СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ

Для угруповання виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, закріплення індексів справ і встановлення термінів їх зберігання створюється номенклатура справ, яка служить основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

При складанні номенклатури справ слід керуватися положеннями про організацію та її структурних підрозділах, штатний розклад, планами та звітами про роботу, переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, номенклатурами справ за попередні роки.

У номенклатуру справ включаються заголовки справ, що відображають всі документовані ділянки роботи організації. Назвами її розділів є назви структурних підрозділів. У зведеній номенклатурі справ розділи розташовуються відповідно до затвердженої структурою федерального органу виконавчої влади.

Графи номенклатур справ оформлюються наступним чином.

У графі 1 проставляються індекси кожної справи, що складаються з встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. Індекси справ позначаються арабськими цифрами. Наприклад: 04-12, де 04 - позначення служби кадрів, 12 - порядковий номер заголовка справи за номенклатурою.

У графу 2 номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин), в узагальненій формі відображають основний зміст і склад документів справи. Не допускається вживання в заголовку справи неконкретних формулювань ( «різні матеріали», «листування з кадрів» і т.д.), вступних слів і складних оборотів, скорочених слів і скорочених найменувань федеральних органів виконавчої влади та установ.

Елементи заголовку справи розташовуються в наступній послідовності:

  • 1) назва виду справи (листування, журнал і т.д.) або різновиду документів (протоколи, накази і т.д.);
  • 2) назва організації - адресата або кореспондента документа, від якого він отриманий;
  • 3) короткий зміст документів справи;
  • 4) назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи;
  • 5) дати (період), до яких належать документи справи;
  • 6) вказівка на те, що документи є копіями.

Заголовок справи повинен відповідати наступним вимогам:

  • • якщо справа містить листування, в його заголовку вказується, з ким і з якого питання вона ведеться;
  • • якщо справа містить листування з однорідними кореспондентами, останні не вказуються, а вказується їх загальна видова назва.

Наприклад: «Листування з архівними установами про комплектування архівного фонду Російської Федерації науково-технічною документацією».

У заголовках справ, що містять листування з різнорідними кореспондентами, останні не перераховуються. Наприклад: « Листування про нагородження працівників , присвоєння почесних звань ».

При позначенні в заголовках справ адміністративно-територіальних одиниць враховується наступне:

  • • якщо зміст справи стосується декількох однорідних адміністративно-територіальних одиниць, в заголовку справи не вказуються їх конкретні назви, а вказується їх загальна видова назва;
  • • якщо зміст справи стосується однієї адміністративно-територіальної одиниці (населеного пункту), її (його) назва вказується в заголовку справи.

У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію, в заголовку вказується період (квартал, рік), на (за) який складено плани (звіти).

Якщо справа буде складатися з декількох томів або частин, то складається загальний заголовок справи, а потім при необхідності складаються заголовки кожного тому (частини), що уточнюють зміст заголовка справи.

Заголовок додатку до справи, сформованого в окремий том, повинен відповідати заголовку, поміщеного в цей том документа.

Порядок розташування заголовків справ всередині розділів і підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документів, що становлять справи, і їх взаємозв'язком. У процесі формування і оформлення справ заголовки справ можуть уточнюватися.

Графа 3 номенклатури справ заповнюється після закінчення календарного року.

У графі 4 вказуються термін зберігання справи, номери статей за переліком, за типовою або зразковою номенклатурою справ або за погодженням з Центральною експертно-перевірочною комісією (ЦЕПК) Федерального архівного агентства.

У графі 5 «Примітка» проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу організацію і ін.

Після закінчення календарного року в кінці номенклатури справ робиться підсумковий запис про кількість заведених справ (томів).

Номенклатура справ структурного підрозділу складається секретарем підрозділу або співробітником, відповідальним за діловодство, узгоджується з архівом і службою ДОУ, підписується керівником підрозділу і подається в службу ДОУ. Новостворене підрозділ в місячний термін розробляє номенклатуру справ і представляє її в службу ДОУ федерального органу виконавчої влади.

Зведена номенклатура справ складається службою ДОУ на основі номенклатур справ структурних підрозділів за методичною допомогою архіву організації, підписується керівником служби ДОП, узгоджується з Центральною експертною комісією (ЦЕК) федерального органу виконавчої влади, з експертної перевірочною комісією (ЕПК) федерального архіву, в який документи передаються на постійне зберігання, і затверджується (не пізніше кінця поточного року) керівником федерального органу виконавчої влади. В кінці кожного року зведена номенклатура справ уточнюється, затверджується і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

З федеральним архівом номенклатура справ погоджується не рідше одного разу на 5 років, а то й було корінних змін у функціях і структурі федерального органу виконавчої влади.

Форма номенклатури справ структурного підрозділу федерального органу виконавчої влади [1]

Найменування федерального органу виконавчої влади

ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника федерального органу виконавчої влади Підпис Розшифровка

підписи

Дата

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_№_

(Місце складання)

На рік

індекс

справи

Заголовок справи (томи, частин)

Кількість справ (томів, частин)

Термін зберігання справи (тому, частини) і № статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

Назва розділу

11аіменованіе посади керівника служби ДОУ федерального

органу виконавчої влади Підпис Розшифровка

підписи

Дата

Віза зав. архівом

(Особи, відповідальної за архів)

Погоджено Протокол ЦЕК (ЕК) от_№_

Погоджено

Протокол ЕПК федерального архіву от_№_

Підсумковий запис про категорії та кол-ве справ, заведених в_году

в державному органі виконавчої влади

За термінами зберігання

всього

В тому числі:

переходять

з відміткою «ЕПК»

1

2

3

4

постійного

Тимчасового (понад 10 ліг)

Тимчасового (до 10 років включно)

РАЗОМ:

Назва посади

керівника служби ДОУ Підпис Розшифровка

підписи

Дата

Підсумкові відомості передано в архів Найменування посади,

передав відомості Підпис Розшифровка

підписи

Дата

Після затвердження зведеної номенклатури справ підрозділу федерального органу виконавчої влади отримують виписки з відповідних її розділів для використання в роботі.

Номенклатура справ служби кадрів являє собою систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в діловодстві кадрової служби, із зазначенням термінів їх зберігання.

Складання номенклатури справ здійснюється на основі вивчення складу, змісту і кількості документів, що утворюються в процесі діяльності кадрової служби, відповідно до вимог статуту або положення про організацію, положення про службу кадрів, штатний розклад організації, типовими і зразковим переліками документів із зазначенням термінів зберігання, описами справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання.

Відповідальність за складання номенклатури справ служби кадрів покладається на її керівника, а в невеликих організаціях - на спеціально призначеного працівника по кадрам. Проект номенклатури справ узгоджується з архівом організації, підписується керівником служби кадрів та надсилається до служби діловодства, яка його розглядає, коригує і включає в зведену номенклатуру справ організації.

  • [1] Додаток 19 Методичних рекомендацій з розробки інструкційпо діловодства.
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >