СИСТЕМИ АВТОМАТИЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА

Ефективність управління підприємствами та організаціями нс в останню чергу залежить від вирішення завдань оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їх виконання, а також продуманої організації їх зберігання, пошуку і використання. Потреба в ефективному управлінні електронними документами призвела до створення систем електронного діловодства, покликаних забезпечити процес створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, конвертацію і безпеку даних, а також контроль над потоками документів в організації.

Системи електронного діловодства (СЕД) - нове покоління систем автоматизації підприємств, основними об'єктами автоматизації в яких є документи і бізнес-процеси, що подаються як рух документів і їх обробка.

Головне призначення СЕД - охопити весь цикл діловодства підприємства чи організації від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване зберігання документів в будь-яких форматах, об'єднати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему; забезпечити управління документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД передбачається чітке розмежування доступу користувачів до різних документів в залежності від їх компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень.

Одним з характерних властивостей СЕД є можливість інтеграції з різними додатками, що дає можливість системі виступати як сполучна ланка між різними корпоративними додатками, створюючи основу для організації діловодства на підприємстві.

Завдяки можливості розмежування повноважень і контролю за доступом до документів забезпечується повний контроль над документом:

  • • право редагувати документ, не знищуючи його;
  • • створювати нові версії або читати його, чи не редагуючи;
  • • право доступу до картки, але нс самого документа;
  • • протоколювання кожного дії користувача.

При одночасній роботі з документом одразу декількох користувачів передбачена можливість автоматичного відстеження версій і подверсий документів.

Класифікація СЕД передбачає виділення основних типів систем:

  • • СЕД, орієнтовані на бізнес-процеси. Ці системи забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи роботу з образами, управління записами і потоками робіт, управління вмістом, зберігання і пошук документів і ін .;
  • • корпоративні СЕД. Системи цього типу забезпечують корпоративну інфраструктуру, доступну всім корпоративним користувачам, для створення документів, колективної роботи над ними і їх публікації. Розробкою і просуванням корпоративних СЕД займаються компанії Lotus (система Domino.Doc ), Novell ( Novell Group Wise), Open Text (система Live Link ), Key file і ін .;
  • • системи управління вмістом. На світовому ринку відомі системи керування вмістом від компаній Adobe , Excalibur, BroadVision , Documentum і ін .;
  • • системи управління потоками робіт. Системи даного типу призначені для забезпечення маршрутизації потоків робіт будь-якого типу (визначення шляхів маршрутизації файлів).

У відповідності з цією класифікацією більшість вітчизняних СЕД відноситься до класу систем, орієнтованих на бізнес-процеси. У більшості з них реалізовані такі функції , як:

  • • обробка / зберігання документів;
  • • управління потоками робіт (передача документів між виконавцями);
  • • контроль виконання документів;
  • • пошук документів за атрибутами і повнотекстовий пошук;
  • • робота зі взаємопов'язаними документами;
  • • регламентація прав доступу;
  • • списання документів;
  • • інтеграція з зовнішніми системами електронної пошти і ін.

Сучасні офісні системи створені російськими компаніями на основі пакетів офісних систем Lotus Notes , DOCS Open , Microsoft Office. Найбільш відомими офісними програмами є:

  • • система автоматизації конфіденційного документообігу OPTIMA-WorkFlow (розроблена компанією «Оптима»), що забезпечує управління процесами створення, обробки, тиражування, зберігання документів і організації роботи з документами, захисту від навмисного або випадкового втручання. Система дозволяє використовувати документи на електронних і паперових носіях та вести обробку даних в складі Microsoft Office ;
  • • система електронного документообігу «ІнтерТраст», що включає комплект баз даних для автоматизації документообігу підприємства на основі вимог традиційного діловодства «Діловодство»; систему «Канцелярія», призначену для автоматизації діловодства великої державної або комерційної організації; комплект для автоматизації офісної діяльності малих підприємств «Малий Офіс»;
  • • система автоматизації діловодства великих організацій на базі DOCS Open і WorkRoute, що випускається компанією «Вест'-Метатехнологія» і дозволяє поуровневого впровадження автоматизованої системи діловодства;
  • • система автоматизації діловодства «Дело» (розроблена компанією «Електронні офісні системи»), що застосовується в службах документаційного забезпечення управління організацій для виконання операцій, пов'язаних з організацією роботи з документами (реєстрація документів, розсилка повідомлень, введення резолюцій, відправка, контроль виконання, напрямок в справу, пошук та ін.). Система ефективно використовується як в невеликих комерційних компаніях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах [1] .

Завдяки багатофункціональності комп'ютерних технологій в діловодстві їх використання в організації роботи з документами, автоматизації рутинних процедур, підвищення ефективності управлінської праці дозволяє знижувати вартість зберігання інформації, збільшувати швидкість пошуку документів і доступу до них, скорочувати витрати на копіювання, економити час на передачу документів між виконавцями і виключити несанкціонований доступ до документів. Таким чином, відкриваються нові можливості:

  • • у створенні документа (документ може створюватися або самостійно у відповідному редакторі (текстовому, графічному), або на основі підготовлених шаблонів), редагуванні і розміщенні його в пам'яті;
  • • в передачі документа на відстань за допомогою локальної комп'ютерної мережі, електронної пошти, мережі Інтернет;
  • • в автоматичної реєстрації документів;
  • • в контролі виконання документа, що забезпечує збалансоване управління організацією, що дозволяє автоматично інформувати керівництво організації про стан виконавської дисципліни персоналу;
  • • в роботі з взаємопов'язаними документами, з кореспонденцією;
  • • в захисті документів від несанкціонованого або випадкового доступу до них за допомогою антивірусного захисту і функції відновлення документа;
  • • в забезпеченні пошуку та архівного зберігання документів;
  • • в перекладі тексту документа з однієї мови на іншу в автоматичному режимі;
  • • в забезпеченні автоматизації довідково-аналітичної роботи (формування типових звітів, графіків, довідок, зведень, журналів, списків документів);
  • • в регламентації прав доступу (як права доступу до картотеками і документів відповідно до їх грифами, так і набору функцій, доступних даному користувачеві (реєстрація, редагування, списання документа в справу, зняття з контролю і т.д.));
  • • в делегуванні права підпису шляхом введення електронного підпису документів і резолюцій на документи.

думка фахівця

Впровадження електронного діловодства в державних структурах здатне на 15-20% скоротити витрати на бюрократичний апарат і на 25-30% - безпосередньо апарат [2] , на 20-25% збільшити продуктивність праці персоналу, на 80% скоротити вартість архівного зберігання електронних документів в порівняно з вартістю зберігання паперових архівів [3] .

Незалежно від організаційно-правових форм організацій, установ і підприємств автоматизація діловодства в них переслідує загальні цілі :

  • • підвищення якості та оперативності управління організацією шляхом вдосконалення діловодства;
  • • об'єднання в єдиний діловодний цикл всіх структурних підрозділів організації, включаючи територіально віддалені;
  • • забезпечення оперативного і в той же час розмежування доступу до документаційне ресурсів організації;
  • • досягнення економічного ефекту за рахунок зниження трудових, тимчасових і матеріальних витрат;
  • • підвищення рівня виконавської культури персоналу.

  • [1] Кузнєцов І. II. Документаційне забезпечення управління та діловодство: підручник для бакалаврів, М, 2014. С. 381-389.
  • [2] Басаков М. І. Сучасне діловодство, Ростов і / Д: Фенікс, 2009.С. 155; Кузнєцов І. Н. Указ. соч. С. 378-379.
  • [3] Глинських А. Світовий ринок систем електронного документообігу. URL: wvw.itcam.ru/publications/it/section_6'i/articlc_2582
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >