Навігація
Головна
 
Головна arrow Маркетинг arrow Ділові комунікації
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Засоби внутрішньоорганізаційні комунікацій

Інформаційні джерела про фірму.

Сучасними фахівцями на практиці прийнято розділяти джерела інформації про тієї чи іншої компанії на два види: внутрішній і зовнішній. Під внутрішнім джерелом поширення інформації в компанії визначаються такі корпоративні комунікативні мережі і канали, по яких планомірно, цілеспрямовано і санкціонування протікає офіційна інформація. Під зовнішніми - інформація, отримана із зовнішнього (далекої і ближньої) середовища організації: засобів масової комунікації (ЗМК), ЗМІ, партнерів, конкурентів, споживачів і клієнтів, органів влади тощо Під ближньої інформаційним середовищем прийнято розуміти тс соціальні групи і окремих представників соціуму, які безпосередньо можуть впливати на громадську думку про компанію, її імідж, продукт, бренд і т.д. На відміну від попередньої, далека інформаційна середу - це те соціальне оточення, яке надає опосередкований вплив на компанію, наприклад, брокерська контора на торговій біржі, законодавчий орган регіону або громадська палата і т.д.

Очевидно, що якщо поширення інформації про фірму походить не від її офіційних представників, достовірність такої інформації в уважного і вдумливого споживача викликає справедливе сумнів і довіру до джерела падає. Природно, фірма не може контролювати такий інформаційний канал і відповідати за таку інформацію. Тим не менш, ніяк не відреагувати на що надійшли в інформаційний простір, можливо і тенденційні, відомості, буде тактично неправильно. Уважно відстежувати всі відомості про фірму в інформаційних потоках інформаційного простору прямий обов'язок співробітників ПР-підрозділу даної організації, зокрема, її "спіндоктор" - фахівця зі зв'язків з громадськістю, професійно відповідального саме за цю діяльність. В іншому випадку компанія втрачає контроль над такою інформацією, що може обернутися для неї не найкращим чином. Будь-яка фірма, яка прагне створити і зберегти позитивну громадську думку про себе і свій продукт, зацікавлена в тому, щоб її співробітники отримували інформацію "з перших рук", тобто з підконтрольних джерел інформації в офіційній інтерпретації, узгодженої та санкціонованої керівництвом фірми. Переслідувана при цьому мета полягає в тому, щоб надати своїм співробітникам інформацію в її найбільш прийнятному для споживача вигляді і якості, тому що тут не може бути й мови про маніпуляції такою інформацією, оскільки своїх співробітників обдурити складніше, ніж громадськість, а крім того, обман буде коштувати набагато дорожче. І, звичайно, для фірми буде краще, якщо ця інформація буде виходити від неї самої.

У будь-якій організації її працівники схильні брати участь у наступних процесах:

  • o виділяти із зовнішнього оточення важливе і неважливе для організації;
  • o розробляти шляхи і способи вимірювання досягнутих результатів;
  • o знаходити пояснення успіху і невдачі в досягненні цілей та ін.

Канали розповсюдження інформації всередині фірми.

У будь-якій організації, навіть найменшої, неминуче реально існують і продуктивно використовуються як мінімум два комунікативних каналу - офіційні і неофіційні засоби спілкування. Це комунікації - усні (інформаційні повідомлення, наради, "летючки", "п'ятихвилинки" і т.д.) та письмові (нотатки, записки, інструкції, завдання, накази, розпорядження і т.д.). У більш великих організаціях як каналів комунікації використовують: внутрішньокорпоративні друковані засоби поширення інформації - газети; інформаційні листки новин; інформаційно-довідкові публікації для менеджерів (або управлінські публікації); щорічні звіти організації; стінгазети і дошки оголошень та наочної агітації; внутрішньокорпоративні системи оповіщення (радіо, телебачення, відео та ін.); Інтернет (електронна пошта); зборів, конференції та зустрічі трудового колективу з керівниками; чутки і т.д. Всі ці види внутрішніх комунікацій (їх наявність або відсутність) є показником культури внутрішньоорганізаційні відносин і формують образ організації в очах її співробітників.

Розглянемо докладніше найбільш часто використовувані в більшості вітчизняних організацій внутрішньокорпоративні канали комунікацій - корпоративні газети, дошка наочної агітації та оголошень, особисті зустрічі глави фірми з співробітниками, зборів, записки подяки і щорічні звіти.

Листки новин. Даний вид інформаційних матеріалів може бути виконаний у вигляді тематичних форматних збірок або окремих самостійних листівок. Випуск по конкретній тематиці (новини ринку, нові проекти, персонал) може, наприклад, забарвлюватися в свій власний колір. Поширення листків по підписці дозволяє співробітникам відділу по зв'язках з громадськістю з'ясувати рейтинг того чи іншого виду інформації у співробітників; актуальність піднятих питань; зацікавленість співробітників, зайнятих (згаданих?) в інформації, що міститься в листках та ін. Листки можуть також поширюватися за принципом "прочитав - передай іншому" або адресно керівникам структурних підрозділів. Крім того, вони можуть викладатися в кількох місцях у спеціальних лотках відкритого доступу, де співробітники можуть їх вільно отримувати. Листок новин повинен виходити регулярно, у встановлені і заздалегідь відомі (визначені в наказовому порядку) строки та в заданому обсязі. Для співробітників, згаданих у подібних інформаційних бюлетенях, це повинно бути додатковим мотиваційним подією. Вони повинні його чекати з нетерпінням. Листок повинен служити важливим засобом управлінської комунікації і одночасно - потужним знаряддям в руках підрозділи, що регулює взаємовідносини між товаришами по службі компанії. Для підвищення ефективності впливу важливо також постаратися передбачити механізм зворотного зв'язку, щоб він забезпечував двосторонню комунікацію, виражаючи не тільки позицію керівництва фірми, а й думки інших співробітників.

Редактору листка доводиться вирішувати ряд проблем. Відбір інформаційних фактів, подій, приводів та ін. Повинен фокусуватися на організаційних стратегіях і управлінських цілях. Необхідно висвітлювати організаційні зміни - реструктуризацію, поглинання, зміни в структурі та ієрархії менеджменту, перестановки в керівництві компанії і т.д. Статті повинні відображати події у всіх Місцезнаходження та відділеннях організації, так само як і показувати різні типи людей, зайнятих в організації.

Керуючі публікації. Менеджери середньої ланки фірми повинні бути добре інформовані про те, що відбувається в організації, оскільки вони повинні постійно забезпечувати взаємодію її окремих компонентів. Систематичні публікації для менеджерів - один із шляхів забезпечення цієї вимоги. Багато компаній часто публікують бюлетені для менеджменту з інформацією про персональні зміни, переміщених офісів, нових телефонних номерах і переглянутої політиці компанії. У міру появи розробок нових продуктів, надзвичайних новин компаній або інших подій випускаються спеціальні бюлетені.

Нерідко співробітники заперечують проти того, що внутрішні публікації не розкривають деталей, а репортери обізнані про корпоративної діяльності більше самих працівників. Оскільки менеджери персонально зацікавлені в діяльності організації, управлінські публікації мають успіх і повинні використовуватися в топ-менеджменті для створення та підтримки корпоративного духу.

Щорічні звіти для персоналу. Відносно новим і менш поширеним засобом для російських організацій є щорічні звіти для персоналу, добре відомі в практиці іноземних компаній. Такі звіти можуть друкуватися паралельно з щорічними звітами для акціонерів або розповсюджуватися як єдині річні звіти. Природно, що багато співробітників цікавляться результатами роботи компанії і тим, що робить менеджмент для її майбутнього. Річний звіт несе інформаційну функцію, відбиваючи діяльність і значні події компанії протягом року. При цьому він повинен нести і мотиваційну функцію, підспудно звертаючись до почуття корпоративної причетності, гордості та патріотизму співробітників.

Річний звіт для працівників фірми може бути настільки ж складний, як і звіт для акціонерів, або настільки ж простий, як коротке висвітлення подій року в компанії. Типовий щорічний звіт для персоналу включає наступні пункти.

  • 1. Звернення-лист вищого керівника до штату компанії, рассматривающее результати роботи за рік і містить подяку співробітникам за їх допомогу в досягненні результатів.
  • 2. Опис компанії, просте графічне пояснення того, що організація являє собою, і де розташовані її відділення, філії.
  • 3. Організаційна політика. Пояснення поточних завдань, з приводу рішення яких управлінський апарат має серйозні наміри і у вирішенні яких він шукає підтримки своїх співробітників.
  • 4. Звіт про використання фондів. Часто тут прикладається графік, що описує, як компанія використовувала кожен рубль або долар, який вона привернула.
  • 5. Фінансове становище компанії з описом активів, заборгованостей компанії та власності акціонерів у динаміці.
  • 6. Освітлення соціальної відповідальності. Обговорення ролі організації у вирішенні соціальних завдань суспільства.
  • 7. Освітлення аспектів фінансової політики компанії в питаннях оплати праці штатних працівників компанії - загальний опис зарплат, допомог-пільг та інших форм заохочення.
  • 8. Матеріали, що акцентують людський аспект, що показують значимість людей для організації. Це можуть бути коментарі фахівців про роботу, замальовки, есе і т.д.

Введення внутрішнього телебачення та виготовлення відеофільмів повинно піддатися попередньою моніторингу з опрацюванням фахівцями PR наступних питанням.

  • o Навіщо нам цей відеофільм?
  • o Чого ми прагнемо досягти цим відеофільмом?
  • o У чому ідея відеофільму?
  • o Чого ми хочемо домогтися від глядачів, які подивилися цей відеофільм?
  • o Наскільки хороший сценарій?
  • o Чи достатньо високо якість нашого мовлення?
  • o Достатності професійно виконаний наш відеоролик у порівнянні зі звичайним телебаченням?
  • o Наскільки професійна команда творців нашого фільму?
  • o Де наші глядачі побачать відео?
  • o Якими засобами комунікації ми зможемо підтримати відео?

Внутрішньокорпоративні газети. Зазвичай внутрішню газету визначають як некомерційне видання, яке випускається організацією для підтримки контакту з співробітниками і з зацікавленою широкою громадськістю за межами організації. Так звані "багатотиражки" настільки сильно відрізняються один від одного - розмірами, стилем, шрифтами та ін., Що їх легше класифікувати за складом читачів. Вони видаються для внутрішнього користування, для розповсюдження за межами організації або для цих двох груп читачів одночасно. Іноді в деяких організаціях вважають за доцільне видавати два види фірмових друкованих видань: для розповсюдження серед співробітників (для внутрішнього користування) і для зовнішнього середовища компанії. "Головним завданням багатотиражки для внутрішнього користування є створення в колективі почуття єдиної родини, зміцнення довіри до керівництва, роз'яснення політики організації, залучення працівників до співпраці з адміністрацією, пробудження у них інтересу до справ організації. Але якщо газета буде займатися тільки цим, вона буде нудною , як би оригінально ні подавалися матеріали. Тому в газеті повинні бути статті і на більш загальні теми, вона повинна більш повно висвітлювати діяльність співробітників ".

Перейдемо до опису тим, освітлюваних у внутрішньофірмових газетах. Е. А. Блажнов пропонує наступний рейтинг тем.

  • 1. Цілі, завдання та принципи корпорації. Накази і розпорядження керівництва. Інформація та чутки про вищому керівництві.
  • 2. Структурні перебудови (реорганізація) апарату управління.
  • 3. Модернізація устаткування.
  • 4. Перехід на випуск повой продукції.
  • 5. Фінансові успіхи (прибуток, збитки).
  • 6. Вакансії, звільнення, призначення.
  • 7. Зростання зарплати.
  • 8. Зміна внутрішнього розпорядку. Умови праці.
  • 9. Скорочення штатів.
  • 10. Перепідготовка кадрів.
  • 11. Пільги співробітникам.
  • 12. Премії, доплати.
  • 13. Участь у професійних конкурсах; нагороди у зв'язку з цим.
  • 14. Умови відпочинку, спортивна команда.
  • 15. Зовнішні умови, що впливають на результати корпоративної діяльності (нові законодавчі акти, передкризова обстановка, ринкова кон'юнктура та ін.).
  • 16. Успіхи і невдачі конкурента.
  • 17. Благодійна діяльність.
  • 18. Успіх / невдачі торговельної та престижної реклами.
  • 19. Престиж корпорації у дзеркалі громадської думки.
  • 20. Пошук нової роботи.
  • 21. Історія корпорації.
  • 22. РR-програма оптимізації корпоративних відносин.
  • 23. Редакційні статті (поточні питання корпоративної політики).
  • 24. Інтерв'ю з керівниками.
  • 25. Заяви для друку керівництва.
  • 26. Звіти з прес-конференцій.
  • 27. фотонарисі (створення іміджу керівника).
  • 28. "Запитували - відповідаємо".
  • 29. Престижна реклама корпорації в даній газеті.
  • 30. Колонка оглядача (колумніста).

Дошка наочної агітації та оголошень. Цей вид комунікативної зв'язку надає наказами, розпорядженнями та іншим видам управлінської документації відтінок неформального звернення. Адже на тій же самій дошці, поруч з останнім наказом, може розміститися оголошення спортивній секції з шахів або бальних танців. Дошка оголошень точно моделює специфіку корпоративного спілкування даного колективу: сам набір оголошень, їх тематика, періодичність, дизайн чітко визначають коло питань, що виносяться керівництвом для безпосереднього інформування. І ще: оголошення показують, наскільки ефективна зворотний зв'язок взаємодії співробітників різного рівня. Гідність дошки оголошень полягає в оперативності впливу на думку і поведінку малих груп, високого ступеня персоналізації звернення. Дух корпоративної єдності особливо підтримують поздоровлення від імені керівництва, співчуття, оголошення про благодійних акціях і т.д.1

Особисті зустрічі глави фірми з співробітниками

Даний канал комунікації високо цінується службовцями серед усіх джерел отримання управлінської інформації, що й підтверджує більшість досліджень. Чим вище посада, тим авторитетніше судження. Службовець відчуває свою прилученість до вироблення корпоративної політики, важливих управлінських рішень.

Записки подяки. Форма нематеріального заохочення співробітників компанії, яка останнім часом все частіше використовується в менеджменті, оскільки її публічність є відмінним додатковим мотивуючим фактором. Співробітник, удостоєний публічної подяки від керівника компанії, відчуває почуття власної важливості і ілюзію власної незамінності, а також підвищену значимість власної ролі для "доль" всіх інших співробітників. До негативних якостей даної форми управлінської комунікації відноситься той факт, що у разі частого і регулярного застосування втрачається її смисловий функціональний зміст. Співробітники перестають розцінювати цю форму заохочення як еквівалент своєї витраченої праці.

Зборів та брифінги. Ставлення наших співгромадян до суспільно-значущим заходам, таким як зборів та ін., В більшості своїй залишає бажати кращого. Це пояснюється тим, що дуже часто такі збори проводилися формально, перетворюючись на фарс, і тому втрачали свою функціональну значимість. Крім цього, для успішності соціально значущих громадських заходів необхідним є умова актуальності інформаційного приводу (події) для мас. Захід має бути ініційоване "знизу", а виконано "зверху". Тільки в цьому випадку є гарантія успіху. Поступово, під впливом зовнішніх об'єктивних соціальних причин (багатопартійний політичний уклад країни, коммерціалізаціонние процеси в економіці, демократизація в соціально-управлінському середовищі, конкуренція та ін.), Ставлення у наших громадян до громадських заходів змінюється. Підкреслено неформальний характер, відсутність умови "зобов'язалівки" і т.д. сприяють тому, що у людей знову зростає довіра до втрачених нашим традиційним формам соціально значущих подій.

Збори, конференції, зустрічі виборців, брифінги та ін. Можуть проводитися в організаціях по різним соціально значимим приводів і з різною регулярністю. Для того щоб не випускати структуру з під управління і тримати загальну ситуацію під невсипущим контролем, не допускаючи анархії в процесі комунікативної взаємодії, громадські соціально-значимі заходи повинні бути чітко сплановані й організовані фахівцями зі зв'язків з громадськістю фірми, із залученням різних зацікавлених структур організації. Це, перш за все, можуть бути підрозділу з управління персоналом і кадрова служба. Завданням підрозділу по зв'язках з громадськістю є створення можливостей для безпосередніх комунікацій менеджера і інших співробітників фірми. Головне значення такого прийому - в неформальному спілкуванні присутніх, що дозволяє ознайомитися і обмінятися інформацією десяткам присутніх.

На думку Самюеля Воклейна, голови правління фірми "Болдуін локомотив Уоркс", "... пересічною людиною легко керувати, якщо ви користуєтеся у нього повагою і покажете йому, що поважаєте його за яку-небудь здатність".

Щорічні звіти. Як зазначає І. Альошина, щорічні бізнес-звіти для працівників у нашій країні є відносно новим і менш поширеним засобом донесення організаційної інформації, в той час як зарубіжні фірми давно їх використовують. "Такі звіти можуть друкуватися паралельно з щорічними звітами для акціонерів або розповсюджуватися всередині організації як єдині річні звіти ... Щорічний, або річний, звіт несе інформаційну функцію, відбиваючи діяльність і значні події компанії протягом року. При цьому він повинен носити і мотиваційну функцію , неявно звертаючись до почуття корпоративної причетності, гордості та патріотизму ".

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук