СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ НА ДЕРЖАВНУ СЛУЖБУ

В управлінській діяльності та діловодстві органів управління використовуються різні системи документації (рис. 1.1).

Документи, що становлять ту чи іншу систему документації, в комплексі забезпечують документування певної управлінської функції або виду діяльності.

системи документації

Мал. 1.1. системи документації

Найважливіше місце в діловодстві та управлінської діяльності владних структур займає система організаціоннораспорядітельной документації (ОРД). Вона включає в себе п'ять основних груп документів:

  • організаційна документація (положення, статут, інструкція, правила, що визначають статус установи, організації, його структурні ланки і порядок їх роботи);
  • розпорядча (постанови, розпорядження, накази по основній діяльності, вказівки, що характеризують діяльність установи);
  • довідково-інформаційна та інформаційно-аналітична (лист, телеграма, доповідна, пояснювальна, службова або аналітична записка, зведення, запит, довідка, акт, протокол і т.д.);
  • документація по особовому складу (накази по особовому складу, особові справи та картки, характеристики, посвідчення і т.д.);
  • документація за зверненнями громадян і колективів.

Організаційно-розпорядчі документи фіксують:

рішення адміністративних і організаційних питань, питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності федеральних і муніципальних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів РФ, підприємств, організацій та їх об'єднань.

Уніфіковані системи документації (УСД) - системи

документації, створені за єдиними правилами і вимогам, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Уніфікована форма документа (УФД) - формуляр документа певного виду, що містить постійну частину тексту.

Уніфіковані системи документації включають в себе сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване уявлення даних в певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних і методичних матеріалів по їх розробці та застосуванню.

Створення таких систем продиктовано необхідністю впорядкування діловодства, скорочення і оптимізації інформаційних потоків, зниження витрат на підготовку і обробку документів, їх пошук і використання, що набуває особливої актуальності в світлі переходу на електронне діловодство.

В даний час розроблені і діють такі уніфіковані системи документації:

  • • організаційно-розпорядча;
  • • фінансова, облікова і звітна бухгалтерська документація бюджетних організацій і установ;
  • • звітно-статистична;
  • • облікова і звітна бухгалтерська документація підприємств;
  • • документація але купу;
  • • документація Пенсійного фонду РФ;
  • • зовнішньоторговельна документація.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, прийнята і введена в дію постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(далі - ГОСТ Р 6.30-2003), встановлює:

  • • область застосування стандарту;
  • • склад реквізитів документів;
  • • вимоги до оформлення реквізитів документів;
  • • вимоги до бланків документів.

Дотримання цих вимог забезпечує єдність правил і практики документування на всіх рівнях управління, сприяє досягненню інформаційної сумісності автоматизованих баз даних в системі діловодства, так як ці вимоги поширюються як на традиційне діловодство, засноване на паперових носіях, так і на організацію роботи з електронними документами. У відсутності законодавчого акта, який встановлює єдині вимоги до складання та оформлення службових документів у всіх організаціях незалежно від характеру їх діяльності та форми власності, ГОСТ Р 6-30-2003 є на сьогоднішній день єдиним нормативним актом, що забезпечує уніфікацію документів у всіх видах економічної діяльності, хоча відповідно до Федерального закону від 27.12.2002 № 184-ФЗ «про технічне регулювання» (далі - Закон про технічне регулювання) цей стандарт з 2003 р носить рекомендаційний хар актор і не підлягає реєстрації в Мін'юсті Росії.

 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >