ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ ДІЛОВОДСТВА

Важливість упорядкування понятійного апарату діловодства, змісту основних його термінів обумовлена тим, що в величезному інформаційному потоці документом стає лише та інформація, яка зафіксована за певними правилами, що надає їй юридичну силу. Визначення основних понять документаційного забезпечення управління містяться в Національному стандарті РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення », затвердженому наказом Федерального агентства з технічного регулювання і метрології від 17.10.2013 № тисячі сто вісімдесят п'ять-ст (далі - ГОСТ Р 7.0.8-2013).

історичний екскурс

Поняття «діловодство» увійшло в практику адміністративних органів Росії - центральних установ Московської держави (наказів) в кінці XV - початку XVI ст., Коли почала складатися система державного діловодства. У первісному сенсі слова воно означало перш за все порядок письмового оформлення виробництва справ, діяльність, пов'язану з прийняттям рішень, або «виробництвом справ», де під справою розумівся питання, який повинен був вирішувати адміністративний або судовий орган влади. Діловодством також називали сукупність справ по кожному «виробництва», що включає подану до наказу чолобитну (в XVIII-XIX ст. І початку XX в. - прохання), до якої приєднувалися різні довідки, слідчі документи, рішення наказу та інші матеріали. У 1720 р основні правила ведення діловодства були сформульовані в Генеральному регламенті.

Діловодство - документаційне забезпечення управління, самостійна галузь адміністративно-управлінської діяльності організації, установи, підприємства, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами, створення документаційною інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом в процесі реалізації його функцій.

Найважливішою складовою частиною діловодства є документування.

Документування - регламентований процес фіксації на різних носіях та оформлення на підставі встановлених вимог і норм всіма необхідними для здійснення управлінської діяльності інформації.

Сучасне документування в міністерствах і відомствах поєднує природні, традиційні способи фіксації інформації (рукописний, машинописний, в тому числі у вигляді телеграм, телефонограм, факсів, машинограм, відеограм) з штучними (перфокарти, перфострічки, магнітні стрічки, карти, диски, кристали і інші засоби обчислювальної техніки та мікрографії).

Спосіб фіксації інформації визначає і вибір засобів документування. Це можуть бути як прості знаряддя, що використовуються для складання документа (олівець, ручка), так і механічні (електромеханічні кошти, такі як: магнітофони, диктофони, фото-, кіно-, відеотехніка). Це можуть бути також і кошти обчислювальної техніки.

Залежно від засобів документування різняться способи документування.

  • • текстові;
  • • кіно-, фото-, відеодокументування;
  • • електронні.

В результаті закріплення інформації на різних носіях та оформлення її на підставі встановлених вимог і норм утворюється документ, відмітними ознаками якого є:

  • • обов'язковість смислового семантичного змісту;
  • • закріплена на матеріальному носієві форма, що забезпечує його збереження, можливість багаторазового використання та передачі в просторі;
  • • завершеність повідомлення.

У різних науках в поняття документа вкладається різний зміст. У «Короткому словнику архівної термінології» (1968 р) документ визначався як «результат відображення фактів, подій, предметів, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини за допомогою листа, графіки, малюнка, фотографії, звукозапису або іншим способом на спеціальному матеріалі (папірусі, пергаменті, папері, фотоплівці і ін.) ». В інформатиці документ нерідко визначається як «матеріальний об'єкт, що містить інформацію в закріпленому вигляді». У документалістиці під документом розуміється «будь-яка семантична інформація, виражена на будь-якій мові і зафіксована будь-яким способом на будь-якому носії з метою її звернення до динамічної інформаційної системи». В юридичних науках документ розглядається переважно як «засіб документування і докази правових відносин», в сфері управління - як «засіб фіксації і передачі управлінських рішень», в історичній науці - як «історичні джерела, носії ретроспективної інформації».

Однак всі підходи до визначення поняття «документ» об'єднує одне: документ являє собою єдність інформації і її матеріального носія.

Документ - зафіксована на носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати [1] .

На відміну від інших носіїв інформації - книг, газет, журналів, що містять вторинну, перероблену інформацію, в документах інформація фіксується вперше.

Документи як спосіб спілкування і передачі інформації з'явилися разом з писемністю. Поняття «документ» (лат. Documentum - спосіб докази, свідчення) з самого свого виникнення наповнене правовим змістом. Документ служить підставою для прийняття управлінських рішень, свідченням і доказом прийнятих рішень і їх виконання. Він забезпечує збереження, накопичення, передачу та використання управлінської інформації, служить для наведення довідок, уточнення архівних даних.

Сукупність документів різних видів і різновидів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до оформлення, становить систему документації.

Документ здатний викликати певні юридичні наслідки, якщо він виданий повноважним органом, що містяться в ньому положення не суперечать чинному законодавству, а оформлення - до прийнятого порядку. Тільки при дотриманні цих умов документ набуває юридичної сили.

Юридична сила документа - властивість офіційного документа викликати правові наслідки [1] .

Створений в процесі документування документ повинен виконати призначені йому функції. Виконання його функцій забезпечує друга складова частина діловодства - організація роботи з документами , що включає організацію документообігу, тобто руху документів в організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення, а також зберігання та використання документів в поточній діяльності організації, установи, підприємства.

Інформаційна система, що забезпечує збір документів (включення документів в систему), їх обробку, управління документами і доступ до них, становить систему електронного документообігу.

  • [1] ГОСТ Р 7.0.8-2013.
  • [2] ГОСТ Р 7.0.8-2013.
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >