Навігація
Головна
Формуляр-зразок ООН для зовнішньоторговельних документівМовне оформлення особистих документівПромисловий зразокЗагальне поняття про легісакціонні, формулярні і екстраординарні...Формуляр акту і формулярний аналіз
Юридичні документиОгляд належать юридичній особі або індивідуальному підприємцю...Загальні вимоги до юридичної сили і оформленню документівВиди юридичних документівРобота з юридичними документами
 
Головна arrow Документознавство arrow Документування управлінської діяльності
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Формуляр документа і формуляр-зразок

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Сукупність реквізитів для конкретного документа з визначенням їх взаємного розташування складає його формуляр. При створенні уніфікованої системи документації або групи документів розробляється, як правило, формуляр-зразок.

Формуляр-зразок являє собою графічну модель побудови безлічі документів. Він встановлює формати паперу, розміри полів, розташування всіх частин (постійних і змінних) реквізитів, характерні саме для цієї групи документів, і дозволяє визначити необхідні для їх розміщення площі.

Прийнята в формулярі-зразку послідовність розташування реквізитів повинна відображати найбільш часто вживаний варіант за наявності деяких відмінностей у конкретних документах вихідного безлічі. Ця властивість документів дозволяє не тільки успішно удосконалювати історично сформовані ("традиційні") процеси документування, по і, визначивши загальні принципи архітектури управлінських документів, перейти до автоматизованого проектування необхідних документів в рамках комп'ютерних технологій.

Формуляр-зразок може бути представлений як у вигляді креслення, що містить план розміщення реквізитів, так і у вигляді опису реквізитів із зазначенням послідовності їх оформлення і взаємного розташування в межах виділених площ. У практиці традиційних технологій більше прижився перший варіант або поєднання обох, в комп'ютерних технологіях переважний описовий варіант.

Формуляр, характерний для документів певного виду (листи, протоколи, акти тощо), називається типовим формуляром.

Державним стандартом 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимогами до побудови формуляра-зразка" встановлені:

- Формати паперу, застосовувані для фіксації інформації (текстів) управлінських документів: від А3 до А6 з горизонтальним (альбомним) і вертикальним (книжковим) розташуванням тексту;

- Службові поля, що обмежують робоче нулі для внесення власне документної інформації - поле підшивки не менше 20 мм; ліве, нижнє і праве поля не менше 10 мм;

- Конструкційна сітка, визначальна розміри застосовуваних шрифтів і прогалин між частинами тексту з осередком рівною або близькою до кроку листи канцелярської пишучої машини (2,6 × 4,25 мм, що трохи менше, ніж розмір шрифту Times New Roman Cyr 14, застосовуваного в комп'ютерних текстових процесорах); її параметри представлені в табл. 5.1.

Таблиця 5.1

Формати паперу і ліній конструкційної сітки для них

Формат паперу

Розміри формату, мм

Кількість ліній конструкційної сітки, не більше

вертикальних

горизонтальних

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

А3

297 × 420

103

94

A3L

420 × 297

150

65

А4

210 × 297

69

65

A4L

297 × 210

103

45

А5

148 × 210

45

45

A5L

210 × 148

69

30

А6

148 × 105

46

20

За стандартом конструктивним елементом при проектуванні форм може бути як окрема осередок, наприклад, для номера аркуша документа, так і базисний прямокутник, що включає дві і більше осередки.

Юридична сила документа

Вимоги до мінімального складу реквізитів, які надають документам юридичну силу, визначаються двома державними стандартами на управлінську документацію, це ГОСТ 6.10.4-84 "Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмме, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення" та ГОСТ 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра зразка".

Обидва стандарти встановлюють майже ідентичні склад і форму запису реквізитів, які надають документної записи юридичну силу документа і тому званих обов'язковими:

- Найменування організації-творця документа (яке допускається записувати на машиночитаних документах тільки у скороченій формі) і сто код;

- Найменування документа (форми) та його код;

- Дата документа;

- Підпис (код) особи, відповідальної за правильність виготовлення документа, або код (електронний підпис) особи, яка затвердила документ;

- Місцезнаходження організації - творця документа або її поштову адресу, що включається або до складу обов'язкових (за ГОСТом 6.10.4-84), або до складу додаткових (за ГОСТом 6.10.5-87) реквізитів.

Але в практиці роботи з документами тільки реквізитів, які надають їм юридичну силу, недостатньо. На документі в процесі його створення та обробки повинно бути представлено значно більшу кількість службових відомостей, абсолютно необхідних для його нормального використання в системах управління. Найбільш повно і за складом, і за змістом перелік реквізитів управлінських документів, розташування, правила і варіанти їх оформлення встановлені ГОСТом Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

Державні (національні) стандарти відповідно до загальнодержавною політикою в галузі стандартизації носять рекомендаційний характер. Однак це не означає, що організації можуть не дотримуватися приписаних їм правил оформлення документів. Так як будь-яка організація бере участь у зовнішньому для неї інформаційному обміні, отже, оформлений з порушенням єдиних правил документ може бути визнаний іншою організацією що не має юридичної сили, і як наслідок, не буде використаний в необхідному авторам обсязі. Самостійні розділи, більш-менш докладно повторюють положення даного стандарту (або його попередньої редакції), обов'язково включаються до інструкції і правила з ведення діловодства на будь-якому рівні управління. Досить докладно ці вимоги викладені практично у всіх посібниках з питань документаційного забезпечення управління.

Дотримання даного стандарту є необхідною умовою для переходу на комп'ютерні технології, так як і при автоматизації документообігу продовжує діяти положення, згідно якому електронні документи при роздруківці їх на папері повинні відповідати вимогам діючих норм.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Формуляр-зразок ООН для зовнішньоторговельних документів
Мовне оформлення особистих документів
Промисловий зразок
Загальне поняття про легісакціонні, формулярні і екстраординарні процеси
Формуляр акту і формулярний аналіз
Юридичні документи
Огляд належать юридичній особі або індивідуальному підприємцю приміщень, територій й перебувають там речей і документів
Загальні вимоги до юридичної сили і оформленню документів
Види юридичних документів
Робота з юридичними документами
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук