Навігація
Головна
 
Головна arrow Маркетинг arrow Реклама і зв'язки з громадськістю
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Інструменти PR-діяльності

Приклади ділових і прес-заходів для представників цільових аудиторій

Успіх PR -проекту в чому залежить від того, наскільки якісно виконується взаємодія зі ЗМІ, організовуються інформаційні потоки і медіаполе компанії. Інструментами комунікацій з ключовими партнерами в цьому випадку виступають різні ділові та прес-заходу. Перерахуємо найпопулярніші серед них.

Прес-конференція

Захід для журналістів, яке проводиться з метою інформувати громадськість про яку-небудь новини і дати свої коментарі. Велика частина прес-конференцій проходить в сухому діловому форматі. Однак в сценарії такого прес-заходу доречні творчі елементи. Яскравий інформаційний привід, розгорнутий під нестандартним кутом зору і викликає потребу у ЗМІ "прояснити" ситуацію, харизма і підготовленість спікера, а також розуміння потреб ЗМІ можуть істотно підвищити ефективність прес-конференції.

Приклад. Прес-конференція була організована фахівцями PR-компанії "ЕГІДА" спільно з керівництвом комunmmE / ectronk Arts в цілях презентації її нової продукції - три частини всесвітньо відомої і мегапопулярной комп'ютерної гри The Sims - The Sims 3.

Привід: поява нового продукту - гри The Sims 3.

Мета: інформування цільових аудиторій (потенційних покупців) про випуск та швидке надходження в продаж The Sims Комерсант через ЗМІ.

Задача: одночасного інформування значної кількості журналістів про новинку.

Аудиторія: цільові ЗМІ (періодичні тематичні та общенаправленние популярні друковані видання, інтернет-ресурси, телебачення).

Час проведення: 12 грудня 2008

Передбачуваний результат: масова обізнаність цільових аудиторій про появу новинки The Sims 3, породження попиту па неї.

Етап планування

1. Спочатку від PR-агентства був обраний організатор проекту, а від компанії-замовника - координатор. Під їх керівництвом був складений план підготовки заходу, визначені його ресурси (людські, інформаційні та фінансові), спланований його бюджет, який склав 41070 у. е., і розрахований в табл. 10.1 і 10.2.

Таблиця 10.1. Бюджет заходу The Sims

Бюджет заходу The Sims

Таблиця 10.2 Витрати на матеріально-технічні ресурси

Витрати на матеріально-технічні ресурси

У план підготовчих робіт були включені наступні питання:

  • o підготовка місця;
  • o підготовка матеріалів;
  • o відбір та підготовка персоналу;
  • o інформування клієнтів і партнерів.
  • 2. Була обрана дата проведення презентації - 12 грудня 2008 р п'ятницю. Час проведення презентації, що складається з двох частин: офіційна частина - 17.00-19.00 презентація гри The Sims 3 і неофіційна частина-19.00-21.00 (фуршет).

В основному прийнято вибирати для прес-конференцій дні з вівторка по четвер і тимчасові рамки з 15 до 19. Але дана презентація за планом носила напівофіційний характер з подальшим фуршетом. Цим обумовлений вибір п'ятниці і вечірнього періоду часу.

Етап підготовки

На цьому етапі йде пошук і бронь зал, організовується фуршет. Розробляється сценарій заходу, формується список ЗМІ. Робиться список роздаткових матеріалів, прес-релізів, медіакітов. На цьому ж етапі визначається список ньюсмейкерів - людей, який будуть виступати від імені компанії на конференції.

1. Вибір відповідного приміщення Прес-конференції можуть бути організовані в бізнес-центрах готелів, місцевих прес-клубах, громадських будівлях. Але оскільки формат даного заходу був більш розважального характеру, для його проведення був обраний бар-ресторан в центрі міста. Приміщення складалося з трьох зон.

А. Зал для презентації. Місце, де безпосередньо була проведена презентація. Він містив у собі зону для відеопрезентації - сцену і 70 посадочних місць. А також зону для безпосереднього тестування, що презентується продукту The Sims 3-5 посадочних місць, обладнаних комп'ютерами з встановленими демоверсіями гри.

B. Загальний зал для преси та інших гостей. Він також мав три зони: на початку зали - "зона реєстрації", далі - "барна зона" - перед-презентаційна зона для журналістів, а також безпосередньо "зона фуршету" для гостей.

C. VIP-зона. Фуршетний зал для співробітників компанії Electronic Arts, VIP-гостей і партнерів.

Між першим і другим залами перебувала сцена для постпрезентаціонной розважальної програми.

  • 2. Вибір і сповіщення ЗМІ про майбутню презентації. Після того як був складений список потенційно зацікавлених ЗМІ (який складався з тематичних профільних періодичних видань, загальнонаціональних друкованих видань, інтернет-видань і телеканалів), їх представники були поінформовані про майбутній захід. Запрошення висилалися по електронній пошті за 7 днів до прес-конференції. Вони містили:
    • o інформаційний привід;
    • o короткий план заходу;
    • o список важливих і цікавих гостей;
    • o трохи подробиць, необхідних для того, щоб переконати редактора в доцільності висвітлення подій, але недостатніх для того, щоб бажання відвідати презентацію відпало;
    • o дату, місце, час і тривалість прес-конференції;
    • o повне ім'я та контактний телефон відповідального за зв'язок з пресою.
  • 3. Відбір і підготовка людей. У першу чергу з числа співробітників компанії-клієнта був обраний основний ведучий заходу, для якого був складений "сценарій ведучого", був написаний текст. Він же став і ведучим самої відеопрезентації. У ведучого були призначені помічники з прес-служби компанії, па місці також був присутній керівник проекту від PR-агентства "ЕГІДА", який контролював хід заходу.

Для супроводу презентації, реєстрації гостей, контролю та сприяння у тестуванні гостями демоверсий ігри, роздачі подарунків та ін. Були залучені 7 моделей і 2 промоутера. Щоб розкрити приурочену до презентації тему наступаючого Нового Року, був запрошений Дід Мороз зі Снігуронькою. На другу частину презентації був запрошений на виступ співак Toni Orand з групою, дівчата-танцівниці. Для додаткового висвітлення заходу був найнятий власний професійний фотограф. Офіціанти, гардеробники, звукооператори і техніки і т.д. були надані рестораном і їхні послуги були включені у вартість оренди і банкету.

4. Підготовка матеріалів. Підготовка відеопрезентації проходила спільно з Electronic Arts. Так як в відеоряд були включені в основному сцени з комп'ютерної гри, весь відеоматеріал був наданий співробітниками Electronic Arts. Фахівці "ЕГІДА" обробили його і підготував повноцінну відеопрезентацію, а також написали до неї супровідний текст для ведучого, обраного з відділу прес-служби компанії-замовника. Основний текст презентації віддруковується заздалегідь. Під час презентації його письмові екземпляри доступні для присутніх журналістів, а після неї розсилаються в ЗМІ, представники яких не були присутні. Для кожного представника преси також готується роздатковий матеріал, профайл, що містить коротку інформацію про презентованому продукті (рис. 10.1).

Профайл Electronic Arts

Рис. 10.1. Профайл Electronic Arts

Також, оскільки співробітники PR-агентства вирішили поєднати презентацію з наступаючими новорічними святами, вони приготували для всіх гостей новорічні подарунки - червоні сувенірні годинничок у формі будиночка з логотипом гри The Sims3 в подарунковому новорічному пакеті. У кожен пакет був також вкладений профайл з інформацією про гру.

Для оформлення залу презентації і сцени для виступу на фуршеті були зроблені 4 стенду-декорації з логотипами і мотивами представленої гри, видруковано 12 плакатів, була куплена ялинка і до неї виготовлені кулі з логотипами гри. Для дівчат-промоутерів була закуплена форма "за мотивами персонажів гри", а для молодих людей - футболки з логотипами компанії Electronic Arts.

Для конкурсів, заявлених у другій частині заходу, були підготовлені відповідні інвентар та костюми.

Також для дівчат на реєстрації були віддруковані списки акредитованих гостей, для гостей - підготовлені бейджи, а також спеціальний "Документ про нерозголошення", в якому гості підписом висловлюють згоду про публікації та розповсюдженні відомостей про презентованому продукті в ЗМІ тільки після заявлених замовником і зазначених у листі дат.

"Документ про нерозголошення": Я, що підписався нижче, згоден з тим, що опублікує будь-яку інформацію але грі, включаючи факти про гру і редакторі Create a sim, яка була представлена на презентації 12 грудня, не раніше 29 грудня 2008 (для друкованих видань ) і 20 лютого 2009 (для інтернет-видань).

Я згоден, що опублікує інтерв'ю, новини і фото з заходу не раніше 29 грудня (для друкованих видань) і 23 січня (для Інтернет-видань).

Видання

Підпис

Ім'я

Прізвище

Для запрошеної співака був написаний спеціальний текст пісні про представлену гру, для Діда Мороза та Снігуроньки, а також для ведучого конкурсів також були написані тексти і сценарій.

  • 5. Напередодні прес-конференції:
    • o проговорюється хід прес-конференції з основними учасниками;
    • o уточнюються порядок і зміст виступів;
    • o робляться телефонні дзвінки-нагадування представникам ЗМІ, важливим гостям, партнерам, чия присутність передбачається;
    • o складається список акредитованих (запрошених і підтвердили свою присутність) учасників презентації, для них друкуються бейджи.

Проведення презентації

  • 1. Презентація: організація. 14.00-17.00. Була проведена безпосередня підготовка на місці проведення заходу: оформлені зали, обладнано посадочні місця, встановлений відеопроектор і комп'ютери для демонстрації демоверсий, встановлена аудіоапаратура, розміщені декорації та плакати з логотипами Electronic Aits, встановлена і прикрашена ялинка. Були накриті столи для фуршету, оформлена реєстраційна зона, розданий необхідний інвентар, матеріали та подарунки. Зібрано та скоординовані учасники презентації. Всі приготування були закінчені за 30 хвилин до початку презентації.
  • 2. Презентація: офіційна частина. 17.00-19.00. 17.00-17.40. Журналісти проходять реєстрацію, отримують бейджі

і роздатковий матеріал, відпочивають в зоні очікування ("Барна зона").

  • 17.40-18.00. Привітання ведучою заходу перед відеопрезентацією, виступ Діда Мороза і Снігуроньки.
  • 18.00 18.30. Безпосередньо відеопрезентація нового продукту компанії - комп'ютерної гри The Sims 3.
  • 18.30-19.00. Після презентації розробники і відповідальні особи відповідають на запитання представників ЗМІ. Тестують демоверсію гри. На прохання представників преси були організовані індивідуальні інтерв'ю у розробників та інших офіційних осіб.
  • 3. Презентація: фуршет. 19.00-21.00. Для учасників заходу була організована неофіційна частина, тривалістю з 19.00 до 21.00. На фуршеті відкриваються величезні можливості для встановлення заснованих на взаємній довірі ділових контактів, відкриваються нові джерела обміну інформацією та послуг як з боку журналістів, так і з боку представників ділових кіл, окремих громадських, комерційних і державних структур.

Заключний етап

Зводиться до підведення підсумків, розробці конструктивних рекомендацій, виявленню сильних і слабких сторін, перспектив. Щоб презентація стала дійсно результативною, необхідно провести аналіз заходи та оцінку його ефективності.

Під час презентації були досягнуті певні домовленості, встановлені нові контакти і зв'язки. Згодом їх слід підтримувати і зміцнювати. Для цього робляться наступні кроки:

  • o відправка листа з подякою за відвідування презентації та побажання співробітництва;
  • o розсилка зведеної інформації ЗМІ та окремим журналістам, яких запрошували, але безрезультатно;
  • o розсилка запитаних матеріалів;
  • o моніторинг виходу новин та повідомлень по темі презентації;
  • o розміщення інформації та фотозвіту про підсумки презентації на корпоративному сайті;
  • o вираз подяки співробітникам, які брали участь в роботі;
  • o розбір результатів презентації та підведення підсумків.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук