Навігація
Головна
СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ...Автоматизація при підготовці багатосторінкових документівЗагальні правила оформлення управлінських документівОформлення службових документів відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003
Розбиття тексту на сторінкиНумерація й спискиРубрикація текстуНумерація в тексті законуПоля сторінки
 
Головна arrow Документознавство arrow Документування управлінської діяльності
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Особливості оформлення багатосторінкових документів

Оригінал (1-й прим.) Документа повинен бути видрукуваний на одному боці аркуша паперу формату А4 за ГОСТом 9327-60 через півтора міжрядкових інтервалу. Допускається друк через два міжрядкові інтервали при подальшому тиражуванні зі зменшенням формату.

Якість друку тексту і відтворення ілюстративного матеріалу має забезпечувати можливість подальшого репродукування документа (включаючи мікрофільмування). Друкарські помилки, описки і графічні неточності, виявлені в процесі оформлення, повинні бути виправлені (як правило, допускається виправлення від руки чорним чорнилом після акуратною підчищення).

Багатосторінкові, як правило, організаційні документи (положення, інструкції, правила і т.д.) можуть оформлятися на загальному бланку, але на практиці прийнято оформляти їх з використанням титульного аркуша.

Титульний аркуш повинен оформлятися відповідно до необхідного формуляром-зразком (рис. 5.6).

Поле 1 призначено для розміщення офіційної назви організації-автора документа відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003.

Ліва сторона поля 2 призначена для розміщення кодів (індексу УДК, номери державної реєстрації, інвентарного номера документа). Ці дані розміщуються стовпцем - одне під іншим.

Поле 3 призначено для проставляння грифів про узгодження і затвердження документа: з правого боку - гриф і дата затвердження, з лівого - гриф (и) погодження та реєстрації, наприклад:

У иоле 4 вказують найменування документа, наприклад, теми реферату, курсового проекту. Найменування виду документа друкують прописними літерами, заголовки, теми - малими, наприклад:

У полі 5 проставляють номери (шифри) тем (проблем), наприклад:

У полі 6 зліва вказують посади, вчені ступені і звання виконавців і керівників тим, проектів, документів, а також дати підписання (перевірки, прийняття робіт).

Розташування реквізитів документа на титульному аркуші

Рис. 5.6. Розташування реквізитів документа на титульному аркуші

У випадку декількох авторів документа, їхні прізвища виносяться в окремий список виконавців, де перераховуються, як правило, в алфавітному порядку; після прізвища необхідно ставити ініціали, а через кому займану посаду, вчений ступінь і вчене звання. Далі в дужках вказується номер розділу (підрозділу) документа, складеного даними виконавцем.

У полі 7 вказують місто і рік випуску документа, наприклад:

Використання скорочень, символів і спеціальних термінів

Якщо в документі застосовуються не загальноприйняті (вузькоспеціальні) скорочення, символи і терміни і коли їх загальна кількість більше 20 і кожне з них повторюється в тексті не менше 3-5 разів, слід скласти і включати в документ їх перелік. Скорочення, символи і терміни розташовуються в переліку стовпцем, в якому зліва призводять скорочення (символ, спеціальний термін), а праворуч - його детальну розшифровку.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

При їх меншій кількості і частоту вживання перелік допускається не складати, достатньо їх розшифровки при першій згадці або безпосередньо в тексті (у дужках), або в підрядковій примітці.

При першій згадці в тексті іноземних фірм, маловідомих прізвищ або географічних назв їх пишуть як в російській транскрипції, так і мовою оригіналу (у дужках).

Рубрикація тексту, нумерація сторінок, зміст (зміст)

Текст повинен поділятися на розділи, підрозділи (параграфи) і пункти. При великому обсязі (80-100 стор.) Документ доцільно ділити на глави.

Розділи (розділи) повинні бути пронумеровані арабськими цифрами в межах всього документа або його частини. "Вступ" і "Висновок" нумеруються як розділи (розділи). Після номера глави ставиться крапка.

Розділи, підрозділи і пункти слід нумерувати арабськими цифрами в межах кожного розділу. Номер повинен складатися з номера глави і номера розділу, розділених крапкою, в кінці номера також ставлять крапку, наприклад:

Розділи (розділи) повинні мати змістовні заголовки. Заголовки друкуються, як правило, великими літерами, заголовки підрозділів (параграфів) - малими (крім першої великої). Якщо заголовок складається з двох або більше речень, їх розділяють крапкою. У кінці заголовка крапку не ставлять. Підкреслювати слова в заголовках не доцільно.

Відстань між заголовком і останнім рядком попереднього тексту (для тих випадків, коли кінець одного і початок іншого підрозділів розміщуються на одній сторінці) має бути збільшений на один-два інтервали в порівнянні з текстом всередині розділів.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Нумерація сторінок документа має бути наскрізною:

- Першою сторінкою є титульний аркуш;

- З другої сторінки розміщується анотація (реферат);

- Далі з нової сторінки розміщується зміст;

- Далі з нової сторінки починається введення.

Якщо в документі містяться рисунки і таблиці, які розташовуються на окремих сторінках, їх необхідно включати в загальну нумерацію незалежно від їх формату. Додатки і список літератури (бібліографічний список) необхідно включати в наскрізну нумерацію.

У змісті послідовно перераховують заголовки глав, розділів, підрозділів та додатків і вказують номери сторінок, на яких вони поміщені. Зміст має включати всі заголовки, наявні в документі. У документі об'ємом менше 10 сторінок зміст не обов'язково.

У документи для наочності і на додаток до текстової інформації можуть включатися ілюстрації, кількість ілюстрацій, які розміщені в документ, визначається його змістом і має бути достатнім для того, щоб надати излагаемому тексту ясність і конкретність.

Ілюстрації підготовляються так, щоб деталі і написи забезпечували можливість якісного репродукування. У примірнику документа, призначеному для мікрофільмування, застосовують тільки штрихові малюнки, в екземпляр документа, призначений для мікрофільмування, не допускається поміщати кольорові ілюстрації.

Всі ілюстрації (фотографії, схеми, креслення та ін.) Іменуються малюнками. Малюнки нумеруються послідовно в межах розділу (глави) арабськими цифрами.

Малюнки повинні розміщуватись одразу після посилання на них у тексті документа. Якщо документ складається з невеликого числа сторінок тексту і великої кількості малюнків, їх допускається поміщати по порядку номерів в кінці документа. Малюнки слід розміщувати так, щоб їх можна було розглядати без повороту документа.

Цифровий матеріал, що поміщається в документ, рекомендується оформляти у вигляді таблиць. Таблицю слід поміщати після першого згадування про неї в тексті. Якщо документ містить невелику кількість сторінок тексту і велика кількість таблиць, допускається поміщати таблиці по порядку номерів в кінці тексту.

Кожна таблиця повинна мати змістовний заголовок. Тема поміщають над відповідною таблицею і починають з великої літери. Підкреслювати заголовок не слід. Над правим верхнім кутом таблиці поміщають напис "Таблиця" із зазначенням порядкового номера таблиці.

Заголовки граф таблиць повинні починатися з великих літер, графи і підзаголовки - з малої, якщо вони складають одне речення із заголовком, і з прописних, якщо вони самостійні.

Графу "№ п / п" в таблицю включати не слід. Ділити головки таблиці але діагоналі не допускається.

Таблиці слід розміщувати так, щоб їх можна було читати без повороту аркуша. Якщо таке розміщення неможливо, таблицю розташовують так, щоб для її читання треба було повернути лист за годинниковою стрілкою.

При перенесенні таблиці на наступну сторінку документа головку таблиці для зручності читання доцільно повторити, а над нею помістити запис: "Продовження табл. № __________" із зазначенням номера. Якщо голівка таблиці громіздка, допускається її не повторювати; в цьому випадку нумерують графи і повторюють їх нумерацію на наступній сторінці. Заголовок таблиці при її перенесення не повторюють.

Таблиці повинні нумеруватися в межах розділу (глави) арабськими цифрами. При посиланні на таблицю вказують її номер, а слово "таблиця" пишуть у скороченому вигляді "табл. 2". Повторні посилання на таблиці слід давати зі скороченим словом "дивись", наприклад: (див. Табл. 2). Допускається наскрізна нумерація таблиць по всьому документу при їх невеликому (3-5) кількості.

Якщо в документі тільки одна таблиця, її не нумерують і слово "таблиця" не пишуть.

Якщо повторюваний у графі текст складається з одного слова, його допускається заміняти лапками якщо повторюваний текст складається з двох і більше слів, то при першому повторенні його замінюють словом "те ж". Ставити лапки замість повторюваних цифр, марок, знаків, математичних і хімічних символів не допускається. Якщо цифрові або інші дані в якому-небудь рядку таблиці не приводять, то в ній ставлять прочерк.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
ОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ ОФОРМЛЕННЯ
Автоматизація при підготовці багатосторінкових документів
Загальні правила оформлення управлінських документів
Оформлення службових документів відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003
Розбиття тексту на сторінки
Нумерація й списки
Рубрикація тексту
Нумерація в тексті закону
Поля сторінки
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук