ОРГАНІЗАЦІЙНО-КАДРОВІ ДОКУМЕНТИ

Відповідно до статуту організації, підприємства, установи (положенням про організацію) передбачається складання такого документа, як структура і штатна чисельність. Його призначення - закріплення складу структурних підрозділів (відділів) організації та штатної чисельності кожного з них і всієї організації в цілому. наприклад:

код

підрозділи

11аімеіоваііе підрозділи

Штатна

чисельність

01

Керівництво

3

02

Канцелярія

3

03

Відділ кадрів

2

04

Бухгалтерія

5

всього

13

Текст документа складається у формі таблиці, графи якої відповідають графам штатного розкладу. У них вказуються коди структурних підрозділів, їх найменування, штатна чисельність кожного з них і організації в цілому.

Проект структури і штатної чисельності за дорученням керівника організації готується відділом кадрів, візується головним бухгалтером, заступниками керівника організації, підписується заступником керівника з персоналу і затверджується керівником організації з проставленням печатки.

Зазвичай цей документ затверджується на рік. Якщо протягом цього часу в нього вносяться зміни, вони оформляються наказом керівника.

Штатний розклад - стратегічно важливий локальний документ, призначений для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності організації відповідно до її установчим документом (статутом або положенням).

Штатний розклад включає перелік структурних підрозділів, посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки і місячному фонді заробітної плати. На основі штатного розкладу кадрова служба планує потребу в персоналі, веде підбір співробітників на вакантні посади, формує резерв на висування, організовує підвищення кваліфікації кадрів.

Відсутність штатного розкладу в організації є порушенням законодавства про працю та про охорону праці. КоАП за це передбачені санкції у вигляді адміністративного штрафу, який накладається на посадових осіб (в тому числі індивідуальних підприємців).

Необхідність наявності штатного розкладу в кожній організації обумовлена тим, що штатний розпис дає чітке уявлення про організаційну структуру підприємства, містить відомості про кількість працівників, фонд оплати праці, розмір заробітної плати співробітників в залежності від займаної посади, що дозволяє визначати ступінь необхідності в прийомі на роботу додаткових співробітників або в скороченні їх кількості, служить базою для управління персоналом, в тому числі шляхом регулювання ставок заробітної плати. Крім того, наявність штатного розкладу може бути підтвердженням обгрунтованості застосування податкових пільг.

Обов'язок по складанню штатного розкладу лягає, як правило, на співробітників кадрового та планово-економічного підрозділу організації, а в невеликих організаціях - на співробітників бухгалтерії.

Так як штатний розпис є не тільки організаційним, а й первинним обліковим документом, його форма уніфікована (форма № Т-3) і входить в Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджений наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1 «про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» (далі - Постанова про затвердження уніфікованих форм з обліку праці та її оплати). Зазначена форма штатного розкладу обов'язкова до застосування підприємствами, установами та організаціями незалежно від їх організаційно-правової форми та форми власності.

Штатний розклад підписується керівником кадрової служби організації та головним бухгалтером. Роботодавець затверджує штатний розпис наказом або розпорядженням керівника організації, вирішує питання його зміни, доповнення, термінів дії і дати введення. У грифі затвердження зазначаються загальна штатна чисельність підприємства і місячний фонд заробітної плати.

Зміни до штатного розпису вносяться наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженого ним на це особи (рис. 4.1) [1] .

Процедура зміни штатного розкладу

Мал. 4.1. Процедура зміни штатного розкладу

Типова форма № П-3 «Штатний розклад»

зі

-si

Положення про кадрову службу - один з найважливіших локальних нормативних актів організації тривалої дії, що регламентують статус і місце кадрової служби в системі управління, всі сторони і напрямки її діяльності: роботу з персоналом, порядок побудови і функціонування системи кадрового менеджменту, з татусями кадрової служби в ієрархічній структурі організації, цілі і завдання, функції та взаємодії служби персоналу, права і відповідальність її співробітників.

Положення про кадрову службу має встановлену структуру тексту, що включає дев'ять розділів.

I. Загальні положення.

II. Структура.

III. Цілі і завдання.

IV. Функції.

V. Права.

VI. Керівництво.

VII. Відповідальність.

VIII. Взаємовідносини (службові зв'язки).

IX. Організація роботи [2] .

Положення про кадрову службу діє до заміни його новим, оформляється на загальному бланку організації, підписується керівником кадрової служби і затверджується керівником організації. Його обов'язковими реквізитами є:

  • • герб / емблема організації, установи, підприємства;
  • • код форми документа;
  • • найменування організації / підприємства;
  • • назва структурного підрозділу;
  • • дата документа;
  • • реєстраційний номер документа;
  • • місце складання документа;
  • • гриф обмеження доступу до документа;
  • • заголовок до тексту;
  • • текст документа;
  • • підпис;
  • • візи узгодження документа.

Правила внутрішнього трудового розпорядку та Положення про персонал. Правила внутрішнього трудового розпорядку та Положення про персонал - найважливіші документи, що визначають режим роботи організації, порядок професійно-трудових відносин, закріплених в локальних нормативних актах організації, підприємства, установи.

Правила внутрішнього трудового розпорядку - локальний нормативний акт, що регламентує відповідно до ТК РФ і іншими федеральними законами порядок прийому і звільнення працівників, основні права, обов'язки і відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, застосовувані до працівників заходи заохочення і стягнення, а також інші питання регулювання трудових відносин у даного роботодавця.

Правила внутрішнього трудового розпорядку затверджуються роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників у порядку, встановленому ст. 372 ТК РФ для прийняття локальних нормативних актів. Правила внутрішнього трудового розпорядку регламентують:

  • • порядок прийому і звільнення працівників;
  • • основні права, обов'язки і відповідальність сторін трудового договору;
  • • режим робочого часу (початок і закінчення робочого дня і встановлених перерв, облік і нормування робочого часу);
  • • заходи заохочення за працю, що застосовуються до працівників;
  • • інші питання регулювання трудових відносин в організації [3] .

Важливо запам'ятати!

Відповідно до ст. 189 ТК РФ правила внутрішнього трудового розпорядку є обов'язковими для всіх організацій.

Укладаючи трудовий договір, працівник бере на себе зобов'язання дотримуватися прийнятих в організації правила внутрішнього трудового розпорядку, а роботодавець має право вимагати від нього дотримання цих правил.

До підписання трудового договору при прийомі на роботу працівник зобов'язаний відповідно до ст. 68 ТК РФ ознайомитися з правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з трудовою діяльністю працівника, підтвердивши ознайомлення особистим підписом.

Типові правила внутрішнього трудового розпорядку є підставою для розробки галузевих правил, що відображають специфічні умови праці підприємств і установ в кожній окремій галузі (режим роботи, додаткові заходи з охорони праці та техніки безпеки і т.п.).

Правила внутрішнього трудового розпорядку окремого підприємства можуть бути істотно розширені. Вони більш конкретно відображають особливості виробничих умов на даному підприємстві.

Правила внутрішнього трудового розпорядку складаються на бланку організації, обговорюються на зборах трудового колективу і узгоджуються з ним, візуються юристом і затверджуються роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників.

Вид документа «Положення про персонал» запозичений із зарубіжної практики регулювання трудових відносин. Його поява в російському кадровому діловодстві збігається з формуванням інституту приватної власності в сучасній Росії і появою перших комерційних підприємств. А ось наповнення його новим змістом відбувається з урахуванням російської специфіки взаємовідносин роботодавця і працівника.

У вітчизняній практиці Положення про персонал включає в себе всі основні правила внутрішнього трудового розпорядку, засновані на трудовому законодавстві. Тому в даний час в організаціях основним локальним документом, що регулює трудові відносини, може бути як Положення про персонал, так і Правила внутрішнього розпорядку, а іноді - обидва документи одночасно. В останньому випадку юрист і менеджер по персоналу повинні забезпечити несуперечливість одного документа іншому і виключення дублювання одних і тих самих положень в обох документах. При такому підході Положення про персонал представляє собою складний програмний документ про взаємини персоналу підприємства та його адміністрації, що визначає основні принципи корпоративної культури організації, а Правила внутрішнього трудового розпорядку розглядаються лише як правова база регулювання трудових відносин.

  • [1] Грудцине Л. 10. Настільна книга інспектора з кадрів. М .: Ексмо, 2010.С. 117. '
  • [2] Митрофанова В. В. Указ. соч.
  • [3] Грудцине Л. Ю. Указ. соч. С. 252-254; Митрофанова В. В. Указ. соч .; Вари-хін А. Б. Кадрове діловодство: практ. допомога. М .: Книжковий світ 2009.
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >