Навігація
Головна
Оцінка існуючих систем управління документами та інших інформаційних...АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ І ТЕХНОЛОГІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ...Порядок створення системи управління документамиАналітичні та вихідні документи обстеження системи управлінняДокументаційне забезпечення дослідження систем управлінняСпецифічні методи дослідження систем управлінняРозробка оргпроекта системи управління підприємствомУПРАВЛІННЯ ОСВІТНІЙ СИСТЕМІВідповідність системи управління ризиком загальним цілям і завданням...Система управління інформацією, що забезпечує стратегічний розвиток...
 
Головна arrow Документознавство arrow Документування управлінської діяльності
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Система управління документами

Управління документами в організації повинне включати створення, застосування та адміністрування спеціальних систем, інтегрованих з системою управління та управлінськими процесами.

Таке управління здійснюється в рамках системи, що носить назву "документний система", або "система управління документами", і визначається як інформаційна система, яка забезпечує збір документів (включення документів в систему), управління документами і доступ до них.

Система управління документами повинна володіти наступними властивостями:

- Забезпечення таких властивостей документів, як автентичність, надійність, цілісність, придатність для використання;

- Забезпечення надійності управління документами, тобто здатності довгостроково і правильно здійснювати створення, використання і зберігання документів, згідно з встановленими процедурами;

- Забезпечення цілісності і єдності всієї сукупності дій і процедур з управління документами;

- Забезпечення відповідності всіх дій з управління документами встановленим вимогам (зовнішнім і внутрішнім);

- Забезпечення всебічності (комплексності) управління документами шляхом охоплення всіх видів діяльності, всіх форматів представлення даних у документах, всіх видів носіїв інформації.

Система управління документами повинна реалізовувати наступні функції:

- Включення документів в систему управління документами;

- Реєстрація;

- Класифікація;

- Доступ і захист;

- Зберігання та забезпечення схоронності документів;

- Використання документів, контроль їх руху та використання;

- Експертиза цінності документів;

- Відбір (передача) документів на збереження або знищення.

Створення і застосування систем управління документами, що відповідають

управлінським потребам і нормативним вимогам, може включати:

- Проектування систем управління документами;

- Документування систем;

- Навчання співробітників організації;

- Перетворення документів у нові системи управління документами;

- Встановлення стандартів, формування методики оцінки відповідності їм і їх дотримання;

- Визначення термінів зберігання документів, що мають тривалу цінність.

При прийнятті рішень, пов'язаних з проектуванням і впровадженням систем управління документами, слід брати до уваги вже існуючі в організації системи.

Створення і застосування систем управління документами передбачають наявність таких вимог:

- Функціональні характеристики, що дозволяють виконувати і підтримувати процеси управління документами;

- Документування операцій з документами, що передбачає повне і точне документальне фіксування всіх операцій, вироблених з окремим документом або пов'язаних з конкретним документом;

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Привласнення документам відомостей про їх структуру і цілісності, авторизованому контролі статусу, зв'язках з іншими документами (так званих метаданих);

- Ведення протоколів контролю системних процесів, в яких докладно фіксуються вироблені з окремим документом дії;

- Надійні та ефективні засоби зберігання та фізичного захисту документів;

- Незмінність властивостей документів (автентичність, надійність і придатність для використання) при будь-яких змінах в системі (зміна форматів зберігання і представлення, перехід на нову програмно-апаратну платформу, заміна або розширення прикладних програм тощо) і навіть при припиненні її функціонування ;

- Своєчасні, ефективні та безпечні засоби доступу, пошуку та використання документів;

- Ефективні процедури зберігання і, при необхідності, знищення документів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Оцінка існуючих систем управління документами та інших інформаційних систем
АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ І ТЕХНОЛОГІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ
Порядок створення системи управління документами
Аналітичні та вихідні документи обстеження системи управління
Документаційне забезпечення дослідження систем управління
Специфічні методи дослідження систем управління
Розробка оргпроекта системи управління підприємством
УПРАВЛІННЯ ОСВІТНІЙ СИСТЕМІ
Відповідність системи управління ризиком загальним цілям і завданням носія ризику
Система управління інформацією, що забезпечує стратегічний розвиток організації
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук