МАЛІ ЛІТЕРИ

  • 1. Не найвищі посади державної влади: заступник Голови Ради Федерації; начальник Правового управління Апарату Ради Федерації; голова Комітету Державної Думи; керівник Секретаріату Голови Державної Думи; помічник Голови; радник Голови; член Ради Федерації, депутат Державної Думи і ін.
  • 2. Проекти вищих документів або вищі документи у множині, а також не вищі документи: постанови, розпорядження та ін. Наприклад: проект федерального закону, проект закону, закони Російської Федерації, проект указу, укази Президента Російської Федерації; постанову, розпорядження, рішення та ін.
  • 3. Не найвищі органи державної влади: апарат Ради Безпеки; депутатська комісія; погоджувальна комісія.
  • 4. У назвах органів державної влади, підприємств, установ, громадських рухів, партій і т.д.
  • 4.1. Слова, що вживаються не в якості власних назв або в множині: «міністерство», «міністерства», «федеральна служба», «федеральні служби», «федеральне агентство», «федеральні агентства» та ін.
  • 4.2. Родове назва, що вказує на профіль в назвах зі словом «імені», з номером або з умовною назвою: металургійний завод імені А. І. Сєрова; медичне училище № 1; науково-виробнича фірма «Російська нафта».
  • 4.3 Географічне визначення при умовному назві або при назві з номером: ставропольське промислово-торгівельне об'єднання «Кавказ»; московська середня школа № 226.
  • 5. Назви відділів та підрозділів в наукових і освітніх установах, а також слова: колегія, президія, вчена рада, відділення, сектор, факультет, кафедра, група, сектор та ін.
  • 6. Наукові ступені і вчені звання: доцент, професор, член-кореспондент і ін.
  • 7. Слова в адресу: вулиця, проспект, площа, провулок, будинок і ін.

Реквізит «Дата документа». Своєчасність і актуальність змісту документа знаходять своє підтвердження і в реквізиті

«Дата документа». Саме дата складання документа показує, як давно був оформлений даний документ і чи не є він застарілим. Крім того, цей реквізит забезпечує юридичну силу документа.

Датою документа є дата його підписання, затвердження або узгодження, дата самої події. Для грамотного оформлення документа необхідно знати наступні правила термінів фіксування дати і способів її написання.

Датою документа може бути:

  • • дата його підписання - наприклад, для наказу, розпорядження, службового листа;
  • • дата затвердження або узгодження - наприклад, для інструкції;
  • • дата самої події, яке зафіксовано в документі, - наприклад, для акта або протоколу.

Якщо авторами документа є кілька організацій, то його датою є найбільш пізня дата підписання.

За ГОСТ Р 6.30-2003 прийняті три способи оформлення дати в документі.

  • 1. Цифровий спосіб - арабськими цифрами в послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою, рік - чотирма арабськими цифрами (без крапки). Наприклад: 19.09.2014. (остання точка вказує на закінчення пропозиції).
  • 2. Словесно-цифровий спосіб. Наприклад: 01 вересня 2014 р (день місяця - дві арабські цифри).
  • 3. Європейський спосіб - інша цифрова послідовність: рік (повністю), місяць і день місяця (двома парами цифр). Наприклад: 2014.09.19. (точки ставляться в кінці року, місяця і дня).

При підготовці нормативних і фінансових документів рекомендується словесно-цифровий спосіб оформлення дати (без лапок), наприклад: 12 квітня 2014 р

Реквізит «Адресат». Точна адресність будь-якого документа відбивається в оформленні реквізиту «Адресат». Цей реквізит присутній в довідково-інформаційних документах: листах, доповідних і пояснювальних записках, довідках та ін. Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові особи та громадяни.

За ГОСТ Р 6.30-2003 існує кілька варіантів оформлення реквізиту «Адресат».

1. Документ можна адресувати на ім'я організації або структурного підрозділу, при цьому найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку, наприклад:

Мін'юст Росії

Департамент організації та контролю

2. Документ можна адресувати посадовій особі. Посада особи, якій адресовано документ, вказують в давальному відмінку. Якщо документ надсилають посадовій особі ініціали вказують перед прізвищем, наприклад:

Генеральному директору (назва підприємства )

Е. К. Іванову

або

керівнику

(Найменування управління або відділу)

В. І. Петрову

3. Документ можна адресувати фізичній особі : спочатку вказують прізвище в давальному відмінку, ініціали після прізвища, потім поштову адресу.

Фокіну Ю. М.

Першотравнева у л., Д. 20 , кв. 6,

Москва , 117602

4. Якщо документ відправляють в кілька організацій або в кілька структурних підрозділів однієї організації, то їх слід вказувати узагальнено, наприклад:

адміністрації районів

Московської області

  • 5. До складу реквізиту «Адресат» при необхідності може входити поштова адреса. Реквізити адреси вказують у порядку, встановленому Правилами надання послуг поштового зв'язку:
    • • найменування адресата (для громадян - прізвище, ім'я по батькові);
    • • назва вулиці, номер будинку, номер квартири;
    • • назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);
    • • назва району;
    • • назва республіки, краю, області, автономного округу (області);
    • • назва країни (для міжнародних поштових відправлень);
    • • поштовий індекс.

У поштовій адресі не повинно бути скорочених назв міста, селища, вулиці та ін.

6. Якщо лист адресується організації, вказують се найменування, потім поштову адресу, наприклад:

Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВПІІДАД)

Профспілкова вул., Д. 82, Москва, 117393

7. Якщо лист адресується посадовій особі, вказують посадову особу, потім поштову адресу, наприклад:

Директору (назва підприємства)

Е. К. Петрову Дмитрівська вул., Д. 62,

Москва, 117671

8. Якщо документ надсилають фізичній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу, наприклад:

Калініну І. П.

Садова вул., Д. 5, кв. 15, м Липки, Киреевский район,

Тульська обл., 306692

У укладача документа часто виникають труднощі при написанні прізвища адресата: треба чи не треба схиляти ту чи іншу прізвище? Для подолання цих труднощів необхідно пам'ятати деякі правила відмінювання прізвищ в документі.

1. Не схиляються прізвища, що закінчуються на -о, -их, -их.

Кому? І. І. Дорошенко, П. С. Сивко, А. П. Шило, Ф. Е. Шам-

бінаго, Г. П. Плевако, Н. В. Дубяго, С. Є. Дурново, А. П. Червоних, Е. А. Долгих.

2. Відмінюються чоловічі прізвища російського і іншомовного походження, що закінчуються на приголосні.

Кому? Борису Івановичу Ткачуку, Альберту Семеновичу Нейману, Станіславу Петровичу Жуку.

3. Не схиляються жіночі прізвища російського і іншомовного походження, що закінчуються на приголосні.

Кому? Ірині Володимирівні Кулик, Наталії Федорівні Шахрай.

4. Відмінюються російські та іншомовні прізвища, що закінчуються на ненаголошені -а / я:

Кому? І. І. Суботи, І. М. поперек.

Однак, якщо кінцевим -a / я передує голосний звук і, то ці прізвища не відмінюються:

Кому? І. І. Галіан, В. В. Лурія.

5. Відмінюються слов'янські прізвища, що закінчуються на ударні голосні -а / я:

Кому? С. С. Головне, А. Ю. Лободі.

6. Не схиляються іншомовні прізвища, що закінчуються на голосні звуки:

Кому? Дюма, Золя, Гюго, Бізе, Шоу.

  • 7. В офіційних текстах і документах як виняток допустимо не схиляти прізвище:
    • а) якщо така сімейна традиція;
    • б) якщо прізвище неблагозвучне;
    • в) якщо прізвище викликає небажану асоціацію.

Кому? Олександру Миколайовичу Дуб, Івану Сергійовичу Гусь,

Ірині Петрівні Слизький.

Реквізит «Гриф обмеження доступу до документа». Гриф обмеження доступу до - особливий спосіб введення документа в дію. Він проставляється на деяких видах ак тів, договорів, інструкціях та інших документах. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом.

1. При затвердженні документа посадовою особою гриф обмеження доступу до документа повинен складатися з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, що затверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор (; назва установи)

Особистий підпис

І. В. Іванов 12.07.2014

При затвердженні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують на одному рівні.

2. При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом - гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО) (без лапок), найменування стверджує документа в орудному відмінку, його дати і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням загальних зборів акціонерів від 15.08.2014 № 14

або

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом голови правління банку «Москва»

від 30.08.2014 № 82

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті документа.

Реквізит «Резолюція». Резолюція - це напис на документі, виконана посадовою особою і містить вказівки до дії.

  • 1. Резолюція проставляється при розгляді вхідних і внутрішніх документів відповідною посадовою особою. Резолюція повинна бути конкретною за змістом і короткою формою.
  • 2. Якщо документ вимагає конкретного дії, то в резолюції вказуються виконавець (один або кілька), зміст доручення, термін виконання.
  • 3. Якщо документ надіслано в організацію для відомості, то резолюція може виглядати наступним чином: «У справу».
  • 4. Резолюція підписується посадовою особою, в кінці резолюції ставиться дата.
  • 5. У резолюції вказується прізвище виконавця в давальному відмінку.
  • 6. Ініціали в резолюції пишуться після прізвища виконавця.
  • 7. Резолюція пишеться на документі відповідним посадовою особою і включає прізвища виконавців, зміст доручення, термін виконання, підпис і дату, наприклад:

Зайцевої Л. В.

Нікітіну II. С.

Прошу підготувати проект договору з фірмою «ХІТЕК» до 21.12.2014

Особистий підпис

  • 05.08.2014
  • 8. Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші.
  • 9. Текст резолюції часто будується на затвердження через заперечення, в якому адресат санкціонує адміністративні дії, наприклад: «не заперечую» замість «згоден».

Реквізит «Заголовок до тексту». Тема - короткий виклад основного змісту документа. При складанні заголовка необхідно пам'ятати наступне:

  • а) заголовок повинні мати всі документи формату А4, так як заголовки полегшують і прискорюють реєстрацію документів;
  • б) супровідні листи заголовка можуть не мати;
  • в) в заголовку до тексту дається вказівка на зміст документа, тому заголовок узгоджується з найменуванням виду документа.

Тема може відповідати на питання: «про що», «про кого», наприклад в наказі: «Наказ (про що) про реорганізацію Академії»; «Наказ (про що) про створення атестаційної комісії».

Тема може відповідати на питання: «чого», «кого», наприклад в посадовій інструкції: «Посадова інструкція {кого) секретаря-референта».

Реквізит «Підпис». Обов'язковий реквізит будь-якого документа, що забезпечує його юридичну силу.

Підпис на різних видах документів має деякі особливості. Оформляючи реквізит «Підпис», необхідно пам'ятати наступне.

  • 1. Підписують управлінські документи керівники організації або заміщають їх посадові особи.
  • 2. Кілька підписів ставлять на документах в тому випадку, коли за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб. Наприклад, спільні документи кількох організацій підписують керівники цих організацій, а документи грошового, матеріального, кредитного характеру підписують керівники організацій та головні бухгалтери.
  • 3. Документи, складені комісією, підписують всі члени комісії.
  • 4. Протоколи підписують голова колегіального органу і секретар.
  • 5. Документи, які затверджуються керівником організації (інструкції, положення та ін.), Деякі довідково-інформаційні документи (доповідні записки, довідки та ін.) Підписують посадові особи, які склали документ, відповідальні за їх підготовку.
  • 6. До складу реквізиту «Підпис» входять:
    • • найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку);
    • • особистий підпис;
    • • розшифровка підпису (ініціали, прізвище).

наприклад:

Виконавчий директор Особистий підпис Н. А. Федоров

{Назва організації)

АБО

Виконавчий директор Особистий підпис Н. А. Федоров

  • 7. При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписи не вказують.
  • 8. При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді, наприклад:

Генерал'ний директор Особистий підпис М. А. Медведєв

Головний бухгалтер Особистий підпис Н. І. Логінова

9. Під час підписання документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовують на одному рівні, наприклад:

Заступник Міністра юстиції Російської Федерації

Особиста В. М. Степнов

підпис

Заступник Міністра фінансів Російської Федерації

Особиста А. П. Миронов

підпис

10. У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки в складі комісії - відповідно до розподілу, наприклад:

Голова Особистий підпис II. В. Куликов

комісії

Члени комісії Особистий підпис К. М. Артем'єва

Особистий підпис С. П. Матвєєв

Особистий підпис

В. А. Філатов

11. Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади і прізвища. При цьому не допускається ставити прийменник «За», напис від руки «Зам.» Чи косу риску перед найменуванням посади.

Реквізит «Текст документа». Зміст управлінських дій в документах передається через текст, який є основною змістовною частиною документа. При складанні тексту документа є багато важливих елементів мовного і немовного характеру, які необхідно знати.

  • 1. Текст службового документа може бути присвячений одному питанню (в простих документах) або кількох питань (в складних документах).
  • 2. Текст документа складають російською або національною мовою відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ про державні мови.

Необхідно пам'ятати, що тексти документів пишуть тільки російською мовою при направленні їх:

  • • в федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів РФ;
  • • на підприємства, в організації та їх об'єднання, що не знаходяться у веденні даного об'єкта РФ або розташовані на території інших суб'єктів РФ.
  • 3. Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур (про види тексту документа докладно викладено в гл. 7).
  • 4. При розробці структурної схеми складних документів (статутів, правил, інструкцій і т.п.) текст слід розбивати на розділи, підрозділи, пункти.

Чітка структура документа і його логіка нерідко залежать від рубріцірованія тексту. Упорядника документа необхідно знати правила рубріцірованія тексту документа.

1. Найпростішою рубрикою є абзац. Абзац - складне синтаксичне ціле, яке має: зачин (початок думки - формулювання теми), середню частину (розвиток думки - аргументація), кінцівку (підсумок думки - формулювання ідеї). Кожен абзац у документі відповідає викладу однієї теми. Абзац може бути дорівнює пропозиції, наприклад:

«Надсилаємо Вам розроблений Ощадбанком Росії за участю найбільших зарубіжних банків План заходів щодо встановлення прямих ділових контактів між клієнтами банків та зарубіжними компаніями і фірмами, а також по створенню єдиної бази даних клієнтів». Тема абзацу: інформація про направлення матеріалів.

Якщо Ваша організація зацікавлена у співпраці з закордонними партнерами, просимо заповнити анкету клієнта і повернути її нам до 31 січня 2014 року. Тема абзацу: вираз прохання.

2. Розподіл тексту може супроводжуватися виділенням частин пропозиції або тексту за допомогою знака «тире», або інших спеціальних символів. Після тире і після крапки з комою пишемо з малої (маленької) літери. наприклад:

Просимо повідомити додаткові відомості про базу даних:

  • склад бази,
  • обсяг пам'яті, який вона займає ;
  • вид поставки (на дискеті, в системі електронної пошти) -,
  • вартість.
  • 3. Розподіл тексту при перерахуванні може супроводжуватися нумерацією. Кожна складова частина тексту, відповідна розділу, глави, параграфу, пункту, підпункту, отримує свій номер, позначений арабською цифрою з крапкою. Після точки пишемо з великої (великий) букви:
    • • нумерація першого порядку: 1., 2., 3. і т.д .;
    • • нумерація другого порядку: 1.1., 1.2., 7J ?. і т.д.;
    • • нумерація третього порядку: 1.1.1. у 1.1.2., 1.1.3. і т.д.

Номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу. Номери найбільших частин складаються з одного знака, фрагменти тексту другого ступеня складаються з двох знаків, а найдрібніші частини тексту нумеруються трьома знаками. Наприклад, нумерація третього порядку містить певні цифри з нумерації першого і другого порядку.

  • 4. При використанні нумерації слід враховувати:
    • • рубрики можуть нумеруватися лише в тому випадку, якщо елементів перерахування не менше двох;
    • • однотипні засоби нумерації можуть застосовуватися по відношенню лише до однотипних частин тексту;
    • • комбіновані способи нумерації вимагають суворого дотримання правил пунктуації.

У розпорядчих документах організацій (наказ, розпорядження тощо), що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти від першої особи однини ( наказую, пропоную, прошу).

У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини ( постановляє, вирішив).

У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини ( наказуємо, вирішили).

Текст протоколу викладають від третьої особи множини ( слухали , виступили , ухвалили).

У документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини ( відділ здійснює функції, в склад об7) едіпепія входять , комісія встановила).

У листах використовують такі форми викладу:

  • • від першої особи множини ( просимо направити, направляємо па розгляд) ',
  • • від першої особи однини ( вважаю за необхідне, прошу виділити) ',
  • • від третьої особи однини {міністерство не заперечує, ВНІІСТ вважає можливим).
  • 5. Результативність документа залежить від того, наскільки його текст обгрунтований. Чіткості і обгрунтованості тексту сприяє констатірующе-який наказував би спосіб викладу матеріалу. наприклад:

Комісія провела перевірку і встановила ... (констатація).

Необхідно сприяти ... і виправити ... (припис).

Вимога стислості викладу документа передбачає використання загальноприйнятих скорочень, що дозволяють без порушення сенсу значно зменшити обсяг тексту. Загальноприйняті скорочення зафіксовано в державних стандартах і спеціальних словниках [1] .

  • [1] Новий словник скорочень російської мови. М., 1995; Нові сокращеніяв російською мовою 1996-1999. М., 2001..
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >