Навігація
Головна
Інформаційні технології для підтримки інноваційної діяльностіІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНА ПІДТРИМКА ПРОЦЕСІВ РОЗРОБКИ ТА ПРИЙНЯТТЯ...Методи підтримки прийняття управлінських рішень на основі...
Характеристики управлінської та офісної діяльностіСИСТЕМИ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОФІСНИХ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО...Тимчасові характеристики офісної діяльності
ВСТУП В ОРГАНІЗАЦІЙНО-УПРАВЛІНСЬКУ ДІЯЛЬНІСТЬ: ПОНЯТТЯ ТА ОСНОВНІ...Основні поняття документаційного забезпечення управлінської діяльностіЗарубіжні трактування базових понять трудової діяльності
 
Головна arrow Документознавство arrow Документування управлінської діяльності
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Розділ I. ОРГАНІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ЇЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ПІДТРИМКИ

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

У результаті освоєння матеріалу розділу I студент повинен:

знати

зміст базових понять "система", "управління", "система управління";

• структуру системи управління та призначення її компонентів;

• зміст і характеристики управлінської та офісної діяльності;

• проблеми організації офісної діяльності;

• зміст поняття "документ" та основні характеристики документа;

• зміст діяльності з управління документами;

• склад, властивості та функції системи управління документами;

• структуру та зміст нормативно-правової бази документування управлінської діяльності;

• правові основи стандартизації;

• склад державних і міжнародних стандартів у галузі документування управлінської діяльності, класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації;

• склад і зміст загальноросійських систем документації та уніфікованих систем управлінської документації;

вміти

• визначати компоненти системи управління;

• визначати на якісному рівні характеристики офісної діяльності;

• визначати на якісному рівні характеристики документів;

• визначати зміст діяльності з управління документами;

володіти навичками

• визначення тих компонентів нормативно-правової бази документування управлінської діяльності, які регулюють управління документами для конкретних об'єктів своїй професійній області;

• визначення видів уніфікованих форм галузевої документації, характерних для конкретних об'єктів своїй професійній області.

УПРАВЛІНСЬКА І ОФІСНА ДІЯЛЬНІСТЬ

Базові поняття управлінської діяльності

Для визначення змісту поняття "управлінська діяльність" необхідно звернутися до розгляду категорій, так чи інакше пов'язаних з визначеним поняттям. Вихідним є поняття "система управління".

Основними утворюючими компонентами тут є "система" і "управління". При всій важливості для сучасної науки вони досі не мають загальноприйнятих формальних визначень.

Поняття "система" широко поширене в науковій літературі з різних галузей знання. Можна зустріти суперечливі тлумачення цього поняття, що відображають різні його аспекти. У роботі філософа А. І. Уемова [1] наводяться 34 різних визначень поняття "система" - наслідок фундаментального, граничного характеру узагальнення, яке ховається за цим словом. Кожен автор, визначаючи це поняття, підкреслює ту сторону, тс аспекти, які його цікавлять і які він досліджує. Проте можна сформулювати вимоги, яким повинен задовольняти об'єкт, щоб він розглядався в якості системи.

Насамперед, це цілісність об'єкта. Будь-яка освіта, будь-яка множина об'єктів може бути названо системою, якщо його розгляд як цілого виправдано з якої-небудь точки зору і може допомогти досліднику відповісти на поставлене питання, вирішити сформульовану задачу.

Природно, що часом існування такої системи є час, протягом якого ставиться і вирішується завдання. Об'єкт, який утворює систему, продовжує існувати, але він буде утворювати вже іншу систему у відповідності з новими завданнями вивчення. Таким чином, завжди необхідно визначити мета вивчення, критерій, що обумовлює існування даного об'єкта як цілого. Наявність такого критерію є другим необхідною умовою розгляду об'єкта як системи.

Третьою умовою буде вимога, щоб розглянутий об'єкт був частиною, підсистемою деякої більшої системи, що дозволяє визначити, з якими іншими об'єктами і яким чином він взаємодіє.

Останнім, четвертим умовою, необхідною для розгляду об'єкта як системи, є можливість розбиття його на частини, на підсистеми. Це дозволяє з'ясувати, які зв'язки і взаємодії між складовими об'єкт елементами забезпечують його єдність, існування як цілого.

Як приклад, що ілюструє розглянутий підхід до визначення сутності поняття "система", звернемося до об'єктів виробничого та економічного характеру.

Всі відомі нам виробничі та економічні об'єкти в процесі свого функціонування виступають як цілісні освіти (міжнародні та регіональні економічні об'єднання, національна економіка, галузь промисловості, виробниче об'єднання, торгова фірма, промислове підприємство, цех, виробничий ділянку тощо), причому з чітко визначеними межами (фізичними, юридичними та ін.).

Існування виробничих і економічних об'єктів як цілісних утворень визначається, насамперед, їх призначенням, яке полягає, в кінцевому рахунку, у задоволенні матеріальних потреб суспільства, причому для кожного конкретного об'єкта визначені конкретні види виробленої продукції і надаваних послуг.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Кожен виробничий і економічний об'єкт входить в якості елемента в іншу систему економічного і виробничого характеру, що визначає склад і види його взаємодій з навколишнім середовищем, серед яких можна виділити матеріальні, енергетичні, інформаційні тощо

У свою чергу, кожен виробничий і економічний об'єкт складається з безлічі різних елементів, взаємодія яких і забезпечує його існування і виконання ним свого призначення в рамках суспільства.

Таким чином, виконуються всі перераховані вимоги до розгляду об'єкта як системи. Отже, всі виробничі та економічні об'єкти є системами.

Подібне розгляд об'єктів іншого характеру (наукового, військового, культурного та ін.) Призводить до таких же результатів.

Поняття "управління", так само як і поняття "система", досі не має загальноприйнятого визначення, але тим не менш в більшості випадків можна виділити процеси управління.

Якщо проаналізувати всі випадки, коли ми в змозі це зробити, з'ясується, що процеси управління пов'язані з змінами, що відбуваються в системі в результаті її взаємодії з навколишнім середовищем. Оскільки всяка реальна система є відкритою, тобто взаємодіє із зовнішнім середовищем, остільки в ній відбуваються зміни, які можуть мати дві крайні і протилежні одна одній форми: деградацію (руйнування системи) і розвиток (ускладнення системи, накопичення нею інформації). Разом з тим можливо і тимчасова рівновага між системою і середовищем, завдяки якому система протягом відомого часу або залишається відносно незмінною, або відчуває лише оборотні зміни, що не порушують її цілісності.

Кількісною характеристикою організованості системи є її ентропія, більше значення якої відповідає меншому рівню складності та організації системи. Для забезпечення збереження цілісності системи необхідні процеси, що перешкоджають збільшення ентропії. Це і є процеси управління, загальним для яких є їх антіентропійний характер. У зв'язку з цим процес управління по суті своїй є антиподом процесу дезорганізації, він дозволяє в залежності від особливостей конкретних систем стабілізувати систему, зберегти її якісну визначеність, підтримати її динамічну рівновагу з середовищем, забезпечити вдосконалення системи і досягнення того або іншого корисного ефекту. Коротко кажучи, управління - це забезпечення незбільшення ентропії системи.

Як уже зазначалося, будь-яка реальна система взаємодіє із зовнішнім середовищем, в результаті чого з нею відбуваються зміни різного роду, що виражаються в протіканні деякого процесу. Цей процес зміни системи і викликає необхідність управління. Таким чином, в основі будь-якої системи управління лежить процес, що вимагає управління.

Однак нс всяке протікання процесу вимагає управління, а лише те, яке веде до збільшення ентропії. У зв'язку з цим необхідно пов'язати характер змін, що лежать в основі процесу, з критерієм якості системи, тобто потрібно визначити мету управління. У цьому сенсі системи управління володіють цілеспрямованістю.

Далі, оскільки здійснення процесів управління виділяється в відокремлену функцію, то на її виконанні спеціалізуються деякі елементи системи. У зв'язку з цим системи управління володіють певною структурою, а саме - складаються з керованого процесу і керуючої частини. Дане положення є вельми принциповим, оскільки існують об'єкти, які протягом певного інтервалу часу зберігають свою якісну визначеність і без явно вираженої керуючої компоненти. Як правило, це досить прості фізичні об'єкти (камінь, стілець тощо), які в подальшому нами розглядатися не будуть.

Керуюча частина надає на керований процес певні впливу, щоб відповідно до метою управління забезпечити збереження якісної визначеності всієї системи. Щоб керуюча частина могла здійснювати управління, їй потрібно зіставляти фактичний стан керованого процесу з метою управління, у зв'язку з чим керований процес впливає на керуючу частину. Вплив обох частин один на одного здійснюється у вигляді передачі інформації. Таким чином, в системі управління завжди присутній замкнутий інформаційний контур (рис. 1.1).

Представлена на рис. 1.1 схема носить загальний характер і справедлива для будь-якої системи управління. Керуюча частина, у свою чергу, складається з цілого ряду елементів, кожен з яких виконує певну функцію в реалізації процесу управління і пов'язаний з іншими інформаційними зв'язками.

До складу елементів входять:

- Вимірювальні;

- Виконавчі;

- Вирішальні.

Загальна схема системи управління

Рис. 1.1. Загальна схема системи управління

Вони пов'язані між собою і з зовнішнім середовищем за допомогою передачі:

- Інформації про цілі управління;

- Інформації про стан керованого процесу;

- Інформації про керуючих впливах.

На рис. 1.2 представлена структура системи управління з урахуванням складу елементів керуючої частини.

Структура системи управління

Рис. 1.2. Структура системи управління

Керований процес може мати досить складну структуру, що обумовлює конкретними особливостями його перебігу, і складатися з підпроцесів, відносно автономних і різним чином взаємодіють один з одним. Автономність підпроцесів виражається в їх певної локалізації в часі і просторі, наявністю власних критеріїв якості функціонування і визначає, таким чином, власні керуючі частини.

Складна конфігурація керованого процесу породжує і відповідне ускладнення керуючої частини системи управління, приводячи до появи додаткових координуючих елементів, найчастіше декількох рівнів. Можна говорити про відносну самостійність керуючої частини вже зі своїми критеріями функціонування, складною структурою, принципами і законами внутрішнього існування, тобто мова йде вже скоріше про керуючій системі.

А це означає, що функціонування такої системи визначає відповідний і відмінний від інших (породжуваних керованим процесом) специфічний вид діяльності - управлінську діяльність.

  • [1] Уемов А. І. Системний підхід і загальна теорія систем. М .: Думка, 1978.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Інформаційні технології для підтримки інноваційної діяльності
ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНА ПІДТРИМКА ПРОЦЕСІВ РОЗРОБКИ ТА ПРИЙНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ
Методи підтримки прийняття управлінських рішень на основі інформаційних технологій
Характеристики управлінської та офісної діяльності
СИСТЕМИ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОФІСНИХ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
Тимчасові характеристики офісної діяльності
ВСТУП В ОРГАНІЗАЦІЙНО-УПРАВЛІНСЬКУ ДІЯЛЬНІСТЬ: ПОНЯТТЯ ТА ОСНОВНІ ПРЕДМЕТНІ ОБЛАСТІ
Основні поняття документаційного забезпечення управлінської діяльності
Зарубіжні трактування базових понять трудової діяльності
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук