ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

Кожен документ складається з окремих інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, назва виду документа і т.д.). Сукупність реквізитів, розташованих у документі певним чином, становить його формуляр. Формуляр, характерний для певного безлічі документів, називається типовим формуляром, наприклад, для всіх управлінських документів типової формуляр встановлений ГОСТ Р 6.30-2003.

Формуляр-зразок розробляється при створенні системи документування і являє собою графічну модель або схему побудови документа. Він встановлює формати, розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів, максимальний набір реквізитів для будь-якого з управлінських документів та їх розташування на паперовому носії інформації. Всього встановлено 30 реквізитів. Але, оскільки конкретний склад реквізитів залежить від виду документа, а частина з них - взаємовиключні, остільки на конкретному документі реквізитів буде, безумовно, менше.

Відомча документація

Під внутриведомственной документацією розуміється масив документів, що формується і функціонує всередині організації. За функції всі документи поділяються на три типи.

  • Організаційні документи - документи, з яких починається процес заснування компанії, організації. Їх оформлення забезпечує правову базу створення і діяльності компанії.
  • Розпорядчі документи - документи, що забезпечують повсякденне керівництво виробничою діяльністю і які регламентують внутрішню господарське життя підприємства.
  • Інформаційно-довідкові документи - документи, які фіксують факти, події, події.

До організаційних документів відносяться:

  • • Установчий договір;
  • • Статут;
  • • Положення про заклад;
  • • Положення про структурний підрозділ;
  • • Штатний розклад;
  • • Посадова інструкція.

Установчий договір - договір, в якому сторони зобов'язуються створити і визначають порядок спільної діяльності щодо його створення, умови передачі йому свого майна та участь в його діяльності. У ньому також визначаються умови і розподіл прибутку і збитків, управління діяльністю організації, виходу засновників зі складу організації.

Установчий договір складається з наступних розділів.

  • 1. Вступна частина.
  • 2. Мета укладання договору.
  • 3. Найменування і правова організація.
  • 4. Предмет діяльності.
  • 5. Місце знаходження організації.
  • 6. Обов'язки учасників щодо створення юридичної особи.
  • 7. Порядок утворення майна.
  • 8. Умови про відповідальність учасників.
  • 9. Порядок розподілу прибутку і погашення збитків.
  • 10. Порядок управління справами юридичної особи.
  • 11. Права і обов'язки учасників.
  • 12. Відповідальність за порушення договору.
  • 13. Умови і порядок виходу учасників зі складу організації і прийняття нових членів.
  • 14. Порядок розгляду спорів.
  • 15. Порядок зміни і розірвання договору, реорганізації та ліквідації юридичної особи.

Статут - правовий акт, що визначає статус, організаційну структуру, цілі, характер і порядок діяльності створеної юридичної особи. Текст статуту складається з розділів, що мають заголовки, і може містити наступні розділи.

  • 1. Загальні положення.
  • 2. Статутний капітал.
  • 3. Порядок діяльності.
  • 4. Управління.
  • 5. Облік і звітність.
  • 6. Інші накопичення.
  • 7. Припинення діяльності.

Положення про заклад - правовий акт, що визначає статус організації, її завдання і функції, права, відповідальність, порядок діяльності.

Положення про структурний підрозділ - правовий акт, що встановлює статус, функції, права, обов'язки і відповідальність структурного підрозділу.

Штатний розклад - правовий акт, що визначає структуру, чисельність, посадовий склад та оплату праці працівників організації.

Посадова інструкція - правовий акт, що регламентує правове становище працівника, його обов'язки, права, відповідальність.

До розпорядчих документів відносяться такі.

  • 1. Рішення.
  • 2. Наказ.
  • 3. Розпорядження.
  • 4. Вказівка.

Рішення - правовий акт, що приймається колегіальними і дорадчими органами організації з метою управління найбільш важливими питаннями їх діяльності.

Наказ - документ, що видається керівником підприємства для вирішення будь-яких завдань. Розрізняються накази по основній діяльності та особовому складу.

Накази оформляються на загальному бланку або бланку наказу. Обов'язковими реквізитами є назва організації, назва виду документа, місце видання, заголовок до тексту, підпис, візи.

Заголовок повинен бути сформульований чітко, коротко, відображати основний зміст документа і відповідати на питання: Що таке?

Текст наказу складається з двох частин: констатуючій і розпорядчої. У констатуючій дається обгрунтування запропонованих дій.

Розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом «НАКАЗУЮ», яке друкується з нового рядка великими літерами. Розпорядча частина оформляється в наказовому способі 1-го особи однини. Кожне доручення оформляється окремим пунктом і нумерується арабськими цифрами. Останній пункт - це пункт про контроль, в якому зазначаються посада, прізвище та ініціали особи, відповідальної за виконання.

До подання на підпис проект наказу візується усіма зацікавленими підрозділами та посадовими особами. Візи проставляються на першому примірнику наказу в нижній частині останнього аркуша або на звороті.

Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно керівником колегіального органу управління або організації, що діє на основі єдиноначальності з метою вирішення оперативних питань. Складається і оформляються за тими ж правилами, що і накази, однак в тексті відсутній ключове слово, що розділяє вступну та розпорядчу частини.

Вказівка - правовий акт, що видається одноосібно керівником організації або його заступниками з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з виконанням наказів та інших актів вищестоящих організацій.

Складається і оформляється аналогічно наказам, але ключовими словами тут є «ЗОБОВ'ЯЗУЮ» або «ПРОПОНУЮ».

До інформаційно-довідкових документів належать такі.

  • 1. Протокол.
  • 2. Доповідна записка.
  • 3. Службова записка.
  • 4. Пояснювальна записка.
  • 5. Пропозиція.
  • 6. Подання.
  • 7. Заява.
  • 8. Акт.
  • 9. Довідка.

Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах. Оформляють протоколи на підставі чорнових записів, що ведуться під час засідання, стенограми або звукозапису. Відповідальність за підготовку протоколу несе секретар колегіального органу. Оформляється на загальному бланку організації із зазначенням виду документа - ПРОТОКОЛ.

Обов'язкові реквізити - найменування організації, назва виду документа, заголовок, дата і номер, підписи.

Текст будується за схемою: СЛУХАЛИ ... ВИСТУПИЛИ ... УХВАЛИЛИ ...

У розділі «СЛУХАЛИ» вказується прізвище виступав і тема. У розділі «ВИСТУПИЛИ» вказуються тільки прізвища осіб, які виступили в обговоренні. У розділі «УХВАЛИЛИ» записуються прийняте рішення і результати голосування.

Протокол підписують голова та секретар.

Доповідна записка - документ, адресований керівнику підприємства або підрозділу, що містить виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями. Зазвичай інформує керівництво про події, факти, ситуації, що склалася, які потребують вирішення.

Службова записка - документ, що складається з питань фінансового, технічного, господарського або інформаційного забезпечення. Текст записки складається з обґрунтування і прохання, заявки і т.п.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює причини дії, факту, події, складений працівником організації на ім'я вищої посадової особи.

Пропозиція - документ, що містить перелік конкретних пропозицій з певного питання.

Подання - документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення або заохочення працівника організації.

Заява - документ, адресований посадовій особі і містить прохання працівника.

Акт - документ, складений декількома особами і підтверджуючий факти, події.

Довідка - документ, що містить опис і підтвердження фактів, подій.

В системі англомовного діловодства виділяються наступні інформаційно-довідкові документи.

  • 1. Report.
  • 2. Memorandum.
  • 3 . Minutes.

Стосовно до російського документознавства під Report і Memorandum розуміються різні інформаційно-довідкові документи: довідки, звіти, службові та доповідні записки. Як правило, ці документи оформляються за схемою

  • TITLE PAGE (титул).
  • CONTENTS (зміст).
  • INTRODUCTION (вступ).
  • BODY (текст).
  • CONCLUSION (висновки).
  • RECOMMENDATION (рекомендації).
  • APPENDIX (додатки).

Оформлення протоколів засідання ( MINUTES ) в російському і американському діловодстві схожі, проте американці більше уваги приділяють фіксації часу проведення заходу. При цьому текст менш формалізований і включає в себе більше число етикетних формул.

 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >