ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності.

Документообіг, тобто рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення, здійснюється у вигляді потоків документів між пунктами обробки інформації (керівники, фахівці, службовці) і пунктами технічної обробки документів (експедиція, секретар, копіювально-розмножувальна служба і т.д .) (рис. 5.1).

Схема документообігу

Мал. 5. 1. Схема документообігу

Основні потоки документів поділяються:

  • • на вхідні (надходять в організацію);
  • • вихідні (відправляються з організації);
  • • внутрішні (документи, створювані в організації і використовувані в її внутрішньому управлінському процесі).

Вхідні документи, в свою чергу, діляться на документопо- струми, що направляються керівникам, безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг , тобто кількість документів, що надійшли в організацію і створених в ній протягом певного часу. Цей показник важливий тому, що він визначає вибір організаційної форми діловодства, виду інформаційно-пошукової системи за документами установи, структури і штатного складу служби документаційного забезпечення конкретної організації, ступінь технологічної оснащеності процесів роботи з документами.

Підрахунок кількості документів, отриманих та створених в організації, проводиться щомісяця, за півріччя та за підсумками року наростаючим підсумком з початку поточного року по контрольнорегістраціонним формам в місцях їх реєстрації. За одиницю обліку кількості документів приймається сам документ з урахуванням розмножених примірників. Розмноження екземпляри підраховуються окремо.

Облік кількості документів може проводитися по організації в цілому або за окремими її підрозділам. Підсумкові дані підрахунку представляються в табличній формі.

По кожній групі враховуються кількість документів і їх тираж (цифри проставляються через косу риску або в окремих графах).

Підрахунок обсягу документообігу доцільно проводити також по групах документів: розпорядчі, статистичні, листування, листи громадян, фінансові та ін.

Порядок руху документів в організації можна розділити на кілька етапів '.

  • 1) організація доставки документів;
  • 2) прийом і первинна обробка вступників в організацію документів;
  • 3) попередній розгляд документів службою документаційного забезпечення управління;
  • 4) реєстрація і розгляд документів керівником організації;
  • 5) доставка документів виконавцям;
  • 6) робота виконавців над документом;
  • 7) контроль виконання документів;
  • 8) обробка виконаних і відправляються документів, формування справ;
  • 9) підготовка до передачі справ в архів, передача в архів.

Реєстрація документів в організації. Реєстраційний номер є обов'язковим реквізитом будь-якого організаційно-розпорядчого документа. Реєстрація документів здійснюється шляхом проставлення на документі дати і реєстраційного номера (індексу) із записом необхідних відомостей про документ у реєстраційній формі.

Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання.

Мета реєстрації - надання документу юридичної сили, підтвердження факту отримання або відправки документа, забезпечення його обліку, контролю і пошуку.

Документи, що надійшли реєструються в день надходження, створювані - у день підписання або затвердження або на наступний робочий день. При передачі документа з одного підрозділу в інший новий реєстраційний номер на документі, як правило, не проставляється.

Реєстрація документів проводиться в залежності від назви виду документа, автора і змісту в межах груп документів. Окремо реєструються документи, що надійшли з вищестоящої організації, накази по основній діяльності і з особового складу, службове листування, звернення громадян.

Документи, отримані з вищестоящих організацій, що надходять на розгляд керівника організації і його заступників, розпорядчі документи і листування за підписом керівника, протоколи та рішення колегіальних органів реєструються в службі ДОП. Реєстрація вступників, внутрішніх і відправляються документів проводиться в місцях виконання і створення документів.

Найбільш поширеним способом реєстрації документів є реєстраційно-контрольні картки (традиційні та електронні), які використовуються для всіх видів документів. Такі картки мають ряд очевидних переваг: вони легко піддаються механізованої обробки, їх можна групувати в картотеки, що прискорює пошук необхідної інформації, особливо при великих обсягах документообігу.

Для створення пошукових систем і досягнення інформаційної сумісності реєстраційних даних встановлюється наступний склад основних реквізитів реєстрації:

  • • найменування організації (автора або кореспондента);
  • • назва структурного підрозділу;
  • • дата і реєстраційний номер документа;
  • • дата і індекс надходження;
  • • заголовок до тексту (короткий зміст документа);
  • • резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
  • • термін виконання документа;
  • • відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Залежно від характеру документа і завдань використання

інформації складу основних реквізитів реєстрації може доповнюватися наступними реквізитами:

  • • гриф (відмітка) обмеження доступу до документа;
  • • внутрішня переадресація документів але виконавцям;
  • • код за тематичним класифікатором;
  • • ключові слова;
  • • кількість аркушів документа;
  • • наявність додатків;
  • • посадова особа, що поставила документ на контроль;
  • • проміжні терміни виконання;
  • • перенесення термінів виконання;
  • • термін зберігання документа;
  • • статус документа (проект, версія);
  • • вид передачі документа (поштою, факсом) і ін.

При реєстрації звернень громадян вводяться їхні прізвища, імена, по батькові, адреси, в тому числі електронні (e-mail), телефони, актуальні при електронних зверненнях громадян. Відповідно до ст. 4 Закону про порядок звернень громадян звернення можуть реєструватися як в письмовій формі, так і у формі електронного документа.

При реєстрації документів, що відправляються записується назва організації і структурного підрозділу посадової особи - автора документа.

При реєстрації відповідей на звернення громадян вводяться їхні персональні дані. Допускається застосування скороченого найменування організації.

У графі «Дата документа» в реєстраційно-контрольну картку переноситься дата, привласнена документу організацією - автором документа.

У графі «Реєстраційний номер документа» в реєстраційно-контрольну картку переноситься реєстраційний номер документа, присвоєний організацією - автором документа. На вхідних документах ці ж дані заносяться в реєстраційний штамп.

У графі «Заголовок до тексту» вказується заголовок до тексту документа, а при його відсутності складається анотація, яка містить ключові слова.

Графа «Резолюція» заповнюється після перегляду документа керівником. У ній вказуються зміст доручення, прізвища виконавця, автора доручення і дата резолюції.

У графі «Термін виконання» проставляється індивідуальний термін, що міститься в резолюції, а при його відсутності - типовий термін. При реєстрації відправляється документа може записуватися дата очікуваної відповіді.

Графа «Відмітка про виконання» містить коротку запис про вирішення питання по суті, в неї переносяться реєстраційний номер і дата виконання створеного документа, посилання на реєстраційний номер і дату надходження документа.

Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний номер вхідного і відправляється документа складається з порядкового номера, який виходячи з інформаційних потреб організації може доповнюватися літерним або цифровим індексом структурного підрозділу, індексом справи за номенклатурою справ, кодом документа за класифікатором кореспондентів, виконавців і ін. Складові частини реєстраційного номера відокремлюються одна від одної косою рисою. Наприклад, 95 / 06-12, де 95 - порядковий реєстраційний номер, а 06-12 - номер справи, в яке буде підшитий документ (або його копія) після виконання.

Внутрішні документи реєструються окремо за видами документів: наприклад, накази по основній діяльності, протоколи засідань колегії тощо У межах групи, що реєструється дотримується свій порядок номерів, наприклад наказ № 14, протокол №10.

У практиці організацій використовуються не тільки контрольнорегістраціонние картки, але і журнальна, електронна форми реєстрації. Журнальну форму реєстрації використовують в організаціях, документообіг яких становить менше 600 документів на рік. Журнали реєстрації ведуться окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Листи журналу, починаючи з другого, нумеруються у правому верхньому кутку. Всі листи прошиваються міцними нитками, їх кінці виводяться на останній пронумерований лист із зворотного боку і склеюються паперовим квадратом, в середині якого ставиться печатка організації. Правильність оформлення засвідчується написом: «В даному журналі пронумеровано, прошнуровано і скріплено круглою печаткою ... листів», яка розміщується на зворотному боці останнього пронумерованого листа. Напис підписує діловод або секретар.

Після останньої реєстраційної записи в журналі робиться, наприклад, такий напис: «В даному журналі зареєстровано 120 документів з вх. № 1 по 120. Випадково пропущені номери 5 і 80 », зазначаються назва посади, підпис і розшифровка підпису діловода (секретаря).

Всі реєстраційні журнали мають номер за номенклатурою справ. Оформлення обкладинки журналу включає назву журналу, найменування організації, реєстраційний номер за номенклатурою справ, який розміщується у верхньому правому кутку обкладинки. У правому нижньому кутку вказуються дати початку та закінчення журналу відповідно до числами першого і останнього зареєстрованих в журналі документів в межах календарного року.

Підлягають реєстрації документи повинні бути перераховані в інструкції з діловодства організації із зазначенням місця їх реєстрації.

Обов'язковість ведення журнальної форми реєстрації трудових книжок і вкладишів до них нормативно закріплена Постановою про трудові книжки. Форма журналу «Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них» затверджена постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок».

Для реєстрації кадрових документів організаціям також рекомендується вести:

  • • книгу обліку договорів, змін та доповнень до них;
  • • книгу наказів по особовому складу;
  • • книгу реєстрації та контролю за вступниками та відправляються документами;
  • • книгу реєстрації розпорядчих та нормативних документів організації;
  • • журнал обліку відпусток;
  • • інші журнали, які визначаються потребами організації.

Загальні вимоги до оформлення журналів реєстрації

документів.

  • 1. Тверда обкладинка (для дотримання термінів зберігання).
  • 2. Клейовий палітурка (щоб уникнути додавання або видалення листів в журналі).
  • 3. Наскрізна нумерація аркушів журналу.
  • 4. Прошивка журналу.
  • 5. Наявність заверительной записи (із зазначенням назви журналу, кількості прошитих, пронумерованих аркушів (цифрами і прописом), посади, підпису та розшифрування підпису керівника організації і дати оформлення журналу).

Організація роботи з вхідними документами. Обробкою надходять в організацію документів, незалежно від адресата кореспонденції, займаються спеціально виділений працівник служби документаційного забезпечення (канцелярії, загального відділу), секретар установи або централізована експедиція (рис. 5.2).

Первинна обробка документів, що надійшли включає перевірку правильності доставки документів та наявності документів і додатків до них, а також розподіл документів на реєстровані і не підлягають реєстрації.

Конверти з документами розкриваються (за винятком конвертів з позначкою «Особисто»), перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки документів. При цьому упаковка знищується. Виняток становлять випадки, коли:

  • • зворотну адресу і прізвище відправника не вказані у вкладеннях;
  • • в документі не вказана дата і її доводиться встановлювати за поштовим штемпелем;
  • • надіслана кореспонденція вимагає доплати;
  • • отримана кореспонденція носить особистий характер, але на упаковці або конверті відсутня гриф «Особисто».

Помилково доставлені документи пересилаються за належністю або повертаються відправнику. При відсутності на документі адреси відправника конверт додається до документа.

Документи без зазначення конкретної особи або структурного підрозділу попередньо розглядаються в службі ДОП, а потім направляються керівництву або в підрозділ.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на реєстровані і незареєстровані, що вимагають обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальним виконавцям.

Як правило, не підлягають реєстрації:

  • • листи, надіслані до відома;
  • • телеграми і листи з позначкою «Особисто»;
  • • документи первинного бухгалтерського обліку (банківські рахунки, кредитні довідки та ін.);
  • • документи первинного матеріального обліку (накладні, наряди, заявки і ін.);
  • • документи первинного статистичного обліку та звітності (зведення та інформація, надіслана до відома);
  • • документи з кадрових питань та підвищення кваліфікації (пояснювальні записки, плани, програми та ін.);
  • • документи, адресовані громадським організаціям;
  • • друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
  • • запрошення.
Схема роботи з вхідними документами в організації

Мал. 5.2. Схема роботи з вхідними документами в організації

Попередній розгляд документів здійснюється на підставі оцінки їх змісту і встановленого в організації розподілу обов'язків. На розгляд керівника подаються документи урядових і вищих органів, а також документи, що містять інформацію з найважливіших питань діяльності даної організації, що вимагають рішення керівництва. Адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам документи передаються за призначенням без попереднього розгляду.

Отриманий документ реєструється в реєстраційно-контрольної формі.

Телеграми приймаються під розписку з проставленням дати і часу прийому, реєструються, а потім передаються на розгляд керівництву і виконання. Текст телефонограми записується (друкується) на бланку, реєструється і оперативно передається керівнику, якого вона адресована. Факсограми реєструються, передаються адресатам під розписку в день їх прийому, термінові - негайно; надійшов слідом за факсограмою оригінал документа направляється до відповідного підрозділу.

Зареєстровані документи передаються службою діловодства на розгляд керівнику або за її рішенням іншим посадовим особам. Після розгляду керівництвом документи повертаються в службу ДОУ. Зміст резолюції вноситься в реєстраційно-контрольну форму, а документ передається на виконання. При наявності декількох виконавців оригінал документа передається до структурного підрозділу, що є відповідальним виконавцем, інші підрозділи отримують копію документа.

Правила прийому, обробки і розподілу документів в електронному вигляді визначаються інструкцією з діловодства організації з урахуванням наявних технічних і програмних засобів.

Організація роботи з вихідними документами. Обробка вихідних документів, які підлягають відправці поштовим зв'язком, здійснюється службою ДОУ відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку. Порядок передачі телеграм, фак- сограмм, телефонограм, електронних документів за допомогою засобів електричного зв'язку і досилання паперового оригіналу адресату визначаються інструкцією з діловодства організації з урахуванням наявних технічних і програмних засобів.

Основні етапи обробки вихідних документів включають:

  • • складання тексту проекту вихідного документа;
  • • узгодження проекту документа з зацікавленими посадовими особами шляхом візування проекту документа;
  • • підписання (в разі необхідності - твердження) документа;
  • • реєстрацію в журналі або на картці і проставлення індексів;
  • • відправку документа адресату;
  • • підшивку копії вихідного документа в справу.

Для відправки приймаються тільки повністю оформлені, підписані та зареєстровані документи із зазначенням справи, в яке відповідно до номенклатури справ повинен бути поміщений даний документ.

Що підлягають відправці документи обробляються і відправляються в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня. Дослання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою особи, яка підписала документ, або керівника служби ДОУ.

 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >