Навігація
Головна
Облік розрахунків з підзвітними особамиОблік розрахунків з підзвітними особамиОблік розрахунків з підзвітними особамиАудит розрахунків із підзвітними особами
Відображення розрахунків з підзвітними особами в регістрах бюджетного...Облік розрахунків з підзвітними особамиОблік розрахунків з підзвітними особамиОблік розрахунків з підзвітними особамиВідображення операцій з обліку основних засобів, нематеріальних...
 
Головна arrow Аудит та Бухоблік arrow Бухгалтерський облік в бюджетних установах
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Облік розрахунків з підзвітними особами

Для обліку розрахунків з підзвітними особами призначений рахунок 020800000 "Розрахунки з підзвітними особами" і 15 аналітичних груп до даного синтетичному рахунку.

Підзвітні особи - це співробітники установи, які отримали грошові кошти та (або) грошові документи під звіт для наступних цільових витрат. Грошові кошти, видані підзвітним особам, називаються підзвітними сумами. Видача грошей будь-якому іншому фізичній особі, яка не перебуває з установою в трудових відносинах, не надає виданої сумі статусу підзвітних сум. Ця виплата регулюється не трудовим, а цивільним законодавством.

Установи бюджетної сфери видають грошові кошти йод звіт для оплати:

- Праці;

- Адміністративно-господарських витрат (транспортних і комунальних послуг, послуг оренди та зв'язку, придбання матеріалів, паливно-мастильних матеріалів (ПММ) для господарських потреб тощо);

- Витрат на відрядження.

Перелік осіб, які мають право отримувати в касі готівку під звіт, за допомогою корпоративної банківської карти на адміністративно-господарські потреби, терміни, максимальні суми видачі грошей під звіт, порядок подання звіту про витрачені суми затверджуються або окремо наказом керівника установи, або в наказі по обліковій політиці.

Видача готівкових грошових коштів під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, проводиться у межах сум, належних відрядженим особам на ці цілі.

Поїздка працівників, які виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру, не є відрядженням незалежно від умов договорів та характеру виконуваної роботи. У разі відшкодування працівникові відрядних витрат вони повинні бути включені в його сукупний дохід поряд з винагородою, що виплачуються за виконану роботу за договором.

При видачі готівкових грошових коштів працівникові під звіт на витрати, пов'язані із здійсненням діяльності юридичної особи, оформляється видатковий касовий ордер (ф. 0310002) згідно письмовою заявою підзвітної особи, складеним, як правило, за затвердженою установою формі і містить власноручний напис керівника про суму готівки грошей і про термін, на який видаються готівкові гроші, а також підпис керівника і дату.

При оформленні видачі з каси коштів під звіт кільком особам замість індивідуальних видаткових касових ордерів по кожній підзвітній особі може застосовуватися відомість на видачу грошей з каси підзвітним особам (ф. 0504501), затверджена наказом Мінфіну Росії від 15.12.2010 № 173н. Зазначені відомості складаються окремо за видами (підстав) виплат:

- На заробітну плату;

- Адміністративно-господарські витрати;

- витрати на відрядження;

- Інші потреби.

За результатами видачі грошових коштів за відомістю оформляється один видатковий касовий ордер.

При видачі готівкових грошових коштів в іноземній валюті у видатковому касовому ордері видані суми вказуються як в іноземній валюті, так і в рублевому еквіваленті (за курсом Банку Росії на дату здійснення операції).

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Службовим відрядженням у відповідності зі ст. 166 ТК РФ є поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний термін для виконання службового доручення поза місцем основної роботи.

Не визнаються службовими відрядженнями:

- Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний або рухомий характер;

- Викликані виробничою необхідністю поїздки працівників, відносини яких з установою регламентовані не трудовим, а цивільним законодавством (за договорами підряду, доручення та ін.).

Загальний порядок направлення працівників у відрядження в межах Росії, їх терміни та інші питання, пов'язані зі службовими відрядженнями, регламентуються постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749 "Про особливості направлення працівників у службові відрядження".

Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 затверджено уніфіковані документи але оформленню напрямки співробітників установи у відрядження (табл. 5.12).

Таблиця 5.12

Уніфіковані документи з оформлення відряджень

№ форми

Код

форми

Найменування форми

Т-10А

0301025

Службове завдання / vim направлення у відрядження і звіт про його виконання

Т-9

0301022

Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження

Т-9 А

0301023

Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Т-10

0301024

Командировочне посвідчення

Перелік відшкодовуються витрат відповідно до Косгеї наведено в табл. 5.13.

Таблиця 5.13

Перелік відшкодовуються витрат але службовими відрядженнями на території РФ

Види витрат

Косгеї

Проїзд, у тому числі витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення і пересадок, у тому числі на таксі; оплата витрат за користування на транспорті постільними речами, оплата різного роду зборів при придбанні проїзних документів (комісійний збір, оплата страхових платежів по обов'язковому страхуванню пасажирів на транспорті і т.д.)

222

Наймання житлового приміщення, бронювання місць у готелях

226

Додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові)

212

Норми відшкодування вартості проїзду, витрат по найму житлового приміщення, добових витрат працівникам установ, що фінансуються за рахунок коштів федерального бюджету, встановлені постановою Уряду РФ від 02.10.2002 № 729 "Про розміри відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями на території Російської Федерації, працівникам організацій , що фінансуються за рахунок коштів федерального бюджету ".

Працівник після повернення з відрядження зобов'язаний подати роботодавцю протягом трьох робочих днів:

1) авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням суми і зробити остаточний розрахунок за виданим йому перед від'їздом у відрядження грошовим авансом па відрядження. До авансового звіту додаються посвідчення про відрядження, оформлене належним чином, документи про наймання житлового приміщення, фактичні витрати по проїзду (включаючи страховий внесок на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів та надання в поїздах постільних речей) та про інші витратах , пов'язаних з відрядженням;

2) звіт про виконану у відрядженні роботу, узгоджений з керівником структурного підрозділу роботодавця, у письмовій формі.

Про израсходовании авансових сум підзвітні особи представляють авансовий звіт (ф. 0504049) з додатком документів, що підтверджують зроблені витрати. До документів, що підтверджує зроблені витрати, відносяться:

- Залізничні та авіаквитки;

- Рахунки готелів;

- Товарні чеки;

- Рахунки-фактури;

- Чеки контрольно-касової техніки (ККТ);

- Прибуткові документи (накладні), що підтверджують прийняття товарно-матеріальних цінностей від підзвітної особи на склад установи тощо

Зазначені документи повинні містити обов'язкові реквізити, встановлені Законом про бухгалтерський облік для первинних документів (розглянуті в параграфі 2.4).

При використанні електронного квитка представляється маршрут / квитанція до електронного квитка. Електронний квиток - це документ, який використовується для посвідчення договору перевезення пасажира та багажу, в якому інформація про повітряне перевезення пасажира і на залізничному транспорті представлена в електронно-цифровій формі.

Маршрут / квитанція є документом суворої звітності і застосовується для здійснення організаціями та індивідуальними підприємцями готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування контрольно-касової техніки і містить такі відомості про пасажира: ПІБ, найменування, серію і помер документа, що посвідчує особистість, найменування та код перевізника, номер, дату, час відправлення рейсу (поїзда), найменування пунктів відправлення та призначення, тариф, підсумкову вартість перевезення, форму оплати, збори, код бронювання.

Форми електронного авіаквитка та залізничного електронного квитка затверджені наказами Мінтрансу Росії від 08.11.2006 № 134 "Про встановлення форми електронного пасажирського квитка та багажної квитанції в цивільній авіації" і від 23.07.2007 № 102 "Про встановлення форми електронного проїзного документа (квитка) на залізничному транспорті ".

Суми, видані під звіт, списуються з підзвітної особи на підставі поданого ним авансового звіту, який складається підзвітною особою в одному примірнику і здається в бухгалтерію установи. На лицьовій стороні авансового звіту підзвітні особи наводять відомості про себе. На зворотному боці наводяться дані про фактично витрачених ними суми з додатком документів, що підтверджують зроблені витрати. При цьому документи, докладені до авансовому звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису в звіті.

Не підлягають включенню до авансовий звіт витрати за первинними документами, оформлені з порушенням встановлених вимог відповідними нормативними актами. Так, наприклад, рахунок-фактура повинен відповідати вимогам положень ст. 169 ПК РФ і виписуватися за формою, встановленою постановою Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137 «Про форми та правилах заповнення (ведення) документів, що застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість".

У бухгалтерії установи авансовий звіт перевіряється на предмет цільового витрачання коштів, правильності оформлення та наявності документів, що підтверджують зроблені витрати, та обґрунтованості витрачання коштів. На зворотному боці авансового звіту працівником бухгалтерії заповнюються гр. 7-10, що містять відомості про витрати, прийнятих установою до бухгалтерського обліку, вказуються суми витрат, прийняті до обліку. При цьому наводяться синтетичні та аналітичні рахунки, які дебетуються на ці суми.

Перевірені в бухгалтерії авансові звіти передаються для затвердження керівнику установи. Списання дебіторської заборгованості в іноземній валюті з підзвітних осіб установ і відображення цієї суми в авансовому звіті виробляються в рублевому еквіваленті за курсом Банку Росії на дату затвердження авансового звіту керівником установи.

Граничний термін для проведення перевірки правильності представленого авансового звіту повинен бути встановлений керівником економічного суб'єкта. Це може бути реалізовано при формуванні облікової політики у складі додатка, що регулює порядок розрахунків з підзвітними особами установи.

У випадках неподання в установлений строк авансових звітів про витрачені підзвітних сумах або неповернення в касу залишків невикористаних авансів установа на підставі наказу керівника, але не пізніше одного місяця з дня закінчення строку повернення авансу, має право утримати цю заборгованість із заробітної плати. При цьому відповідно до ст. 137, 138 ТК РФ загальний розмір всіх утримань при кожній виплаті заробітної плати не може перевищувати 20% заробітної плати, належної працівнику.

Якщо співробітник заперечує наявність заборгованості перед установою або термін для прийняття рішення про утримання пропущений, відповідні суми можуть бути стягнуті з співробітника тільки через суд.

Заборгованість підзвітних осіб, визнана відповідно до законодавства РФ нереальною до стягнення, підлягає списанню до складу надзвичайних витрат установи і перекладається на позабалансовий рахунок бухгалтерського обліку. Ініціатором розгляду питань про визнання безнадійною до стягнення дебіторської заборгованості та подальшого погодження її списання має виступати сама установа. Безнадійна дебіторська заборгованість виявляється за результатами інвентаризації, як правило, за результатами щорічної обов'язкової інвентаризації розрахунків.

Існує можливість уникнути видачі готівки під звіт на витрати шляхом зарахування коштів:

- На розрахункову пластикову ("зарплатну") картку працівників, оскільки ці картки є іменними. Перераховані установою кошти надходять на відкритий у відповідному банку рахунок працівника, який може отримати їх в банкоматі готівкою або оплатити відповідні витрати картою безготівковим шляхом. Установа має право перераховувати подібні суми на розрахункові пластикові картки працівників, якщо це передбачено умовами договору, укладеного з банком. Крім того, для перерахування підзвітних сум працівникам установи на картки слід передбачити таку можливість у колективному і трудовому договорі;

- На корпоративну банківську карту (див. Параграф 5.1.1 "Облік грошових коштів").

При використанні в розрахунках з підзвітними особами банківських карт звітом про витрачання грошових сум підзвітними особами також є авансовий звіт. Є певні особливості оформлення авансового звіту при перерахуванні коштів на зарплатну банківську карту співробітника:

1) у рядку "Отримано аванс" необхідно вказувати номер платіжного доручення, за яким відбулося списання підзвітних сум з особового рахунку установи;

2) у розділі "Відомості про внесення залишку, видачу перевитрати" в рядку "Касовий ордер" зазначаються номер і дата платіжного доручення, що підтверджує надходження на особовий рахунок залишку невикористаних підзвітних сум або вибуття - при видачі перевитрати.

При складанні авансового звіту але витрачанню коштів з корпоративної банківської карти працівник додає документи по зроблених операціях. Документ повинен містити обов'язкові реквізити: ідентифікатор банкомату, електронного терміналу або іншого технічного засобу, призначеного для здійснення операцій з використанням платіжних карток; вид операції; дату здійснення операції; суму операції; валюту операції; код авторизації; реквізити платіжної картки.

Документ за операціями з використанням платіжної картки на паперовому носії додатково має містити підписи власника картки і касира.

Приклад

Матеріально відповідальній особі державної бюджетної установи згідно з його заявою, із зазначенням призначення авансу (господарські витрати для придбання 40 шт. Електролампочок) і терміну авансу (3 робочих дні) видана корпоративна банківська карта. Грошові кошти у розмірі 4000 руб. за рахунок іншої приносить дохід діяльності перераховані на дану карту установи. В установі операції будуть відображені бухгалтерськими записами:

зміст операції

Бухгалтерський запис

Сума,

руб •

дебет

кредит

Перераховано кошти на розрахункову картку для отримання підзвітної суми

221003560

220111610 18 позабалансовий рахунок

4000,00

Підзвітною особою отримані грошові кошти через банкомат

020834560

021003660

4000,00

При направленні працівників у відрядження за кордон установи, фінансове забезпечення яких здійснюється за рахунок коштів федерального бюджету, додатково керуються такими нормативними правовими актами:

- Постанова Уряду РФ від 26.12.2005 № 812 "Про розмір та порядок виплати добових в іноземній валюті надбавок до добових в іноземній валюті при службових відрядженнях на території іноземних держав працівників організацій, що фінансуються за рахунок коштів федерального бюджету";

- Наказ Мінфіну Росії від 02.08.2004 № 64н "Про встановлення граничних норм відшкодування витрат по найму житлового приміщення в іноземній валюті при службових відрядженнях па території іноземних держав працівників організацій, що фінансуються за рахунок коштів федерального бюджету".

Установи, фінансове забезпечення яких здійснюється за рахунок коштів бюджетів суб'єктів РФ або місцевих бюджетів, повинні застосовувати у своїй діяльності нормативні акти відповідного суб'єкта або муніципального освіти.

У табл. 5.14 наведені типові записи з відображення операцій придбання основних засобів та матеріальних запасів підзвітними особами та погашення заборгованості з коштами, виданими під звіт.

Таблиця 5 .14

Відображення операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами

зміст операції

Дебет

Кредит

Придбання підзвітними особами:

основних засобів - іншого рухомого майна

010631310

020831660

матеріальних запасів

0105 хх 340

020834660

Прийняття до обліку витрат, зроблених підзвітною особою

+0109 Хх ххх 0401 202хх (за відповідними Косгеї витрат)

+0208 Хх 660

Погашення підзвітною особою суми заборгованості, не повернутої у встановлені терміни:

утримання із заробітної плати працівника

030211830

030403730

погашення заборгованості підзвітної особи за рахунок утримань із заробітної плати

030403830

+0208 Хх 660

Перерахування підзвітній особі грошових коштів на пластикову каргу в кредитній організації

030403830

0201 11610 18 позабалансовий рахунок

Приклад

Головний інженер казенного установи Гусєв Η. Н. але наказом керівника був направлений у службове відрядження до Москви строком на 5 днів з 7 по 11 квітня поточного року включно з урахуванням часу перебування в дорозі. 25 березня поточного року працівник написав заяву па ім'я керівника установи про видачу коштів під звіт на відрядження. Керівник підписав його 26 березня поточного року, а 30 березня з казначейства в касу установи були отримані грошові кошти та видано працівникові але Косгеї 212 (добові) у розмірі 500 руб .; на придбання залізничних квитків по Косгеї 222 в сумі 3 300 руб .; на проживання 1 650 руб. Після повернення з відрядження головним інженером був представлений Авансовий звіт за ф. 0504049. На зворотному боці працівник заповнив графи 1-6, в яких вказав фактично витрачені суми. Документи, що підтверджують фактичні витрати, пронумеровані і прикладені до звіту. Працівник бухгалтерської служби прийняв до перевірки Авансовий звіт, про що видав розписку працівникові, заповнивши відривну частину Авансового звіту.

Після перевірки, внесення записів до графи 7-10 на зворотному боці звіту і відображення сум, прийнятих до обліку, Авансовий звіт було затверджено керівником установи.

Нижче наведені зразки Заяви і заповнення авансового звіту.

Продовження ф. 0504505

Продовження ф. 0504505

Продовження ф. 0504505

Відображення розрахунків з підзвітними особами в регістрах бухгалтерського обліку

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в Журналі операцій розрахунків з підзвітними особами.

Записи операцій в Журналі здійснюються щодня на підставі авансового звіту, ПКО та ВКО. По кожному рядку графи "Найменування показника" Журналу записуються прізвище підзвітної особи, суми виданого авансу, виробленого витрати, що надійшов залишку невикористаного авансу.

Після закінчення місяця в Головну книгу переносяться сальдо на початок і кінець звітного періоду по рахунку 0208 00 000, а також обороти по рахунку 020800000, за винятком операцій з видачі та повернення підзвітних сум, які відображаються в Журналі операцій за рахунком "Каса".

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Облік розрахунків з підзвітними особами
Облік розрахунків з підзвітними особами
Облік розрахунків з підзвітними особами
Аудит розрахунків із підзвітними особами
Відображення розрахунків з підзвітними особами в регістрах бюджетного обліку
Облік розрахунків з підзвітними особами
Облік розрахунків з підзвітними особами
Облік розрахунків з підзвітними особами
Відображення операцій з обліку основних засобів, нематеріальних активів у регістрах бухгалтерського обліку
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук