ЗАГАЛЬНА СХЕМА ПЕРЕГОВОРНОГО ПРОЦЕСУ

Структурно процес організації та проведення ділових переговорів схожий на ділову бесіду. І все, що було сказано в попередньому розділі, відноситься і до ділових переговорів. Але є і деякі відмінності.

1. Формулювання мети переговорів. На цьому етапі необхідно конкретно визначитися з тим, чого ви хочете домогтися від майбутньої зустрічі, і ясно сформулювати собі цю мету. Для більш чіткої конкретизації і ясності бажано викласти мета переговорів письмово. Однак в процесі переговорів не слід однозначно і жорстко дотримуватися поставленої мети, дайте ситуації розвиватися природно, і можливо вона прийме несподіване і вигідніше для вас напрям.

Переговори як один з видів створення і підтримки діалогу з діловими партнерами можуть проводитися з метою:

  • 1) встановлення ділових відносин;
  • 2) з'ясування позицій сторін по одному або кількох питань;
  • 3) обміну інформацією;
  • 4) врегулювання відносин;
  • 5) поглиблення взаєморозуміння;
  • 6) досягнення нових угод;
  • 7) підписання угод.
  • 2. Підготовка до переговорів складається з трьох підетапів.

Л. Рішення організаційних питань. З організаційних питань в даному контексті потрібно відзначити вибір місця для проведення переговорів. Найбільша перевага для вас має зустріч на «своїй території» або, в крайньому випадку, - на «нейтральній». Звичайно, узгодження місця майбутньої зустрічі можна вже розглядати як самостійні переговори і діяти відповідно до викладеної тут стратегією.

Б. Збір та обробка інформації про партнера має на меті виявлення точок згоди і протиріччя, а також виявлення сильних і слабких місць партнера для можливості контролю ситуації. По можливості визначте думку партнера з наступних питань: політика, релігія, захоплення (хобі), основні життєві принципи, сімейні відносини і т.зв. Якщо в якій-небудь з областей виявляються абсолютно протилежні вам погляди, спробуйте тимчасово перейнятися і погодитися з цими ідеями і хоча б домогтися свого нейтрального до цих питань відносини. Дізнайтеся про його репутації в відповідних вашого запитання колах і зробіть висновки про те, що можна очікувати від партнера. З внутрішніх психологічних особливостей буває корисно виявити систему його сприйняття: візуальна, аудиальная, кинестетическая. Найбільш сильний і слабкий канали сприйняття.

В. Психологічне моделювання переговорів. З'ясувавши з попереднього пункту, з ким має бути зустріч, можна змоделювати різні варіанти розвитку подій. Психологічне моделювання можна проводити, використовуючи один з двох варіантів.

1. Розгорнутий варіант.

Для визначення ступеня готовності до переговорів рекомендується дати відповіді на наступні питання:

  • • Чим (за змістом і формою) вони будуть відрізнятися від попередніх переговорів з цим партнером?
  • • Чи на всі ваші питання будуть отримані відповіді? (Які з питань викличуть у партнерів найбільші труднощі?)
  • • Які питання можуть задати вам?
  • • Яку інформацію попросять дати їм ваші партнери?
  • • Чи є у них ваш чоловік, через якого можна було б здійснювати зворотний зв'язок?
  • • Який ваш імідж в очах партнерів?
  • • Хто з учасників цих переговорів «сильніше»?
  • • Як краще підготувати приміщення для переговорів і розмістити учасників?
  • • Що ми будемо мати і що робити, якщо переговори не відбудуться?
  • • Як краще подати наші пропозиції? (Як «пов'язати» його з інтересами партнерів?) Яку користь обіцяють наші пропозиції іншій стороні?
  • • Як краще протистояти можливому тиску партнерів?
  • • Які альтернативи слід знайти і запропонувати, щоб мати простір для маневру?
  • • Що спільного у вас з партнерами? (На яких об'єктивних підставах можна домовитися?)
  • • Яку тактику поведінки найкраще використовувати в даних переговорах?

У деяких ситуаціях (брак часу, відсутність інформації і т.д.) можна порекомендувати використовувати експрес-варіант підготовки до переговорів.

2. Експрес-варіант.

Він складається з трьох основних розділів: підготовка пропозицій; аналіз позиції контрагента; аналіз особистості контрагента.

Розглянемо їх більш детально.

  • 1. Підготовка (ваших) пропозицій. Для цього слід підготувати відповіді на наступні питання:
    • • Якого результату переговорів ми хочемо?
    • • Що ми отримаємо в разі успіху переговорів?
    • • Що ми втратимо в разі невдачі?
    • • Який діапазон можливих результатів? (Яким може бути мінімальний результат, тобто крайня точка відступу, і максимальний?)
    • • Які факти і аргументи ми можемо використовувати?
  • 2. Попередній аналіз позицій контрагента. Він включає в себе наступні питання:
    • • Які можливі доводи партнерів (і ваші можливі контраргументи)?
    • • Чи є у них альтернатива і як показати, що угода з вами буде кращим вибором?
    • • Які труднощі іншого боку? (Чи можете ви допомогти в подоланні цих труднощів?)
    • • Що позитивного отримують партнери, прийнявши ваші пропозиції?
    • • Які додаткові обов'язки вони повинні будуть взяти на себе в разі досягнення угоди? (Що повинні будуть зробити для реалізації угоди і як допомогти їм у цьому?)
  • 3. Попередній аналіз особистості контрагента. Навіть якщо переговори веде група осіб, в ній завжди є людина, яка приймає остаточне рішення і підписує угоду. Так що аналіз його особистості ніколи не буває зайвим. Дайте відповідь на питання:
    • • Які його повноваження?
    • • Якими будуть його пропозиції? Що він любить? (Чим захоплюється, про що вважає за краще не говорити?)
    • • Що він особисто отримає в результаті досягнутої угоди?

При підготовці до складних переговорів треба з'ясувати наступні питання:

  • • У чому полягає ідеальне рішення поставленої проблеми в комплексі?
  • • Від яких аспектів ідеального рішення можна відмовитися?
  • • У чому варто бачити оптимальне вирішення проблеми при диференціальному підході до очікуваних наслідків, труднощів, перешкод?
  • • Які аргументи необхідні, для того щоб належним чином відреагувати на очікуване припущення партнера, обумовлене розбіжністю інтересів і їхнім однобічним здійсненням?
  • • Які екстремальні пропозиції партнера варто обов'язково відхилити і за допомогою яких аргументів?

Отже, ретельна підготовка до проведення переговорів абсолютно необхідна. Вона, звичайно, не гарантує успіху, але іноді дає деяке, і досить відчутне, психологічну перевагу, використовуючи яке, ви зможете направляти переговори [1] .

3. Безпосередньо проведення переговорів.

Протокольні аспекти переговорів.

  • • домовляються про зустріч під час переговорів прийнято не пізніше ніж за 2-3 дня.
  • • Заздалегідь слід уточнити питання, що виносяться для обговорень, і тривалість зустрічі.
  • • Час початку переговорів прийнято неухильно дотримуватися (у всіх західних країнах точність вважається ознакою хорошого тону).
  • • Запізнення понад 15 хвилин вважається грубою неввічливість, тому необхідно знайти спосіб попередити про можливе запізнення.
  • • Небажано приходити на зустріч раніше наміченого часу, так як цим можна поставити в незручне становище запросили вас на переговори.
  • • Організацію ділових зустрічей цілком бере на себе сторона-ініціатор.
  • • Ділові переговори проводяться в спеціально відведеному і пристосованому для цього приміщенні. Не повинно бути нестачі місць (стільців).
  • • При необхідності переговори обслуговуються спеціально виділеним працівником або запрошеними фахівцями.
  • • Перед кожним учасником бажано поставити картку із зазначенням П.І.Б., фірми, яку він представляє.
  • • На столах учасників повинні бути папір і письмове приладдя.
  • • Бажано мати прохолодні напої. Хорошим гоном буде подати чай, кава з печивом.
  • • Переговори можуть проводитися у формі протокольних заходів, таких як коктейль, фуршет, вечеря, а також ланч, шведський стіл, келих шампанського.
  • 4. Аналіз результатів переговорів і виконання досягнутих домовленостей. Перш за все необхідно проаналізувати минулі переговори незалежно від того, були вони вдалими чи ні, і вирішити:
    • • наскільки добре була проведена підготовка до переговорів;
    • • чи була дотримана запланована програма переговорів;
    • • який був характер взаємин з опонентами;
    • • які аргументи були переконливі для опонентів, а які вони відхилили і чому;
    • • довелося йти на поступки і якими будуть їхні наслідки;
    • • які виникали труднощі в процесі переговорів;
    • • які перспективи подальших взаємин;
    • • який досвід переговорів можна використовувати в майбутньому;
    • • які основні причини досягнутих результатів.

  • [1] Вибір варіанту залежить крім вашого бажання від таких факторів, як час (чи достатньо його на підготовку), важливість переговорів, об'емінформаціі про вашого партнера і т.д.
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >