Навігація
Головна
Облік розрахунків з підзвітними особамиОблік розрахунків з підзвітними особамиАудит розрахунків із підзвітними особамиАУДИТ РОЗРАХУНКІВ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИАудит розрахунків із підзвітними особамиОблік розрахунківОблік розрахунків з дебіторами за доходамиОблік розрахунків з бюджетом
 
Головна arrow Головна
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітні особи - це працівники, які виконують свої функції за межами підприємства. Для виконання таких функцій адміністрація видає їм грошові кошти у вигляді авансів в розмірі, визначеному чинним законодавством.

Грошові аванси видаються під звіт на службові відрядження і дрібні господарські витрати. Дана операція здійснюється за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманими їм під звіт сумами готівки.

Службовим відрядженням є поїздка працівника за розпорядженням керівника організації в іншу місцевість на певний термін для виконання службового завдання поза місцем його постійної роботи.

Направлення у відрядження жінок, які мають дітей віком до 14 років, працівників, що мають дітей-інвалідів або інвалідів з дитинства до досягнення ними віку 18 років, а також працівників, які здійснюють догляд за хворими членами їх сімей відповідно до медичного висновку, без їх згоди не допускається .

Максимальний термін відрядження не повинен перевищувати 40 днів, не рахуючи часу перебування в дорозі, і 60 днів - при відрядженні за кордон. Для осіб, які направляються на виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт, термін відрядження не повинен перевищувати одного року.

За межами зазначеної тривалості відрядження витрати працівника, пов'язані з виконанням ним трудових обов'язків, з метою оподаткування не визнаються витратами на відрядження.

Днем виїзду вважаються календарну добу, протягом яких транспортний засіб відбуває з місця постійної роботи працівника, а днем прибуття - календарну добу, протягом яких працівник прибуває до місця постійної роботи. В обох випадках враховується час проїзду до станції, аеропорту або пристані, якщо вони розташовані за межами населеного пункту. Час хвороби в період перебування у відрядженні не включається в зазначений вище термін.

На час відрядження працівника за ним зберігаються посада та середній заробіток. Заробітна плата на його прохання може бути перерахована за рахунок підприємства за адресою місцезнаходження даного працівника в період відрядження. Він також має право на відшкодування витрат, пов'язаних зі службовим відрядженням.

Якщо працівник у відрядженні залучався до роботи у вихідний для істо за основним місцем роботи день, то цей день в табелі обліку робочого часу (форми № Т-12, № Т-13) потрібно додатково відобразити кодом "РВ" або цифровим кодом "03" . При цьому треба вказати кількість годин, відпрацьованих в такий день, за умови, що керівник фірми давав цьому працівникові вказівку про тривалість роботи у вихідний день.

За дні від'їзду у відрядження і прибуття з нього, якщо зазначений час доводиться на вихідні дні, працівник має право на оплату в подвійному розмірі.

Підставою для виїзду є наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9). У ньому вказуються прізвище та ініціали, структурний підрозділ, професія (посада) відрядженого, мета, час і місце відрядження. Оформлення наказу передує складання безпосереднім начальником, якого відряджають особи документа "Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання" (форма № Т-10а). У ньому вказуються завдання працівника, яке він повинен виконати в період перебування у відрядженні, місце і термін відрядження.

Після виходу наказу працівникові видається посвідчення про відрядження (форма № Т-10). У ньому повинні бути відображені прізвище, ім'я, по батькові відрядженого, мета і пункт призначення відрядження, її термін і найменування організації, куди відряджається працівник. Фактично обидва зазначених документа підтверджують виробничий характер службового відрядження і її тривалість, тобто по суті своїй мають одне і те ж призначення. Тому організація вправі в локальному нормативному акті (наприклад, в наказі по обліковій політиці) встановити можливість оформлення одного документа, який є підставою для направлення працівника у службове відрядження.

Якщо працівник направляється у відрядження за кордон, то підставою для неї є розпорядження роботодавця без оформлення посвідчення про відрядження (крім відрядження до країн СНД, з якими укладені міжурядові угоди).

Чи не виписується посвідчення про відрядження співробітникам організації, які направляються для врегулювання конфліктів з клієнтами - фізичними особами, які проживають в інших регіонах країни. В такому випадку факт їх перебування у відрядженні можна підтвердити наявністю наказу про направлення у відрядження, службового завдання, проїзних документів.

Облік працівників, які направляються у відрядження, ведеться в Журналі обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає.

У ньому міститься наступна інформація:

• прізвище, ім'я, по батькові відрядженого працівника;

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

• дата і номер посвідчення про відрядження;

• найменування організації, до якої відряджається працівник;

• пункт призначення.

Якщо відряджена особа хоче отримати гроші під звіт, то воно повинно написати заяву на ім'я керівника організації. Сума авансу не повинна перевищувати передбачувані витрати, виходячи з діючих норм. В іншому випадку сума перевищення повинна визнаватися об'єктом оподаткування доходу даного підзвітного особи. У посвідченні про відрядження робляться відмітки про вибуття у відрядження, прибуття в пункт призначення, вибуття з нього і повернення до місця постійної роботи. Кожна відмітка засвідчується підписом і печаткою організації. До посвідченням про відрядження додається звіт про виконану роботу в період перебування працівника у відрядженні. Якщо працівник повинен повернутися з відрядження в той же день, посвідчення про відрядження не виписується.

Витрати, вироблені відрядженим, повинні бути підтверджені документально і відображені в поданій ним авансового звіту.

Склад цих витрат включає оплату:

добових за час перебування у відрядженні, причому день від'їзду і день приїзду розглядаються як два дні. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження.

З 1 січня 2009 р добові в цілях оподаткування прибутку приймаються в розмірі, передбаченому колективним договором (або внутрішнім актом організації) (подп. 12 п. 1 ст. 264 ПК РФ). Для цілей бухгалтерського обліку зберігається розмір добових 700 руб., При відрядженнях за кордон - 2500 руб. За межами цих сум розмір добових обкладається ПДФО.

Не підлягають обкладенню страховими внесками добові по відрядженнях в розмірі, встановленому локальним нормативним актом організації (наприклад, наказом по облікову політику). Виходячи з вимог податкового законодавства, при оплаті витрат на відрядження не підлягають обкладенню страховими внесками добові в межах норм, встановлених чинним законодавством.

Добові не виплачуються, якщо працівник виїжджає у відрядження на один день або має можливість щоденно повертатися до місця свого постійного проживання;

найму житлового приміщення ;

проїзду в обидва кінці;

інших витрат, які справив працівник з дозволу або з відома роботодавця, а також оплата сервісних послуг, включених у вартість проїзду. Зазначені витрати відповідно до п. 3 ст. 217 НК РФ не підлягають обкладанню податком на доходи фізичних осіб.

Цей податок обкладається вартість квитка, за умови, що працівник виїхав у відрядження не з пункту, де знаходиться організація, а, наприклад, з місця його проживання.

Оплата найму житлового приміщення здійснюється за фактичними витратами, підтверджених відповідними документами, але не більше 550 руб. на добу.

Проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в сумі фактичних витрат, підтверджених документами, без обмеження лімітом, при наявності згоди керівника.

Подання документів не обов'язково, коли адміністрації підприємства заздалегідь відомі витрати на проїзд в обидва кінці. Тим часом дане правило застосовується тільки з обов'язкової згоди відрядженого працівника. Оплаті підлягають витрати на проїзд усіма видами транспорту (крім таксі), включаючи страхові платежі але державному обов'язковому страхуванню пасажирів на транспорті, вартість послуг з попереднього продажу проїзних квитків, а також витрати за користування в поїздах постільними речами.

Працівникові, направленому у відрядження за кордон, додатково відшкодовуються:

• витрати на оформлення закордонного паспорта, візи та інших виїзних документів:

• обов'язкові консульські і аеродромні збори;

• збори за право в'їзду або транзиту автомобільного транспорту;

• витрати па оформлення обов'язкової медичної страховки;

• інші обов'язкові платежі і збори.

Підприємство має право здійснювати додаткові виплати працівникові понад зазначені вище норм. Джерелом погашення витрат в такому випадку є прибуток, що залишається в його розпорядженні після погашення зобов'язань перед бюджетом.

Однак ПДВ на вартість послуг, наданих працівникові в період відрядження, підлягає відшкодуванню з бюджету тільки в межах затверджених законодавством норм. Суми ПДВ понад ці норми відшкодовуються за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства.

Підзвітна особа відповідно до службового завдання для направлення у відрядження і звітом про його виконання зобов'язана подати авансовий звіт про витрачені суми протягом трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення з відрядження. Беручи до уваги той факт, що в організаціях можуть мати місце часті відрядження окремих співробітників, доцільно розробити графік документообігу. Наявність його дозволить упорядкувати технологію обробки первинних документів на даній ділянці бухгалтерії.

Орієнтовна форма такого графіка документообігу наведена в табл. 4.3.

Таблиця 4.3

Графік документообігу за авансовими звітами

Назва документу

створення документа

Перевірка документа

Обробка документа

Передача в архів

Кількість прим.

Відповідальний за виписку

Відповідальний за оформлення

Відповідальний за виконання

Термін виконання

Відповідальний за перевірку

хто представляє

порядок подання

термін подання

хто виконує

Термін виконання

хто виконує

термін передачі

Авансовий звіт

1

Підзвітна особа

Підзвітна особа, бухгалтер, касир

Підзвітна особа

1 день

Бухгалтерія

Підзвітна особа

З подтверждающі- ми документами

У день придбання МПЗ

Бухгалтерія

щодня

Бухгалтерія

Після закінчення року

При наявності невитрачених сум вони підлягають обов'язковому поверненню готівкою або шляхом утримання з його заробітної плати. В іншому випадку такі суми розглядаються як дохід працівника, на який повинні бути нараховані страхові внески та проведені оподаткування податком на доходи фізичних осіб.

Сума перевитрати підлягає відшкодуванню працівнику підприємства. У той же час якщо сума перевищення проти встановлених норм стосується добових, то вона підлягає включенню до сукупного доходу даного працівника, а отже, і обкладенню зазначеним вище податком. Даний порядок поширюється на організації, що фінансуються з бюджету.

Комерційні організації визначають норми добових самостійно в розмірі, встановленому колективним договором або локальним нормативним актом (наприклад, наказом керівника організації), і обмежені тільки мінімальним розміром. Якщо даний мінімальний розмір перевищено, то сума перевищення визнається матеріальною вигодою працівника і підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб.

Витрати з оплати найму житлового приміщення приймаються до обліку в сумі фактично зроблених витрат, підтверджених документально. Тим самим визнається, що нормування таких витрат для цілей оподаткування не передбачено. Якщо відряджена особа не пред'явила необхідних виправдувальних документів, то з його сукупного доходу підлягають виключенню тільки добові і витрати по найму житлового приміщення. Решта виплачені суми включаються в його сукупний річний дохід.

Може мати місце ситуація, коли працівникові видали йод звіт грошові кошти, а через якийсь час він звільнився, чи не відзвітувавшись і не повернувши кошти. Таку заборгованість можна визнати безнадійною після закінчення терміну позовної давності - три роки (ст. 196 ЦК України).

Якщо витрати на відрядження виражені в іноземній валюті, то їх слід перерахувати в рублі за курсом Банку Росії на дату прийняття до обліку.

Утримання невитрачених і своєчасно не повернених сум авансу при поданні працівником авансового звіту за межами трьох робочих днів з моменту повернення з відрядження здійснюється із заробітної плати в місячний термін. Відлік даного терміну провадиться з дня закінчення строку, встановленого для його повернення. Якщо даний термін прострочений, організація має право стягнути цю суму боргу, який значиться за підзвітною особою, тільки за згодою цієї особи; при відсутності такої згоди - через суд.

Авансові звіти оформляються за формою № АТ-1. У бухгалтерії прийняті авансові звіти підлягають перевірці як за формою, так і по суті.

ПРИКЛАД 4.19

Начальник відділу постачання організації Піскарьов А. С. направлений у відрядження з Ростова-на-Дону в Москву терміном на чотири дні з 4 по 7 лютого 2014 року включно в зв'язку з виробничою необхідністю.

Сума авансу - 5500 руб. виходячи з наступного розрахунку:

• проїзд в обидва кінці (включаючи страхові платежі по державному обов'язковому страхуванню пасажирів на транспорті, плату за користування постільними речами в поїзді і оплату послуг з попереднього продажу квитків) - 1600 руб .;

• проживання в готелі - 1100 руб. (550 руб. × 2 дн.);

• добові - 2800 руб. (700 руб. × 4 дн.).

Фактичні витрати по закінченні відрядження склали 6080 руб.

З огляду на клопотання Піскарьова А. С. про збільшення розміру добових у зв'язку з більш високим рівнем цін у Москві, відповідно до рішення генерального директора добові були встановлені в розмірі 820 руб. в день, а всього на 3280 руб. (820 руб. × 4 дн.). Крім того, Піскарьов подав до бухгалтерії квитанцію про оплату за проживання в готелі на суму 1200 руб. (600 руб. × 2 дн.).

Зроблені витрати в межах діючих норм склали 5500 руб. (700 руб. × 4 дн. + 550 руб. × 2 дн. + 1600 руб.); понад норми - 580 руб. (6080 - 5500).

Згідно гл. 25 частини другої НК РФ в собівартість для цілей оподаткування можна включати всю суму зроблених витрат по найму житлових приміщень, включаючи оплату додаткових послуг, що надаються в готелях, сума перевищення плати за проживання в розмірі 100 руб. (1200 - 1100) не повинна враховуватися як дохід працівника.

Сума витрат на відрядження понад встановлені норми (580 руб.) Також не повинна розглядатися як дохід працівника. Вона не включається в його сукупний річний дохід, з якого повинен бути обчислений податок на доходи фізичних осіб.

Відповідно до чинного законодавства вся сума витрат на відрядження - 6080 руб. в даній ситуації підлягає віднесенню до складу поточних витрат підприємства.

Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в журналі-ордері № 7 на активно-пасивному рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами". В даному обліковому регістрі здійснюється також аналітичний облік розрахунків за кожною підзвітною особою.

Згідно з наведеними вище операціями в обліку були зроблені такі записи:

1. Видано аванс начальнику відділу постачання Піскарьову А. С. в сумі 5500 руб .:

ДЕБЕТ 71 "Розрахунки з підзвітними особами"

КРЕДИТ 50 "Каса" -

5500 руб.

2. Згідно з авансовим звітом вироблені Піскарьовим А. С. витрати в сумі 6080 руб. включені до складу поточних витрат організації:

ДЕБЕТ 26 "Загальногосподарські витрати"

КРЕДИТ 71 "Розрахунки з підзвітними особами" -

5653 руб. (В тому числі проїзні - 1356 руб .; квартирні - 1017 руб., Добові - 3280 руб.);

ДЕБЕТ 19 "Податок на додану вартість по придбаних цінностей"

КРЕДИТ 71 "Розрахунки з підзвітними особами" -

427 руб. (в тому числі на проїзні - 244 руб., квартирні - 183 руб.) [1] .

3. Сума ПДВ пред'явлена до відрахування:

ДЕБЕТ 68 "Розрахунки по податках і зборах"

КРЕДИТ 19 "Податок на додану вартість але придбаних цінностей" -

427 руб.

4. Сума перевитрати по відрядженню відшкодована Піскарьову А. С .:

ДЕБЕТ 71 "Розрахунки з підзвітними особами"

КРЕДИТ 50 "Каса" -

580 руб. (6080 - 5500).

Якщо будь-які витрати документально не підтверджені (наприклад, оплата проїзду), то вони згідно із заявою особи, яка відряджена приймаються до відшкодування але запитом по мінімальній сумі, підтвердженій транспортної організацією.

При захворюванні працівника в період перебування у службовому відрядженні йому виплачуються добові протягом усього часу хвороби, але не більше двох місяців, а також відшкодовуються витрати по найму житла (за винятком часу перебування на стаціонарному лікуванні). Допомога виплачується за місцем роботи особи, яка відряджена і включається до його сукупного доходу.

Нижче наведено приклад заповнення авансового звіту за уніфікованою формою № АТ-1.

Організації повинні вести облік відряджених співробітників. З цією метою відкриваються два журнали:

• для обліку працівників, які вибувають у службові відрядження (журнал вибуття);

• для обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені (журнал прибуття).

  • [1] Якщо мета відрядження безпосередньо пов'язана з заготовлением МПЗ, витрати по відрядженню слід віднести в дебет рахунку 10 "Матеріали".
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Облік розрахунків з підзвітними особами
Облік розрахунків з підзвітними особами
Аудит розрахунків із підзвітними особами
АУДИТ РОЗРАХУНКІВ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ
Аудит розрахунків із підзвітними особами
Облік розрахунків
Облік розрахунків з дебіторами за доходами
Облік розрахунків з бюджетом
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук