ПІДГОТОВКА УЧАСНИКІВ НАРАДИ.

Організатор нарад повинен завчасно ознайомити всіх учасників з порядком денним і необхідними матеріалами. Кожен учасник повинен заздалегідь знати тематику і завдання наради я. В цьому і полягає запорука ефективного проведення наради, так як всі його учасники будуть належним чином до нього підготовлені.

Особливі питання виникають, коли мова йде про підготовку до конфіденційних нарад, тобто нарад, в процесі яких можуть обговорюватися відомості, що становлять таємницю фірми або її партнерів. Порядок проведення подібних нарад регулюється спеціальними вимогами, що забезпечують безпеку цінної, в тому числі конфіденційної, інформації, яка в процесі цих заходів поширюється в санкціонованому (дозволеному) режимі. Основною загрозою цінної інформації є розголошення більшого обсягу відомостей про нову ідею, продукції або технології, ніж це необхідно.

Під розголошенням (розголосом, оголошенням) цінної інформації розуміється несанкціонований вихід захищаються відомостей і документів за межі кола осіб, яким вони довірені або стали відомі у ході їх трудової діяльності. Інформацію розголошує завжди людина - випадково, помилково або навмисне, усно, письмово, за допомогою жестів, міміки, умовних сигналів, особисто або через посередників, з використанням засобів зв'язку та багатьма іншими способами.

Причини, за якими інформація може розголошуватися на конфіденційних нарадах, загальновідомі: слабке знання співробітниками складу цінної інформації і вимог щодо її захисту, злісне невиконання цих вимог, провоковані і непровоцірованние помилки співробітників і ін. Оголошено цінної інформації в санкціонованому режимі повинно бути виправдане ділової необхідністю і доцільністю для конкретних умов і характеру обговорюваних питань.

Доступ співробітників організації на будь-які конфіденційні наради здійснюється на основі чинної в фірмі дозвільної системи. Дозвільна (розмежувальна) система доступу до інформації входить в структуру системи захисту інформації і являє собою сукупність обов'язкових норм, встановлюваних першим керівником або колективним органом керівництва організацією з метою закріплення за керівниками і співробітниками права використання для виконання службових обов'язків виділених приміщень, робочих місць, визначеного складу документів і цінних відомостей.

Запрошення на конфіденційні наради осіб, які не є співробітниками фірми, санкціонується тільки в разі крайньої необхідності їх особистої участі в обговоренні конкретного питання. Їх присутність при обговоренні інших питань забороняється.

Відповідальність за забезпечення захисту цінної інформації і збереження таємниці фірми в ході наради несе керівник, який організовує дану нараду.

Всі документи, що складаються в процесі підготовки конфіденційної наради, повинні мати гриф «Конфіденційно», складатися і оброблятися у відповідності з вимогами інструкції з обробки та зберігання конфіденційних документів. Документи (в тому числі проекти договорів, контрактів та ін.), Призначені для роздачі учасникам наради, не повинні містити конфіденційні відомості. Ця інформація доводиться до відома сторін наради усно при обговоренні конкретного питання. Цифрові значення найбільш цінної інформації (технічні і технологічні параметри, суми, відсотки, терміни, обсяги і т.п.) в проектах рішень та інших документах не вказуються або фіксуються в якості загальноприйнятого значення, характерного для угод подібного роду і є стартовою величиною при обговоренні . У проектах не повинно бути розгорнутих обгрунтувань наданих пільг, знижок або позбавлення пільг тих чи інших партнерів, клієнтів. Документи, що роздаються учасникам наради, не повинні мати гриф конфіденційності.

Список учасників конфіденційної наради складається окремо по кожному обговорюваного питання. До участі в обговоренні питання залучаються тільки ті співробітники фірми, які мають безпосереднє відношення до цього питання. Це правило стосується в тому числі керівників. У списку учасників вказуються прізвища, імена та по батькові осіб, які займає посади, що подаються ними установи, організації, фірми і найменування документів, що підтверджують їх повноваження вести переговори і приймати рішення. Назва подається фірми може при необхідності замінятися її умовним позначенням.

Документом, що підтверджує повноваження особи (якщо его не перший керівник) при веденні переговорів і прийняття рішень з конкретного питання, може служити лист, припис, довіреність подається особою фірми, рекомендаційний лист авторитетного юридичної або фізичної особи, письмову відповідь фірми на запит про повноваження представника, в окремих випадках телефонне або факсимільне підтвердження повноважень першим керівником представленої фірми. Найменування документа, що підтверджує повноваження особи, може вноситися в список безпосередньо перед початком наради. Ці документи передаються учасниками наради відповідальному організатору для подальшого включення їх секретарем-референтом в справу, що містить всі матеріали з даного наради або переговорів.

Документи, що складаються при підготовці конфіденційної наради, на яких передбачається присутність представників інших організацій, узгоджуються з керівником служби безпеки. Їх пропозиції по поміченим недоліків у забезпеченні захисту цінної інформації повинні бути виправлені відповідальним організатором наради. Після цього документи затверджуються керівником, організуючим нараду.

Будь-яке конфіденційне нараду організовується в спеціальному (виділеному) приміщенні, що має ліцензію на проведення в ньому подібного заходу і, отже, обладнаному засобами технічного захисту інформації. Доступ в такі приміщення співробітників фірми і представників інших фірм і організацій дозволяється керівником служби безпеки і контролюється співробітником цієї служби.

Перед початком конфіденційної наради співробітник служби безпеки зобов'язаний переконатися у відсутності в приміщенні аудіо- та відеозаписувальних або передавальних пристроїв і якісній роботі засобів технічного захисту на всіх можливих каналах витоку інформації. Приміщення повинно бути обладнане кондиціонером, гак як відкриття вікон, дверей в ході наради не допускається. Вікна закриваються світлонепроникними шторами, вхідні двері обладнується сигналом, що сповіщає про її поганому закриття. З метою звукоізоляції доцільно мати подвійні двері (тамбур) або зашторювати двері звукопоглощающей тканиною.

Проведення наради в непристосованих і необладнаних відповідним чином приміщеннях фірми (крім кабінету першого керівника) забороняється.

У приміщенні для проведення конфіденційних нарад не повинні знаходитися прилади, обладнання та технічні засоби, які безпосередньо не використовуються для забезпечення ходу наради (наприклад, телефони міської мережі, ПЕОМ, телевізійні та радіоприймачі і ін.). При необхідності вони розміщуються в сусідній, ізольованій кімнаті.

Аудіо- і відеозапис конфіденційних нарад, фотографування ведеться тільки за письмовою вказівкою першого керівника фірми і здійснюється одним із співробітників фірми, які готували нараду. Чистий магнітний або фотографічний носій інформації для цих цілей видається під розпис в обліковій формі і повертається йому із зафіксованою інформацією по закінченні роботи наради.

Доступ учасників конфіденційної наради в приміщення, в якому воно буде проводитися, здійснює відповідальний організатор наради під контролем служби безпеки відповідно до затвердженого списком і що висуваються учасниками персональними документами. Перед початком обговорення кожного питання склад присутніх коригується. Знаходження (очікування) в приміщенні осіб, в тому числі співробітників даної фірми, які не мають відношення до обговорюваного питання, не дозволяється.

Доцільно, щоб при відкритті наради організував його керівник нагадав учасникам про необхідність збереження виробничої і комерційної таємниці, уточнив, які конкретні відомості є конфіденційними на даній нараді.

Хід конфіденційної наради документується одним з готували його співробітників або секретарем-сте нографісткой. На особливо закритих нарадах цю роботу виконує безпосередньо відповідальний організатор наради. Складається протокол (стенограма) повинен мати гриф конфіденційності необхідного рівня і оформлятися в стенографічною зошити, зареєстрованої секретарем-референтом.

Доцільність запису учасниками ходу наради визначається керівником, який організував нараду, виходячи зі змісту тієї інформації, яка оприлюднюється. Керівник має право не дозволити учасникам наради вести будь-які записи або санкціонувати ведення цих записів на аркушах паперу, зареєстрованих секре- тарем-референтом, з подальшою здачею їх цій особі і доставкою кур'єрами фірми за місцем роботи учасників наради.

При необхідності виклику на що проходить нарада додаткових осіб (експертів, консультантів, представників інших фірм і організацій) факт їх участі в нараді фіксується в протоколі із зазначенням мотивів їх виклику. Присутність цих осіб на нараді обмежується часом розгляду тієї ситуації, за якої вони були викликані.

Учасникам конфіденційної наради незалежно від займаної посади і статусу на нараді забороняється:

  • • вносити в приміщення, де проводиться нарада, фото-, кіно-, відеоапаратуру, комп'ютери, магнітофони, в тому числі плеєри, радіоприймачі, радіотелефони та іншу апаратуру, користуватися нею;
  • • робити виписки з документів, що використовуються при вирішенні питань на нараді і мають гриф обмеження доступу;
  • • обговорювати питання, винесені на нараду, в місцях загального користування;
  • • інформувати про нараду (питаннях порядку денного, склад учасників, час і місце проведення, під час обговорення питань, зміст рішень і т.п.) будь-яких осіб, не пов'язаних з проведенням даної наради, в тому числі співробітників фірми.

Учасники наради, помічені у несанкціонованій аудіо- чи відеозапису, використанні засобів зв'язку, фотографуванні, позбавляються права подальшої присутності на нараді. За фактом складається акт, копія якого направляється організації, представником якої є ця особа, або передається першому керівнику фірми - організатора наради, якщо ця особа є співробітником цієї організації. Одночасно носій несанкціоновано записаної інформації віддається секретарю-референту для обліку і зберігання (або знищення). Пристрій запису повертається власнику.

Учасники наради не можуть оголошувати більший обсяг цінних відомостей, ніж це було встановлено при підготовці наради, або повідомляти відомості, що не відносяться до обговорюваного питання. Склад оголошених відомостей регламентується керівником, який організував нараду.

Після закінчення конфіденційної наради приміщення, в якому воно проходило, оглядається співробітником служби безпеки, замикається, опечатується і здається під охорону.

Документи, прийняті на нараді, оформлюються, підписуються, при необхідності розмножуються і розсилаються (передаються) учасникам наради відповідно до вимог по роботі з конфіденційними документами фірми. Всі екземпляри цих документів повинні мати гриф обмеження доступу. Розсилати документи, що містять строго конфіденційну інформацію, не дозволяється [1] .

  • [1] Детальніше проблема підготовки і проведення конфіденціальнихсовещаній розглядається в роботі: Степанов Є. Захист конфіденційної інформації при проведенні переговорів // Управління персоналом.2000. № 8. URL: http://hrni.ru/db/hrm/CA5A890C2CB7F3EAC3256AAB004224CF/category.html (дата звернення: 18.12.2000).
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >