ПОЧАТОК РОБОТИ

ситуації

Мій друг і вчитель, Віктор Олексійович, вривається з метром паперу на кафедру:

- Ви подивіться, що вони роблять!

З'ясовується. Дівчата вивчають бухгалтерський облік. Бухгалтер-викладач, бухгалтер до мозку кісток, дала кожної шаблон таблиці: працівників чоловік 20-30 і півтора десятка граф (рік народження, стаж, стаж роботи в організації, посада, кількість трудоднів і т.д.). Потрібно скласти відомість заробітної плати. І ось дівчата, озброївшись калькуляторами, сидять і вважають. Вважають година, друга - і жодна з них не обуриться цієї безглуздості. Ця робота на 5 хвилин, якщо працювати в Excel. І кілька годин, якщо вважати на калькуляторі.

Група починає вивчення Excel. Нс усіма серед приймаючих миттєво, незвичайна середу. Одна з дівчат протестує:

Моя мама 25 років бухгалтером пропрацювала, і слава Богу без Excel.

І адже дійсно, інновації не відразу пробивають собі дорогу. Чи не так?

Клієнт хоче взяти кредит в байці. Байк підготував графік погашення кредиту. Клієнт попросив консультанта дати пояснення. Консультант бере в руки величезний калькулятор, як в м'ясних рядах, де працюють без касових апаратів, такі в ходу. Клієнт пропонує скористатися Excel, на що отримує: ну да, знаю я, що таке це ваше Excel. В результаті довго і болісно вважаємо відсотки на калькуляторі.

Для Excel характерні деякі ситуації, які не зустрічаються при роботі з іншими додатками Microsoft Office. Йдеться про помилки. Про це краще сказати відразу. Це можна легко пережити, якщо поруч є людина, яка відразу допоможе зняти проблему. В іншому ж випадку ці ситуації з помилками можуть серйозно зіпсувати перше враження про відмінний додатку, електронних таблицях Microsoft Office.

Що таке Excel? В одному дуже гарному блозі відповідь на це питання звучить так: Excel - це калькулятор. Якщо з ним погоджуватися, то його слід посилити: Excel - це найкращий в світі калькулятор. Ця програма дійсно примножує, складає, обчислює відсотки і т.д. Але що воно складає і перемножує? На це питання можна відповісти, помістивши курсор в будь-яку клітинку, викликавши контекстне меню (права кнопка миші) і вибравши опцію Формат ячеек. Іншими словами, виконавши команду Контекстне меню / Формат ячеек. На екрані з'явиться вікно Формат ячеек (рис. 3.1).

Подивившись на опції в списку Числові формати (Загальний, Числовий, Грошовий і т.д.), можна зробити висновок, що Excel дозволяє працювати з числами, датами і часом, з текстом, з грошима і т.д. Коли молодим людям задають питання «що необхідно для успіху вашого підприємства?», Звичайно треба відповідь «гроші». Ось і ми почнемо з грошей. Отже. Ви складаєте 225 тис. Рублів і 225 000 і отримуєте помилку (рис. 3.2).

Якщо навести курсор на значок зі знаком оклику зліва від осередку СЗ, то можна прочитати: «Значення, що використовується у формулі має неправильний тип даних». А якщо подивитися етапи обчислень, то можна зрозуміти, що ми число намагаємося скласти з текстом (рис. 3.3).

Мал. 3.1. Вікно Формат ячеек

Мал. 3.2. Помилка Неправильний тип даних

Мал. 3.3. Вікно Обчислення формули

Зверніть увагу, значення в осередку АЗ вирівняно по лівому краю, що є ознакою тестового формату, а значення в осередку ВЗ по правому краю, що є ознакою числового формату.

Подивимося ще один приклад. Ми теж складаємо два значення, знову невдало. Але уважний користувач помітить, що в другому випадку після букви «р» стоїть крапка. Ця точка може бути введена з клавіатури, а може бути отримана шляхом визначення формату комірки А5 як Грошового.

Мал. 3.4. Помилка переповнення

А проблема в осередку С5 пов'язана з тим, що ширина цього шпальти занадто мала, щоб вмістити в осередку результат складання. Можливо, було б краще натякнути користувачеві про це в якійсь іншій формі, але так уже повелося. А вирішується проблема дуже просто (рис. 3.5).

Мал. 35. Усунення помилки переповнення

Потрібно розмістити курсор на вертикальній лінії, що розділяє стовпці С і D, і двічі клацнути мишкою. Якщо у вас не відразу вийде це дія, а зупинятися на ньому не хочеться, знову ж розмістіть курсор на вертикальній лінії, що розділяє осередку С і D, натисніть ліву кнопку миші і, не відпускаючи, перемістіть вправо, на дві ширини осередку. Це дві характерні для початкового етапу роботи з Excel помилки. Про решту помилках ми поговоримо трохи пізніше.