Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОФЕСІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

РОБОТА З ТАБЛИЦЯМИ

Нас свого часу вчили так.

  • 1. Якщо є що сказати, напиши - і ми почитаємо.
  • 2. Можна багато говорити, але якщо є числа - приведи числа.
  • 3. Числа добре, але якщо можеш звести їх в таблицю, систематизує.
  • 4. Таблиця - це здорово, але завжди буде правильним побудувати графік - візуалізуй.

Таблиці - дуже корисний інструмент. На рис. 2.1 - таблиця не вигадана, взята з одного з документів. Що ви можете про неї сказати? І головне, як би ви цю таблицю вдосконалили? Однозначно можна сказати, що її можна зробити краще. Як?

Часто таблицю простіше зробити заново, ніж переробити. Але ми спробуємо все ж її поправити. Але що робити? Щоб відповісти на це питання, скористаємося опцією Показати всі знаки (ще вона називалася Недруковані символи). Виділимо таблицю і клацнемо миши по опції в групі Абзац вкладки Головна.

Відзначимо відразу, що специфічний значок перекладу каретки є ознакою не найкращою роботи в Word. Не слід форматувати текст таким чином. Замість цього слід використовувати можливості управління інтервалами між абзацами. Цей та інші параметри форматування стають доступними, якщо розкрити групу Абзац вкладки Головна (мал. 2.2).

Таблиця для редагування з недрукованих символів

Мал. 2.1. Таблиця для редагування з недрукованих символів

Визначення параметрів абзацу

Мал. 2.2. Визначення параметрів абзацу

В даному випадку мова йде про інтервали перед і після абзацу.

Спробуємо поліпшити вихідну таблицю. По-перше, трохи посунути мишею кордону (трудомісткість таблиці в годинах і залікових одиницях). По-друге, правильно розташувати інформацію в осередках. По-третє, потрібно прибрати зайві «переклади каретки», використовуючи клавіші Del або Backspace. Названі дії не потребують коментарів. Відзначимо тільки, що для редагування таблиці потрібно клацнути по ній миши і далі у вкладці Робота з таблицями вибрати опцію Макет.

У групі Вирівнювання потрібно вибрати види вирівнювання, які ви вважаєте потрібними для даного випадку.

З доступних засобів вкладки Робота з таблицями відзначимо опцію Властивості па вкладці Таблиця. Клацання миши по кнопці Властивості викликає вікно Властивості таблиці (рис. 2.3).

Визначення властивостей таблиці

Мал. 2.3. Визначення властивостей таблиці

І не можна не сказати про вкладку Малювання. Мені свого часу потрапила книга з назвою «Ефективні прийоми роботи з Microsoft Office». І в ній абсолютно серйозно на п'яти сторінках розповідалося, як намалювати таблицю «олівцем». Коли студенти вдаються до цього інструменту на заняттях, виходить щось жахливе, так що таблицю краще видалити, ніж пробувати виправити. Як все ж слід створювати таблицю, яка представлена вище?

Почнемо з того, що таблицю потрібно спочатку представити. Так ось, по-перше, мені бачаться в цій таблиці п'ять стовпців. Тому ми створюємо таблицю в п'ять стовпців і три рядки. Ні в якому разі не використовуйте опції Вставити таблицю або Намалювати таблицю на вкладці Вставка. Тільки клацання миші по кнопці Таблиця, і далі миши задати розміри таблиці: п'ять стовпців і три рядки (рис. 2.4).

Визначення параметрів таблиці

Мал. 2.4. Визначення параметрів таблиці

Далі потрібно об'єднати комірки, щоб вийшла ось така «заготовка» (рис. 2.5).

Результат проектування таблиці

Мал. 2.5. Результат проектування таблиці

Починаємо заповнювати таблицю (рис. 2.6).

Приклад «неправильної» таблиці

Мал. 2.6. Приклад «неправильної» таблиці

Отримана таблиця «красивіше» вихідної, але вона все одно «неправильна». Краще, якщо вона буде мати такий вигляд (рис. 2.7). Неправильність таблиці полягає в тому, що в двох останніх стовпчиках є об'єднання осередків, що не дозволить проводити обчислення.

Таблиця, що дозволяє обчислення

Мал. 2.7. Таблиця, що дозволяє обчислення

Ми об'єднали деякі осередки, а останній рядок видалили взагалі (форму звітності можна вказати поза таблиці). Для видалення рядка таблиці ми використовували контекстне меню (рис. 2.8).

Використання контекстного меню при роботі з таблицею

Мал. 2.8. Використання контекстного меню при роботі з таблицею

Виконання команди викликає на екран вікно Видалення осередків (рис. 2.9), в якому потрібно вибрати опцію Видалити всю рядок.

Вікно Видалення осередків

Мал. 2.9. Вікно Видалення осередків

Обчислення в таблицях - це не головне, але іноді все ж може бути корисним. А ще є можливість обчислювати прямо в тексті. Це теж цікаво. Отже, обчислення в таблицях. Дуже схематичний приклад (рис. 2.10).

Приклад обчислень в таблиці

Мал. 2.10. Приклад обчислень в таблиці

У чому чарівність? По-перше, це простіше, ніж звертатися, наприклад, до таблиці Excel, не кажучи вже про те, щоб вважати на калькуляторі. І, по-друге, якщо вам доведеться змінити вихідні дані, то не потрібно нічого перераховувати - ви просто оновлюєте посилання ... і все (щоб відновити посилання, потрібно виділити документ і через контекстне меню зробити оновлення; звичайно, можна зробити виділення таблиці або стовпчика, але натиснути одночасно Ctrl + А простіше).

Що потрібно зробити, щоб зробити обчислення в таблиці?

  • 1. Поставити курсор в осередку, в якій буде розміщено обчислене значення.
  • 2. Виконати команду Вставка / Експрес-блоки (з групи Текст) / Поле.
  • 3. У вікні клацнути по кнопці Формула (рис. 2.11). Система за замовчуванням пропонує обчислити суму чисел, які розташовані зверху або зліва від осередку. Але ви можете вибрати іншу функцію зі списку Вставити функцію.
вікно Формула

Мал. 2.11. вікно Формула

Потрібно розуміти, що обчислення в таблицях Word це не інструмент для вирішення складних завдань. Але коли потрібно скласти кілька чисел в таблиці, використовувати формулу це дуже зручно.

Уважний читач помітить помилки в нашій схематичною таблиці. І причину помилки нам буде нескладно встановити. Якщо виділити помилкове значення, викликати контекстне меню і вибрати опцію Коди / значення, то можна зрозуміти причину.

Вид таблиці 2.10 при опції Коди / значення

Мал. 2.12. Вид таблиці 2.10 при опції Коди / значення

Нам потрібно було обчислити суму чисел зліва, а ми взяли значення, яке запропонувала нам система (суму чисел зверху від осередку). Корисно знати, що можна задавати, що буде показувати система: обчислені значення або коди полів. Щоб визначити це, потрібно виконати алгоритм.

  • 1. Файл / Параметри / Додатково.
  • 2. І виставити прапор Показувати коди полів замість їх значень (в групі Показувати вміст документа).
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук