ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДІЛОВОДСТВА

Перехід до електронного діловодства привів до розширення його термінологічного апарату і зажадав уточнення змісту нових понять, що набули поширення як в нормативних документах, так і в управлінській практиці: електронний документ, електронне діловодство, електронний документообіг, Оцифрованіє, електронний образ документа.

Багатофункціональністю документа пояснюється наявність великої кількості визначень цього поняття, в кожному з яких на перший план виступають ті чи інші характеристики і функції документа.

Електронний документ - документована інформація, представлена в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також для передачі але інформаціоннотелекоммунікаціонним мереж або обробки в інформаційних системах [1] .

З даного визначення виділяється функція електронного документа як засобу фіксації інформації.

ГОСТ Р 52292-2004 «Інформаційна технологія. Електронний обмін інформацією. Терміни та визначення »визначає електронний документ як« об'єкт інформаційної взаємодії в соціальному середовищі, призначений для формального вираження соціальних відносин між іншими об'єктами цього середовища », акцентуючи увагу на комунікативній функції документа. При цьому на перший план виступають вимоги до документа: фиксированность, доступність, цілісність, легітимність.

ДСТУ ISO 15489-1-2007 визначає електронний документ як зафіксовану на матеріальному носії ідентифіковану інформацію, створену, ползшенную і зберігається організацією або фізичною особою як доказ при підтвердженні правових зобов'язань або ділової діяльності. На перший план тут висувається правовий аспект документа.

Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади визначають електронний документ як рівнозначний документу на паперовому носії за умови дотримання встановленого порядку його оформлення, що надає електронному документу офіційний статус.

У найбільш загальній формі поняття «електронний документ» було визначено у Федеральному законі від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис», а також в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Електронний документ - документ, в якому інформація представлена в електронно-цифровій формі.

Таким чином, основу поняття «електронний документ» складають три основні компоненти: інформація, матеріальний носій інформації і фіксація інформації з можливістю її ідентифікації через реквізити.

Останнім часом відбувається перенесення смислового навантаження у визначенні документа з матеріальної складової на інформаційну, що знайшло відображення в появі синонім поняття «діловодство» - «документаційне забезпечення управління». Введення в практику законодавчим шляхом поняття «документована інформація (документ)» затвердив поняття документа як двуединства інформації (відомостей) і матеріального носія (у вигляді символів, знаків, букв, хвиль і т.д.), в результаті чого відбувається як би матеріалізація і уречевлення відомостей.

Шляхом сканування документа, спочатку виготовленого на паперовому носії, створюється його електронна копія, названа електронним чином документа.

• Електронне діловодство - діловодство, де основним носієм інформації виступає електронний документ, допоміжним - паперовий документ, а виконавцями запропонованих інструкцій є людина, комп'ютер і комп'ютерна мережа.

Таке визначення електронного діловодства дозволяє виокремити в ньому дві найважливіші складові - створення електронного документа в процесі його документування з використанням інформаційних технологій (електронне документування) і організацію роботи з електронним документом в процесі електронного документообігу та електронного архівування.

Електронний документообіг як складова частина електронного діловодства є такою систему ведення документації, при якій весь масив створених, переданих і збережених документів підтримується за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій на комп'ютерах, об'єднаних в мережеву структуру.

Електронний документообіг повинен являти собою цілісну, комплексну управлінську технологію, що забезпечує основні процеси роботи з електронними управлінськими документами (що входять, виходять і внутрішніми), а також їх метаданими, з дотриманням вимог до оформлення і посвідчення документів [2] .

На грунті невпорядкованості документовсдческой термінології не тільки в друкованих виданнях, а й в офіційних документах, а за ними і в практиці з'явилося некоректне використання або підміна двох понять: «електронне діловодство» і «електронний документообіг». У Правилах діловодства в федеральних органах виконавчої влади сказано, що «електронні документи створюються, обробляються і зберігаються в системі електронного документообігу федерального органу виконавчої влади», однак в системі електронного документообігу електронні документи не створюються. Вони створюються в системі електронного діловодства на стадії їх документування, і тільки потім, на другій стадії процесу діловодства, тобто в процесі документообігу, відбувається їх обробка.

Процедура храпения електронних документів також не входить в процес документообігу, починаючись уже за його межами, а саме там, де завершено виконання електронними документами основних функцій і вирішується питання про їх подальшу долю.

Представляється також некоректним використовувати ці поняття в порядку перерахування, як однопорядкові [3] , так як електронний документообіг становить лише частина організації роботи з електронними документами, яка, в свою чергу, є однією з частин всього діловодства. Також некоректно навчальну дисципліну «Діловодство (документаційне забезпечення управління») називати «Документаційне забезпечення управління та діловодство».

  • [1] Стаття 2 Закону про інформацію.
  • [2] Бобильова М. П. Управлінський документообіг: від паперового до електронного. С. 179.
  • [3] Стаття 11 Закону про інформацію.
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >