ПІДГОТОВКА НАРАДИ

Підготовка до наради передбачає визначення того, хто буде брати в ньому участь, коли і де воно пройде, чому воно необхідне і що повинно бути досягнуто в результаті наради. У процесі обмірковування цих питань слід прагнути до створення всіх умов, необхідних для того, щоб нарада була максимально продуктивним.

Розробка порядку денного.

Тут потрібно визначити зміст обговорюваних проблем і головну тему наради, яка повинна характеризувати його сутність. Іноді трапляється, що на нараді буде порушена тільки одна тема, однак частіше буває, що в процесі наради має бути обговорено кілька питань. При формуванні порядку необхідно виходити з таких рекомендацій:

  • 1) тривалість наради не повинна перевищувати одного-півтора годин: занадто коротка нарада не дає можливості зосередитися, занадто тривалий стомлює;
  • 2) обговорення найбільш важливих питань має припадати приблизно на середину наради. Це обумовлено тим, що активність групової роботи спочатку зростає, а потім зменшується. Така структура порядку денного дозволить забезпечити найбільшу ефективність у вирішенні найважливіших питань;
  • 3) слід добре продумати формулювання тем для обговорення. Вони повинні бути сформульовані ясно і точно, таким чином, щоб у учасників майбутнього наради не виникало питань щодо того, про що буде йти мова.

При формуванні порядку денного, як показує практика, допускаються численні помилки з боку організаторів нарад.

Виділяють шість груп помилок:

  • 1) відсутність головної теми наради;
  • 2) при наявності декількох тим наради немає їх чіткого розмежування і відповідного аналітичного обговорення;
  • 3) учасникам попередньо не пояснив суть обговорюваної проблеми;
  • 4) до порядку денного включені питання різного об'єму і різноманітного змісту, тому є загроза, що нарада може перетворитися в обговорення або в сварку між окремими учасниками або групами;
  • 5) на нараді обговорюються проблеми і питання, які можна вирішити в робочому порядку;
  • 6) не вдається дотримуватися порядку денного. Учасники відступають від неї і розглядають стихійно виниклі побічні геми або яку-небудь проблему, яка існує на даному підприємстві постійно.
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >