Навігація
Головна
Вимоги до оформлення реквізитів управлінських документівОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ...Загальні правила оформлення управлінських документівОформлення службових документів відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003Вимоги до оформлення реквізитів документівВимоги стандартів до оформлення документівВимоги, що пред'являються до оформлення первинних документів....Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів в Росії:...Визначення складу вимог до управлінських документів організаціїВимоги до бланків управлінських документів
 
Головна arrow Документознавство arrow Документування управлінської діяльності
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Вимоги до оформлення управлінських документів

Нормативно (ГОСТ Р 6.30-2003) визначено вимоги до оформлення і розміщенню на документі 30 реквізитів:

01 - Державний герб Російської Федерації;

02 - герб суб'єкта Російської Федерації;

03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 - код організації;

05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);

07 - код форми документа;

08 - найменування організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - найменування виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний номер документа;

13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;

14 - місце складання чи видання документа;

15 - адресат;

16 - гриф затвердження документа;

17 - резолюція;

18 - заголовок до тексту;

19 - позначка про контроль;

20 - текст документа;

21 - позначка про наявність додатка;

22 - підпис;

23 - гриф погодження документа;

24 - візи узгодження документа;

25 - відбиток печатки;

26 - позначка про завірення копії;

27 - позначка про виконавця;

28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;

29 - відмітка про надходження документа до організації;

30 - ідентифікатор електронної копії документа.

Склад реквізитів, що використовуються при оформленні управлінських документів, цим списком не вичерпується, але інші мають застосування тільки в межах конкретної системи документації. Однак оскільки конкретний склад реквізитів і порядок їх оформлення залежить від виду документа, а деякі реквізити є взаємовиключними, то на конкретному документі їх буде менше.

Частина реквізитів відображається на бланку повністю або частково, або для них виділяється місце при проектуванні бланків документів.

Державний герб Російської Федерації (01). Відповідно до Федеральним конституційним законом "Про державний герб Російської Федерації" від 25.12.2000 № 2-ФКЗ та постановою Уряду Російської Федерації "Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації" від 27.12.1995 № 1 268 відтворення Державного герба Російської Федерації є обов'язковим:

- На бланках Президента Російської Федерації, палат Федеральних Зборів, Уряду Російської Федерації, Верховного Суду Російської Федерації;

- На бланках центральних органів федеральної виконавчої влади, а також дипломатичних представництв, консульських установ на інших офіційних представництв Російської Федерації за кордоном;

- Па бланках органів державної влади.

Герб суб'єкта Російської Федерації (02) розміщується на бланках документів органів представницької і виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації. Використання герба регламентується відповідними нормативними актами (законами, статутами, конституціями і т.д.) суб'єктів Федерації.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Герби можуть бути надруковані в чорно-білому або кольоровому зображенні. Зображення герба на бланках з кутовим розташуванням реквізитів поміщають на верхньому полі бланка над серединою рядків реквізиту "Найменування організації", а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Допускається також розміщення герба на частини площі, займаної реквізитом "Найменування організації", тобто нижче кордонів верхнього поля документа.

Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування) (03) проставляється на бланках документів відповідно до главою 76 Цивільного кодексу Російської Федерації "Права на засоби індивідуалізації юридичних осіб, товарів, робіт, послуг і підприємств". Емблему не відтворювався на бланку, якщо на ньому поміщений Державний герб Російської Федерації або герб суб'єкта Російської Федерації. Зображення емблеми повинно бути зареєстровано згідно з установленим порядком, а в статуті чи в Положенні про організацію повинно бути вказано про розміщення на бланках емблеми.

Зображення емблеми організації на бланках відповідає порядку розміщення на них гербів. Розміри емблеми не повинні перевищувати ширину площі, займаної на бланку реквізитом "Найменування організації".

Код організації (04) є своєрідним підтвердженням правомочності організації - автора документа. Коди організацій проставляють але ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ). Коди ОКПО складаються з восьми знаків. Органи влади та управління код організації проставляють за ЄДРПОУ органів влади і управління (ОКОГУ).

Реквізит входить до складу реквізитів бланка листа і вказується під реквізитом "Довідкові дані про організацію".

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи (05) проставляється у відповідності з документами, що видаються податковими органами. ОГРН являє собою 13-значний цифровий код. У бланках листів вказується поряд з кодом ОКПО підлогу реквізитом "Довідкові дані про організацію".

Ідентифікаційний номер налогоплателиціка / код причини постановки на облік (ИНН / КПП) (Про) проставляється у відповідності з документами, що видаються податковими органами. ІПН юридичної особи - це 10-значний цифровий код, КПП - 9-значний код. ІПН / КПП вказується в бланках листів, також як код ОКПО і ОГРН.

Найменування організації (08) є збірним позначенням реквізиту автора документа. Автором документа може бути організація, її структурний підрозділ або посадову особу.

Найменування організації, що є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленого в її установчих документах (установчому договорі, статуті чи положенні) (рис. 5.1).

Приклад найменування організації на документі

Рис. 5.1. Приклад найменування організації на документі

Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державної національний мову, друкують на двох мовах - російською та національному. Найменування російською та національному мовах розміщують на одному рівні: найменування па російською мовою рекомендується розміщувати ліворуч, а національному - праворуч, якщо в нормативних актах суб'єктів Російської Федерації не встановлено інший порядок.

Найменування комерційної організації іноземною мовою (рис. 5.2) наводиться тільки в тому випадку, якщо воно зафіксовано у статутних документах.

Приклад найменування організації іноземною мовою

Рис. 5.2. Приклад найменування організації іноземною мовою

Скорочене найменування організації приводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного (див. Рис. 5.1).

Найменування філії, територіального відділення, представництва, структурного підрозділу організації зазначають тоді, якщо в організації право підпису документів надано кільком рівням ієрархії посадових осіб. Найменування підрозділу розміщують нижче реквізиту. Цю частину реквізиту можна вносити до бланку безпосередньо при оформленні документів на зарезервовану вільний рядок (рис. 5.3).

Найменування організації та її підрозділу

Рис. 5.3. Найменування організації та її підрозділу

Автором документа може бути і посадова особа, що представляє організацію. Відомості про конкретний автора обов'язкові на внутрішніх документах організації, але його авторство, як правило, відображається в підпису, хоча знову входить в практику і регламентовано оформлення бланків посадових осіб (ГОСТ Р 6.30-2003).

Найменування організацій суб'єктів Федерації, що мають поряд з державною мовою, державна мова суб'єкта Федерації, друкуються на двох мовах. Найменування мовою суб'єкта Федерації повинно міститися нижче найменування російською мовою або правіше сто. Найменування іноземною мовою може з'являтися на документі тільки в тих випадках, коли воно закріплене в статуті (положенні про організацію). Найменування іноземною мовою мають в документі також, як і при використанні мови суб'єкта Федерації.

Якщо документ готується спільно двома або більше організаціями, то він складається не на бланку, а на чистому аркуші паперу. У цьому випадку найменування організацій друкуються при виготовленні документа і розміщуються відповідно до їх становищем в ієрархії органів управління: найменування нижчестоящої організації мають нижче найменування вищестоящої організації, найменування рівних організацій розташовують на одному рівні.

Довідкові дані про організацію (09) є приналежністю бланка листа. Реквізит включає: поштова адреса організації; номери телефонів, факсимільного зв'язку, код телекса, адресу електронної пошти, інтернет-адресу і, при необхідності, інші відомості.

Поштова адреса організації в довідкових даних бланка вказується в тому ж порядку, як і в реквізиті "Адресат".

Найменування виду документа (10) є одним з найважливіших реквізитів, оскільки з першого погляду дозволяє судити про призначення даного документа, визначає загальний склад реквізитів і структуру тексту. Найменування видів застосовуваних розпорядчих документів регламентується статутом (положенням про організацію). Найменування виду проставляється на всіх документах, за винятком листів і факсограм, і друкується, як і зображення гербів і емблем, Центрованим прописними буквами, наприклад:

Датою (11) більшості документів є дата його підписання або затвердження, але, наприклад, для протоколу, акту - це дата проведення заходу (засідання, перевірки).

У більшості управлінських документів прийнятий цифровий спосіб написання дати, 07.11.2014, або ж, у відповідності з міжнародним стандартом, 2014.11.07. У текстах нормативних документів, а також документах, що містять відомості фінансового характеру, часто застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, 7 листопада 2014

У Факсограма, телеграмах та телефонограмах та ін. До складу дати входить і вказівку годин і хвилин, 2014.11.0713: 42. Їх написання регламентується тільки міжнародним стандартом.

Якщо авторами документа є кілька організацій або осіб, то датою документа є найбільш пізня дата підписання. При оформленні рукописних документів дата, як правило, ставиться поряд з підписом або йод ній.

Крім того, дата як складова частина входить в цілий ряд інших реквізитів: від грифа затвердження до позначки про отримання документа. Постійної частини дата не має, але на документах в бланках, штампах, при оформленні реквізитів суцільною лінією позначається місце її розташування.

Реєстраційний номер документа (12) - цифрове або буквенноціфровое позначення, що привласнюється документу при його реєстрації.

Наявність на документі реєстраційного номера свідчить про те, що він включений в інформаційну базу даних у документах організації, знаходиться під контролем і відповідальністю організації.

Для внутрішніх документів (наприклад, наказів) це зазвичай порядковий номер з початку року. Для вихідних і вхідних листів він звичайно складається з декількох частин, наприклад: 34-28 / 1467, де 34 - номер структурного підрозділу, 28 - номер справи за номенклатурою, 1467 - порядковий номер відправляється документа. Запропонована структура індексів не носить нормативного характеру і часто доповнюється іншими позначеннями, що мають для конкретної організації уточняющее смислове поняття, так, номер наказу доповнюють роком його створення: 124-2014.

На документах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційні номери проставляють через косу риску гаразд вказівки авторів на документі: 106/75.

У документах місце розташування реквізиту входить до складу реквізитів бланка і позначається значком ________.

Посилання на реєстраційний номер і дату (ініціативного) документа (13) входить до складу бланка листа і оформляється у вигляді позначки:

Наявність цього реквізиту виключає необхідність згадки реєстраційного номера і дати надходження документа в тексті відповідного документа, наприклад: "На ваш лист від ... № ... повідомляємо ..." і т.п. Відомості в реквізит переносяться з документа, що поступив.

Місце складання або видання документа (14) обов'язково вказується в тому випадку, якщо утруднене сто визначення з реквізиту "Найменування організації" (наприклад, Московський ...) і відсутні довідкові дані про організацію. Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу. Воно повинно включати тільки загальноприйняті позначення та скорочення. Наприклад:

або

У листах цей реквізит входить в поштову адресу. Скорочення "м", в цьому реквізиті не прийнято ставити при написанні назв міст, що закінчуються на "град" ("бург"), інші скорочення проставляються також за загальноприйнятими правилами: селище - сел., Село - с., Станиця - ст.

Багато реквізити вносяться в конкретні документи вже в процесі їх виготовлення (створення) і наступної обробки (табл. 5.2). Наприклад, оформлення наказу керівника включає в себе кілька етапів, більшість з яких знаходять своє відображення в реквізитах документа.

Таблиця 5.2

Склад реквізитів, фіксуючих роботу з документами

Зміст дії

Використовуваний реквізит

Скласти проект рішення

Текст, частина дати, частина підпису

Визначити ступінь конфіденційності

Гриф обмеження доступу

Підібрати повний (з додатками) екземпляр

Відмітка про наявність додатка

Сформувати електронну копію і зафіксувати її адресу

Відмітка для автоматичного пошуку

Зібрати думку зацікавлених підрозділів і співробітників

Грифи, візи узгодження

Підписати у керівника

Особистий підпис підписала, дата

Зареєструвати

Реєстраційний номер

Розмножити і завірити копійние екземпляри

Відмітка про завірення копії, гриф затвердження

Здати виконаний документ на зберігання

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Передати для ознайомлення зацікавлених осіб, розіслати

Віза ознайомлення

Зареєструвати надходження

Відмітка про надходження документа

Визначити терміни виконання і виконавців

Резолюція

Поставити на контроль

Відмітка про контроль

Зняти з контролю за виконанні

Відмітка про виконання документа і направлення його вдела

Заголовок до тексту (18) - це короткий зміст документа. Наявність заголовка скорочує час обробки документа при його реєстрації та подальшого пошуку. Тому він обов'язковий для всіх документів, за винятком листів, оформлених на бланках формату А5. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою виду документа:

Лист, наказ, заява, звіт, положення і т.д. (про що?):

- Про надання матеріальної допомоги;

- Про надання інформації;

- Про невиконання договірних зобов'язань;

- Про бухгалтерію.

Протокол, план (чого?):

- Зборів акціонерів;

- Засідання вченої ради;

- Роботи ревізійної комісії.

Посадова інструкція (кого?):

- Менеджера з продажу.

Текст документа (20) складають державною мовою Російської Федерації або на державних мовах суб'єктів Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації. Тексти документів оформляють у вигляді зв'язного тексту, таблиць, анкети або у вигляді сполуки цих структур.

При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу ("маєте", "володієте" або "були", "перебували" і т.д .). Характеристики, виражені словесно, повинні бути узгоджені з найменуваннями признаков.

Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками.

Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення).

У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.

Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.

У наказах, розпорядженнях і т.д. організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, текст викладають від першої особи однини: "наказую", "пропоную", "прошу".

У документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини: "постановляє", "вирішив (а)".

У спільних документах текст викладають від першої особи множини: "наказуємо", "вирішили".

Текст протоколу викладають від третьої особи множини: "слухали", "виступить", "ухвалили", "вирішили".

У положеннях та інструкціях, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів, а також актах і довідках, містять опис, оцінку фактів чи висновки, використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини: "відділ здійснює функції", "до складу об'єднання входять "," комісія встановила ".

У листах використовують різні форми викладу змісту:

- Від першої особи множини: "просимо направити", "направляємо на розгляд";

- Від першої особи однини: "вважаю за необхідне", "прошу виділити";

- Від третьої особи однини: "міністерство не заперечує", "кафедра вважає можливим".

При виготовленні документа на кількох аркушах, для другої і наступних сторінок використовують чисті аркуші паперу того ж формату і нумерують їх, номери проставляються посередині верхнього поля аркуша.

Відмітка про наявність додатка (21). Цей реквізит оформляється різна, залежно від документа, на якому проставляється. Так, цей реквізит особливо часто використовується в супровідних листах, тому докладно описано кілька способів оформлення відмітки про наявність додатка. У листах відмітка про наявність додатка розміщується безпосередньо під текстом без абзацу. Якщо документ-додаток названий в тексті, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:

Додаток: на 5 л. в 2 екз.

Якщо документ має додаток, що не назване в тексті листа, то в позначці про додаток вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників; при наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:

Якщо документ-додаток також має додатки, то відмітка про їх наявність оформляється таким чином:

Якщо додатки до документа зброшуровані, вказується тільки кількість екземплярів:

Або, якщо документ направляється декільком кореспондентам, а додаток тільки одному з них, відмітка про додаток має вигляд:

Додатки до актів, довідками, договорами та іншим документам оформляються аналогічно.

У розпорядчих документах, нормативних актах і документах, зміст яких доповнюється або пояснюється додатками (протоколах), відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад: "Затвердити інструкцію з обліку та зберігання документів (додаток 1)" або "Список додається".

На самому додатку, на верхньому полі праворуч вписується або вказується заздалегідь:

При розсилці додатків без нормативного акта відмітки про додатку замінюють на гриф його затвердження відповідним актом:

Гриф узгодження документа (23) - це письмова фіксація факту попереднього розгляду питань, представлених у проекті документа усіма зацікавленими в його змісті і оформленні сторонами. Узгодження може бути зовнішнє і внутрішнє. Зовнішнє узгодження, а також узгодження з внутрішніми колегіальними органами оформляється грифом узгодження. Він має два варіанти: узгодження з конкретною посадовою особою і згода (погодження), зафіксоване в іншому документі.

Оформляються ці варіанти наступним чином:

- У першому випадку вказується найменування посади узгоджувального посадової особи, включаючи найменування організації, особистого підпису та її розшифровки і дати:

- У другому випадку одержувач відкликання сам вносить до проекту документа найменування узгоджувального документа із зазначенням організації-учасника, що виходить індексу і дати.

Грифи узгодження можуть форматироваться як "прапоровим" способом, так і Центрованим. Грифи проставляються на примірнику документа, що залишається в організації нижче підписів зліва від полів у черговості, яка визначається автором документа.

Окремий лист погодження складається, коли зміст документа зачіпає інтереси декількох організацій або осіб і кількість грифів і віз може нс поміститися на відведеному для них місці. Кількість погоджень зазвичай визначається заздалегідь, виходячи зі змісту документа, тому, у разі необхідності нижче підписів заздалегідь робиться відмітка, для якої також може використовуватися спеціальний штамп, наприклад:

На самому листі як на документі-додатку вказується його приналежність:

Візи узгодження документа (24). Узгодження документа всередині організації оформляють візою, яка включає підпис візує, розшифрування підпису (ініціали, прізвище) і дату; при необхідності вказується також посаду візує, наприклад:

За наявності зауважень по документу візу зверху доповнюють написом: "Зауваження додаються".

Візи проставляють на копії (другому примірнику) письма. Якщо підготовлене лист передбачається відправляти кореспонденту за допомогою засобів факсимільного зв'язку (без наступного пересилання першотвору поштою), готується один примірник листи (на бланку) і візи проставляються на зворотному боці цього примірника.

Документ візується виконавцем, керівником підрозділу, а також, залежно від змісту документа, - керівниками заінтересованих підрозділів, відповідальними особами фінансових та економічних служб, заступником керівника організації, юристом та ін.

Іноді візування оформляється аналогічно підписам з додаванням позначки ПОГОДЖЕНО, наприклад:

У уніфікованих системах документації постійні елементи грифів і віз узгодження включені в бланки конкретних форм документів, наприклад, в Уніфікованої системі звітно-статистичної документації в бланку наказу про прийом на роботу (типова міжгалузева форма Т8) окремим рядком виділено:

Якщо в процесі візування в підготовлений документ вносяться істотні зміни, він підлягає доопрацюванню і повторному візуванню.

Підпис (22) оформляється на два-три інтервалу нижче тексту або відмітки про наявність додатку (якщо вона є), без абзацу. До складу реквізиту входять: найменування посади підписувача документ особи, особистий підпис і його розшифровка (ініціали, прізвище):

При оформленні документа на особистому бланку посадової особи його посада в підписі не вказують.

При підписанні спільних листів керівниками декількох організацій їхні підписи розташовують на одному рівні, наприклад:

Обов'язково кількома особами підписуються документи колегіальних органів і документи, складені комісією. У першому випадку документ підписують голова і секретар. Якщо ж документ складений комісією, то він підписується всіма членами комісії. При цьому вказуються не посади осіб, а розподіл обов'язків у складі комісії, причому прізвища членів комісії зазначаються в алфавітному порядку. Наприклад:

Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади і прізвища.

При цьому не допускається ставити прийменник "За", чи косу риску перед найменуванням посади, зміна "Зам" має бути доповнено змінами в розшифровці підпису.

У вузах, наукових установах, закладах культури тощо до найменування посади може додаватися вказівка наукового ступеня, вченого, педагогічного, почесного звання, наприклад:

Гриф затвердження документа (16). Документ може затверджуватися органами управління або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у затверджуваних документах шляхом проставлення грифів затвердження або за допомогою видання стверджує розпорядчого документа.

У разі затвердження документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ без лапок, повного найменування посадової особи, що затверджує документ, особистого підпису, його розшифровки і дати затвердження. Наприклад:

Якщо документ затверджується іншим спеціально видаваним документом, то гриф затвердження повинен містити найменування.

У документах, що затверджуються постановою, наказом, рішенням, протоколом у грифі використовуються форми: ЗАТВЕРДЖЕНО (наприклад, склад комісії), ЗАТВЕРДЖЕНО (положення), ЗАТВЕРДЖЕНО (списки), найменування виду документа в орудному відмінку, його дата і номер:

Доцільно складання внутрішнього переліку документів, які підлягають затвердженню, яке може бути оформлено як додаток до Інструкції з діловодства. Підставою для складання Переліку є "Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади", затверджені постановою Уряду Російської Федерації від 15.06.2009 № 477, а також законодавчі та відомчі нормативні акти, що встановлюють обов'язкову процедуру затвердження тих чи інших документів.

Відбиток печатки (25), як і підпис, відноситься до реквізитів, що додає документу юридичну силу. Друк запевняє справжність підпису посадової особи на документах (у тому числі і підпис у грифі затвердження), що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими, матеріальними засобами, соціальними правами та ін. Необхідність засвідчення підпису на документі печаткою, як правило, встановлюється нормативними актами. Для встановлення внутрішнього порядку завірення документів печаткою в організації необхідно мати перелік документів і посад, завіряються печаткою організації, він оформляється як додаток до Інструкції з діловодства.

Відбиток печатки на документі може захоплювати частину найменування посади, але не закривати підпис посадової особи. Відбиток проставляється друку і сама підпис повинні бути добре читані.

Ідентифікатор електронної копії документа (30) оформляється як нижній колонтитул і включає ім'я файлу - місця зберігання електронної версії (копії) документа. Відмітка проставляється в момент виготовлення документа і використовується для пошуку електронної копії документа в комп'ютерній базі даних.

Частина реквізитів характерна тільки для листів.

Адресат (15) проставляється на вихідних листах, так як наявність цього реквізиту необхідно для оформлення упаковки (конверта) і для звірки з адресою при отриманні кореспонденції. На внутрішніх документах даний реквізит проставляється у випадку, якщо вони адресовані керівництву (заяви, доповідні і пояснювальні записки) або в інший структурний підрозділ.

Реквізит максимально може складатися з наступних складових частин:

- Найменування організації та його структурного підрозділу (у називному відмінку, скорочене);

- Поштова адреса;

- Вказівка посади одержувача (у давальному відмінку);

- Ініціали, прізвище (у давальному відмінку).

Кожна із зазначених складових частин друкується з нового рядка, наприклад:

Перед прізвищем можуть зазначатися тільки встановлені законом вчений ступінь, вчені, наукові та почесні звання, в цьому випадку ініціали слід вказувати після прізвища.

Якщо документ відправляється в кілька однорідних організацій, то їх вказують узагальнено:

Документ може містити декілька адресатів, але не більше чотирьох, відомості про копийности примірника документа при цьому вказувати не рекомендується. При направленні документа більш ніж у чотири адреси складається список розсилки, а на кожному документі проставляється тільки один адресат.

Поштова адреса не прийнято проставляти на документах, які направляються в урядові організації та постійним кореспондентам. Порядок розташування його елементів має відповідати чинним поштовим правилам [1], а при відправленні документа за кордон він оформляється за Міжнародним правилам.

Відмітка про виконавця (27) включає прізвище (або прізвище, ім'я та по батькові) виконавця документа і номер його телефону (при необхідності - адреса електронної пошти). Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому (на звороті - правому нижньому) куту, наприклад:

Деякі реквізити можуть з'явитися на документі тільки в процесі його обробки.

Відмітка про завірення копії (26). Засвідчення копії документа відбувається для надання їй юридичної сили. Відмітка про завірення копії складається з засвідчувального напису "Вірно", найменування посади працівника, який завірив копію, її особистого підпису, його розшифровки і дати запевнення, наприклад:

На копіях вихідних документів, що залишаються в справі, допускається не вказувати посаду особи, що завірила копію і дату засвідчення, оскільки воно проводиться в той же день при реєстрації. При необхідності при пересиланні копії з документа в інші організації або видачі її на руки відмітка завіренні повинна засвідчуватися печаткою, яка визначається за рішенням організації.

Відмітка про надходження документа до організації (29) проставляється від руки або заповненням спеціального штампу в нижній частині лицьового боку першого аркуша документа або на його обороті, наприклад:

У відмітці зазначаються: порядковий номер, дата надходження документа, при необхідності - години та хвилини.

Резолюція (17) являє собою письмове доручення керівника, в якому визначаються підрозділу або працівники, відповідальні за виконання документа як результат розгляду документа керівником.

Резолюція може оформлятися на вільному місці в заголовній частині самого документа або на спеціальному бланку для резолюцій. На документі резолюція пишеться власноручно керівником і може включати наступні елементи: прізвище (прізвища) виконавців, зміст доручення, термін виконання, підпис і дату, наприклад:

При перерахуванні кількох виконавців, якщо з них ніхто не виділений автором резолюції, відповідальним за виконання вважається працівник, названий на резолюції першим.

Відмітка про контроль (19) проставляється на документах, виконання яких взято на особливий контроль за дорученням керівника. Відмітка про контроль проставляється на верхньому полі документа праворуч у вигляді літери "К" кольоровим (червоним, синім, зеленим) олівцем, фломастером або спеціальним штампом:

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (28) включає такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або за відсутності такого документа короткі відомості про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій буде зберігатися документ.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна бути підписана і датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ, наприклад:

У тому випадку якщо документ містить відомості обмеженого поширення, тобто секретну або конфіденційну інформацію, то оформляється не увійшов до діючий стандарт гриф обмеження доступу до документа. Визначення конфіденційності документованої інформації і простановка відповідного грифа повинно проводитися вже на стадії фіксації информац ії на носії (проект).

Для відомостей, що становлять державну таємницю, законодавчо встановлені позначки "Таємно" і "Цілком таємно". У комерційних структурах на документах подібного характеру зазвичай проставляються відмітки "Комерційна таємниця" і "Конфіденційно". Другий рядок даного реквізиту після тиражування доповнюється номером примірника, іноді й адресатом, тобто прізвищем співробітника, якому призначений даний екземпляр, наприклад:

Гриф може бути доповнений та іншою інформацією, ие суперечить чинному законодавству і проставлятися штампом:

  • [1] П. 23 "Правил надання послуг поштового зв'язку", затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 15.04.2005 № 221.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Вимоги до оформлення реквізитів управлінських документів
ОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ ОФОРМЛЕННЯ
Загальні правила оформлення управлінських документів
Оформлення службових документів відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003
Вимоги до оформлення реквізитів документів
Вимоги стандартів до оформлення документів
Вимоги, що пред'являються до оформлення первинних документів. Класифікація бухгалтерських документів
Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів в Росії: ГОСТ Р 6.30-2003
Визначення складу вимог до управлінських документів організації
Вимоги до бланків управлінських документів
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук