КЛЮЧОВІ ФРАЗИ ЛИСТИ-ПОВІДОМЛЕННЯ

строго офіційно

Повідомляємо, що ...

Сповіщаємо ( інформуємо) Вас про те, що ...

Доводимо до Вашого відома, що ... Вважаємо за необхідне поставити Вас до відома про ...

Доводимо до вашого відома, що ... Доповідаю про ...

напівофіційно

Нам приємно повідомити (Вам), що ... Маємо честь повідомити (Вам), що ...

З радістю повідомляємо (Вам) про ...

КЛЮЧОВІ ФРАЗИ СУПРОВІДНОГО ЛИСТА

строго офіційно

Представляємо Вам (у вищестоящу організацію) ', Направляємо Вам (в підвідомчу організацію)', Надсилаємо Вам (в сторонню організацію).

напівофіційно

Із задоволенням направляємо (висилаємо);

Ми раді направити (вислати);

Висловлюємо задоволення з приводу вашого листа від ... і направляємо (висилаємо).

Однак необхідно мати на увазі, що у всіх видах і типах листів, при сформованій в Росії системі офіційних відносин, сприймаються як порушення норм мовного етикету наступні прояви.

  • 1. Демонстрація перебільшеної уваги, догідливість, приниження. Наприклад: «Будьте такі люб'язні , якщо Вас це не утруднить , будь ласка, надішліть проект статуту»; «Прийміть наші найглибші вибачення за настільки сміливі міркування з даного питання».
  • 2. Фамільярність, грубість, різкий тон, категоричність, нетактовність. Наприклад: « Категорично вимагаємо направити на розгляд проект статуту»; «Просимо затвердити дані Положення в найкоротший термін».

важливо запам'ятати

При написанні ділового листа не повинно бути зайвого пафосу, так званої помилкової ввічливості, а також неприпустимі занадто різкі, вимогливі і категоричні фрази.

Загальний тон листа повинен бути спокійним і чемним, без зайвих емоцій.

Більшість службових листів починається зі звернення. Діловий етикет передбачає використання в ділових листах звернень певного виду.

Останнім часом звернення до адресата нерідко використовується не тільки в листах напівофіційного характеру, але і в строго офіційної службовому листуванні, якщо ситуація вимагає звернення безпосередньо до посадової особи. При зверненні до адресата враховуються:

  • • службове становище адресата;
  • • службове становище адресанта;
  • • сфера діяльності адресата і адресанта;
  • • ступінь знайомства адресата і адресанта і деякі інші аспекти.

Найбільш загальною формулою звернення, яка може використовуватися незалежно від перерахованих факторів, є:

  • Шановний пане {прізвище)!
  • Шановна пані {прізвище)!
  • Шановні панове!

При зверненні до посадових осіб вищих і центральних органів державної влади і управління, звернутися із зазначенням посади та без прізвища, наприклад:

  • Шановний пане голово!
  • Шановний пане мер!
  • Шановний пане міністре!

У листах-запрошеннях, повідомленнях та інших видах листів допускається звернення на ім'я та по батькові:

  • Шановний Миколо Петровичу!
  • Шановна Ганно Андріївно!

При зверненні до осіб одного професійного кола можливе звернення:

Шановні колеги!

Зверніть увагу

Включення в формулу звернення прізвища адресата надає тексту документа ввічливо-офіційний відтінок. Якщо в зверненні вказується тільки ім'я та по батькові (без прізвища), то звернення набуває менш офіційний характер.

Знак оклику після звернення ставиться тільки при листуванні з російським адресатом, і він вказує на те, що факту звернення до даної особи або порушеного питання надається особливе значення.

Слід звернути увагу на те, що останнім часом вживання знаку оклику після звернення замінюється на кому за аналогією з англійськими офіційними текстами. При цьому текст самого листа, як і прийнято в російській діловодстві, починається з абзацу, але не з традиційної великої літери, а, як в англійському, з малої, наприклад:

Шановний Сергію Олександровичу ,

звертаємося до Вас з пропозицією ...

Правила російського етикету. Якщо текст документа починається з формули особистого звернення до адресата, то і в кінці тексту, перед підписом, повинна бути заключна формула ввічливості.

Заключна формула ввічливості для строго офіційного листа передбачена тільки одна: «З повагою ...» Ця формула завершує лист в тому випадку, якщо лист починається зі слів «Шановний ..}» Якщо в офіційному листі відсутня звернення, то немає необхідності використовувати і заключну формулу ввічливості.

Для напівофіційних листів є і інші варіанти заключної формули перед підписом. Наприклад: «З найкращими побажаннями ... »; «З надією па швидку відповідь ...» та ін.

У сучасному діловому листуванні закріпилася стійка пунктуаційних помилка, яку не можна виправдати і пояснити жодними правилами правопису: після фрази «Суваженіем ...» зазвичай ставлять зайняту перед назвою посади особи, яка підписує лист. Хотілося б нагадати, що існуюча нині коротка формула ввічливості утворилася з розлогій і хитромудрої фрази (без розділових знаків), завершальній лист кілька століть назад: «З найвищим повагою {з повагою) маю честь перебувати Вашого благородія покірний слуга ( ім'я , прізвище)». Сьогодні ж з цієї складної фрази ми використовуємо лише фразу «Суваженіем ( ім'я , прізвище)».

Дотриманням етикету в діловій письмовій мові є суворе вживання особових займенників. Оскільки ділове спілкування є офіційним за своїм характером і його учасники - це посадові особи та працівники державного апарату, що діють від імені організацій, то при формулюванні прохань, запитів, пропозицій прийняті наступні форми займенників.

  • 1. Перша особа множини: просимо , повідомляємо , підтверджуємо, пропонуємо.
  • 2. Третя особа однини чи множини: міністерство вважає за можливе ; дирекція та профспілковий комітет переконливо просять.
  • 3. Перша особа однини використовується в листах конфіденційного характеру, а також в документах, оформлених на бланках посадових осіб: прошу , ставлю Вас до відома ,, доводжу до Вашого відома.

Адміністративний мовний етикет передбачає вміння користуватися займенником «він». Це займенник може бути засобом і знеособлення, і фамільярності, тому в службових документах його слід використовувати з особливою обережністю. Очевидно, що в будь-якому документі необхідно вказувати прізвище особи і його ініціали навіть при повторах.

Орфографічна етикетні особливість відомчої писемного мовлення пов'язана з написанням великої літери в займенниках Ви (у всіх формах) як ввічливого поводження до однієї особи.

Таким чином, російська літературна мова з плином віків накопичив у сфері письмового ділового спілкування величезна кількість трафаретних мовних засобів, необхідних для вираження традиційного етикетної змісту.

Зверніть увагу

Грамотна орієнтація у виборі відповідних виду та різновидів документа ключових мовних формул є необхідною навичкою для будь-якого упорядника ділової папери і ділової кореспонденції.

Однак для професіонала в області написання тексту документа і тексту листа цей вид мовленнєвої діяльності був, є і завжди буде актом творчості, що передбачає високий рівень мовної компетентності з проникненням в усі особливості офіційно-ділового стилю мови.

 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >