Навігація
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow Методи прийняття управлінських рішень
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Зіставлення планових і фактичних величин

Другий етап процесу контролю полягає у зіставленні реально досягнутих результатів з встановленими плановими. На даному етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають його очікуванням і наскільки допустимі або відносно безпечні виявлені відхилення від планів. Тут процедурам контролю дасться оцінка, яка служить основою для рішення про початок дій. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, часто найбільш помітна частина всієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні величини відхилень, вимірі результатів, передачі інформації та її оцінці.

Визначення величини допустимих відхилень. Кардинально важливе питання. Якщо прийнята занадто велика величина допустимих відхилень, то керівництво може пропустити досить великі проблеми. Але якщо прийнята величина занадто мала, то організація буде реагувати на дуже невеликі відхилення, що вельми руйнівно і вимагає багато часу. Така система контролю може паралізувати і дезорганізувати роботу організації та швидше перешкоджатиме, ніж допомагати досягненню цілей організації. У подібних ситуаціях досягається високий ступінь контролю, але процес контролю стає неефективним.

Типовим прикладом подібного роду може служити будь-яка ситуація, при якій необхідно пройти через безліч бюрократичних інстанцій, щоб отримати дозвіл на що-небудь. Багато урядові програми були визнані не ефективними саме тому, що більша частина грошових коштів витрачалася на управління програмою і на забезпечення належного контролю за нею, а не па реалізацію самої суті програми.

Для того щоб бути ефективним, контроль повинен бути економним. Переваги системи контролю повинні переважувати витрати на її функціонування. Витрати на систему контролю складаються з витрат часу, що витрачається менеджерами та іншими працівниками на збір, передачу і аналіз інформації, а також з витрат на всі види обладнання, що використовується для здійснення контролю, і витрат на зберігання, передачу і пошук інформації, пов'язаної з питаннями контролю . У комерційній організації, якщо прибуток, який виникає при здійсненні контролю, менше витрат на нього, то такий контроль неекономічний і непродуктивний.

Використання принципу винятки. Один із способів можливого збільшення економічної ефективності контролю полягає у використанні методу управління за принципом виключення. Полягає він у тому, що система контролю повинна спрацьовувати тільки при наявності помітних відхилень від планових величин. Розвиваючи цей принцип, відзначимо, що ті дії, які спочатку мають зовсім тривіальний характер, не слід навіть і вимірювати. Основна проблема, звичайно, полягає в тому, щоб визначити по-справжньому важливі відхилення. Переведення їх безпосередньо в грошовий еквівалент хоча і досить очевидний, по не завжди виправданий.

Вимірювання результатів. Вимірювання результатів, дозволяють встановити, наскільки вдалося дотримати встановлені плани, - це найбільш важкий і найдорожчий елемент контролю. Для того щоб бути ефективною, система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, який піддається контролю. Спочатку необхідно вибрати одиницю виміру, причому таку, яку можна перетворити в ті одиниці, в яких виражені планові величини. Так, якщо встановлена планова величина - це прибуток, то вимірювання слід вести в рублях або відсотках залежно від форми вираження планової величини.

Вибір підходящої одиниці виміру - це часто найбільш легка частина проведення контрольних вимірювань. Одно важливо, щоб швидкість, частота і точність вимірювань теж були узгоджені з діяльністю, що підлягає контролю.

Наприклад, більшість організацій не надто часто проводять аудиторські перевірки (про цей метод контролю буде розказано нижче) та інвентаризацію матеріальних запасів. Якщо виготовлювач буде кожен день перераховувати запаси матеріалів, він буде точно знати, скільки він втрачає через розкрадань. Однак фірма в цьому випадку нічого іншого не зможе робити, бо весь час буде зайнята підрахунками. Тому більшість фірм-виробників проводять великі інвентаризації приблизно раз на шість місяців. З досвіду вони знають, що за цей період втрати від злодійства будуть в межах допустимих відхилень.

Банки, навпаки, підраховують свою виручку щодня, оскільки грошові кошти - це надзвичайно привабливий предмет для крадіжки. Проте ретельні аудиторські перевірки всіх своїх бухгалтерських записів вони здійснюють досить рідко. Ось чому окремим шахраям іноді вдається здійснювати розкрадання і залишатися непоміченими.

Будь-яка система збору та обробки інформації щодо дорога. Вартість проведення вимірів найчастіше найбільш великий елемент витрат у всьому процесі контролю. Часто саме цей фактор визначає, чи варто взагалі здійснювати контроль. Через високу вартість вимірювань, зокрема, менеджер повинен уникати спокуси виміряти усе й якомога точніше. Якщо проводити вимірювання подібним чином, то витрати на систему контролю будуть настільки великі, що її вартість перевершить можливі доходи від її застосування. Тим більше що у комерційній діяльності мета проведення вимірювань полягає в збільшенні прибутку, а не в тому, щоб точно встановити, що ж відбувається насправді.

Інформування про плани і результати. Даний етап відіграє ключову роль у забезпеченні ефективності контролю. Для того щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково доводити до відома відповідних працівників організації як встановлені планові величини, так і досягнуті результати. Подібна інформація повинна бути точною, надходити вчасно і доводитися до відповідальних за відповідний ділянку працівників у вигляді, легко що дозволяє прийняти необхідні рішення і виконати потрібні дії. Бажано також цілком впевненим, що встановлені планові величини добре зрозумілі співробітниками. Це означає, що повинна бути забезпечена ефективна зв'язок між тими, хто встановлює планові величини, і тими, хто повинен їх виконувати.

Основні труднощі, що виникають на шляху збору і поширення контрольної інформації, пов'язані з різними комунікаційними проблемами. У той час, як частина даних збирається і обробляється ЕОМ, більша частина інформації повинна бути оброблена людиною. Присутність людини в цьому ланцюжку пов'язане з можливим спотворенням інформації, на основі якої повинні прийматися рішення в галузі контролю.

Спотворення інформації можуть зіграти дуже значну роль в тих випадках, коли неминучі суб'єктивні оцінки. Хорошим прикладом у цьому відношенні може служити спроба оцінки результативності праці управлінця. Організації необхідно знати, хто з се менеджерів хороший працівник, а хто поганий. Але точно і ефективно визначити це важко, особливо для керівників нижчої ланки, які не несуть відповідальності за досягнення заданих рівнів прибутковості і витрат. Однак якщо сформулювати конкретні цілі, критерії та стандарти, то оцінити результативність менеджера можна з мінімальними спотвореннями і більш об'єктивно.

Відзначимо, що існують очевидні свідчення того, що, якщо активно шукати сприяння людей, яких заходи контролю безпосередньо стосуються, це збільшить взаємна довіра, поліпшить поширення інформації і, таким чином, сприяє підвищенню ефективності системи контролю. Програмно-цільове управління в даний час також популярний спосіб залучення менеджерів до активної участі у процедурі контролю.

Участь співробітників організації у процедурі контролю може бути цілком ефективним і на самих нижніх рівнях управління. Наприклад, у фірмі з виробництва паперу робочих навчали основним поняттям бухгалтерської звітності та економіки виробництва з тим, щоб всі вони могли зрозуміти і оцінити важливість виконання встановлених в їх роботі планових величин. Робочим також повідомляли дані про планові величинах, встановлених у фірмах-конкурентах, і пояснювали, чому так важливо, щоб вони трудилися ефективно і продуктивно. Іноді особливо важливо забезпечити фактичну участь підлеглих у розробці планів, хоча, як правило, це прерогатива менеджера. Забезпечення участі широкого кола співробітників у виробленні рішень і установці цілей при формуванні бюджету сприяло інтенсивнішому залученню співробітників в діяльність своєї організації та прагненню колективу досягти загальних цілей організації.

За останні роки досягнуті дуже великі успіхи з розповсюдження інформації, що має виключно кількісний характер. Зараз менеджер має можливість отримати важливу інформацію в синтезованому вигляді з уже проведеними необхідними сопоставлениями майже в момент надходження вихідних даних. Деякі фахівці вважають, що нові засоби обробки контрольної інформації з виключно високою швидкістю відкривають можливості створення гігантських організацій.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук