ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА ТА ДОВІДКОВО-АНАЛІТИЧНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Ефективність діяльності організацій і установ знаходиться в прямій залежності від наявності достовірної та своєчасної інформації. Позбавлений інформації державний організм починає працювати вхолосту і втрачає керованість. Однак дієвість управління обумовлена не тільки наявністю інформації, але і станом технологій її накопичення, обробки та раціонального використання і зберігання.

Найважливіше місце серед джерел інформації про фактичний стан справ в системі управління займають справочноінформаціонние і довідково-аналітичні документи. Хоча але порівняно з організаційно-розпорядчими документами вони виконують службову, допоміжну роль і не містять доручень, без них неможливий процес підготовки, прийняття та реалізації обґрунтованих рішень.

На відміну від організаційно-розпорядчих документів, що йдуть зверху вниз від керуючого органу до керованого, довідково-інформаційні документи, навпаки, направляються але системі управління знизу вгору - від виконавця до керівника, від структурного підрозділу до організації в особі її керівника або його заступників або по горизонтальним зв'язкам - між супідрядними організаціями або структурними підрозділами, посадовими особами.

До довідково-інформаційних документів належать:

  • • доповідна записка;
  • • Пояснювальна записка;
  • • Заява;
  • • уявлення;
  • • пропозиція;
  • • протокол;
  • • службовий лист і ін.
  • Доповідна записка - документ довідково-інформаційного характеру, адресований керівнику або вищестоящої організації і містить грунтовний виклад питання, який відображає певну сторону діяльності організації, з висновками і пропозиціями, або інформацію про події, факти, що вимагають прийняття рішення.

Доповідна записка може бути зовнішньою і внутрішньою.

Зовнішня доповідна записка адресується керівникові вищестоящої організації. Вона складається на загальному бланку організації і включає такі реквізити:

  • • найменування структурного підрозділу;
  • • назва структурного підрозділу;
  • • дата і помер документа;
  • • заголовок до тексту;
  • • підпис;
  • • резолюція;
  • • відмітка про виконання.

Датою доповідної записки є дата її складання та підпису.

Внутрішня доповідна записка ініціюється працівником або створюється за завданням його безпосереднього керівника і адресується керівнику підрозділу. Вона оформляється на стандартному аркуші паперу з тими ж реквізитами, що і зовнішня доповідна записка.

Пояснювальна записка - документ, який складається працівником для подання керівництву підприємства з поясненням причин невиконання будь-якого доручення, порушення дисципліни чи інших дій, подій або фактів.

Пояснювальна записка оформляється на стандартному аркуші паперу, її обов'язковими реквізитами є:

  • • найменування структурного підрозділу;
  • • дата і номер документа;
  • • назва структурного підрозділу;
  • • заголовок до тексту;
  • • підпис;
  • • резолюція;
  • • відмітка про виконання.

Допускається виконання пояснювальної записки рукописним способом.

Заява - документ, адресований керівнику і містить прохання, що стосується прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки тощо

Заява оформлюється на стандартному аркуші паперу, його обов'язкові реквізити:

  • • найменування підрозділу;
  • • назва документу;
  • • дата і номер документа;
  • • ініціали, прізвище та посаду заявника;
  • • підпис автора заяви;
  • • резолюція.

Подання - документ, в якому міститься пропозиція про призначення, переміщення або заохочення працівника організації.

Подання оформляється на стандартному аркуші паперу, його обов'язкові реквізити:

  • • найменування підрозділу;
  • • назва виду документа;
  • • дата, номер документа;
  • • адресат;
  • • Заголовок.

У текст подання може бути включена наступна інформація:

  • • прізвище, ім'я та по батькові подається;
  • • дата народження;
  • • освіта;
  • • займана посада;
  • • найменування структурного підрозділу;
  • • стаж роботи (в тому числі загальний, в даному підрозділі і в цій посаді);
  • • оцінка службової діяльності;
  • • оцінка ділових і моральних якостей;
  • • підвищення професійного рівня;
  • • участь в громадській роботі;
  • • мотиви призначення, переміщення або заохочення;
  • • посаду і структурний підрозділ, куди пропонується призначити або перемістити працівника.

Подання підписує керівник підрозділу, адресуючи його керівнику організації.

Пропозиція - документ, який складається за дорученням керівника і містить пропозиції з певного питання.

Текст пропозиції складається з обґрунтування і переліку пропозицій.

Пропозиція складається так само, як і доповідна записка.

Протокол - документ, за допомогою якого документуються процедури колегіального прийняття управлінських рішень і самі рішення.

Протокол складається на підставі записів, зроблених під час наради (засідання), представлених тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень та ін. Записи під час наради (засідання), збір матеріалів та підготовка тексту покладаються на секретаря колегіального органу або службу документаційного забезпечення управління (ДНЗ) та співробітників підрозділів, які готували питання до обговорення. На протоколі, що містить інформацію обмеженого поширення, проставляється позначка «Для службового користування».

Протоколи друкуються на стандартному бланку протоколу розміром шрифту № 14 або на загальному бланку організації формату А4 і мають такі реквізити:

  • • Назва документу;
  • • вид засідання (наради);
  • • місце проведення засідання (наради);
  • • дата і номер протоколу;
  • • підпис.

Найменування документа - ПРОТОКОЛ - друкується від межі верхнього поля прописними літерами вразрядку, напівжирним шрифтом розміром № 17 і вирівнюється по центру.

Реквізит «Вид засідання» відділяється від попереднього реквізиту двома міжрядковими інтервалами, друкується напівжирним шрифтом через один інтервал і вирівнюється по центру.

Реквізит «Місце проведення засідання» вирівнюється але центру і відділяється від реквізитів «Дата» і «Номер» протоколу лінійкою.

Дата оформляється словесно-цифровим способом і відділяється двома міжрядковими інтервалами від попереднього реквізиту.

Номер протоколу друкується арабськими цифрами і складається з знака «№» і порядкового номера протоколу.

Основна частина протоколу друкується через 1,5 міжрядкових інтервалу.

Підпис відокремлюється від тексту трьома міжрядковими інтервалами і включає найменування посади особи, головуючого на засіданні (нараді), його особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали та прізвище). Найменування посади друкується від лівої межі текстового нуля через один міжрядковий інтервал і центрується щодо самої довжини рядка. Розшифровка підпису розташовується на рівні останнього рядка найменування посади з пропуском між ініціалами і прізвищем.

Протоколи можуть видаватися в повній або стислій формі, при якій опускається хід обговорення питання і фіксується тільки прийняте по ньому рішення.

Текст повного протоколу, як правило, складається з двох частин: вступної та основної. Постійна інформація вступній частині (слова «голова», «секретар», «були присутні») друкується прописними літерами безпосередньо від краю лівого поля аркуша. Прізвища присутніх, що становлять змінну інформацію, розташовуються в алфавітному порядку і друкуються через один інтервал. Якщо їх кількість перевищує 15 осіб, складається список присутніх.

Слова «порядок денний» друкують великими літерами і мають у своєму розпорядженні від лівого краю поля аркуша. Питання, перелічені в порядку їх значимості із зазначенням доповідача з кожного пункту порядку денного, нумеруються арабськими цифрами.

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ).

Основний зміст доповідей і виступів поміщається в тексті протоколу або додається до нього; в останньому випадку робиться в тексті виноска «Текст виступу додається». Постанова (рішення) в тексті протоколу друкується повністю. При необхідності наводяться підсумки голосування. Зміст окремої думки, висловленої під час обговорення, записується в тексті протоколу після відповідної постанови (рішення).

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ МІНІСТЕРСТВО АРХІВНЕ АГЕНТСТВО (Росархів)

ПРОТОКОЛ

засідання Наукової ради

_ №_

Москва

Головуючий - І. О. Прізвище

Секретар - І. О. Прізвище

Були присутні: 30 осіб (список додається)

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Про заходи щодо реалізації федеральної цільової программи_

Доповідь заступника Керівника

  • 2. о_
  • 1. СЛУХАЛИ:

І. О. Прізвище - текст доповіді додається ВИСТУПИЛИ:

І. О. Прізвище - короткий запис виступу І. О. Прізвище - короткий запис виступу УХВАЛИЛИ:

  • 1.1.
  • 1.2.
  • 2. СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ:

Головуючий Підпис Розшифровка підпису

Секретар Підпис Розшифровка підпису

Текст короткого протоколу також складається з двох частин. У вступній частині вказуються ініціали та прізвища головуючого (голови), а також посади, ініціали, прізвища осіб, які були присутні на засіданні.

Слово «Були присутні» друкується від межі лівого поля, підкреслюється, в кінці слова ставиться двокрапка. Нижче вказуються найменування посад, ініціали та прізвища присутніх. Багаторядкові найменування посад присутніх вказуються через один міжрядковий інтервал. Список відділяється від основної частини протоколу суцільний рисою.

Основна частина протоколу містить питання, які розглядаються і прийняті по них рішення. Найменування питання нумерується римською цифрою і починається з приводу «О» ( «Про»), друкується центровані способом розміром шрифту № 15 і підкреслюється однією рисою нижче останнього рядка. Під рисою вказуються прізвища посадових осіб, які виступили під час обговорення даного питання. Прізвища друкуються через один міжрядковий інтервал. Потім вказується прийняте з питання рішення.

Протокол підписується головуючим на засіданні та секретарем. Датою протоколу є дата засідання.

Зразок оформлення короткого протоколу

ПРОТОКОЛ

наради у керівника Федерального архівного агентства І. О. ПРІЗВИЩЕ

Москва

_ №_

Були присутні:

Найменування посади - І. О. Прізвище

Найменування посади - І. О. Прізвище

Найменування посади - І. О. Прізвище

Найменування посади - І. О. Прізвище

Ініціали та прізвища в алфавітному порядку

I. Про виконання річного плану науково-дослідної роботи

ВНІІДАД

  • (Прізвище, Прізвище, Прізвище, Прізвище, Прізвище)
  • 1. Взяти до відома
  • 2. Директору ВНІІДАД

II. Про введення заходів щодо ...

  • (Прізвище, Прізвище, Прізвище, Прізвище, Прізвище)
  • 3. Взяти до відома

Керівник Федерального І. О. Прізвище

архівного агентства

Протоколах присвоюються порядкові номери в межах календарного року окремо по кожній групі протоколів: протоколи засідань колегії, протоколи технічних, наукових і експертних рад та ін. Протоколи спільних засідань мають складові номери, що включають порядкові номери протоколів організацій, що брали участь в засіданні. Номери постанов (рішень), прийнятих на засіданнях, складаються з номера протоколу, номера розглянутого питання в порядку денному і порядкового номера постанови (рішення) в межах питання. До номерами протоколів і постанов (рішень) можуть додаватися літерні коди згідно з пошуковою системою, прийнятою в державному органі виконавчої влади.

Довідка - документ, який складається з метою опису фактів основної діяльності організації або підтвердження відомостей біографічного або службового характеру.

наприклад:

Гаіменованіе міністерства або відомства

Довідка

Дата

Місце видання

1

Дана в тому, що він (вона)

(прізвище ім'я по батькові)

працює

(Вказівка посади)

Видана для подання

(Назва органу, куди видана)

Найменування посади П.І.Б.

який підписав підпис ділове листування, що виконує функцію зв'язку між організаціями.

Різноманіття видів листування обумовлено різними способами передачі інформації для вирішення оперативних питань (поштовий зв'язок, електронний зв'язок), змістом листування (запити, повідомлення, угоди, претензії, вимоги, нагадування, підтвердження, роз'яснення, прохання, рекомендації, гарантії і т.д.) .

Однак до всіх видів листування пред'являються єдині вимоги. Всі листи оформляються на спеціальних бланках для листів.

Службовий лист - один з найбільш поширених на державній службі документів передачі інформації за допомогою пересилання поштою.

Службовий лист оформляється на бланку для листів формату А4 або А5. Його обов'язкові реквізити:

  • • найменування організації-учасника;
  • • поштові реквізити організації;
  • • номер телефону, телетайпу, факсу;
  • • дата і номер документа;
  • • посилання на дату і номер вхідного документа (для вихідних листів);
  • • адресат (кому направляється);
  • • заголовок до тексту, що відповідає на питання: «Про що?»;
  • • текст;
  • • підпис;
  • • відмітка про виконавця;
  • • відмітка про наявність додатків (у супровідному листі).

Службові листи візуються на другому екземплярі, який

залишається в архіві організації, керівником відповідного структурного підрозділу та заступником керівника організації, що курирує даний підрозділ.

На вхідні листи проставляються відмітка про надходження, резолюція керівника організації або структурного підрозділу, відмітка про контроль (якщо виконання листа контролювалося службою ДОУ, відмітка про виконання документа і направлення його до справи).

Важливо запам'ятати!

При веденні міжнародної ділової переписки необхідно дотримуватися правила, встановлені стандартом міжнародною організацією ISO щодо розташування і оформлення деяких реквізитів.

Так, поштову адресу приватних осіб розташовується в лівій частині поля документа і включає:

  • • найменування адресата (вказівка сімейного стану або титулу особи), наприклад містер, місіс, міс, Його Високоповажність та ін .;
  • • імена (імена та прізвища, прізвище сім'ї, приставка до імені (старший, молодший));
  • • заняття, функція (суддя, нотаріус, торговий аташе і т.д.);
  • • пункт доставки (номер будинку, вид і назва вулиці, назва населеного пункту, поштовий ящик);
  • • поштовий код;
  • • назва території (регіону, графства, району, кантону, країни).

Оформлення дати здійснюється відповідно до стандарту ISO 8601: 2000 у послідовності:

  • • рік - чотирма цифрами;
  • • місяць - двома цифрами від 01 до 12;
  • • день місяця - двома цифрами від 01 до 31. Наприклад: 2014-06-25.
  • Телеграма - група різних за змістом документів, переданих по телеграфної мережі загального користування.

Телеграми оформляються на спеціальних друкарських бланках або на звичайному аркуші паперу у двох примірниках на одній стороні аркуша великими літерами через два інтервали.

Існують різні категорії і види телеграм. Відповідно до цього у верхній частині телеграми (крім простої) пишеться:

  • • Президент Російської Федерації;
  • • Вища урядова;
  • • Урядова;
  • • Термінова.

Основні реквізити телеграми включають:

  • • службовий заголовок;
  • • вказівка категорії телеграми;
  • • позначку про вид телеграми;
  • • телеграфна адреса одержувача;
  • • текст телеграми (складається без спілок, прийменників і розділових знаків, без переносів слів);
  • • підпис;
  • • реєстраційний діловодний номер і дату реєстрації;
  • • адреса і найменування організації-відправника;
  • • номер і дату документа, на який дається відповідь (в відповідних телеграмах);
  • • візу виконавця;
  • • підпис керівника організації;
  • • печатка.

У тексті телеграми використовуються скорочені позначення знаків пунктуації:

  • • точка - точка;
  • • кома - кома;
  • • двокрапка - двтч;
  • • лапки - КВЧ;
  • • дужки - скб;
  • • номер - нр.

Зворотна адреса пишеться без скорочень, з усіма розділовими знаками.

 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >