ЗБЕРІГАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ.

У більшості СЕД представлена ієрархічна система зберігання документів (за принципом «шафа / полку / папка"). Кожен документ міститься в папку, яка, в свою чергу, знаходиться на полиці і т.д.

Один і той же документ може входити до складу кількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань, при цьому вихідний документ залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД.

Будь-якому документові в СЕД властивий певний набір атрибутів: його назва, автор документа, час його створення і ін. Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого, проте в межах одного твань документів він зберігається незмінним. У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вигляді представлені найменування атрибутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється пов'язаної з самим документом.

У більшості випадків серверна частина СЕД складається з логічно пов'язаних компонентів:

  • • сховище атрибутів документів (карток);
  • • сховище документів;
  • • сервіси повнотекстової індексації.

Під сховищем документів звичайно розуміється сховище вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загальною назвою «архів документів». Зберігання документів у вихідному форматі і автоматичне розпізнавання безлічі форматів файлів є великою перевагою систем електронного документообігу.

Для зберігання безпосередньо вмісту документів в більшості СЕД застосовуються файл-сервери MS Windows NT Novell NetWare , UNIX та ін. Однак досить поширене зберігання документів разом з атрибутами в базі даних, що значно підвищує безпеку доступу до документів.

Рішення оптимізації роботи з великими обсягами документів організації знаходять в створенні електронного архіву.

Електронний архів документів - це система зберігання бухгалтерської, кадрової та іншої документації, що дозволяє значно оптимізувати і автоматизувати управлінські процеси сучасної організації.

Основне завдання електронного архіву організації - оперативне забезпечення доступу всіх відділів до необхідних документів і збереження документації. Однією з найважливіших причин створення електронного архіву в організації є значне скорочення часу на пошук і обробку інформації. Потрібний документ можна знайти і роздрукувати за лічені хвилини. Пошук документа в паперовому архіві може віднімати до тижня робочого часу, а й після закінчення тижня не кожен документ буде знайдений. Як наслідок, загальна ефективність роботи паперового архіву з кожним роком падає. Інформація, що зберігається в паперовому вигляді, з часом приходить в непридатність. Документ, виданий з архіву для тимчасового користування, може бути безповоротно втрачено.

Користування електронним архівом забезпечує зручний і швидкий пошук потрібної документації, захист документації від безповоротної втрати або пошкодження, впорядковане її зберігання з можливістю формування різних звітів, миттєву відправку копій документів. Завдяки перекладу всіх документів в електронний вигляд офісні площі вивільняються від накопичених паперів. Організація електронного архіву документів дозволяє систематизувати документацію, розподіляти її за видами та строками зберігання, що сприяє стандартизації процесів роботи з документами. Резервування інформації значно знижує ризик її втрати, крім того, це набагато менше дорога операція, ніж створення резервних паперових копій звичайного архіву.

Використання електронного архіву робить більш ефективним і простим управління службовою інформацією, вирішує проблему оптимізації документообігу, скорочує час пошуку необхідних паперів, виключаючи втрату важливих документів і їх несанкціонованих змін. Завдяки обмеженню прав доступу, протоколювання дій користувачів і автоматичного резервного копіювання забезпечується високий рівень інформаційної безпеки.

Першим етапом створення електронного архіву документів організації є підготовка до сканування і переклад в електронний вигляд на професійному обладнанні всіх документів, тобто створення їх електронних образів з усіма артефактами (резолюції, візи, підписи, печатки, штампи і т.д.).

Далі електронні документи індексуються по різним інформаційним полях (тип, назва, номер, дата створення і т.д.). Після перекладу в електронний вигляд документи заносяться в електронний архів. Система управління електронним архівом інтегрується в діючу інформаційну систему організації.

Таким чином, електронний архів потрібен майже кожної організації, незалежно від характеру її діяльності, форми власності та розмірів.

 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >