ОРГАНІЗАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЛОВОЇ КОМУНІКАЦІЇ

В результаті освоєння глави 9 студент повинен: знати

  • • особливості процедурних питань;
  • • основні чинники для створення сприятливої обстановки; вміти
  • • виділяти типи бар'єрів спілкування;
  • • аналізувати рішення процедурних питань; володіти навичками
  • • створення адекватного взаємосприйняття учасників переговорів;
  • • використання загальних рекомендацій щодо зняття бар'єрів мовної комунікації, заснованих на постулатах Г. Грайс;
  • • використання принципів ввічливості Дж. Ліча.

Процедурні питання

Зазвичай, коли йдеться про організаційні аспекти ділової комунікації, то мають на увазі рішення таких процедурних питань, як:

  • 1) визначення переліку беруть участь в переговорах осіб;
  • 2) число учасників делегацій і механізм залучення додаткових осіб;
  • 3) терміни, місце і час проведення переговорів;
  • 4) форма підсумкової угоди;
  • 5) ступінь конфіденційності;
  • 6) способи перевірки достовірності інформації, порядок обговорення питань і вирішення спорів;
  • 7) офіційна мова.

Організацію переговорів зазвичай бере на себе одна з сторін-учасниць або спеціально створений комітет. Організаційна підготовка починається з визначення часу і місця їх проведення. Зазвичай господарем переговорів є їх ініціатор або третя сторона за взаємною домовленістю. При виборі місця переговорів береться до уваги: відсутність відволікаючих моментів, негативних асоціацій для учасників, зручність, комфорт, витрати на проведення, наявність додаткових приміщень, побутові умови, рівень організації харчування.

З сильними партнерами краще говорити там, де хочеться їм. Фахівці з переговорів стверджують, що не можна відразу починати роботу в незнайомому місці. Щоб відчувати себе в подальшому комфортно, потрібно спочатку ознайомитися з обстановкою і вказати господареві на те, що не влаштовує. Якщо попередню розвідку провести не можна, доцільно прийти на зустріч достроково, щоб озирнутися, вивчити обстановку, щось запам'ятати.

У себе місце переговорів потрібно готувати заздалегідь з урахуванням своїх інтересів (партнер також повинен відчувати себе комфортно, але в турботі про нього не слід перестаратися). Потім формуються і завчасно доводяться до відома партнерів конкретні склади делегацій. У них, як правило, повинні бути включені наступні особи:

  • 1. Керівник. Керівники всіх делегацій повинні мати однаковий ранг, що гарантує їх рівне становище в переговорному процесі. Зазвичай керівниками делегацій бувають старші посадові особи організацій, що мають великий досвід і добре знають загальний стан справ, політику фірми. Якщо переговори носять спеціальний характер, делегацію може очолити керівник відповідного підрозділу.
  • 2. Заступник керівника. Він необхідний при великому обсязі роботи або для консультування керівника. В останньому випадку заступником призначається представник вищого керівництва або підрозділу зовнішніх зв'язків.
  • 3. Секретар. Спільно з приймаючою стороною займається питаннями розміщення делегації, її господарського та транспортного обслуговування, створення належних умов роботи, узгодженням порядку денного, організацією ведення протоколів.
  • 4. Експерти. Беруть участь в засіданні робочих груп, готують попередні тексти документів, консультують керівників і їх заступників.
  • 5. Технічні працівники.

До складу великих делегацій, які обговорюють найважливіші питання, можуть також входити спостерігачі і особи, які забезпечують зв'язок з громадськістю. Якщо зустріч буде проходити протягом усього тижня, краще почати роботу в понеділок на свіжу голову; якщо один-два дня, то у вівторок для полегшення адаптації. У п'ятницю переговори неприпустимі.

 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >