ФУНКЦІЇ, ПРИНЦИПИ І МЕТОДИ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ

Функції, принципи і методи є найважливішими елементами системи управління. Якщо функція означає «що робити», то принципи - «як робити».

Функція (дослівно - дія) стосовно до управління характеризує види управлінської діяльності, що виникають в процесі поділу, спеціалізації праці в сфері управління.

Анрі Файоль виділив п'ять універсальних функцій:

  • • передбачення;
  • • організація;
  • • распорядительство;
  • • координація;
  • • контроль.

У книзі «Основи менеджменту» (автори - М. X. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоурі) наводяться такі функції управління:

  • • стратегічне планування;
  • • планування реалізації стратегії;
  • • організація взаємодії і повноваження;
  • • побудова організації;
  • • мотивація;
  • • контроль.

Неважко помітити, що по своїй суті вони майже не відрізняються від запропонованих А. Файолем.

Всі ці функції не зазнали істотних змін і до теперішнього часу, тому їх можна назвати класичними.

У сучасній вітчизняній економічній літературі до загальних функцій управління відносять планування, організацію, мотивацію, контроль і координацію. Їх взаємозв'язок показана на рис. 11.4.

Взаємозв'язок функцій управління

Мал. 11.4. Взаємозв'язок функцій управління

Коротко розглянемо суть цих функцій.

Планування - це вид управлінської діяльності, пов'язаної з прогнозуванням і плануванням в організації в цілому і її структурних підрозділах. Процес стратегічного планування представлений на рис. 11.5.

Функція планування не випадково посідає перше місце, тому що перш ніж керувати підприємством, необхідно знати його місію і цілі. Планування дозволяє передбачити стан підприємства в майбутньому і розуміти, що потрібно зробити для досягнення поставлених цілей, які перешкоди можуть виявитися на цьому шляху, і бути готовим до їх подолання.

Процес стратегічного планування

Мал. 11.5. Процес стратегічного планування

Організація - друга функція управління, її завдання - формування структури організації, а також забезпечення всім необхідним для нормальної роботи.

Організувати - значить розділити на частини і делегувати виконання загальної управлінського завдання шляхом розподілу відповідальності і повноважень, а також встановлення взаємозв'язків між різними підрозділами організації.

Основне завдання цієї функції - створення дієвої системи управління з урахуванням найкращого використання наявних ресурсів і досягнення поставленої місії.

Мотивація - діяльність, що має на меті активізувати людей, що працюють в організації, і спонукати їх ефективно трудитися для виконання її місії.

Теорії мотивації базуються на вивченні потреб людини, які і є основними мотивами його поведінки, отже, і діяльності.

Відповідно до теорії А. Маслоу потреби людини можна розділити на п'ять груп:

  • • фізіологічні, необхідні для виживання людини (їжа, вода, одяг, відпочинок і т.д.);
  • • безпеку і впевненість в майбутньому (захист від фізичних і інших небезпек з боку навколишнього світу і впевненість у тому, що фізіологічні потреби будуть задовольнятися й у майбутньому);
  • • соціальні (необхідність в соціальному оточенні, спілкуванні з людьми, почуття «ліктя» і підтримки);
  • • повага, визнання оточуючих і прагнення до особистих досягнень;
  • • самовираження, тобто потреба у власному зростанні і реалізації своїх потенційних можливостей.

Перші дві групи потреб первинні, а наступні три - вторинні. Всі ці потреби можна розташувати в строгій ієрархічній послідовності у вигляді піраміди, в основі якої лежать первинні потреби, а вершиною є вторинні (рис. 11.6).

Сенс такого ієрархічного побудови полягає в тому, що пріоритетні для людини потреби більш низьких рівнів, і це позначається на його мотивації. Іншими словами, в поведінці людини більш визначальним є задоволення потреб спочатку низьких рівнів, а потім, у міру їх задоволення, і потреб більш високих рівнів.

Найвища - потреба самовираження і росту людини як особистості - ніколи не може бути задоволена цілком, тому процес мотивації людини через потреби нескінченний.

Піраміда потреб по А. Маслоу

Мал. 11.6. Піраміда потреб по А. Маслоу

Керівник повинен ретельно спостерігати за своїми підлеглими, своєчасно з'ясовувати, які активні потреби рухають кожним із них, і приймати рішення по їх реалізації з метою підвищення ефективності роботи співробітників.

Контроль і координація. Контроль є фундаментальний елемент процесу управління, практично важлива і складна його функція. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати повністю у відриві від контролю.

Контроль - безперервний процес виявлення відхилень від заданих параметрів або стандартів у всіх сферах діяльності підприємства, спрямованої на виконання його місії.

Основна мета контролю - попереджувальна, яка полягає в своєчасному виявленні проблем і коректування діяльності організації до того, як ці проблеми переростуть в кризу.

Контроль можна розглядати як найважливіший атрибут вдосконалення системи управління на підприємстві.

Контроль повинен бути загальним. Це - одна з найважливіших його особливостей. Кожен керівник незалежно від свого рангу повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо ніхто йому спеціально це не доручав. Контроль - функція управління, яку повинен виконувати кожен співробітник фірми від керівника організації до рядового виконавця.

Контроль - це, по суті, виявлення допущених помилок, а, як відомо, розумні люди на помилках вчаться.

У китайській книзі «Н Цзінь» (3000 років тому), тобто задовго до виникнення науки управління, написано: «Коли розумна людина бачить, чому він домігся успіху, він робить так знову. Коли ж він бачить свої помилки, він не повторює їх ».

Ось чому без контролю система управління будь-якого підприємства не може удосконалюватися і ставати більш ефективною.

Розрізняють попередній, поточний і заключний контроль.

Сутність попереднього контролю полягає в перевірці стану організації до початку виконання запланованої мети або випуску нової продукції. Попередній контроль повинен відповідати на питання: «Чи готове підприємство до виконання певної мети, і що потрібно ще зробити, щоб не було зрушень при реалізації запланованої мети?».

Поточний контроль здійснюється на стадії реалізації поставленої мети. Його завдання полягає в тому, щоб процес реалізації мети здійснювався в суворо запланований час з найменшими витратами і належною якістю.

Заключний контроль здійснюється після реалізації запланованої мети або будь-якого інвестиційного проекту і повинен відповідати на питання: «Наскільки повно і якісно досягнуто поставленої мети, які допущені помилки, дефекти, і чому?».

Заключний контроль необхідний для того, щоб не повторювати допущені помилки надалі і для виявлення слабких сторін системи управління з метою її подальшого вдосконалення, тобто він працює на перспективу.

Контроль і координація як функції управління тісно пов'язані між собою, тому багато вчених об'єднують їх в одну функцію і називають її «контроль».

У цьому є певні позитивні моменти.

Координація - безперервний процес, спрямований на підтримку всієї системи управління в працездатному стані шляхом своєчасного усунення всіх дефектів і помилок, що виявляються в результаті контролю. Контроль і координація - безперервний і постійно діючий процес.

Прийняття рішень є складовою і найважливішою частиною управлінської функції.

Мистецтво управління в першу чергу полягає у вмінні прийняття правильного рішення і реалізації його на практиці. Керівник будь-якого рангу наділений правом приймати управлінські рішення в рамках своїх функціональних обов'язків. У навчальній літературі управління трактується як вибір альтернативи. Є і більш розгорнуті трактування цього поняття.

Управлінське рішення - вибір альтернативи, здійснений в рамках посадових повноважень і компетенції і спрямований на досягнення цілей організації.

У процесі управління організаціями приймається величезна кількість найрізноманітніших рішень, що мають різні характеристики. Проте є деякі загальні ознаки, що дозволяють цю безліч певним чином класифікувати (див. Табл. 11.1).

Таблиця 11.1

Класифікація управлінських рішень

класифікаційний ознака

Групи

управлінських рішень

Ступінь повторюваності проблеми

традиційні

нетипові

значимість мети

стратегічні

тактичні

Сфера впливу

Глобальні

локальні

тривалість реалізації

довгострокові

Короткострокові

Прогнозовані наслідки рішення

коректовувані

некорректіруемих

Характер використаної інформації

детерміновані

імовірнісні

Метод розробки рішення

формалізовані

неформалізовані

Кількість критеріїв вибору

однокритеріальних

багатокритеріальні

форма прийняття

одноосібні

колегіальні

Спосіб фіксації рішення

документовані

недокументовані

Технологія прийняття рішення складається ніби з двох частин:

  • • етапи раціонального вирішення проблем (рис. 11.7);
  • • реалізація та оцінка прийнятого рішення (рис. 11.8).
Етапи раціонального розв'язання проблем

Мал. 11.7. Етапи раціонального розв'язання проблем

Теорією і практикою вироблена певна послідовність дій по прийняттю і реалізації управлінського рішення, тобто технологія цього процесу.

Реалізація та оцінка прийняття рішення

Мал. 11.8. Реалізація та оцінка прийняття рішення

Процес прийняття рішення починається, коли стає очевидною необхідність якогось керівного дії, і зволікання з його реалізацією може негативно вплинути на результати роботи підприємства.

При цьому керівник повинен переконатися, що існує дійсно проблема, а не прояв симптому будь-якого негативного явища, який з плином часу сам по собі зникне без будь-якого втручання.

Для підвищення ефективності управлінських рішень необхідно відповісти на наступні питання:

  • • чи визначена справжня проблема;
  • • на досягнення якої мети спрямована рішення;
  • • коли воно повинно бути прийнято;
  • • які існують стримуючі фактори;
  • • яким буде ефект, якщо не ухвалювати жодного рішення;
  • • яка інформація необхідна;
  • • чи варто делегувати прийняття рішення?

Крім того, в навчальній літературі наводяться п'ять рекомендацій щодо прийняття рішень і їх втіленню в життя: аналізувати, проводити консультації, здійснювати, підтримувати спілкування, перевіряти.

Ці рекомендації настільки очевидні, що особливо не потребують розкритті їх сутності.

Найважливіший момент у виробленні науково обґрунтованого рішення нараду. Саме на нараді керівник може не тільки з'ясувати сутність проблеми, що розглядається, але і розробити можливі шляхи її вирішення.

Теорією і практикою вироблені певні правила для проведення нарад з метою підвищення їх ефективності.

Правило перше. Нарада має проводитися тільки у випадках його суворої виробничої необхідності. На ньому слід розглядати дуже важливу проблему, вирішення якої потребує колективного розуму. Часті наради на підприємстві, як правило, негативний ознака, що свідчить про їх неефективності та нераціональному використанні робочого часу керівниками та спеціалістами.

Правило друге. Час проведення та порядок денний наради повинні бути заздалегідь відомі його учасникам, щоб у них була можливість ретельніше підготуватися до нього.

Правило третє. Повинен бути чітко прописаний регламент проведення наради: час для доповіді, час для виступаючих. Голова наради повинен не тільки чітко дотримуватися регламенту, а й стежити, щоб виступаючі говорили по суті розглянутої проблеми.

Правило четверте. На нараду повинні запрошуватися тільки особи, причетні до даної проблеми, які дійсно здатні виробити правильне управлінське рішення. Запрошення осіб за принципом «чим більше учасників, тим краще» в даному випадку неприйнятно.

Правило п'яте. До проведення наради керівник повинен ретельно готуватися. Це стосується і збору необхідної об'єктивної інформації про стан розглянутого питання, і опрацювання можливих управлінських рішень.

Правило шосте. На нараді повинна бути створена доброзичлива обстановка, що дозволяє кожному учаснику при бажанні об'єктивно висловитися по суті розглянутої проблеми і можливі шляхи її вирішення. Критика небажана, так як в цьому випадку керівник наради може не почути від учасників пояснення об'єктивних причин виникнення даної проблеми і рекомендацій, як її треба вирішувати.

Критеріями ефективності будь-якої наради можуть бути:

  • • тривалість його проведення;
  • • прийняття науково обґрунтованого рішення і можливість його реалізації з найменшими витратами і в найкоротший час.

Перший критерій не потребує особливих коментарів, так як давно відомо, що учасники наради можуть ефективно працювати не більше 1,5 годин. Звідси висновок - тривалість наради не повинна перевищувати цей час.

Принципи управління ( «як робити») - узагальнюючі теоретичні положення, апробовані практикою, якими слід керуватися в управлінській діяльності для досягнення поставленої мети з меншими витратами.

Дослідженнями в області принципів управління займалися багато видатних зарубіжних і вітчизняних учених (Ф. Тейлор, А. Файоль, А. Т. Гаст та ін.).

Основні принципи А. Файоля перераховані в книзі «Загальне і промислове управління» (1916 г.): поділ праці, влада, дисципліна, єдність командування, єдність керівництва, підпорядкування індивідуальних інтересів спільному інтересу, винагорода, централізація, скалярна ланцюг (лінія влади), порядок, рівність, стійкість посад особового складу, ініціатива, честь мундира.

Важко заперечити проти кожного з них ...

Відомий американський промисловець Генрі Форд (початок XX в.), Котра поклала початок наукової організації виробництва, сформував її основні принципи. Наведемо деякі з них:

  • • не треба боятися майбутнього і нема чого бути шанобливим до минулого;
  • • минуле корисно тому, що вказує нам шлях і засоби до подальшого розвитку;
  • • хто боїться ризику і невдач, той обмежує свою діяльність;
  • • поменше адміністративного духу в діловому житті і побільше духу підприємливості;
  • • моя мета - простота;
  • • якщо ціни на товари вище, ніж доходи споживачів, їх треба привести у відповідність доходам;
  • • зниження заробітної плати в державному масштабі є погана фінансова політика, бо вона знижує попит на товари.

Більшість з цих принципів актуальні і сьогодні. Правда, з деякими з них можна посперечатися. Наприклад, ризику дійсно не слід боятися, але його необхідно враховувати і керувати ним з метою його мінімізації, в іншому випадку можна опинитися банкротом.

Раніше ми вже відзначали, що в Японії всякими шляхами прищеплюється почуття патріотизму до своєї країни, суспільству, фірмі, в тому числі через принципи управління.

Як приклад наведемо принципи японських фірм:

  • • не забувай вигоду заради боргу, але, отримуючи її, пам'ятай про борг;
  • • найкращу якість роботи - на службу суспільству;
  • • перш ніж створювати речі, необхідно створювати кадри;
  • • своєю працею покращуємо життя і створюємо краще суспільство.

Деякі з цих принципів скоріше схожі на гасла, але,

але мабуть, его неважливо: аби вони працювали на благо всього суспільства і кожної фірми.

В сучасних умовах російським підприємствам дуже не вистачає подібних японських принципів-гасел, особливо другого і четвертого.

В СРСР (при плановій економіці) рекомендувалося використовувати при управлінні наступні принципи: демократичного централізму, єдиноначальності і колегіальності, планового ведення господарства, матеріальної зацікавленості, провідної ланки, економії, ефективності та ін.

Деякі з них не втратили свою значимість і зараз, так як є класичними і прийнятними для будь-якої форми господарювання, але стосовно до ринкової економіки. Варто окремо зупинитися на принципі «провідної ланки» (Ленінський принцип). Суть його полягає в тому, що на будь-якому рівні управління при вирішенні будь-якої проблеми завжди потрібно шукати основну об'єктивну причину її появи, що дозволить, в свою чергу, знайти провідне ланка і для її вирішення.

Основними принципами (гаслами) соціалістичного господарювання були і такі:

  • • «Все - в ім'я людини, для його блага»;
  • • «Від кожного - по можливості, кожному - за працею».

Ці принципи-гасла за своєю суттю є непоганими, але, на жаль, вони так і не були реалізовані.

До інших принципів управління можна віднести:

  • • принцип оптимального поєднання централізації і децентралізації в управлінні;
  • • принцип поєднання прав, обов'язків і відповідальності; та ін.

На практиці необхідно не тільки знати всі ці принципи, а й використовувати при управлінні підприємством.

Методи управління економікою - це сукупність способів і прийомів впливу на об'єкт управління для досягнення мети управління.

В економіці прийнято розрізняти три методи управління працівниками і виробничими колективами: адміністративні, економічні та соціально-психологічні. Всі вони тісно пов'язані між собою і часом їх дуже важко розмежувати.

Адміністративні ( командні ) методи засновані на примусі, а керуючі впливи мають вигляд директив, наказів, команд, інструкцій і ін. Найбільш прийнятні такі методи в армії, міліції, службах безпеки і т.д. Не можна обійтися без адміністративних методів і на підприємстві, а їх ефективність залежить від розумності і наукової обгрунтованості наказів, розпоряджень, директив. Адміністративні методи управління найбільш доцільні, коли досягнення поставленої мети не можна вирішити за допомогою економічних і соціально-психологічних методів.

Економічні методи засновані на впливі на об'єкт управління (окремі особистості, колективи, господарюючі суб'єкти) за допомогою різних важелів (заробітної плати, премій, штрафів, надання всіляких пільг, ціноутворення, надання комерційного кредиту і т.п.).

Важлива ознака економічних методів управління - перехід від управління «по вертикалі» до управління «по горизонталі». Це означає, що керуючий вплив на об'єкт управління виявляється не тільки і не стільки з боку вищого органу, скільки з боку суміжників, споживачів, словом, всіх, з ким взаємодіє виробник.

Такі дії, що управляють фіксуються у вигляді взаємних зобов'язань, в договорах, угодах, контрактах. Економічні методи відіграють визначальну роль в управлінні економікою ринкового типу.

Соціально-психологічні методи управління являють собою переконання, моральне і моральне вплив на людей.

У кожної людини існує певна система поглядів на працю, власність, гроші, економічні відносини, правила економічної поведінки. Це можна назвати економічною психологією або мораллю. Соціально-психологічне управління полягає в тому, щоб впливати на психологію людей і тим самим переконати їх діяти відповідно до бажання суб'єкта управління. При такому підході керуюча установка з боку суб'єкта управління, потрапляючи на благодатний моральну грунт, стає самоустановкою виконавця, його переконанням.

Соціально-психологічні методи за своєю значимістю і дієвості не поступаються економічним, а в певних умовах можуть бути навіть більш ефективними.

Процес управління підприємства умовно можна розділити на три частини: управління технікою; управління економікою; управління трудовим колективом. Вважається, що найбільш складною справою є управління людьми. Кожна людина неповторна і має як позитивні риси, так і негативні. Завдання керівника - пізнати кожного свого підлеглого в психологічному плані, а потім непомітно впливати на нього в такому напрямку, щоб його позитивні риси розвивалися, а негативні зникали. Це важливо не тільки для становлення і розвитку окремої особистості і всього колективу, а й для користі фірми.

Основне завдання соціально-психологічних методів полягає в створенні здорового психологічного клімату в колективі, що, в свою чергу, є основою для ефективної роботи підприємства.

Соціально-психологічні методи управління можна назвати і виховними, так як вони покликані виховувати кожного співробітника в дусі відданості фірми, активізації творчої діяльності на благо фірми і суспільства в цілому.

Найбільших успіхів в застосуванні соціально-психологічних методів досягла Японія. У цій країні любов і повагу до праці, відданість своїй фірмі, патріотизм ввібрані з молоком матері. Японці самі добровільно відмовляються від відпустки, якщо справи на фірмі йдуть погано. В Японії практично не потрібні виробничі контролери - японець не понизиться до того, щоб «проштовхувати» шлюб.

Успіхи Японії в науково-технічній сфері, економіці та інших областях в значній мірі обумовлені розумним використанням соціально-психологічних методів в управлінні на всіх рівнях. На жаль, в Росії роль і значення застосування цих методів недооцінюється, що є суттєвим резервом для зростання національної економіки.

 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >