Навігація
Головна
Телефонограма
Факсограма
 
Головна arrow Документознавство arrow Документування управлінської діяльності
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Телефонограми

Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, переданих усно по каналах телефонного зв'язку та записуваних одержувачем.

Телефонограми зазвичай використовуються у випадках, коли повідомлення, передані по телефону, вимагають документального оформлення.

Телефонограмами передаються невеликі за обсягом тексти інформаційного характеру. В інструкціях з діловодства обсяг телефонограм зазвичай обмежується - не більше 50 слів.

У тексті телефонограм слід уникати труднопроизносимих слів, словосполучень і складних мовних зворотів.

Приклади текстів телефонограм

Телефонограми оформляються на стандартних аркушах паперу або спеціальних бланках.

При оформленні телефонограм використовуються такі реквізити:

- найменування організації;

- Найменування виду документа - телефонограми;

- Дата документа;

- Час передачі-приймання телефонограми;

- Реєстраційний номер документа;

- Посилання на реєстраційний номер і дату документа;

- Місце складання або видання документа;

- Адресат;

- Заголовок до тексту;

- Текст документа;

- Підпис;

- Позначка про виконавця;

- Посада та номери телефонів передали та прийняли телефонограму;

- Позначка про виконання документа і направлення його до справи;

- Ідентифікатор електронної копії документа.

Датою телефонограми є дата се передачі.

Якщо телефонограма передається декільком адресатам, до неї додається список організацій, яким її передають, і номери телефонів, за якими вона повинна бути передана.

Підписані телефонограми реєструються; після передачі на них проставляються дата і час передачі, прізвища та номери телефонів передали та прийняли.

Прийняті телефонограми записуються на стандартних аркушах паперу, спеціальних бланках або в журнал. Телефонограма може бути спочатку застенографував або записана за допомогою звукозаписної апаратури, а потім розшифрована і видрукувана.

Слід перевіряти правильність записи телефонограми її повторним читанням в кінці передачі.

Вхідна телефонограма повинна мати ті ж реквізити, що і вихідна, за винятком підпису, яка на вхідній телефонограмі відсутня.

Після розгляду телефонограми керівництвом і винесення резолюції телефонограма передається на виконання.

Після виконання телефонограма з відміткою про виконання доручення керівництва підшивається в справу за питально принципом відповідно до номенклатури справ.

Приклад оформлення прийнятої телефонограми

Факсограми

Факсограма (факс) - отримується на паперовому носії копія документа, переданого але каналах факсимільного зв'язку. Факсограми виділяються в окрему групу кореспонденції виходячи з особливостей передачі інформації. По каналах факсимільного зв'язку передаються документи, терміново потрібні адресату.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Факсимільний термінал (телефакс) - пристрій, що забезпечує перетворення графічної інформації на паперовому носії в електричні сигнали, їх передачу але мережам електрозв'язку та прийом - зворотне перетворення. При використанні комп'ютерів як факсимільні терміналів графічна інформація може бути представлена у формі файлів, що зберігаються на пристрої довготривалої пам'яті обчислювальної системи.

Факсимільний зв'язок дозволяє передавати тексти, таблиці, малюнки, креслення. Важлива перевага факсимільного зв'язку - відправка графічної інформації та її отримання на паперовому носії, що неможливо при використанні телеграфної чи телексного зв'язку.

По каналах факсимільного зв'язку можуть бути передані будь-які види документів. Вимоги до їх складання та оформлення визначаються видом відправляється документа - оригіналу (договору, протоколу, акту і т.д.). Однак у більшості випадків факсограми служать засобом оперативного ведення листування і оформляються з урахуванням вимог, що пред'являються засобами факсимільного зв'язку.

В даний час в законодавстві та інструкціях з діловодства немає єдиного підходу до визначення юридичної сили факсограм. У законодавстві визнається принципова можливість їх використання при укладанні угод, поданні звітних та статистичних даних. Разом з тим у підзаконних актах і на практиці існує ряд обмежень на використання факсограм, які, зокрема, пов'язані з тим, що вони не містять справжніх підписів і відбитків печаток. У ряді випадків факсограми приймаються до виконання тільки за умови, що надалі послідує посилка документа-оригіналу.

Існують певні вимоги до документів, що відправляються факсимільним зв'язком, залежні від передавальної та приймаючої апаратури (телефаксу). Все, що підлягає передачі по телефаксу (текст, фотографія, креслення тощо), повинна розміщуватись в межах обмежувальної рамки телефаксу. Сучасна телефаксного апаратура передає аркуші формату А4.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Відправляються документи повинні бути надруковані чітким, контрастним шрифтом або написані контрастними (чорними, темно-синіми) чорнилом, пастою кулькової ручки, тушшю. Не рекомендується відправка документів, віддрукованих з використанням червоного, зеленого, жовтого кольорів; на червоній або сірому папері; а також надрукованих шрифтом слабкою контрастності або з недостатньою чіткістю. Не допускається хвилястість або деформація матеріального носія відправляється документа. На лицьовій стороні першотвору не повинно бути зморшок, плям, вигинів і рельєфів від написів на зворотному боці.

Приклад форми заявки, призначеної для передачі по факсу

Правила передачі і прийому документів з використанням факсимільного зв'язку закріплюються в інструкціях з діловодства та включають такі основні положення.

1. Апарати факсимільного зв'язку (телефакси), що мають офіційні номери організації, встановлюються в Службі документаційного забезпечення управління. Доставка факсограм в структурні підрозділи забезпечується працівниками, відповідальними за діловодство цих підрозділів. Контроль за використанням апаратури факсимільного зв'язку, встановленої в підрозділах організації, здійснюється їх керівниками.

2. Документ для передачі по каналу факсимільного зв'язку здається з заявкою встановленого зразка, підписаної керівником підрозділу. Заявки зберігаються протягом одного року.

3. По каналах факсимільного зв'язку передаються документи, потребують термінової передачі інформації.

4. До передачі приймаються оригінали та завірені копії документів.

5. Обсяг переданого документа обмежується (відповідно до інструкцій з діловодства в різних організаціях це обмеження може становити від 2 до 10 сторінок).

Приклад оформлення факсограми

6. Відповідальність за зміст переданої інформації покладається на виконавця, який підготував документ до передачі, та керівника відповідного підрозділу.

7. Забороняється передавати тексти документів з інформацією обмеженого доступу (секретні, з позначками "Для службового користування", "Не для друку" і т.д.).

8. У тому випадку, коли документ направляється в сторонні організації, на документі вказується номер факсу (з кодом країни, міста) одержувача. На переданій документі у верхньому правому куті проставляється відмітка "Факс з досилання" або "Факс без досилання". Якщо документ посланий па узгодження, то на першому аркуші документа вказується "Проект".

9. Факсограми на іноземних мовах доставляються адресату без перекладу.

10. Реєстрація факсограм, призначених для відправки або надійшли в організацію, здійснюється в картотеках (журналах) встановленої форми.

11. Після передачі інформації документи повертаються виконавцю з відміткою про дату і час відправки. Надійшли факсограми передаються адресатам в день їх прийому, термінові - негайно. Підтвердженням відправки факсу є повідомлення факсимільного апарату про успішну його доставці.

В даний час в організаціях зв'язку діють факсимільні служби - телематические служби, призначені для надання послуг передачі документів (повідомлень) між факсимільними терміналами. Факсимільні служби діляться на три категорії:

а) абонентські факсимільні служби - Телефакс (служба реального часу) і Комфакс (служба з проміжним накопиченням);

б) клієнтська факсимільний служба - бюрофакс;

в) факсимільні служби, подача повідомлень в яких здійснюється з використанням служби бюрофакс, прийом - з використанням служби Телефакс і навпаки (бюрофакс - Телефакс, Телефакс - бюрофакс).

Служба Телефакс забезпечує з'єднання абонентських факсимільних терміналів як усередині країни, так і з абонентськими факсимільними терміналами, розташованими в інших країнах.

Клієнтська служба "бюрофакс" призначена, в першу чергу, для надання послуг факсимільного зв'язку споживачам, які не мають власних факсимільних засобів. Служба "бюрофакс" забезпечує передачу, прийом і доставку повідомлень за допомогою факсимільного термінального обладнання, наявного в так званих бюро загального користування (на базі служби доставки телеграм і відділень зв'язку). Служба "бюрофакс" забезпечує надання споживачам таких послуг:

- Подачу документа для відправки через операційне вікно передавального відділення зв'язку;

- Подачу документа з факсимільним установки відправника;

- Доставку факсимільного повідомлення адресатові (одержувачу) Доставщик;

- Доставку факсимільного повідомлення засобами електрозв'язку на факсимільну установку одержувача;

- Доставку факсимільного повідомлення засобами пошти;

- Видачу факсимільного повідомлення одержувачу без попереднього повідомлення (до запитання);

- Видачу факсимільного повідомлення одержувачу але попереднім повідомленням, переданим засобами пошти або електрозв'язку (по телефону, на абонентську установку АТ / Телекс);

- Різні категорії терміновості передачі та доставки повідомлень.

Спосіб доставки повідомлення одержувачу визначається відправником.

Абонентська служба "Комфакс" - факсимільний служба з проміжним зберіганням, забезпечує абонентам широкий набір додаткових сервісних послуг, у тому числі:

- Передачу повідомлень в заздалегідь призначений час;

- Багатоадресну і циркулярну передачу;

- Автоматичне скидання повідомлень на термінал одержувача;

- Отримання повідомлень в заздалегідь певний інтервал часу;

- Організацію абонентських факсимільних поштових скриньок;

- Повідомлення про прийом для обробки і про доставку повідомлення адресату;

- Повторну передачу.

Створення абонентської служби "Комфакс" пов'язано з тим, що надійна, швидка і якісна факсимільний зв'язок часто не може бути забезпечена на телефонній мережі загального користування. Наявність в службі "Комфакс" проміжних накопичувачів відкриває додатково можливість передачі факсимільних повідомлень без обов'язкового одночасної присутності на зв'язку обладнання відправника і одержувача повідомлення. Ця обставина має особливе значення для організації зв'язку абонентів різних часових поясів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Телефонограма
Факсограма
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук