ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТІВ ДО АРХІВУ

Основні правила роботи архівів організацій схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002. Вони поширюються на архіви державних організацій, а також недержавних організацій в частині забезпечення збереження, опису, обліку та використання документів Архівного фонду РФ, віднесених до державної власності.

Державні організації, не віднесені до складу джерел комплектування державних архівів, а також недержавні організації можуть керуватися правилами організації та забезпечення роботи своїх архівів.

Для зберігання документів Архівного фонду РФ, що відносяться до державної власності, і документів тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, що мають практичне значення, а також документів з особового складу, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі па постійне зберігання федеральний орган виконавчої влади утворює архів.

Державні органи, органи місцевого самоврядування муніципального району та міського округу зобов'язані створювати архіви для зберігання, комплектування, обліку та використання утворилися в процесі їх діяльності архівних документів. Документи Архівного фонду РФ, що знаходяться в державній або муніципальній власності, після закінчення термінів їх тимчасового зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування або державних і муніципальних установах передаються на постійне зберігання до відповідних державних і муніципальні архіви.

Після проведення експертизи цінності документів в порядку, встановленому Федеральним архівним агентством, підлягають обов'язковій передачі на постійне зберігання до федерального архів як частина Архівного фонду РФ.

Передача справ з виконаними документами постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу проводиться тільки з описів справ.

Прийом кожної справи проводиться завідувачем архівом в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи завідувача архівом організації та особи, що передала справи.

Разом зі справами до архіву організації передаються реєстраційні картотеки на документи і (або) програмні засоби і бази даних, що містять інформацію про реєстрацію та виконанні переданих документів. Заголовок кожної картотеки або бази даних включається в опис.

Відповідно до Закону про архівну справу для тимчасового зберігання документів Архівного фонду РФ до їх надходження в державні та муніципальні архіви встановлені терміни.

  • • для включених до складу Архівного фонду РФ документів федеральних органів державної влади, інших державних органів РФ, а також документів державних позабюджетних фондів і федеральних організацій - 15 років;
  • • для включених до складу Архівного фонду РФ документів органів державної влади, інших державних органів суб'єктів РФ і організацій суб'єктів РФ - 10 років;
  • • для включених до складу Архівного фонду РФ документів органів місцевого самоврядування та муніципальних організацій - 5 років;
  • • для включених до складу Архівного фонду РФ окремих видів архівних документів:
  • - записів актів громадянського стану - 100 років,
  • - документів з особового складу, записів нотаріальних дій, погосподарських книг і стосуються приватизації житлового фонду документів - 75 років,
  • - проектної документації по капітальному будівництву - 20 років,
  • - технологічної та конструкторської документації - 20 років,
  • - патентів на винахід, корисну модель, промисловий зразок - 20 років,
  • - наукової документації - 15 років,
  • - кіно- і фотодокументів - 5 років,
  • - відео- та фонодокументів - 3 роки.

До передачі в архів справи зберігаються у відповідних підрозділах організації (в канцелярії, в секретаріаті), в ряді випадків (особливо це стосується великих організацій) безпосередньо в структурних підрозділах.

 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >