯ
Загальні правила роботи з документами. Слідчий огляд документів - речових доказів
Документи, що регулюють діяльність організації і структурного підрозділу
Місце інформаційного обміну в організації
Поняття і види структурних підрозділів кредитної організації
Передача документів в структурні підрозділи
Внутрішні структурні підрозділи кредитної організації (філії)
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук