Навігація
Головна
Програмні засоби роботи з електронною поштоюЕлектронна поштаРобота з електронною поштоюДілове листування по електронній поштіЕлектронна поштаЕлектронне повідомленняКонвенція ООН про електронні повідомленняЕлектронна пошта (e-mail)Письмові звіти, листи, факси, використання електронної поштиЕлектронна пошта
 
Головна arrow Документознавство arrow Документування управлінської діяльності
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Повідомлення електронної пошти

Однією з форм обміну інформацією є повідомлення електронної пошти. Електронна пошта (E-mail) є комп'ютерним аналогом звичайної пошти, в якому в якості об'єктів пересилки замість звичайних поштових відправлень (листів, листівок, пакетів тощо) виступають будь за змістом і формою подання дані (текстові повідомлення і документи, графічні зображення, аудіо- та відеозаписи тощо), а в якості середовища передачі замість коштів поштової пересилки (різних видів транспорту) використовуються канали інформаційно-обчислювальних мереж.

Основними компонентами систем електронної пошти є вузли інформаційно-обчислювальних мереж, які обслуговують певну безліч користувачів. Ці вузли виконують роль поштових відділень і понад великих організацій поштової служби (наприклад, поштамтів). У рамках цих вузлів для кожного користувача виділяється розділ пам'яті, що виконує функції поштової скриньки.

Користувач електронної пошти має унікальну адресу (аналог поштової адреси), який має наступний вигляд:

де имя_пользователя - довільне ім'я, що позначає користувача (персону або організацію), а ім'я домену позначає вузол електронної пошти. Ці імена розділяються службовим символом "@". Наприклад, адреса Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати Ява-скрипт. вказує на індивідуального користувача з ім'ям ivanov, зареєстрованого в поштовій службі (вузлі системи електронної пошти) mail.ru. Інший адреса Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати Ява-скрипт. належить кафедрі документознавства та документаційного забезпечення управління Державного університету управління, зареєстрований в поштовій службі imis.ru.

Користувач електронної пошти має доступ до своєї поштової скриньки (точніше, його аналогу в пам'яті служби електронної пошти), може виконувати різні дії над його вмістом (отриманими повідомленнями): читати, переміщати з однієї області (папки) поштової скриньки в іншу, видаляти, копіювати , посилати відповідні повідомлення. Природно, користувач може формувати і посилати свої власні повідомлення.

Для забезпечення юридичної значимості переданих каналами електронної пошти повідомлень і документів використовується електронний цифровий підпис. Використання електронного цифрового підпису регулюється Федеральним законом "Про електронний підпис".

Саме повідомлення електронної пошти складається з тексту повідомлення та реквізитів. До складу реквізитів входять:

- Адреса одержувача (КОМУ: або ТО :) у форматі електронної пошти;

- Адреси, за якими відсилаються копії повідомлення (КОПІЇ: або СС :) у форматі електронної пошти;

- Заголовок повідомлення (ТЕМА: або SUBJECT :), який в лаконічній формі визначає зміст повідомлення.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Службовий заголовок повідомлення електронної пошти крім перерахованих реквізитів, що заповнюються його автором, містить кілька полів, які автоматично додаються системою (відмітка про проходження через комп'ютер; дата і час відправлення електронного повідомлення; ім'я відправника і зворотну електронну адресу та ін.).

Повідомлення електронної пошти крім власне тексту повідомлення може мати так звані вкладення - прикріплені файли з довільним змістом (тексти в різних форматах зберігання, виконувані коди, графічну інформацію, аудіо- та відеозаписи та ін.).

При підготовці повідомлення електронної пошти слід дотримуватися певних правил і рекомендацій.

Адресація

1. Слід посилати повідомлення тільки тим адресатам, яким це дійсно необхідно.

2. Реквізит КОМУ (ТО) використовується для вказівки тих адресатів, для яких повідомлення пов'язано з виконанням тих чи інших дій, а реквізит КОПІЇ (СС) - для зазначення адресатів, для яких повідомлення посилається в цілях інформування.

Тема повідомлення

1. Тема повідомлення повинен точно передавати його зміст.

2. При необхідності в заголовку повідомлення необхідно вказувати ступінь його важливості і терміновості.

3. У заголовку має бути зазначено, чи необхідно виконання якихось дій, або повідомлення направлено тільки для інформування адресата.

Текст повідомлення

1. На початку тексту повідомлення має бути відповідне звернення до адресата.

2. При зверненні до адресата вперше автору необхідно ідентифікувати себе на початку тексту повідомлення, а в кінці поряд з підписом вказувати контактну інформацію.

3. Загальний обсяг тексту повідомлення не повинен бути більшим з тим, щоб при його читанні не виникало труднощів, пов'язаних зі сприйняттям багатосторінкових документів.

4. Не слід розглядати в одному повідомленні більше одного питання чи проблеми.

5. При посилці відповіді на отримане повідомлення бажано його текст включати в отправляемое повідомлення для збереження контексту обговорюваної теми.

Вкладення або прикріплені файли

1. Слід додавати до повідомлення тільки дійсно необхідні файли.

2. У тексті повідомлення необхідно обов'язково дати короткий опис всіх прикріплених файлів.

3. При значному обсязі прикріплених файлів бажано направляти повідомлення в такий час, коли у адресата найменша інтенсивність використання каналів зв'язку.

4. Значні за обсягом прикріплені файли рекомендується компресувати за допомогою широко поширених програм архівування, а в тексті повідомлення вказувати ім'я застосованої програми компресії або формат архіву (наприклад, ZIP, RAR і т.п.).

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Програмні засоби роботи з електронною поштою
Електронна пошта
Робота з електронною поштою
Ділове листування по електронній пошті
Електронна пошта
Електронне повідомлення
Конвенція ООН про електронні повідомлення
Електронна пошта (e-mail)
Письмові звіти, листи, факси, використання електронної пошти
Електронна пошта
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук