ТОЧНІСТЬ І ЗРОЗУМІЛІСТЬ.

Основною вимогою до змісту будь-якого документа в будь-якій країні є його максимальна точність і зрозумілість (ясність).

Текстова точність документа - фактична і смислова точність документа, що виключає можливість інотолкова- ний і неясностей.

Точність викладу документа передбачає однозначність розуміння змісту, викладеного в документі. Адекватність сприйняття тексту і автором документа, і його адресатом є надзвичайно важливою в діловому спілкуванні на всіх етапах управлінської діяльності. Якщо текст документа може трактуватися двояко, то можливо і двояке прийняття рішень. Не випадково юристи стверджують, що більшість судових розглядів виникає через неоднозначне сприйняття тексту документа.

Точність і однозначність тексту досягається за допомогою самих різних лінгвістичних засобів. Це, перш за все, використання спеціальних слів, термінів і мовних формул офіційно-ділового стилю мови. Наприклад: службовий лист складається або направляється , а не пишеться або надсилається ; оклад встановлюється , а не дається ; документ візується , а не підписується ; звіт заслуховується , а не вислуховується. Більш докладно про спеціальні стандартних словах і словосполученнях буде сказано далі.

Але на ряд чинників, що роблять істотний вплив на процес сприйняття і розуміння мови, слід звернути особливу увагу. Нерідко у відправника (адресанта) виникає необхідність позначити в документі якесь нове поняття новим терміном. Тоді укладач документа зупиняє свій вибір на іноземному слові, так як в російській мові немає аналога. Але у автора немає впевненості в тому, що адресат зрозуміє нове слово-термін.

Зверніть увагу

Якщо ви вживаєте незнайоме або малознайоме адресату слово, то необхідно дати в дужках розшифровку цього терміна словами нейтральній лексики, щоб далі вживати в тексті незнайомий раніше термін без додаткових тлумачень.

Труднощі розуміння тексту документа можуть також виникати через синонимичного позначення ключових слів. Терміни-синоніми розрізняються відтінками своїх значень і тому не можуть вживатися на рівних підставах в одному і тому ж тексті. Наприклад, такі синонімічні слова, як переміщення і просування по службі; суміщення і сумісництво. Це близькі за змістом слова, але для документа подібна синонімія неприпустима.

Зверніть увагу

Для ключових слів пет місця синонімії в службовому документі і діловому листі.

Дуже часто укладач документа не враховує найважливіший фактор: документ - джерело письмової інформації. Тому, складаючи документ, необхідно пам'ятати про різницю між усній і письмовій промовою. Якщо ви звертаєтеся до когось усно, ви можете оцінити, як слухач сприймає ваші слова, як він розуміє їх зміст. Якщо ваш співрозмовник в повному обсязі розуміє ваше повідомлення, ви можете по ходу спілкування змінити, перефразувати сказане, підкріпити свою думку жестами, існользовать смислові паузи, правильно розставити логічні акценти, виділивши якесь слово, повторити частину сказаного або навіть проілюструвати графічно.

Якщо ж ви звертаєтеся до кого-небудь письмово, передаєте інформацію за допомогою документа, то при цьому немає негайного зворотного зв'язку або можливості змінити послання. Адресату доведеться самому інтерпретувати вашу інформацію, і він буде її сприймати в міру своїх можливостей, свого розуміння.

Зверніть увагу

Автор документа повинен продумувати кожне слово, не допускаючи можливості витлумачити написане інакше, ніж задумано.

Колегіальність. Прийнято вважати, що визначальним фактором при поясненні стильових особливостей тексту документа є статус учасника. Є безпосередній (технічний) укладач документа, а є офіційний автор, котрий підписує документ. Так, адресантом (відправником) у вітчизняній листуванні стає «колективний суб'єкт», який направляє своє офіційне послання також «колективному адресату» (одержувачу). Наприклад, колективний відправник - Державна Дума або якесь міністерство - спрямовує свої рішення, постанови, інструкції та інші документи також колективному одержувачу - в державні відомства і організації, федеральні служби та інші державні установи і організації.

Однак не випадково державний стандарт вимагає вказівки на документі його виконавця. Автор - укладач документа повинен нести особисту відповідальність за подану в ньому інформацію.

Більшість офіційних документів візується і підписується декількома конкретними відповідальними особами. Це також підкреслює як колегіальний характер документа, так і особисту відповідальність за зміст документа кожного, хто поставив свій підпис.

В цілому ж в офіційному документі виражаються інтереси громадські, колегіальні, колективні. Офіційним відправником і отримувачем документа майже завжди є не приватні особи, а організації в цілому. Тому автором документа найчастіше є особа не фізичне, а юридична, колективне (організація, підприємство, установа, об'єднання та ін.). У цьому випадку суб'єкт дії ототожнюється з колективними іменниками: дирекція, адміністрація, керівництво, загальні збори, колегія, вчена рада, комісія та ін. Наприклад: «Адміністрація клопоче », «Колегія вирішила », «Арбітраж не заперечує». Пріоритетними для тексту ділового листа є колегіальні форми множини: « Пропонуємо », «Повідомляємо », « Направляємо ». Крім того, нормою російського ділового листування стала втрата займенника «я». Замість «я прошу » пишуть «прошу», замість «я виконав» пишуть «мною виконано».

зарубіжний досвід

На противагу російській колегіальності в західній і американської школах ділового листа активно використовуються займенники першої особи (єдиного і множини).

Західні фахівці зі складання ділових листів рекомендують частіше використовувати займенник «я» з тим, щоб яскравіше підкреслити ступінь особистої зацікавленості і відповідальності в рішенні проблеми. У практиці західної ділової переписки передана інформація, як правило, має індивідуально-особистісну спрямованість.

У вітчизняній школі офіційно-ділового листа колегіальність набуває особливого значення і виражається різними мовними способами.

Точна адресність. Іншою важливою характеристикою документного спілкування, як зазначають фахівці, є точна адресність документа. Документ пишеться не всім або кому-то взагалі, а конкретної організації або конкретного кола організацій, конкретних посадових осіб чи працівників.

Зверніть увагу

Безадресних документів не буває. Це загальна для всіх країн особливість офіційно-ділового стилю мови, що відрізняє його від інших стилів.

Публіцистична стаття в газеті або яке-небудь, наприклад, поетичний твір адресуються зазвичай всім читачам без винятку. Документ ж прямує за точною адресою, конкретному офіційній особі або ряду осіб, в певну організацію чи установу.

Тематична обмеженість. Істотним фактором документного спілкування, що впливає на характер управлінської інформації, є повторюваність і тематична обмеженість управлінських ситуацій, яка призводить до використання одних і тих же видів документів, одних і тих же мовних засобів. У вітчизняному діловодстві існує близько 60 видів організаційно-розпорядчих документів, які відповідають основним діловим ситуацій, виникають й на державній службі.

Однак у кожного виду документів є підвиди, що дозволяють вирішувати більш приватні ситуації адміністративно-управлінської діяльності. Наприклад, у листи як виду організаційно розпорядчого документа різниться до 20 тематичних підвидів, призначених для використання в певних управлінських ситуаціях.

Виникнення нової соціально-управлінської ситуації, як в російському, так і в західному діловодстві, призводить до створення нового виду документа, який дозволить розглянути і вирішити цю ситуацію. У 1990-х рр. в Росії виникло безліч нових ділових ситуацій, які призвели до створення нових видів ділових паперів і документів.

Наприклад, новим терміном для закріплення взаємин між працівником і роботодавцем стало слово контракт у порівнянні з трудовим договором або трудовою угодою ; багато комерційних структур при прийомі на роботу воліють отримувати від здобувача документ у формі резюме , а не в формі заяви ; широкого поширення набули також документи інформаційно-рекламного характеру та ін.

Зверніть увагу

Певною ділової ситуації відповідає певна ділова папір або документ. З виникненням нових ситуацій виникають нові види ділових паперів і документів.

Своєчасність і актуальність. Ефективність управлінської діяльності в системі державної влади тільки тоді висока, коли для прийняття рішення використовується своєчасна і актуальна інформація. Тому документ повинен містити в своєму змісті найновішу, важливу та актуальну для організації інформацію. При його підготовці повинні використовуватися останні досягнення науки і техніки, що відповідають світовим стандартам і вимогам. Укладач повинен відображати відомості, що мають правову силу в даний момент.

Зверніть увагу

Документ повинен спиратися на чинні правові акти, а не на застарілі, що втратили юридичну силу.

Тільки при дотриманні всіх цих умов організацією або установою буде прийнято оптимальне управлінське рішення.

Для одержувача офіційної кореспонденції, про яку б країну не йшлося, обов'язковою вимогою, з точки зору етичних норм, є оперативну відповідь юридичній або фізичній особі-відправнику. Затримка або відсутність відповіді може розглядатися як небажання співпрацювати. Подібна несвоєчасна реакція на діловий лист може привести навіть до розірвання ділових відносин.

Достовірність і об'єктивність. Вимога достовірності та об'єктивності означає, що ділове повідомлення повинно відображати фактичний стан справ, давати неупереджену і байдужу оцінку подій.

Зверніть увагу

Спотворення надану інформацію або проникнення в підготовчі матеріали і потім в сам документ неправдивої інформації тягне за собою прийняття керівником або організацією неправильних, часом катастрофічних рішень.

Якщо в поданому документі укладач допускає неточності або фактичні помилки, то весь матеріал, підготовлений ним, не викликатиме довіри у адресата, а репутація установи, з якого вийшов документ, буде підірвана.

 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >