ОСОБЛИВОСТІ МОВИ СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА

В результаті освоєння даного розділу студент повинен:

знати

  • • зміст понять: мовне стандарт, ділове лист, рубріцірованіе, лексичне і графічне скорочення, прописна і рядкова букви;
  • • прояв мовного стандарту на рівні слів, словосполучень, пропозицій і тексту документа;
  • • мовне оформлення таких документів, як заяву, довіреність, автобіографія, резюме;
  • • основні види ділових листів і їх мовні формули;

вміти

  • • логічно вірно і аргументовано будувати письмову ділову мова;
  • • аналізувати структуру і мовні особливості тексту службового документа;
  • • продукувати ділові тексти різних жанрів в письмовій формі;

володіти

  • • навичками точного і правильного викладу думки при побудові ділового тексту;
  • • здатністю до ефективного ділового спілкування в письмовій формі і в діловому листуванні.

Помилка в думках викликає помилку в словах, помилка в словах викликає помилку в справах.

Д. І. Писарєв

Стандартизація мови документа

Розглянуті нами екстралінгвістичні властивості управлінської інформації та вимоги до неї вимоги повинні бути певним чином виражені в мові документа.

В результаті багатовікового розвитку в офіційно-діловому стилі виробилися такі мовні засоби і способи вираження змісту, які дозволяють найефективніше фіксувати управлінську інформацію.

Чим же відрізняється мову документів від інших різновидів мови? Які лінгвістичні засоби використовуються найбільш широко в ділових паперах?

Мова службових документів істотно відрізняється від мови художньої літератури, публіцистики, розмовної мови, від мови науки. Він має ряд лінгвістичних особливостей, що відрізняють його від інших стилів мови.

важливо запам'ятати

Основний і визначальною особливістю мови документа є мовної стандарт. Необхідність мовного стандарту в документі обумовлена екстралінгвістичним фактором точності і однозначності тлумачення змісту документа.

Мовний стандарт в документі проявляється в оформленні та структурі тексту, в використанні одних і тих же слів і мовних формул, в повторюваних ситуаціях, в побудові речень.

Ділова мова накопичила величезну кількість перевірених багаторічною практикою термінів, формул, мовних зворотів. Використання готових, міцно увійшли в діловий обіг словесних формул і конструкцій дозволяє авторові не витрачати час на пошук визначень, що характеризують стандартні ситуації.

Мовна стандартизація документа істотно підвищує його інформативність, помітно полегшує його сприйняття і оцінку адресатом, що сприяє більшій оперативності документообігу.

Кількість використовуваних в офіційних документах словесних формул, трафаретів, штампів настільки велике, що деякі фахівці взагалі не відносять до творчої роботи написання ділових паперів, а навчання офіційно-ділового стилю пов'язують зі створенням навички автоматичного користування формулами готового листа. Можна навести безліч прикладів добре всім відомих канцелярських штампів: «наказ видається», «контроль покладається», «контроль здійснюється», «догану оголошується», «осуд виноситься» і ін.

Штамп (від італ. Stampa - друк, відбиток) - то, що постійно і без зміни відтворюється в різних умовах.

Говорити про наявність штампів можна по відношенню до будь-якого стилю мовлення. Штамп існує в усному мовленні - перш за все це формули мовного етикету: вітання, прощання, поздоровлення, вираження подяки, співчуття і інші стандартні етикетні штампи, які використовуються в стандартних ситуаціях.

Штамп зустрічається в мові художньої літератури. У літературних творах іноді повторюються такі словосполучення: белоствольная берізка, звивиста стежка, ясний сокіл, красна дівиця і ін.

У публіцистиці також вживаються словесні кліше: важливі події, міжнародне життя, друкований орган, прибути з офіційним візитом і ін.

Часом подібні стандартні вирази функціонально необхідні не тільки мови газет, а й художній літературі. Однак необхідно пам'ятати, що як в художніх, так і публіцистичних творах мовна стандартизація збіднює і незаслужено спрощує сучасна російська літературна мова, є антиподом виразності.

Нерідко канцелярський штамп з офіційній промові проникає в усну розмовну мову. За визначенням К. І. Чуковського, подібні включення в живу мову називаються канцеляриту. Цей термін утворено за аналогією зі словами, що називають важкі захворювання: менінгіт, дифтерія. Канцелярит - це теж «хвороба», але тільки «хвороба» мови. Він чужий обіходнобитовой мови, робить її сухою, примітивною і маловиразної. У своїй книзі «Живий як життя» К. І. Чуковський наводить різні приклади подібних штампів: «я придбала для сина настільну гру» - краще сказати «купила»; «В одному будинку зі мною проживає відомий поет» - краще сказати «живе»; «Моя подруга отримала житлоплощу» - в усній побутової мови краще використовувати слово «квартиру».

Канцелярський штамп продовжує активно вторгатися в розмовну мову. Наприклад, в ділового мовлення поширені такі словосполучення, як: здійснити проїзд, політ, реконструкцію, будівництво. Там вони закономірні і виглядають природно, але якщо сказати: «Нарешті-то я здійснив ремонт дачі», це прозвучить протиприродно. Правильніше сказати: «зробив ремонт дачі» або «відремонтував дачу».

Однак традиційність вживання одних і тих же конструкцій, строгість і однаковість виразів необхідні в ділового мовлення, оскільки саме вони сприяють прискоренню і полегшення розуміння, застерігають від можливих помилок, зручні для машинної обробки. Професор А. А. Реформатський писав про те, що в офіційних документах не очеіь-то можна «сваволити» словом, а писати необхідно згідно з прийнятою формою.

Однак в середовищі пишуть документи існує й інша думка, а саме: декому здається, що мовні кліше неприпустимі не тільки в мові літератури, а й в ділового мовлення, що нібито стандартизація документа - це збіднення ділової мови. Але насправді поганий не канцелярський штамп як такої, а зловживання канцеляриту там, де він недоречний: у публіцистиці, в художній літературі, в повсякденній спілкуванні. В офіційно-діловому стилі мови, навпаки, розвиток стандартизації, що проявляється через мовні штампи, відповідає загальним закономірностям еволюції сучасного суспільства: автоматизації праці, впровадження комп'ютерних методів обробки, передачі і зберігання інформації. Стандартизація мови документа - закономірне явище, яке проявляється на всіх мовних рівнях: на рівні слова, на рівні словосполучення, на рівні пропозиції і на рівні цілісного тексту.

Звернемося до різноманітних проявів мовного стандарту в службовому документі.

Стандартизація лексики. Точність, однозначність і необхідність машинної обробки офіційного документа передбачає використання в ньому слів тільки в одному із значень, прийнятих в офіційно-діловій письмовій мові. Необхідно також, щоб кожному поняттю відповідав лише один термін.

Термін - це слово або стійке словосполучення, що є назвою певного поняття, що вживається в різних областях спеціальної діяльності, а поняття - це логічно оформлена загальна думка про предмет [1] .

У мові документа має велике значення використання спеціальної лексики, або термінології.

Терміни та спеціальні слова, активно використовуються в управлінській документації, можна розділити на кілька груп.

Спеціальна лексика, властива тільки канцелярської мови. Спеціальні канцелярські слова, які вживаються тільки в мові документа, зміцнилися в сфері адміністративного управління за багато століть існування офіційно-ділового стилю мови. Це такі слова, як: належний , що підписався нижче , вищевказаний , належний , надсилається , справжній (цей), заслухати , завізувати і т.п. Деякі з цих слів поступово застарівають і заміняються сучасними еквівалентами: цього року (поточного року), повідомляти (повідомляти), негайно (терміново), на предмет розгляду (для розгляду) і ін.

Спеціальна термінологічна лексика, виражена віддієслівним іменниками. Велика кількість спеціальних слів-термінів, слів офіційно-ділового мовлення виражається іменниками, утвореними від дієслів: виконання , знаходження, підписання , рішення , встановлення , забезпечення і ін.

Серед групи спеціальних слів, утворених від дієслів, особливе місце займають іменники з префіксом «не»: невиконання , недотримання , невизнання і ін. Ця група термінів постійно поповнюється неологізмами х . Однак не слід використовувати неологізми, утворені за традиційними моделями, якщо вони не мають термінологічного сенсу і легко можуть бути замінені формами загальнолітературної мови. Іноді, наприклад, в ділового мовлення вживається слово відсутність , яке легко замінити в документі на загальноприйняте слово відсутність.

Спеціальна галузева термінологічна лексика. У мові документів існує велика кількість термінів, які прийшли в цю мову з певної предметної області. Тієї предметної області, якій присвячено документ. Ця термінологічна лексика точна і однозначна, тому вона вживається як в мові науки, так і в мові документів. Маються на увазі, перш за все, юридичні, фінансові та дипломатичні терміни, використовувані в документах. Наприклад, для укладення договору використовується юридична термінологія: договір , ліцензія , кодекс , правопорушення , піклування , дієздатність , оскаржити і ін., А для складання, наприклад, фінансового документа - термінологія з цієї предметної області: фінанси , штраф , неустойка , кредит , бартер , дистриб'ютор , кліринг , лізинг та ін. Дипломатична сфера також «поставляє» свої слова для мови документа: угода , консенсус , саміт і ін.

Всі ці спеціальні слова-терміни зручні в користуванні, оскільки не передбачають різних тлумачень і сприяють влучним висловом змісту службового документа.

Спеціальні позначення людей по будь-якою ознакою або дії. Ці спеціальні слова позначають певні соціальні ролі, які грає конкретна людина в конкретній діловій ситуації: свідок , наймач , співробітник , доцент , орендар , закамік , відвідувач , опікун і ін. Один і той же чоловік в різних ситуаціях позначається різними словами. Він може бути: позивачем і відповідачем ; держслужбовцям і відвідувачем ; замовником і виконавцем. [2]

Дані слова використовуються в мові документа з метою найбільш точного позначення характеру ділових відносин між конкретними людьми: продавець - покупець , керівник - співробітник , орендодавець - орендар і ін.

Стандартизація словосполучень. Крім окремих слів, в ділового мовлення стандартизовані і цілісні словосполучення (мовні формули). Широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних, стандартних) мовних зворотів, що використовуються в незмінному вигляді - одна з особливостей ділового мовлення. Як приклади наведемо стійкі словосполучення з різних видів документів.

Це мовні конструкції типу:

  • • вступати в законну силу;
  • • оскарженню не підлягає;
  • • без поважної причини;
  • • в установленому порядку;
  • • після закінчення терміну;
  • • одноразова допомога;
  • • після досягнення 18-річного віку;
  • • попередній розгляд, і ін.

Список подібних найбільш уживаних стійких словосполучень може бути з легкістю продовжений будь-яким службовцям, постійно мають справу з документами.

Наявність стандартних словосполучень в ділового мовлення - наслідок регламентованості службових відносин, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового мовлення. По конкретному словосполученню ми можемо судити, про яку управлінської ситуації йдеться:

  • беручи до уваги , що ...]
  • відповідно до домовленості ...]
  • висловлюємо глибоку вдячність за ...]
  • перевіркою встановлено , що ...

Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, використовуваних в однотипних повторюваних ситуаціях. Однією з функцій мовної формули в тексті документа є вираз типового змісту.

За мовним формулам можна визначити вид документа. Так, за словосполученням « контроль за виконанням покладається на ...» можна сказати, що мова йде про один з розпорядчих документів: наказі або розпорядженні.

Крім того, мовні формули нерідко виступають як юридично значимі компоненти тексту, без яких документ не має юридичної сили.

Ще одна функція стійких стандартних словосполучень, використовуваних в мові документа, пов'язана з процесом сприйняття фрази. Якщо один і той же словосполучення повторюється багаторазово, то це дозволяє адресату дуже швидко сприймати інформацію, вибираючи нове і найбільш істотне. Психологами встановлено, що уніфікований текст сприймається в 10 разів швидше, ніж нестандартний (неуніфікований).

Використовуючи відомі кліше, оперативно може діяти і укладач тексту документа. Для складання тексту за готовими мовними формулами потрібно значно менше витрат праці і часу, що виправдано при складанні документа з економічної точки зору.

Від чого ж залежить вибір того чи іншого мовного обороту?

Вибір стійкого словосполучення з числа можливих визначається:

  • • ступенем його вживаності (частотності) в мові документа;
  • • ступенем точності і лаконічності в описі управлінської ситуації;
  • • граматичної правильністю з урахуванням особливостей офіційно-ділового стилю.

У мові документів до найбільш частотним стійким словосполученням відносяться такі види мовних кліше.

  • [1] Ожегов С. Я. Словник російської мови. Під ред. чл.-кор. АП СРСР 11. Ю. Шведової. М .: Російська мова, 1986. С. 690, 485.
  • [2] Слова, значення слів або словосполучення, що недавно з'явилися в мові, т.е.новообразованние, відсутні раніше.
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >