ТЕХНОЛОГІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ.

  • 1. Постановка документів на контроль.
  • 2. Перевірка своєчасності доведення документів до виконавців.
  • 3. Попередня перевірка і регулювання ходу виконання.
  • 4. Зняття документа з контролю.
  • 5. Напрямок виконаного документа в справу.
  • 6. Облік, узагальнення та аналіз результатів контролю виконання документів.
  • 7. Інформування керівництва про хід та результати виконання документів.

Контроль виконання документів може здійснюватися за допомогою електронного журналу (наприклад, MS Excel) або реєстраційно-контрольних карток (РКК), що складають контрольно-довідкову картотеку. Для здійснення контролю за виконанням документів в реєстраційну форму вводяться необхідні відомості про документ (автор документа, найменування виду, дата і реєстраційний номер (дата надходження та реєстраційний номер надходження) документа, заголовок до тексту, резолюція, термін виконання, позначка про виконання і номер справи, в якому буде зберігатися документ).

У службі ДОП організації формується загальна контрольносправочная картотека, в підрозділі - контрольносправочная картотека підрозділу.

Виконані документи знімаються з контролю. На копії документа проставляється відмітка про виконання документа і направлення в справу, що включає короткі відомості про виконання або посилання на документ-відповідь (дата і номер), позначку «У справу», номер справи, в якій буде зберігатися документ, дату і підпис виконавця або керівника структурного підрозділу, в якому виконаний документ.

В реєстраційно-контрольну форму також вносяться відомості про виконання, ставиться підпис особи, що підтверджує виконання (відповідальний виконавець), і дата. Копія виконаного документа поміщається в справу відповідно до відміткою про виконання.

Для узагальнення даних про контроль виконання документів використовуються різні форми зведень (довідок, звітів), в яких зазначаються загальна кількість документів, що знаходяться на виконанні, кількість виконаних в строк документів, кількість невиконаних документів або виконаних з перевищенням терміну, причини затримок виконання документів.

Після підпису керівником служби ДОУ дані про контроль виконання документів представляються керівництву організації.

 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >