ПИСЬМОВІ ДІЛОВІ КОМУНІКАЦІЇ

В результаті освоєння глави 8 студент повинен: знати

  • • основні вимоги міжнародного та державного стандартів письмовій ділової комунікації;
  • • особливості письмових ділових комунікацій;
  • • особливості сучасних комунікаційних систем і до- кументоведенія;

вміти

  • • працювати з управлінськими документами;
  • • працювати з внутриведомственной документацією;
  • • працювати з діловою кореспонденцією; володіти навичками
  • • оформлення простих ділових листів;
  • • оформлення комерційної кореспонденції;
  • • ведення претензійної переписки.

Вимоги міжнародного і державного стандартів письмовій ділової комунікації

Письмові комунікації н XXJ в. зазнали ряд змін, викликаних поширенням нових каналів інформації. Тим часом нові технічні формати не привели до появи принципово нових стандартів діловодства.

Ще в 60-і рр. XX ст. з'явилися державні стандарти і методичні рекомендації але уніфікації текстів службових документів, які продовжують розвиватися і вдосконалюватися до сьогоднішнього дня. Керівництво та контроль за організацією документознавства здійснюється Федеральної архівної служби Росії. Розробкою методичної бази займається Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД). В організаціях документознавство знаходиться у веденні служби Документационного забезпечення управління (ДОП).

Законодавчу і нормативно-методичну базу письмовій ділової комунікації складають федеральні закони, нормативні правові акти федеральних органів влади РФ, нормативні правові акти суб'єктів РФ, державні стандарти, міжгалузеві нормативно-методичні документи, що регламентують роботу з документами.

Так, оформлення документів, що пересилаються за допомогою різноманітних засобів зв'язку (пошта, телеграф, факсимільні і електронні повідомлення), регламентується відповідними законодавчими актами: в ст. 4 Федерального закону «Про поштовий зв'язок». Уряд РФ своєю постановою від 15.04.2005 № 221 затвердило Правила надання послуг поштового зв'язку. Ці правила визначають комплекс вимог до упаковки, адресність, пересилання листів, поштових карток. Постановою Уряду РФ від 28.08.1997 № 1108 затверджені Правила надання послуг телеграфного зв'язку.

У 1995 Державна Дума РФ прийняла закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації». Зараз регулює відносини, що виникають при створенні та використанні інформаційних технологій, Федеральний закон від 27 липня 2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» (зі зм. І доп.) [1] .

Міжнародні ділові письмові комунікації з 2006 р регулюються цим законом, а раніше Федеральним законом «Про участь в міжнародному інформаційному обміні», прийнятим в 1996 році Законом також встановлено обмеження на вивезення за межі Російської Федерації документованої і отримати інформацію і.

Слід врахувати, що при підготовці міжнародних службових листів необхідно дотримуватися єдиних правил оформлення і обробки ділової документації. Ці правила вироблені національними службами стандартизації в рамках Міжнародної організації зі стандартизації - ІСО (International Organization for Standardization, ISO). В даний час в цій організації представлені національні органи 130 держав. Крім того, в роботі по уніфікації документів, зокрема зовнішньоторговельних, беруть участь понад десяти міжнародних організацій, в тому числі Комітет з розвитку зовнішньої торгівлі Європейської економічної комісії (ЄЕК).

Термінологію в області документації на міжнародному рівні регламентують стандарти ISO серії «Документація та інформація» (ІСО 5127-1: 1983, ІСО 5127- 2: 1983, ІСО 5127-3: 1988 і ін.). Потрібно пам'ятати, що оформлення листів, які надсилаються всередині Росії, відрізняється від оформлення листів міжнародних.

Збільшення частки електронних комунікацій призвело до необхідності регламентації віртуального простору в сфері ділової комунікації. З метою забезпечення правових умов використання електронного підпису в електронних документах 6 квітня 2011 був прийнятий Федеральний закон «Про електронний підпис» [2] (раніше діяв Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис» від 2002 рік), який поширюється на відносини, що виникають при здійсненні цивільно-правових угод, і встановлює (при дотриманні певних умов) однакову силу паперового та електронного документів.

Основні правила оформлення документів, вимоги до змісту інформації бланка, порядок адресування, узгодження, підписання, затвердження документів містить Державний стандарт на організаційно-розпорядчу документацію - ГОСТ Р.6.30-2003. Слід особливо відзначити, що вперше стандарт носить рекомендаційний характер, що зумовлено сучасним законодавством.

Крім уніфікованих форм і уніфікованих систем документації існує ряд державних стандартів, обов'язкових до застосування в роботі з документами, в різні періоди затверджених Держстандартом Росії.

Терміни, які використовуються в діловодстві та архівній справі, і їх визначення представлені в ГОСТ Р 51141-98.

Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджена наказом Росархіву від 27 листопада 2000 № 68, закріпила зміни, що відбулися в 1990-і рр. в законодавчій базі, технічному переоснащенні організацій, пов'язані з впровадженням нових інформаційних технологій обробки документів.

Типове положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджене Постановою ДКНТ СРСР, Держстандарту СРСР, Головархіву СРСР від 30 листопада 1981 р № 463/162/298, регламентує порядок роботи з листуванням, що становить звернення громадян.

У сучасному світі без знання основ документаційного забезпечення управління неможливо успішно вирішувати організаційні та виробничі проблеми. Успішний ділова людина повинна мати основні знання в області існуючих в даний час в російській і світовій практиці форм і методів ведення управлінської документації, володіти необхідними навичками складання основних службових документів, що використовуються юридичними та фізичними особами, мати досвід в організації діловодства на підприємствах і написанні ділових листів .

  • [1] URL: base.garant.ru/12148555/ (дата звернення: 17.07.2013).
  • [2] Федеральний закон від 6 квітня 2011 року № 63-ФЗ «Про електроннойподпісі». URL: vvww.rg.ru/2011/04/08/podpis-dok.html (дата звернення: 17.07.2013).
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >