Навігація
Головна
СИСТЕМИ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОФІСНИХ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО...Тимчасові характеристики офісної діяльностіОРГАНІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ЇЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ПІДТРИМКИХарактеристики управлінської та офісної діяльностіПросторові характеристики офісної діяльностіІНСТРУМЕНТАРІЙ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОФІСНИХ ДІЯЛЬНОСТІОрганізація діяльності в менеджментіОрганізація діяльності органів прокуратури щодо забезпечення участі в...ПРАВОВЕ ПОЛОЖЕННЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ галузевих служб ОРГАНІВ...Здійснення кредитними організаціями окремих ліцензованих видів...
 
Головна arrow Документознавство arrow Документування управлінської діяльності
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Проблеми організації офісної діяльності

Розгляд структури і функцій офісної діяльності, вироблене вище, вказує на наявність істотно різнорідних і досить численних, але взаємопов'язаних компонентів і процесів. Ефективна реалізація офісної діяльності передбачає забезпечення функціонування цих компонентів і процесів як таких, так і в сукупності, в цілому. Таке завдання в загальному є досить поширеною (принаймні, в рамках системного підходу) і змістовно пов'язана з поняттям "організація".

Помстимося, зокрема, що поняття "організація" носить такий же багатозначний характер, як і поняття "система" і "управління", розглянуті в параграфі 1.1.

Визначення цього поняття в універсальних словниках різному за обсягом і якісним характеристикам. Найбільш повним є зміст визначення, даного в Радянському енциклопедичному словнику.

"Організація (фр. Organisation, від позднелат. Organize - повідомляю стрункий вигляд, влаштовую): 1) внутрішня упорядкованість, узгодженість, взаємодія більш або менш диференційованих і автономних частин цілого, обумовлені його будовою; 2) сукупність процесів або дій, що ведуть до утворення і вдосконалення взаємозв'язків між частинами цілого; 3) об'єднання людей, спільно реалізують програму або мету і діють на основі певних правил і процедур.

Застосовується до біологічних, соціальних і деяким технічним об'єктам, фіксуючи динамічні закономірності, тобто відносяться до функціонування, поведінки і взаємодії частин; зазвичай співвідноситься з поняттями структури, системи, управління "[1].[1]

Виникає питання: яке з наведених значень є первинним, визначальним? На наш погляд, таким є друге (організація як діяльність), у той час як перше виділяє організацію як результат певного роду діяльності (а саме, в сенсі другого значення). Що стосується третього значення, то воно лише підкреслює первинність другого в тому сенсі, що визначає форму існування і функціонування групи людей по реалізації організації в сенсі діяльності.

Організація як діяльність передбачає [2]:[2]

- Визначення цілі, завдання (або завдань);

- Розробку системи заходів для реалізації мети і поділу завдання на окремі види робіт;

- Інтеграцію окремих робіт у відповідних підрозділах, які могли б їх координувати різними засобами, включаючи сюди і формальну ієрархічну структуру;

- Мотивацію, взаємодія, поведінка, погляди персоналу, які почасти визначаються заходами, спрямованими на реалізацію поставлених цілей, а почасти ж носять особистий, випадковий характер;

- Прийняття рішень, комунікацію, інформаційні потоки, контроль, заохочення і покарання, що мають вирішальне значення для забезпечення виконання поставлених цілей;

- Єдину організаційну систему, яка розуміється не як особливий, додатковий ознака, а як внутрішня узгодженість, яка повинна бути досягнута між усіма перерахованими елементами.

Представлене розкриття змісту організації як діяльності вельми широко і неявно містить компоненти організації як результату діяльності. Тому необхідна певна конкретизація з погляду організації офісної діяльності.

Цілі, завдання офісної діяльності визначаються її змістом як процесу, що забезпечує ефективну реалізацію управлінської діяльності в рамках конкретної системи управління. В основному це інформаційне забезпечення управлінської діяльності та забезпечення реалізації прийнятих рішень.

Розробка системи заходів для реалізації мети і поділу завдань на окремі види робіт стосовно до тільки що певним цілям і завданням офісної діяльності передбачає визначення всього складу конкретних функцій інформаційного обслуговування управлінської діяльності в рамках її конкретних просторових і часових характеристик, виділення відповідних завдань, робіт, процедур і операцій з урахуванням послідовності їх виконання і взаємозв'язків.

Інтеграція окремих робіт у відповідних підрозділах здійснюється з урахуванням насамперед просторових характеристик управлінської діяльності та передбачає розподіл виявленої сукупності завдань, робіт, процедур і операцій за відповідними просторовим компонентам (структурним підрозділам) з подальшою їх концентрацією та інтеграцією з метою ефективної реалізації.

Мотивація, взаємодія, поведінка, погляди персоналу визначаються відповідно до кадровими характеристиками необхідної офісної діяльності і багато в чому залежать від необхідної кваліфікаційної підтримки виявленого складу завдань, робіт, процедур і операцій інформаційного обслуговування управлінської діяльності.

Прийняття рішень, комунікації, інформаційні потоки, контроль, заохочення і покарання - ця складова, на перший погляд, відноситься до власне процесу прийняття управлінських рішень для впливу на керований процес, але оскільки ми прийняли положення про те, що офісна діяльність є багато в чому процес управління управлінською діяльністю, то перераховані елементи організації повинні мати місце і розроблятися відповідним чином.

Єдина організаційна система офісної діяльності передбачає зведення воєдино всіх перерахованих компонентів її організації в рамках функціонування офісу у всіх його проявах.

Формулювання і рішення перерахованих проблем організації офісної діяльності в силу їх багатогранності вимагають визначення тієї складової розглянутого процесу забезпечення управлінської діяльності, в якій вони отримують найбільш концентроване втілення. З урахуванням того, що багато в чому організація офісної діяльності пов'язана з визначенням і реалізацією завдань, робіт, процедур і операцій інформаційного обслуговування управлінської діяльності, такої складової є системи і технології документаційного забезпечення управління.

  • [1] Організація // Радянський енциклопедичний словник. М .: Радянська енциклопедія, 1984. С. 931.
  • [2] Гвишиани Д. М. Організація і управління. М .: Наука, 1972.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

СИСТЕМИ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОФІСНИХ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
Тимчасові характеристики офісної діяльності
ОРГАНІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ЇЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ПІДТРИМКИ
Характеристики управлінської та офісної діяльності
Просторові характеристики офісної діяльності
ІНСТРУМЕНТАРІЙ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОФІСНИХ ДІЯЛЬНОСТІ
Організація діяльності в менеджменті
Організація діяльності органів прокуратури щодо забезпечення участі в кримінальному судочинстві. Повноваження прокурора, який бере участь в судовому розгляді кримінальних справ
ПРАВОВЕ ПОЛОЖЕННЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ галузевих служб ОРГАНІВ ВНУТРІШНІХ СПРАВ (ПОЛІЦІЇ) У СФЕРІ ЗДІЙСНЕННЯ АДМІНІСТРАТИВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Здійснення кредитними організаціями окремих ліцензованих видів діяльності
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук