Навігація
Головна
 
Головна arrow Соціологія arrow Правове забезпечення соціальної роботи
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація роботи з нормативними правовими документами в установах соціального захисту

У своїй професійній діяльності юристам, фахівцям з правових питань закладів соціального обслуговування належить працювати з великою кількістю документації: з правових, організаційних, кадрових та інших питань.

Спеціаліст повинен знати систему і типову технологію документаційного забезпечення управління (ДОП); правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД); поняття документа, його властивості, способи документування; особливості діловодства за зверненнями громадян та конфіденційного діловодства. Належить також оформляти організаційно-розпорядчі документи відповідно до чинного ГОСТом; вміти здійснювати обробку вхідних, внутрішніх і вихідних документів, здійснювати контроль за їх виконанням; оформляти документи для передачі в архів організації та багато іншого.

Виконання такої роботи має базуватися на глибокому знанні нормативних правових актів у галузі трудового законодавства, документування, документаційного забезпечення управління, а також основ сучасної комп'ютерної техніки та інформаційних технологій.

Для повноти і якості розкриття питання є необхідність визначитися з категорійним апаратом, використовуваним надалі.

Документ - зафіксована на матеріальному носії идентифицируемая інформація, створена, отримана і сохраняемая організацією або приватною особою як доказ при підтвердженні правових зобов'язань або ділової діяльності.

Юридичний документ - матеріальний носій, оформлений і складений відповідно до вимог чинного законодавства, що створює в осіб права та обов'язки.

Згідно з положеннями ГОСТ ИСО 15489-1-2007 "Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Общие требования" документи дозволяють організації здійснювати свою діяльність впорядковано, ефективно і підзвітний; надавати послуги послідовно і неупереджено; забезпечувати і документувати формування політики та прийняття управлінських рішень; забезпечувати узгодженість, безперервність і продуктивність ділової та управлінської діяльності; підвищувати ефективність діяльності всієї організації; забезпечувати безперебійність діяльності у разі надзвичайних ситуацій; дотримуватися вимог законодавства та регулюючої середовища; забезпечувати захист і підтримку у судових справах, включаючи управління ризиками, пов'язаними з наявністю або відсутністю документальних доказів, що містять відомості про діяльність організації; захищати інтереси організації та права співробітників, а також усіх зацікавлених сторін; забезпечувати і документувати діяльність з розвитку, зберігати корпоративну, індивідуальну пам'ять, пам'ять суспільства.

Важливим моментом, що вимагає пояснень, є питання про те, чи поширюється визначення терміна "документ" на документ в електронній формі.

У структурі електронного документа розрізняють загальну і особливу частини. Загальна частина містить інформацію, що включає смисловий зміст документа і відомості про адресата. Особлива частина стосується електронного цифрового підпису. Особливість в тому, що використання в управлінні електронного документа без виведення його на паперовий носій можливе лише за умови правового забезпечення застосування електронного цифрового підпису. У зв'язку з цим слід підкреслити, що при дотриманні вимог, встановлених для електронного цифрового підпису, цифровий підпис в електронному документі стає юридично рівносильній підпису в документі на паперовому носії. У Федеральному законі від 10 січня 2002 № 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис" чітко зазначено, що електронні документи - це всього лише особлива категорія документів. До електронних документів слід ставитися так само, як до документів на паперовому носії.

Документування - запис інформації на різних носіях за встановленими правилами. Правила документування визначаються як вимоги і норми, що встановлюють порядок документування. Документування є частиною діловодства, пов'язаної із створенням документів.

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання: відправлення та (або) напряму в справу. Слід зазначити, що від того, наскільки налагоджений в організації документообіг, залежить її ефективність. Не можна не погодитися з тим, що рівень оформлення документів, його культура - це візитна картка, за якою судять про організацію. Рівень розвитку документообігу - це ступінь поваги організації до себе.

Діловодство - галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Оскільки управлінська діяльність організації здійснюється із застосуванням різного роду документації, діловодство в даний час іменують також документаційного забезпечення управління.

Функції управління в державному органі, державному закладі реалізуються за допомогою організаційно-розпорядчої документації, яка включає в себе наступні групи документів: нормативні правові акти; розпорядчі, організаційні та інформаційно-довідкові документи.

Нормативні правові акти - прийняті уповноваженими державними органами акти, що містять правові норми, т. Е. Нормативні приписи, розраховані на необмежене коло суб'єктів і багаторазове або постійне застосування. Це письмові офіційні документи, прийняті (видані) у певній формі правотворческими органами в межах їх компетенції і спрямовані на встановлення, зміну або скасування правових норм.

Розпорядчі документи-вид документа, в якому фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності міністерства, підрозділів, підвідомчих установ та окремих посадових осіб. До розпорядчих документів відносяться: наказ, розпорядження, вказівка.

Наказами та розпорядженнями оформляються рішення нормативного характеру, а також рішення з оперативних, організаційних, кадрових та інших питань. Наказ, розпорядження приймаються уповноваженим на те посадовою особою, діє на основі єдиноначальності. Текст наказу може складатися з двох частин: констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині коротко викладаються цілі та завдання, факти і події, що послужили підставою для видання наказу. Вона може починатися словами "в цілях", "відповідно", "на виконання" і т. Д. Якщо наказ видається на підставі іншого документа, то в констатуючій частині зазначаються найменування цього документа в орудному відмінку, його дата, номер і заголовок. Преамбула в проектах наказів завершується словом "Н А К А 3 У Ю:" ("П Р Е Д Л А Р А Ю:", "Про Б Я -3 У Ю:" - у розпорядженнях), які друкуються вразрядку, потім ставиться двокрапка.

Якщо наказ змінює, скасовує або доповнює раніше виданий документ або якісь його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на скасовує документ (пункт документа) із зазначенням його дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами "Визнати таким, що втратив силу ...".

У наказ не слід включати пункт "Наказ довести до відома ...". Посадові особи, до відома яких доводиться наказ, приводяться в покажчику розсилки, який виконавець готує разом з проектом наказу.

Вказівка - розпорядчий службовий документ, що містить приписувані дії конкретному виконавцю для вирішення оперативних питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання розпоряджень, наказів, інструкцій. Текст вказівки складається, як правило, з констатуючої і розпорядчої частин. Вказівки приводяться у відповідність з установленим порядком підготовки та оформлення наказів.

Організаційні документи - це документи, що регламентують завдання та функції, що встановлюють структуру, штатну чисельність, порядок функціонування та взаємодії підрозділів, порядок дій працівників при виконанні повсякденних трудових обов'язків.

До організаційних документів відносяться: положення, статути, правила, інструкції, посадові регламенти.

Інформаційно-довідкові документи - документи, що констатують факти, що є підставою для прийняття рішень та видання розпорядчих документів. До інформаційно-довідкових документів відносяться: протокол, службовий лист, акт, доповідна, пояснювальна і службова записки, стенограма, план, звіт та ін.

Протокол складається на підставі записів, зроблених під час наради (засідання), представлених тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень. Текст протоколу, як правило, складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині оформляються такі реквізити:

  • o голова або головуючий;
  • o секретар;
  • o присутні - список присутніх або відсилання до доданому списку присутніх. Спочатку перераховуються члени колегіального органу, потім - запрошені з зазначенням посад і найменувань організацій;
  • o порядок денний;
  • o доповідачі по кожному пункту порядку денного.

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ).

Основний зміст доповідей і виступів поміщається в тексті протоколу або додається до нього; в останньому випадку в тексті робиться виноска "Текст виступу додається". Постанова (рішення) у тексті протоколу друкується повністю; при необхідності наводяться підсумки голосування.

Протокол підписується головуючим на засіданні та секретарем. Датою протоколу є дата засідання.

Протоколам присвоюються порядкові номери в межах календарного року окремо по кожній групі протоколів засідань колегіальних органів.

Службові листи готуються:

  • o як відповіді про виконання доручень по вхідних документів;
  • o виконання доручень за зверненнями громадян;
  • o супровідні листи;
  • o відповіді на запити юридичних та фізичних осіб;
  • o претензійні листи;
  • o ініціативні листи.

Терміни підготовки відповідних листів встановлюються резолюцією керівника на підставі наявних термінів виконання доручень, запитів або за рішенням автора резолюції. Тексти відповідних листів повинні точно відповідати завданням, зафіксованим в резолюції керівника.

Якщо лист оформлено на бланку посадової особи, то його текст викладається від першої особи однини: "прошу ...", "направляю ...".

Текст листа, як правило, складається з двох частин. У першій частині викладаються причина, підстава або обґрунтування складання листа, наводяться посилання на документи, що є підставою підготовки листа. У другій частині, що починається з абзацу, поміщаються висновки, пропозиції, прохання, рішення і т. Д. Датою листа є дата його підписання.

Більш докладно розглянемо правила складання претензійних листів. Якщо одна зі сторін (контрагентів) не виконує договірних зобов'язань, складаються претензійні листи. Претензійні листи виконують функцію врегулювання розбіжностей між сторонами на добровільних засадах, тому складання претензій є обов'язковим етапом перед направленням позову в арбітраж.

Претензійні листи складаються відповідно з єдиними вимогами, що пред'являються до цих документів. Крім загальних реквізитів листа в претензії повинні бути зазначені: обставини, що є підставою для складання претензії; вимоги заявника; сума претензії та її розрахунок; банківські реквізити заявника; перелік пропонованих до претензії документів.

Претензії складаються у трьох примірниках. Перший примірник направляється організації дебітору (боржника), другий залишається у заявника, а третій долучається до позовної заяви, якщо справа передається в арбітраж.

Якщо претензія не може бути врегульована сторонами на добровільних засадах, то справа передається до арбітражного суду. Основним документом в цих випадках є позовну заяву. Воно містить такі реквізити: найменування арбітражу, його адреса; найменування позивача, поштова адреса, банківські реквізити; найменування організації-відповідача, поштова адреса, реквізити; суму позову; назву документа; текст заяви; підпису, дату; перелік пропозицій.

Акт - документ, що складається кількома особами і підтверджуючий встановлені ними факти або події. Текст акту складається з двох частин - вступної та констатуючої.

Вступна частина акта містить найменування розпорядчого документа, на підставі якого катуються факт, подія або дія (у називному відмінку), його номер і дата.

Якщо акт складено комісією, то першим вказується голова комісії. Прізвища членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. Слова "Підстава", "Голова", "Члени комісії", "Були присутні" пишуться з великої літери.

У констатуючій частині акта викладаються цілі та завдання актування, сутність і характер проведеної комісією роботи, встановлені факти і події, а також висновки та зауваження. Констатуюча частина закінчується відомостями про кількість примірників акта і місце їх знаходження.

Кількість примірників акта визначається кількістю зацікавлених у ньому сторін або нормативними документами, що регламентують складання акта. Акти підписуються всіма членами комісії, при необхідності акти підлягають затвердженню керівником державного органу.

Доповідна записка - це документ, що містить грунтовний виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює будь-яку дію, факт чи подію.

Службова записка (різновид письма) - форма внутрішнього листування.

Доповідна записка складається при необхідності повідомлення керівника або вищестоящого органу про будь-які факти чи події і може містити пропозиції упорядника по излагаемому питання. Залежно від змісту і призначення доповідні і службові записки підрозділяються на інформаційні та звітні, а також можуть мати ініціативний характер.

Текст доповідної, службової записки може складатися з двох частин. У першій частині, як правило, викладаються факти або події, що послужили приводом до написання доповідної записки, у другій - висновки і пропозиції про конкретні дії, які, на думку укладача, необхідно вжити керівнику або вищестоящому органу у зв'язку з викладеними фактами.

Записки, що складаються працівниками з поясненням причин поведінки, проступків, ситуацій (пояснювальні записки), можуть бути оформлені рукописним способом на стандартному аркуші паперу.

Стенограма - дослівний запис доповідей та інших виступів на конференціях, нарадах, зборах або засіданнях колегіальних органів, здійснена методом стенографії або звукозапису.

Стенограма конференції, наради, збори або засідання колегіального органу ведеться в тому випадку, коли на обговорення виносяться важливі та складні питання, які можуть викликати дебати. Остаточний текст стенограми складається на підставі вироблених на конференції, нараді, зборах або засіданні колегіального органу стенографічних або звукових записів і представлених матеріалів (доповідей, довідок, проектів рішень і т. П.).

Текст стенограми повинен складатися з розділів, які відповідають пунктам порядку денного, розділи нумеруються арабськими цифрами. Ініціали та прізвище доповідача друкуються в називному відмінку. Дата, проставлена на стенограмі, повинна відповідати дню проведення наради, збори або засідання колегіального органу.

План - документ, що встановлює перелік намічаних до виконання робіт або заходів, їх послідовність, обсяг, а також визначає конкретних виконавців.

Складовими пунктами планів є: найменування (зміст) роботи або заходи; виконавець; термін виконання; позначка про виконання.

Плани робіт або заходів повинні підписуватися посадовими особами, відповідальними за їх виконання, із зазначенням дати підписання. Плани, як правило, підлягають затвердженню.

Звіт - документ, який містить відомості про підготовку, проведення і підсумки виконання планів, засідань, відряджень та інших заходів.

Текст звіту може складатися з розділів, підрозділів, пунктів і підпунктів, які нумеруються арабськими цифрами в установленому порядку. Звіт повинен мати підписи або візи укладачів із зазначенням дати візування.

Реквізити документів. Кожен документ складається з окремих складових його елементів, які називаються реквізитами: підпис, печатка, текст, назва виду документа і т. Д. Сукупність реквізитів, розташованих у документі певним чином, складає його формуляр. Формуляр, характерний для певного виду документів, називається типових формуляром. Формуляр-зразок розробляється при створенні системи документування і являє собою графічну модель або схему побудови документа. Він встановлює формати, розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів. ГОСТ Р 6.30-2003. "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" встановлює майже максимальний набір реквізитів для будь-якого з управлінських документів та їх розташування на паперовому носії інформації. Усього встановлено 29 реквізитів.

Реквізити документів. Кожен документ складається з окремих складових його елементів, які називаються реквізитами: підпис, печатка, текст, назва виду документа і т. Д. Сукупність реквізитів, розташованих у документі певним чином, складає його формуляр. Формуляр, характерний для певного виду документів, називається типових формуляром. Формуляр-зразок розробляється при створенні системи документування і являє собою графічну модель або схему побудови документа. Він встановлює формати, розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів. ГОСТ Р 6.30-2003.

"Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" встановлює майже максимальний набір реквізитів для будь-якого з управлінських документів та їх розташування на паперовому носії інформації. Усього встановлено 29 реквізитів.

При підготовці й оформленні документів використовуються такі реквізити: Герб Російської Федерації, суб'єкта РФ (міста Москви) (при необхідності), найменування організації, довідкові дані про організацію; найменування виду документа, дата документа, відмітка про надходження документа, реєстраційний номер документа, посилання на реєстраційний номер і дату документа, гриф обмеження доступу до документа, адресат, гриф затвердження документа, резолюція, заголовок до тексту, відмітка про контроль, текст документа, відмітка про наявність додатка, підпис, гриф погодження документа, візи узгодження документа, друк, відмітка про завірення копії, відмітка про виконавця, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

У процесі підготовки документів необхідно дотримуватися таких правил оформлення реквізитів:

Найменування організації, що є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленого в її установчих документах. Над найменуванням організації вказують скорочена, а за його відсутності - повне найменування вищестоящої організації.

При оформленні реквізиту "Довідкові дані про організацію" вказується поштову адресу; номери телефонів (довідкова служба), факсів, адресу електронної пошти та ін.

Використовуються наступні найменування основних видів документів: постанова, розпорядження, наказ, протокол, акт, довідка, службова записка, план, звіт.

Датою документа є дата його підписання або затвердження. Для документів, що фіксують рішення, що приймаються колегіально (протокол, акт та ін.), Датою є дата прийняття рішення, а не підписання.

Реквізит "Реєстраційний номер документа" - цифрове позначення, що привласнюється документу при його реєстрації.

Реквізит "Посилання на реєстраційний номер і дату документа" використовується тільки в тих видах документів, які є відповідями на запит (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок, огляд і т. Д.). Відомості в реквізит переносяться з документа, що поступив. Наявність цього реквізиту виключає необхідність згадки номера та дати надходження документа в тексті листа.

Гриф "Для службового користування" із зазначенням номера примірника проставляється у верхньому правому куті першої сторінки документа.

Гриф узгодження документа складається із слова "ПОГОДЖЕНО", посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати погодження (проставляються у лівому верхньому куті аркуша).

Візи узгодження документа. Узгодження документа оформляється візою, що включає підпис і посаду візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. Для документа, оригінал якого відправляється з організації, візи проставляються в нижній частині лицьового боку копії відправляється документа.

Адресування документа.

Документи адресують в організації, їх структурні підрозділи, посадовим або фізичним особам. Найменування організації та її структурного підрозділу зазначаються у називному відмінку, наприклад: Міністерство юстиції Російської Федерації.

Посада особи, якій адресовано документ, зазначається у давальному відмінку; ініціали вказуються перед прізвищем.

При адресуванні документа керівнику організації її найменування входить до складу найменування посади адресата.

Якщо документ відправляється в кілька однорідних організацій, їх найменування зазначаються узагальнено.

У складі реквізиту "Адресат" елементи поштової адреси вказуються в послідовності, встановленій правилами надання послуг поштового зв'язку. Якщо лист адресується організації, вказують її найменування, потім поштову адресу.

При адресуванні документа фізичній особі вказують ініціали та прізвище одержувача, потім поштову адресу: вулиця, номер будинку, квартири, назва населеного пункту, індекс.

Гриф затвердження документа розташовується у верхньому правому куті документа і складається з слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади особи, що затверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження.

Резолюція-реквізит, який оформляється відповідною посадовою особою і містить доручення по даному документу.

Резолюції як правило оформляються на спеціальних бланках формату А6, на нижньому полі яких зазначаються номер і дата документа, до якого відноситься резолюція.

Резолюція включає прізвища виконавців (найменування підрозділів), зміст доручення, термін виконання, підпис і дату

Заголовок до тексту - реквізит документа, що виражає короткий зміст тексту. Наявність заголовка скорочує час проходження документа при реєстрації та виконанні.

Тема узгоджується з найменуванням виду документа, наприклад: наказ (про що) про створення атестаційної комісії, картка (чого) обліку руху основних засобів. До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, листам об'ємом менше двох сторінок та відповідей на звернення громадян заголовок, як правило, не складається.

Відмітка про контроль проставляється на документах, що підлягають контролю, у вигляді літери "К" або штампа "КОНТРОЛЬ. СРОК_".

Текст документа.

Оформлення додатків до документа.

Додатки до документа можуть бути трьох видів: додатки, затверджуються або вводяться в дію відповідними нормативними правовими та розпорядчими документами (постановами, розпорядженнями, наказами); додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа; додатки, що є самостійними документами, що направляються з супровідним листом.

Відмітка про наявність додатка оформляється двома способами. Якщо додаток названо в тексті, то відмітка про його наявність оформляється таким чином: Додаток: на 5 л. в 2 екз. Якщо документ має додаток, що не назване в тексті, вказуються його найменування, кількість аркушів та примірників; при наявності кількох додатків вони нумеруються.

Підпис документа. До складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку, і скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис і його розшифровка (ініціали, прізвище).

При підписанні документів на бланку посадової особи, посада підписала не вказується. При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовуються одна під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді. При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні.

Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади і прізвища. При цьому не дозволяється ставити напис від руки "зам" чи косу риску перед найменуванням посади. Документи колегіальних органів (колегії, ради та ін.) Підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем. У документах, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки в складі комісії відповідно до розподілу.

Друк запевняє справжність підпису посадової особи на документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами.

На документах фінансового характеру друк проставляється на спеціально відведеному місці без захоплення найменування посади та підпису. Відбиток проставляється друку повинен бути добре читаним.

Номенклатура справ. У процесі діяльності установа отримує і створює велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань документи стають хранителями ретроспективної інформації, потреба в якій може виникнути знову через певний час, т. Е. Вони виступають в ролі установи. Для швидкого пошуку документів, які використовуються в управлінській діяльності організації, їх групують у справи.

Справа-сукупність документів або документ, що відноситься до даного питання чи ділянки діяльності і поміщений в окрему обкладинку. Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ.

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ (заголовків), заводяться в організації із зазначенням термінів їх зберігання, оформлення в установленому порядку. Вона призначена для групування виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання.

У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відображають всі документовані ділянки і питання діяльності установи соціального обслуговування.

Основою для визначення структури номенклатури справ установ є штатний розклад. Розділами номенклатури справ є назви структурних підрозділів установи, наприклад: адміністративно-управлінський персонал; відділ кадрів, бухгалтерія; охорона праці і т. д. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином:

п / п

Індекс справи (документа)

Заголовок справи

Термін зберігання

Номер статті за переліком

1

2

3

4

5

У графі 2 номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної в номенклатуру. Індекс справи складається з встановленого в установі цифрового позначення структурного підрозділу (наприклад, 01 - адміністративно-управлінський персонал; 02 - відділ кадрів і т. Д.) І порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ у рамках структурного підрозділу. Індекси справ позначаються арабськими цифрами. Наприклад: 01-02, де 01 - індекс структурного підрозділу, 02 - порядковий номер заголовка справи за номенклатурою справ у рамках структурного підрозділу.

У номенклатурі справ зберігаються однакові порядкові номери заголовків для однорідних справ різних структурних підрозділів, наприклад, "Накази з основної діяльності" (01-03, 02-03, 03-03 і т. Д.).

У графу 3 номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ всередині розділів номенклатури справ визначаються ступенем важливості документів, що становлять справи, і їх взаємозв'язком. Спочатку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. При цьому заголовки справ, що містять розпорядчі документи вищих структур, розташовуються перед заголовками справ з наказами та документами установи. Далі розташовуються заголовки справ, що містять планові і звітні документи.

Заголовок справи повинен чітко в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи. Не допускається вживання в заголовку справи неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальна переписка" і т. П.), А також вступних слів і складних синтаксичних оборотів.

Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та основним обліковим документом у діловодстві, а в архіві установи використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Номенклатура справ затверджується і вводиться в дію наказом директора на три роки. Виходячи з виробничої необхідності, вона може в кінці кожного року уточнюватися, коректуватися і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. Якщо протягом року в установі виникають нові документовані ділянки роботи (наприклад, введення платних соціальних послуг населенню), то на них заводяться нові справи, які за наказом додатково включаються в номенклатуру справ.

Успішна діяльність установи соціального обслуговування неможлива без високої культури роботи персоналу з документами, без чіткої організації діловодства. Уміння грамотно, правильно у відповідності з діючими нормами оформити службовий документ поряд з глибокими спеціальними знаннями, володінням основами ділового спілкування є невід'ємним елементом професійної підготовки керівника будь-якого рівня, його компетентності.

Якість виконання установою функціональних завдань установи соціального обслуговування, ефективність вироблення та реалізації управлінських рішень найбезпосереднішим чином залежать від організації документообігу, технології реєстрації, обліку, контролю та зберігання документів.

В умовах зростаючого обсягу документообігу розвиток менеджменту безпосередньо визначається ступенем впровадження сучасних інноваційних елементів діловодства (документаційне забезпечення управління, або ДОП), до числа яких відносяться механізація, комп'ютеризація і автоматизація процесів ДОУ і на їх основі здійснення переходу до електронного документообігу.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук