ЕЛЕКТРОННЕ ДОКУМЕНТУВАННЯ

Виходячи зі змісту поняття «електронне діловодство», створення електронного документа здійснюється на етапі його документування.

Сьогодні електронні документи в сфері управління створюються і використовуються поряд з паперовими носіями. Хоча в цілому обсяги документообігу з року в рік збільшуються, зростання електронних документів відбувається швидше, щорічно подвоюючи, в той час як кількість паперових документів збільшується в рік на 8-9%.

Електронні документи мають ряд очевидних переваг, що стосуються часу транспортування документа, пошуку інформації в інформаційному фонді, можливості працювати одночасно з декількома документами, редагувати документ, виділяти фрагменти документа і робити копію документа шляхом сканування.

Разом з тим в роботі з електронними документами не втрачається актуальність таких проблем, як збереження інформації і її доступність для сприйняття людиною, інформаційна безпека і захист інформації, розширення сфери застосування електронних документів. Настійно вимагають уточнення використовувані в електронному діловодстві терміни, вимоги до оформлення електронних документів, що забезпечують їх юридичну силу.

Якщо вимоги до оформлення паперових документів розроблені і закріплені в стандартах і уніфікованих формах, то вимоги до оформлення електронних документів обмежуються поки питаннями, що стосуються використання електронного цифрового підпису (ЕЦП). Чіткіше вимоги до оформлення електронних документів сформульовані в Методичних рекомендаціях з розробки інструкцій з діловодства: «Складання, оформлення і узгодження проектів електронних документів здійснюється за загальними правилами діловодства, встановленим щодо аналогічних документів на паперовому носії. Електронний документ повинен мати реквізити, встановлені для аналогічного документа на паперовому носії, за винятком відбитка печатки ».

Створення електронних документів. Створення електронних документів програмно-технічними засобами системи електронного діловодства федеральних органів виконавчої влади забезпечує такі важливі їх якості, як автентичність (справжність), достовірність, цілісність, придатність для використання.

Електронне документування здійснюється на базі комплексу програмних засобів електронного офісу Microsoft Office , що включає:

  • • універсальний редактор текстів і засіб підготовки оригінал-макетів - Microsoft Word ;
  • • електронну таблицю з аналітичними функціями і засобами побудови діаграм - Microsoft Excel ;
  • • програму презентаційної графіки для створення слайдів і мультимедіа-презентацій - Microsoft PowerPoint ,
  • • систему управління змінними базами даних для створення звітів, запитів, списків поштової розсилки - Microsoft Access ;
  • • інформаційну систему для роботи з електронною поштою і документами - Microsoft Outlook ;
  • • інші продукти і можливості ( OneNote , Publisher , Lync , Project ^ Visio , InfoPath ), а також допоміжні засоби (графічний редактор, підтримка, помічник) і ін.

Перший випуск Microsoft Office 365 вийшов 28 червня 2011 р а 3 грудня 2012 року була представлена новітня версія офісного пакету компанії - Microsoft Office 2013.

У додатках Office містяться стандартні команди, основні операції для спільної роботи, шаблони документів, які можна використовувати при створенні юридичних документів, службових записок, листів, факсів, звітів, довідників, бюлетенів, розкладів, порядків денних і т.п.

Шаблон - особливий вид документа (бланк, формуляр), що надає спеціальні засоби для стандартного оформлення підсумкового документа, що містить однакові для цих документів текст, стилі оформлення, елементи автотексту, макроси, меню і привласнені сполученням клавіш операції, панелі інструменту.

В поставку Word включені стандартні шаблони для часто використовуваних типів документів, включаючи листи і факси, пам'ятки, звіти, інформаційні бюлетені та даеб-сторінки. При створенні документа за допомогою шаблону весь фіксований текст і все фіксовані графічні елементи розташовуються автоматично. Використання включених в шаблон стилів гарантує, що всі створені за допомогою шаблону документи містять одні й ті ж шрифти, параметри розташування на сторінці і т.д.

У шаблонах зберігаються стандартні тексти, стилі, елементи автотексту, настроюються панелі інструментів. Найбільш простий спосіб створити шаблон - відкрити підготовлений документ, що містить елементи, які потрібно використовувати повторно, і зберегти його в каталозі Шаблони або в одному з його підкаталогів.

Крім шаблонів при створенні нових документів в Office передбачена можливість використання коштів, званого майстер.

Майстер - спеціальний автоматизований документ, що дозволяє керувати покроковим процесом створення нового документа.

Перевага використання майстра полягає в тому, що він спрощує процедуру створення документа, в процесі якої потрібно відповісти на питання майстра, отримані дані автоматично вставляються в текст документа з відповідним форматуванням.

Редагування тексту документів. Серед безлічі програм для редагування тексту документів, що використовуються в організаціях, найбільш популярний текстовий редактор Microsoft Word. Він дозволяє:

  • • виводити текст редагованого документа на екран дисплея;
  • • вносити в нього зміни, доповнення, виправлення;
  • • переставляти місцями фрагменти тексту;
  • • автоматично перевіряти орфографію;
  • • використовувати різні шрифти;
  • • збагачувати текст таблицями, малюнками, діаграмами та ін .;
  • • працювати одночасно з декількома документами;
  • • переносити фрагменти одного документа в інший.

Нові версії офісних комплексів дозволяють здійснювати

колективну роботу з документами, взаємодіяти з Інтернетом.

У федеральних органах виконавчої влади створюються і використовуються електронні документи, що створюються в електронній формі без попереднього документування на паперовому носії, а також електронні образи документів, отримані в результаті сканування документів і зберігаються в системі електронного документообігу [1] .

Електронний документ повинен бути оформлений за загальними правилами діловодства і мати реквізити, встановлені для аналогічного документа на паперовому носії, за винятком відбитка печатки і зображення Державного герба РФ.

При передачі електронних документів в інші державні органи документи завіряються електронним підписом федерального органу виконавчої влади - автора документа відповідно до Закону про електронний підпис.

При визначенні термінів зберігання електронних документів, знищення та ін. Діють правила, встановлені для документів на паперовому носії.

Головною проблемою електронних документів є надання їм юридичної сили. Відповідно до Закону про інформацію при зберіганні, обробці та передачі документів за допомогою інформаційних і телекомунікаційних систем достовірність інформації може підтверджуватися електронним цифровим підписом, а також шифруванням, створенням надійної системи захисту від несанкціонованого доступу до документів за рахунок побудови системи розмежування характер доступу до інформації на різних рівнях ієрархії управлінського апарату.

Для підписання електронних документів федерального органу виконавчої влади використовуються електронні цифрові підписи, сертифіковані в установленому порядку.

Електронний підпис - інформація в електронній формі, яка приєднана до іншої інформації в електронній формі (підписується інформації) або іншим чином пов'язана з такою інформацією і яка використовується для визначення особи, яка підписує інформацію [2] .

Відповідно до Закону про інформацію при зберіганні, обробці та передачі документів за допомогою інформаційних і телекомунікаційних систем достовірність інформації може підтверджуватися електронним цифровим підписом, а також шифруванням, створенням надійної системи захисту від несанкціонованого доступу до документів за рахунок побудови системи розмежування прав доступу до інформації на різних рівнях ієрархії управлінського апарату. Закон про електронний підпис регулює відносини в галузі використання електронних підписів при здійсненні цивільно-правових угод, надання державних та муніципальних послуг, виконанні державних і муніципальних функцій, при здійсненні інших юридично значимих дій, в тому числі у випадках, встановлених іншими федеральними законами.

Оцифрованіє як спосіб створення електронних документів. В управлінській діяльності документи створюються і функціонують в двох формах: на паперовому носії та в електронній формі. Для створення електронного документного масиву використовується метод Оцифровані.

Оцифрованіє (від англ, imaging, синонім термінів «іміджінг» і «цифровий електронний іміджінг») - процедура сканування документа і перекладу його з аналогового в цифровий формат електронного документа.

Постановою про затвердження правил діловодства затверджений новий термін «електронний образ документа».

Електронний образ документа - електронна копія документа, виготовленого на паперовому носії.

Юридичну сил} 'оцифрованих документів, тобто електронних копій відсканованих паперових документів, забезпечує завірення за допомогою технології електронного цифрового підпису. Оцифрованіє регламентується організаційним документом (положенням, регламентом, інструкцією), що встановлює порядок і правила перекладу документів в електронну форму.

  • [1] Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади.
  • [2] Закон про електронний підпис, ст. 2.
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >