ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ВНУТРІШНІМИ ДОКУМЕНТАМИ.

Внутрішні документи (накази, інструкції, правила, доповідні і пояснювальні записки та ін.) Готуються, оформляються і виконуються в межах самої організації. Порядок їх проходження включає наступні стадії '.

  • • складання проекту документа;
  • • узгодження (візування) документа;
  • • підписання документа керівником;
  • • реєстрація документа;
  • • розмноження і доставка копії документа виконавцям;
  • • контроль виконання документа;
  • • підшивка виконаного документа в справу.

На етапі виконання документа робота з внутрішніми документами ведеться за схемою роботи з вхідними документами, включаючи:

  • • передачу документа виконавцю;
  • • контроль виконання;
  • • виконання документа;
  • • підшивку виконаного документа в справу.

Проекти розпорядчих документів після підготовки та узгодження із зацікавленими підрозділами і посадовими особами передаються в службу ДОП, яка здійснює контроль за правильністю їх оформлення. Оформлені документи передаються на підпис керівництву. Після підписання документи реєструються. Розмноження екземпляри підписаних керівниками і зареєстрованих розпорядчих документів розсилаються у відповідні структурні підрозділи.

Прийом і передача документів між структурними підрозділами здійснюється через осіб, відповідальних за ведення діловодства в конкретному структурному підрозділі, з відповідною відміткою в реєстраційно-контрольної формі. Найбільш важливі документи (в тому числі поставлені на контроль) передаються під розписку через підрозділ, який контролює виконання даного документа, або секретаря організації.

Особливості організації роботи з кадровими документами. Найважливішою функцією кадрової служби є облік і ведення довідкового апарату кадрової документації. Оскільки всі документи по особовому складу мають особливу соціальну значущість, вони підлягають суворому обліку і реєстрації.

У кадровому діловодстві використовуються різні форми реєстрації :

  • • журнальна;
  • • карткова;
  • • автоматизована електронна.

Журнальна форма використовується для реєстрації наказів по особовому складу, обліку особистих справ, руху і видачі трудових книжок. Разом з документами з особового складу ці журнали здаються в архів, де зберігаються 75 років.

Для обліку руху кадрів можуть також використовуватися журнали реєстрації прийому на роботу, перекладів працівників, звільнення з роботи. Однак при впровадженні автоматизованих систем в роботу кадрових служб необхідність у веденні таких журналів відпадає.

Головним довідковим масивом, до якого співробітники кадрової служби звертаються постійно, є особисті облікові картки працівників. Для працівників, на яких в організаціях не ведеться особиста справа, особова картка є єдиним заміняє його обліковим документом.

У невеликих організаціях (фірмах) особисті картки стоять за алфавітом прізвищ, в великих - систематизуються за структурними підрозділами, а всередині них - за алфавітом прізвищ. При звільненні працівника його особова картка виймається з картотеки і після дооформлення переміщається в картотеку звільнених працівників, де вона зберігається до підготовки до здачі в архів.

Особливості роботи з кадровими документами проявляються в процесі здійснення основних кадрових процедур прийому на роботу, переведення, звільнення працівника, кожна з яких оформляється ланцюжком документів. Ця покрокова процедура може бути доповнена іншими етапами (наприклад, конкурсом на посаду або обов'язковим медичним оглядом при укладенні трудового договору з особами, які не досягли віку 18 років, а також іншими особами у випадках, передбачених ТК РФ й іншими федеральними законами).

При перекладі на іншу постійну роботу працівник пише заяву про переведення, на підставі якого вносяться зміни до трудового договору і складається наказ про переведення за уніфікованою формою № Т-5, який підписує керівник організації або уповноважена ним особа. Працівник знайомиться з текстом наказу під розписку. На підставі наказу відповідні записи вносяться до трудової книжки та особової картки працівника.

Заохочення документуються наказом, виданим на підставі доповідної записки (подання) керівника структурного підрозділу, в якому працює заохочений працівник. На підставі наказу працівник кадрової служби вносить відповідні відомості до трудової книжки та особової картки працівника.

Звільнення працівника також відбивається в ланцюжку документів, починаючи з заяви або службової записки, на підставі яких складається наказ із зазначенням причини звільнення і з посиланням на відповідну статтю ТК РФ. Після підписання керівником наказ реєструється, відповідний запис проводиться в трудовій книжці, особовій картці та особовому рахунку (рис. 5.3).

Покрокова процедура звільнення працівника за власним бажанням

Мал. 5.5. Покрокова процедура звільнення працівника за власним бажанням

Всі записи про роботу, нагородження, заохочення, внесені в трудову книжку в період роботи в даній організації, засвідчуються підписом керівника організації або кадрової служби та печаткою організації.

Працівник знайомиться з текстом наказу та ставить свій підпис. Копія наказу про звільнення і заява працівника (службова записка) поміщаються до особової справи, після чого воно закривається і обробляється для передачі в архів на довгострокове зберігання. Особиста картка переміщується в картотеку звільнених працівників і ставиться за алфавітом прізвищ. Трудова книжка видається на руки звільненому в день звільнення під розпис в журналі реєстрації трудових книжок.

Організація роботи зі зверненнями громадян. Порядок роботи з усними та письмовими зверненнями громадян в державну організацію визначається Законом про порядок звернень громадян.

Відповідно до цього Закону встановлюється наступний порядок роботи зі зверненнями громадян (рис. 5.4):

  • • реєстрація письмового звернення;
  • • прийняття до розгляду та розгляд звернення;
  • • організація особистого прийому громадян;
  • • контроль за дотриманням встановленого порядку розгляду звернень громадян.

Звернення громадянина, яке надійшло до державного органу, орган місцевого самоврядування або посадовій особі відповідно до їх компетенції, підлягає обов'язковому розгляду. Державному органу, органу місцевого самоврядування або посадовій особі ставиться в обов'язок:

  • • забезпечувати об'єктивне, всебічне і своєчасний розгляд звернення (у разі потреби - за участю громадянина, який направив звернення);
  • • запитувати необхідні для розгляду звернення документи і матеріали в інших державних органах, органах місцевого самоврядування та у інших посадових осіб, за винятком суден, органів дізнання та органів попереднього слідства;
  • • вживати заходів, спрямованих на відновлення або захист порушених прав, свобод і законних інтересів громадянина;
  • • давати письмову відповідь по суті порушених у зверненнях питань;
  • • повідомляти громадянина про направлення його звернення на розгляд в інший державний орган, орган місцевого самоврядування або іншою службовою особою відповідно до їх компетенції 1 .
Покрокова процедура роботи із зверненнями громадян

Мал. 5.4. Покрокова процедура роботи із зверненнями громадян

Всі письмові звернення приймаються централізовано. У правому нижньому кутку документа проставляється штамп організації-адресата із зазначенням дати його надходження в організацію і реєстраційний номер, що складається з початкової літери прізвища автора звернення і порядкового номера надійшов звернення.

Письмове звернення підлягає обов'язковій реєстрації протягом трьох днів з моменту надходження до державного органу, орган місцевого самоврядування або посадовій особі. Реєстрацію рекомендується вести на комп'ютері або на карточ- 1

Кузнєцова Т. В. Документаційне забезпечення управління (діловодство). М .: ИНФРА-М, 2013.

ках. Письмове звернення, прийняте в ході особистого прийому, підлягає реєстрації та розгляду відповідно до порядку, встановленого Законом про порядок звернень громадян.

Якщо в письмовому зверненні містяться питання, вирішення яких не входить до компетенції даного державного органу, органу місцевого самоврядування або посадової особи, його направляють протягом семи днів з дня реєстрації до відповідного органу або відповідній посадовій особі, до компетенції яких належить вирішення порушених у зверненнях питань , з повідомленням громадянина, який направив звернення, про переадресації звернення. При цьому в разі потреби Законом про порядок звернень громадян передбачено спрямування до зазначених органів або посадових осіб запиту з приводу результатів розгляду письмового звернення.

Державний орган, орган місцевого самоврядування або посадова особа, що розглядають звернення, зобов'язані протягом 15 днів надавати по спрямованому запитом документи і матеріали, необхідні для розгляду звернення, за винятком документів і матеріалів, в яких містяться відомості, що становлять державну або іншу охоронювану федеральним законом таємницю .

Звернення, в якому оскаржується судове рішення, повертається громадянину, який направив звернення, з роз'ясненням порядку оскарження даного сз'дебного рішення.

Відповідь на звернення підписується керівником державного органу або органу місцевого самоврядування, посадовою особою або уповноваженою на те особою.

Відповідь на звернення по суті поставлених у ньому питань може не даватися, якщо:

  • • в письмовому зверненні не вказані прізвище громадянина, який направив звернення, і його поштову адресу;
  • • в письмовому зверненні містяться нецензурні або образливі вирази, загрози життю, здоров'ю та майну посадової особи, а також членів його сім'ї;
  • • текст письмового звернення не піддається прочитанню;
  • • в письмовому зверненні громадянина не наводяться нові докази або обставини з питання, на який йому багаторазово давалися письмові відповіді але суті у зв'язку з раніше направляються зверненнями;
  • • відповідь по суті поставленого у зверненні питання не може бути дано без розголошення відомостей, що становлять державну або іншу охоронювану федеральним законом таємницю.

При цьому авторам звернень повідомляється про причини відмови в розгляді по суті поставлених в них питань. Якщо ці причини в подальшому були усунені, громадянин має право знову направити звернення до відповідного державного органу, орган місцевого самоврядування або відповідної посадової особи.

Законом про порядок звернень громадян встановлено термін розгляду письмового звернення громадянина до державного органу, орган місцевого самоврядування або посадовій особі - 30 днів з дня його реєстрації. У виняткових випадках посадова особа або уповноважена на те особа має право продовжити термін розгляду звернення не більше ніж на 30 днів, повідомивши про продовження терміну його розгляду громадянина, який направив звернення.

Звернення громадян вважаються виконаними, якщо розглянуті всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи і заявнику дана відповідь в усній або письмовій формі.

Про результати розгляду листа складається довідка за підписом виконавця або ставиться відмітка про виконання і робиться запис у реєстраційно-контрольній картці.

Виконані листи разом з матеріалами, які належать до роботи по ним, копіями відповідей заявникам здаються в службу документаційного забезпечення, де вони формуються в справи.

 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >