ТРУДОВА КНИЖКА.

Згідно ст. 66 ТК РФ трудова книжка встановленого зразка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника. Правила ведення і зберігання трудових книжок були затверджені Постановою про трудові книжки. Відповідно до змін, внесеними Федеральним законом від 30.06.2006 № 90-ФЗ «Про внесення змін до Трудового кодексу Російської Федерації, визнання нечинними на території Російської Федерації деяких нормативних правових актів СРСР і такими, що втратили чинність, деяких законодавчих актів (положень законодавчих актів) Російської Федерації »в ТК РФ, відповідним ізмсненіям піддалися і Правила ведення і зберігання трудових книжок [1]. При цьому Міністерству охорони здоров'я і соціального розвитку РФ було дано доручення привести Інструкцію щодо заповнення трудових книжок у відповідність з діючими Правилами ведення і зберігання трудових книжок. Але оскільки це доручення досі не виконано, практикам доводиться керуватися такими, що суперечать один одному нормативними актами, що призводить до серйозних помилок при заповненні трудових книжок.

Роботодавець - фізична особа, що є індивідуальним підприємцем, зобов'язаний вести трудові книжки на кожного працівника в порядку, встановленому ТК РФ і іншими нормативними правовими актами РФ. Роботодавець - фізична особа, яка не є індивідуальним підприємцем, не має права робити записи в трудових книжках працівників і оформляти трудові книжки працівникам, що приймаються на роботу вперше. Відповідно до ст. 309 ТК РФ документом, що підтверджує період роботи у такого роботодавця, є трудовий договір, укладений у письмовій формі.

Оформлення трудової книжки працівнику, прийнятому на роботу вперше, здійснюється роботодавцем у присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

У трудову книжку вносяться відомості про працівника, яку вони виконують, переведення на іншу постійну роботу і про звільнення працівника, а також підстави припинення трудового договору та відомості про нагородження за успіхи в роботі. Відомості про стягнення в трудову книжку вносяться лише в тому випадку, якщо дисциплінарним стягненням є звільнення. За бажанням працівника відомості про роботу за сумісництвом вносяться в трудову книжку за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом.

За письмовою заявою працівника роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня його подачі видати працівникові копію трудової книжки або завірену в установленому порядку витяг з трудової книжки.

Трудові книжки ведуться державною мовою Російської Федерації. На території республіки в складі Російської Федерації, що встановила також свою державну мову, оформлення трудових книжок може поряд з державною мовою Російської Федерації вестися державною мовою цієї республіки.

Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки одного з розділів, у неї вшивається вкладиш, який оформляється і ведеться роботодавцем в тому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. При видачі кожного вкладиша в трудовій книжці ставиться штамп з написом «Виданий вкладиш» і вказується серія і номер вкладиша [2] .

У разі втрати працівником трудової книжки роботодавець видає йому дублікат трудової книжки не пізніше 15 днів з дня подачі працівником заяви. При оформленні дубліката трудової книжки в нього вносяться відомості про загальний і (або) безперервний стаж роботи працівника до надходження в дану організацію, підтвердженому відповідними документами, а також про роботу і нагородження (заохочення), які вносилися до трудової книжки за останнім місцем роботи.

При звільненні працівника всі записи, внесені в його трудову книжку за час роботи в даній організації, засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою роботодавця і підписом самого працівника. Якщо трудова книжка заповнювалася державною мовою Російської Федерації та на державну мову республіки в складі Російської Федерації, завіряються обидва тексти.

Що залишилися в організації в разі смерті працівника трудові книжки і їх дублікати зберігаються в кадровій службі організації протягом двох років окремо від інших трудових книжок, після чого передаються на зберігання в архів організації, де вони зберігаються 50 років. Після закінчення цього терміну трудові книжки і дублікати трудових книжок знищуються в установленому порядку.

Особова картка. Особиста картка є основним документом але обліку персоналу. Особисті картки заводяться на всіх працівників організації, незалежно від характеру їх роботи - постійного чи тимчасового. Ведення особової картки здійснюється відповідно до Вказівок щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації, затвердженої Постановою про затвердження уніфікованих форм з обліку праці та її оплати.

Особова картка заповнюється після підписання керівником організації наказу про прийом громадянина на роботу. Вона являє собою типову міжвідомчу форму № Т-2, затверджену органами статистики.

В умовах функціонування автоматизованих систем управління в якості вхідної форми використовується машіннооріентірованний варіант цієї картки № Т-2а.

Особиста картка співробітника заповнюється працівником кадрової служби на осіб, прийнятих на роботу, на підставі документів, зазначених у ст. 65 ТК РФ, а саме:

  • • паспорта або іншого документа, що посвідчує особу;
  • • наказу (розпорядження) про прийом на роботу;
  • • військового квитка (приписного свідоцтва);
  • • страхового свідоцтва державного пенсійного страхування;
  • • трудової книжки або документа, що підтверджує трудовий стаж;
  • • документа про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки.

З урахуванням специфіки роботи необхідність пред'явлення додаткових документів в окремих випадках може передбачатися відповідно до чинного законодавства.

Особова картка заповнюється працівником кадрової служби в одному екземплярі, від руки (розбірливо) або на друкарській машинці. Всі записи в особовій картці формулюються повністю, без скорочень. Підставою для записів є відповідні документи (паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту та ін.). В особових картках повинні своєчасно відображатися всі наступні зміни в анкетнобіографіческіх і облікових даних працівника.

На лицьовій стороні особистої картки вказуються: повне найменування організації, код організації, підлогу (м / ж), табельний номер (він повинен відповідати номеру, за якою зареєстрована трудова книжка в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них), початкова буква прізвища працівника (в рядку «Алфавіт»). В першу чергу заповненню підлягають два розділи (по два стовпці) лицьового боку особової картки:

I. Загальні відомості і II. Відомості про військовий облік.

В розділ I «Загальні відомості» заносяться прізвище, ім'я, по батькові, дата (рік, місяць, число) і місце народження (село, район, місто, республіка), громадянство, знання іноземної мови (вказується ступінь знання мови: «володію вільно» , «читаю і можу порозумітися», «читаю і перекладаю зі словником»), освіту.

Коди в зонах кодування проставляються відповідно до загальноросійськими класифікаторами: інформації про населення (ОКИН), професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР), спеціальностей але утворення (оксо).

У рядках «Кваліфікація за дипломом» відомості вказуються повністю на підставі отриманого документа. Професії працівників записуються в точній відповідності з їх назвою в Єдиному тарифно-кваліфікаційному довіднику робіт і професій, а посади ІТП [3] - відповідно їх назвам за штатним розкладом.

Загальний стаж роботи обчислюється з дати початку трудової діяльності працівника, включаючи службу в Збройних Силах. Стаж вказується на день заповнення особової картки на підставі трудової книжки.

У рядку «Безперервний стаж» ставиться дата, з якої обчислюється безперервний стаж роботи при виплаті допомоги по державному соціальному страхуванню.

У рядках «Стан у шлюбі» робляться відмітки про склад сім'ї із зазначенням року народження кожного її члена, а в рядку «Паспорт» вказуються серія, номер паспорта, орган, що видав документ і дата видачі, далі - домашня адреса, телефон.

Після заповнення особової картки працівником кадрової служби прийнятий на роботу ставить свій підпис і дату заповнення особової картки в кінці розділу I.

Розділ II «Відомості про військовий облік» заповнюється на військовозобов'язаних і призовників відповідно до інструкції про порядок обліку військовозобов'язаних і призовників (група обліку, категорія обліку, склад, військове звання, військово-облікова спеціальність, придатність до військової служби, назва райвійськкомату за місцем проживання ).

У розділі III «Прийом па роботу і переклади на іншу роботу» з кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу або переведенні на іншу роботу, адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку.

Особиста картка включає також розділи. IV. атестація; V. Підвищення кваліфікації; VI. Професійна перепідготовка; VII. Нагороди (заохочення), почесні звання; VIII. відпустка; IX. Соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства; X. Додаткові відомості; XI. Підстава припинення трудового договору (звільнення).

У розділі «Відпустка» ведеться облік всіх видів відпусток, що надаються працівникові в період роботи в організації.

Розділ «Додаткові відомості» заповнюється для повноти обліку відомостей про працівників, які навчаються в навчальних закладах, обліку працюючих інвалідів та ін.

Особисті картки звільнених працівників зберігаються протягом року в окремій картотеці в алфавітному порядку, потім підшиваються в справу і здаються в архів. Особисті картки № Т-2а забороняється приєднувати до особових справ, вони повинні зберігатися в архіві строго окремо.

Для громадян, що надходять на державну (муніципальну) службу, заповнюється особиста картка за формою № Т-2ГС (МС). У неї, на відміну від форми № Т-2, включені також відомості про наявність наукового ступеня, стаж державної (муніципальної) служби для надбавки за вислугу років для доплати до пенсії і розділ IV «Присвоєння кваліфікаційного розряду, класного чину, дипломатичного рангу, військового звання ».

Особиста справа. Особиста справа заводиться на підставі наказу про прийом на роботу. Особисті дані необхідні роботодавцю з метою просування працівника по службі, при встановленні розміру заробітної плати.

Особиста справа - основний документ персонального обліку працівника, який представляє собою сукупність його особистих документів, що містять найбільш повні відомості про нього і його трудової діяльності.

Порядок роботи з особовими справами не закріплений загальнодержавними стандартами, тому організації по-різному вирішують питання їх формування і ведення. В щодо державних службовців особиста справа - встановлена Законом про цивільну службу і здійснювана в порядку, врегульованому Президентом РФ, правова форма документування персональних даних громадянського службовця, що містить відомості, пов'язані з надходженням, проходженням ним громадянській служби, а також звільненням з неї і необхідні для забезпечення діяльності державного органу. Порядок його ведення визначено Положенням про персональні дані державного службовця.

Відповідно до Положення про персональні дані державного службовця до особової справи громадянського службовця долучаються:

  • письмову заяву з проханням про надходження на цивільну службу та заміщення посади державної цивільної служби РФ;
  • • власноруч заповнена і підписана громадянином Російської Федерації анкета встановленої форми з додатком фотографії;
  • документи про проходження конкурсу на заміщення вакантної посади цивільної служби (якщо громадянин призначений на посаду але результатами конкурсу);
  • копія паспорта та копії свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану ;
  • копія трудової книжки або документа, що підтверджує проходження військової чи іншої служби;
  • копії документів про професійну освіту професійну перепідготовку, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння наукового ступеня, вченого звання (якщо такі є);
  • копії рішень про відзначення державними нагородами Російської Федерації, Почесною грамотою Президента РФ, про оголошення подяки Президента РФ, присвоєння почесних, військових та спеціальних звань, присудження державних премій (якщо такі є);
  • копія акта державного органу про призначення на посаду цивільної служби;
  • примірник службового контракту , а також екземпляри письмових додаткових угод, якими оформляються зміни і доповнення, внесені в службовий контракт;
  • копії актів державного органу про переведення цивільного службовця на іншу посаду цивільної служби, про тимчасове заміщення їм іншій посаді цивільної служби;
  • копії документів військового обліку (для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу);
  • копія акта державного органу про звільнення цивільного службовця від замещаемой посади цивільної служби, про припинення службового контракту або його призупинення;
  • атестаційний лист цивільного службовця, який пройшов атестацію, і відгук про виконання ним посадових обов'язків за атестаційний період;
  • екзаменаційний лист цивільного службовця і відгук про рівень його знань, навичок і умінь (професійному рівні) і про можливість присвоєння йому класного чину державної цивільної служби РФ;
  • копії документів про присвоєння цивільному службовцю класного чіпа державної цивільної служби РФ (іншого класного чину, кваліфікаційного розряду, дипломатичного рангу);
  • копії документів про включення цивільного службовця до кадрового резерву , а також про виключення його з кадрового резерву;
  • копії рішень про заохочення цивільного службовця, а також про накладення на нього дисциплінарного стягнення до його зняття або скасування;
  • копії документів про початок службової перевірки, її результати, про відсторонення цивільного службовця від замещаемой посади цивільної служби;
  • документи, пов'язані з оформленням допуску до відомостей, що становлять державну або іншу охоронювану законом таємницю , якщо виконання обов'язків по замещаемой посади цивільної служби пов'язане з використанням таких відомостей;
  • відомості про доходи, майно і зобов'язання майнового характеру цивільного службовця;
  • копія страхового свідоцтва обов'язкового пенсійного страхування ;
  • копія свідоцтва про постановку на облік в податковому органі фізичної особи за місцем проживання на території РФ;
  • копія страхового медичного полісу обов'язкового медичного страхування громадян;
  • медичний висновок встановленої форми про відсутність у громадянина захворювання, що перешкоджає надходженню на цивільну службу або її проходженню;
  • довідка про результати перевірки достовірності і повноти представлених цивільним службовцям відомостей про доходи, майно і зобов'язання майнового характеру, а також відомостей про дотримання цивільним службовцям обмежень, встановлених федеральними законами.

В особисті справи осіб, уповноважених на виконання державних функцій, і осіб, прирівняних до них, а також інших працівників у випадках, передбачених законодавством, включається декларація про доходи. В особисті справи науковців і викладачів вищих навчальних закладів, які пройшли конкурсний відбір на заміщення вакантних посад, включається копія (виписка) протоколу засідання вченої ради. До особової справи керівника організації включається копія (виписка) рішення засновників про призначення його на посаду. До особової справи матеріально відповідальних осіб включається договір про матеріальну відповідальність.

При веденні особистого справи в нього включаються також документи, що характеризують ділові, суспільно-політичні, наукові та особисті якості працівника. До таких документів належать:

  • • характеристики та атестаційні листи;
  • • списки наукових праць і винаходів;
  • • копії (виписки) наказів (розпоряджень, рішень, постанов) про присвоєння класів, кваліфікаційних категорій, розрядів, звань, зміні прізвища та т.п .;
  • • інші документи.

Включення трудових договорів з працівниками до складу особистих справ визначається кадровою службою або спеціаліста з кадрів організації.

До особової справи не включаються:

  • • копії документів про надання відпусток, накладення дисциплінарних стягнень (за винятком випадків звільнення працівника як дисциплінарного стягнення);
  • • довідки про місце проживання, склад сім'ї, розмір заробітної плати;
  • • обхідні листи, довідки про стан здоров'я та ін. Ці документи формуються окремо і зберігаються протягом трьох років.

Особиста справа цивільного службовця ведеться кадровою службою відповідного державного органу та при перекладі державного службовця на нове місце державної служби передається за вказаним місцем державної служби. При цьому не допускається ведення декількох особистих справ на одного службовця.

До особової справи громадянського службовця вносяться його персональні дані та інші відомості, пов'язані з надходженням на цивільну службу, її проходженням і звільненням і необхідні для забезпечення діяльності державного органу. Забороняється збирати і вносити в особисті справи і реєстри державних службовців відомості про їх політичної та релігійної приналежності, а також приватного життя, про членство в громадських об'єднаннях і професійні спілки.

Долучені до особової справи документи брошуруються, сторінки нумеруються, до особової справи додається опис. Особові справи звільнених з цивільної служби зберігаються кадровою службою протягом 10 років, після чого передаються в архів.

Відомості про державних службовців, в тому числі про включених в резерв на висунення на вищі державні посади державної служби, вносяться до федерального реєстру державних службовців і реєстри державних службовців суб'єктів РФ. Особові справи і реєстри державних службовців ведуться відповідно до федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ, а також законами та іншими нормативно-правовими актами суб'єктів РФ.

Найбільш важливими документами особової справи працівника є особистий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка. У деяких організаціях їх замінюють оформляються за стандартним варіантом анкети.

Коли особиста справа сформовано, документи включаються в нього в хронологічній послідовності.

Внутрішній опис складається на документи особової справи, яке вже оформлено. У ній зазначаються відомості про назви документів, які включені в справу, їх датах і індексах. Нумерація аркушів внутрішнього опису проводиться окремо від листів особової справи.

Якщо до особової справи включаються нові документи, це повинно бути відображено у внутрішній опису. Вилучення документів з особових справ проводиться з дозволу керівника служби кадрів. Відмітка про це робиться в опису документів в особовій справі, а оригінал документа замінюється його копією. Факти вилучення документів з особової справи, заміни оригіналів копіями повинні бути відображені в графі «Примітка».

Якщо працівник змінив прізвище після оформлення особової справи, то його стара прізвище поміщається в дужки, а над нею пишеться нова прізвище.

Особові справи зберігаються у вогнетривких шафах в порядку номерів, проставлених на корінцях і лицьовій стороні особової справи. Для швидкого пошуку особової справи ведеться алфавітна картотека, а в невеликих організаціях - алфавітна книга обліку особистих справ.

  • [1] Постанова Уряду РФ від 01.03.2008 № 132 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 16 апреля2003 року № 225».
  • [2] Форма книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 «Про утвержденііІнструкціі щодо заповнення трудових книжок».
  • [3] Інженерно-технічні працівники.
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >