Навігація
Головна
Порядок складання та оформлення розпорядчих ДОКУМЕНТІВВимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів в Росії:...Найбільш поширені програми ДМСОрганізаційно-розпорядча документація: підготовка та оформленняРозпорядчі документи

 
Головна arrow Документознавство arrow Документування управлінської діяльності
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ НАЙБІЛЬШ ПОШИРЕНИХ ВИДІВ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ

На практиці склався перелік найбільш вживаних в управлінській діяльності видів і різновидів документів, які в різний час називалися "адміністративні", "загальноуправлінського", а пізніше - "організаційно-розпорядчі". Перелік цих документів знайшов відображення в Загальноросійському класифікаторі управлінської документації (ОКУД), Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації, Основних положеннях ГСДОУ. У них згадуються такі організаційно-розпорядчі документи, як лист, телефонограма, протокол, акт, доповідна і пояснювальна записки, довідка, заява, довіреність, постанову, рішення, розпорядження, наказ, вказівку і ін.

При всьому різноманітті їх змісту, за кожним з них історично закріпилися певні правила оформлення. Переважна більшість документів, що відправляються з організацій і направляються їм, є інформаційно-довідковими; в них міститься інформація про фактичний стан справ. До інформаційно-довідкових документів належать:

- Довідки;

- Акти;

- Доповідні і пояснювальні записки;

- Протоколи;

- Заяви та ін.

Протоколи

Протокол - управлінський документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень кількома особами. Обов'язковому протоколюванню підлягають засідання постійно діючих і тимчасових колегіальних органів: колегій міністерств, відомств, зборів трудового колективу, загальних зборів, зборів акціонерів, засідання Ради директорів (засновників).

Проект протоколу складається безпосередньо під час засідання, зміст виступів конспектує, стенографується або фіксується при веденні аудіо- або відеозаписи. Повне оформлення протоколу, як правило, проводиться пізніше. По повноті висвітлення ходу засідання протоколи можуть бути повними і короткими.

Протокол оформляється на бланку для внутрішніх документів або на чистому аркуші паперу, на якому вказується:

- вид документа;

- Дата;

- Номер;

- Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

- Найменування заходи;

- Склад присутніх, у тому числі що підтверджує правомочність його проведення;

- Заголовок заходи (порядок денний);

- Текст;

- Підписи усіх присутніх або тільки двох: голови і секретаря;

- Позначка про направлення в справу.

На протоколі проставляється дата засідання, а не остаточного оформлення та підписання протоколу. Якщо захід триває декілька днів, то ставляться дати його початку та закінчення через тире. Номер протоколу зазвичай є порядковим номером засідання колегіального органу протягом року.

Структура протоколу складається з двох частин: перша - заголовна (вступна), містить вказівки голови, секретаря, присутніх, запрошених і порядок денний; друга - основна, фіксує хід засідання, підписи учасників.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Основна частина тексту повного протоколу будується по розділах відповідних пунктах порядку денного. Текст кожного розділу будується в наступній послідовності:

Словом СЛУХАЛИ: починається розділ по кожному пункту порядку денного. Перед ним ставиться номер питання порядку денного. Ці слова пишуться прописними буквами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка, таким чином, вони візуально розбивають текст на самостійні логічні частини.

Після двокрапки вказують прізвище та ініціали виступаючих і через тире - короткий виклад тексту виступу. Зміст виступів викладається від третьої особи однини. Якщо є тексти або тези доповідей, виступів, вони не записуються в протокол, а після прізвища виступив вказується: "текст (доповіді, виступи) додається".

Якщо в ході обговорення задавалися питання, вони повинні бути зафіксовані в повному протоколі разом з відповідями. Записи робляться в лаконічній формі в частині ВИСТУПИЛИ:

Завершальна частина розділу по кожному пункту порядку денного ВИРІШИЛИ: - запис ухваленого з обговорюваного питання рішення (постанови). Ця частина тексту зазначається в протоколі повністю, оскільки є найбільш важливою його частиною. Рішення, які містять кілька питань, поділяються на пункти та підпункти.

При виборах посадових осіб у протоколі зазначаються і результати голосування по кожній кандидатурі.

Учасник наради або засідання може представити особливу думку з ухваленим рішенням. Зміст особливої думки записується в протокол після запису відповідного рішення. У протоколі може бути пункт про затвердження обсуждавшегося документа, який додається до протоколу і має посилання на його номер і дату.

У короткому протоколі вказуються тільки розглянуті питання, прізвища тих, хто брав участь в обговоренні, і прийняті рішення. Однак, на розсуд зборів або його голови, особливі думки або важливі виступи можуть бути внесені повністю і в короткий протокол. Короткий протокол допустимо тільки при наявності стенограм або коли тексти доповідей і виступів додаються. Коротко протоколюються також оперативні наради.

Рішення колегіальних органів, прийняті на засіданні, доводяться до відома виконавців та інших зацікавлених осіб і співробітників у вигляді розпорядчих документів - рішень (постанов), у вигляді копії самого протоколу, або у вигляді виписки з протоколу або з пунктів рішень.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Порядок складання та оформлення розпорядчих ДОКУМЕНТІВ
Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів в Росії: ГОСТ Р 6.30-2003
Найбільш поширені програми ДМС
Організаційно-розпорядча документація: підготовка та оформлення
Розпорядчі документи
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук