КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Все різноманіття документів, які обслуговують сферу управління, можна класифікувати за різними підставами.

За способом документування розрізняються документи:

  • • рукописні письмові (текстові);
  • • образотворчі (документи, що фіксують інформацію у вигляді зображення об'єкта);
  • • графічні (документи, виконані графічним способом);
  • • фотодокументи;
  • • фонодокументи (звукові документи, зафіксовані на магнітній стрічці);
  • • кінодокументи (документи, зафіксовані за допомогою кіно- і відеотехніки);
  • • документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки.

Залежно від джерела надходження розрізняються

документи:

  • • вхідні (надійшли в організацію);
  • • вихідні (відправляються з організації);
  • • внутрішні (створювані в даній організації і використовувані у внутрішніх зв'язках).

У свою чергу, входять документи включають:

  • • урядові (що надходять від Президента РФ, Уряду РФ, депутатів Федеральних Зборів РФ і т.д.);
  • • відомчі (надходять з міністерств і відомств РФ, регіональних управлінь міністерств і відомств);
  • • звернення громадян (що надходять від громадян та трудових колективів).

Вихідні документи можуть являти собою відповіді на вхідні документи або ініціативні документи (листи, циркулярні листи, телеграми, довідки).

До внутрішніх документів відносяться організаційно-розпорядчі (накази, розпорядження), листування між управліннями, структурними підрозділами, інформаційно-аналітичні службові записки і т.д.

За критерієм гласності документи поділяються на документи, що містять відкриту інформацію, і документовану інформацію, віднесену до категорії обмеженого доступу (інформація, віднесена до державної або службової таємниці, конфіденційна, для службового користування) [1] . Документи обмеженого доступу забезпечуються відповідною позначкою або грифом секретності. Використання таких документів і робота з ними здійснюються за особливою технологією і вимагають дозволу, оформленого спеціальним актом.

Документи для службового користування, що містять несекретні відомості, можуть використовуватися працівниками даної установи. Такі документи позначаються грифом «Для службового користування».

За характером викладу змісту документи можуть бути індивідуальними, трафаретними і типовими.

В індивідуальних документах (наприклад, доповідних, пояснювальних записках, заявах) зміст викладається у вільній формі.

У трафаретних документах структура викладу запрограмована, в них використовуються заздалегідь підготовлені стандартні фрази і окремі частини тексту. Такі документи, як правило, бувають надруковані на бланку, що містить постійну інформацію, а змінна вписується від руки.

Типові документи є зразки актів, призначені для використання організаціями з урахуванням їх специфіки в процесі створення конкретних відомчих і локальних нормативних актів (наприклад, «Положення про міністерство», «Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади», «Типовий перелік документів, які підлягають затвердженню »та ін.).

За термінами зберігання документи діляться на документи постійного, довгострокового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання. Терміни зберігання документів визначаються на підставі Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Федеральним архівним агентством 06.10.2000.

Залежно від рівня юридичної регламентації можна виділити:

  • • національні стандарти;
  • • стандарти організації.

Залежно від мови , на якому проводиться запис інформації, документи поділяються:

  • • на неформалізовані (документи з традиційним літературним текстом);
  • • напівформалізоване (документи з трафаретним текстом, анкети);
  • • формалізовані (матричні документи типу перфокарт, перфострічок, магнітних стрічок, дискет).

За содержаншо розрізняють документи особистого походження та офіційні. Документи особового походження включають особисту переписку, спогади особистого характеру, щоденники. Вони створюються за межами службової діяльності людини.

На відміну від особистого офіційний документ створиться юридичною або фізичною особою з обов'язковим оформленням та посвідченням в установленому порядку.

За формою подання документи діляться на оригінали, оригінали, копії та дублікати.

Оригіналом вважається документ в остаточній редакції, оформлений і підписаний відповідно до вимог стандарту.

Термін «оригінал» є синонімом терміна «оригінал». Складені в декількох примірниках оригінали називаються помноженим. Всі ці екземпляри мають однакову юридичну силу (наприклад, договір).

Копії можуть відтворювати частину тексту документа (виписки) або весь документ (наприклад, другий примірник машинописного тексту, підшиваються в справу відправника, називається відпусткою).

За способом отримання копії документи можуть бути факсимільними і вільними. Факсимільну копію (наприклад, фотокопія або ксерокопія) відтворює всі деталі оригіналу (реквізити, їх розташування, шрифти, підписи, позначки і т.д.).

Вільна копія відтворює оригінал у вигляді другого примірника без графічного відповідності оригіналу.

Дублікат - це копія офіційного документа, що має юридичну силу і супроводжувана відміткою «Дублікат».

На копії документа робиться позначка «Копія». Юридичну силу має лише та копія документа, що завірена компетентним посадовою особою, супроводжується підписом із зазначенням посади завірив особи, датою запевнення і печаткою.

Залежно від обслуговується сфери діяльності офіційні документи поділяються на управлінські, наукові, технічні, технологічні, виробничі та ін. Основну частину документації будь-якої організації і об'єкт її діловодства становить управлінська документація.

  • [1] Закон про інформацію; Закон про державну таємницю.
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >