Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОФЕСІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

СПИСКИ EXCEL

Список - це плоска база даних. Ми з вами працювали зі списком - каталогом книг. Ми працювали з неправильним списком. І щоб зрозуміти, що таке правильний список, сформулюємо вимоги до списків. Отже.

  • • Кожен список розміщуйте на окремому аркуші. Дотримуйтесь принципу: один лист - одна таблиця.
  • • У списку не повинно бути порожніх рядків або порожніх стовпців.
  • • У списку не повинно бути однакових записів - записи повинні відрізнятися хоча б в одному иоле.
  • • Заголовки стовпців повинні перебувати в першому рядку. Використовуйте напівжирний шрифт.
  • • У стовпці повинні бути дані одного типу.
  • • Зазвичай стовпець описує одну властивість.
  • • Не фарбуйте і не обважувати списки візерунками. Список - це інформаційний об'єкт, але не об'єкт дизайну.
  • • Чи не поєднуйте осередки.
  • • Не вводьте зайвих прогалин.
  • • Числовий тип даних використовуйте, якщо передбачаються обчислення. Щоб використовувати число як текстовий об'єкт, вводите цифри, починаючи з апострофа.
  • • Порядок рядків і порядок стовпців не мають значення.
  • • Не створюйте стовпців, якщо значення в стовпці можуть бути обчислені.

Прокоментуємо ці вимоги.

  • 1. Якщо список розташований на окремому аркуші, Excel простіше інтерпретувати ситуацію, що складається. Excel простіше розуміти користувача. Ну і потім, що може бути природніше, помістити таблицю, список на окремому аркуші і дати цьому листу відповідне ім'я. Ім'я листа, ім'я таблиці повинні відповідати даним, в них містяться. Тому порада - називайте об'єкти. Створили Книгу, відразу ж збережіть її в правильному місці, а не де попало. І повідомте таблиці правильне ім'я. Те ж саме з Листами.
  • 2. Якщо в Списку є порожні рядки і стовпці, Excel буде сприймати ситуацію так, що на аркуші розташовані кілька Списків. Не факт, що ви відразу зрозумієте це.
  • 3. Ситуацію, коли заголовок розташований не в першому рядку, слід визнати досить екзотичною (але чого тільки на практиці не буває). А ось список без заголовків - це досить поширене явище. У таких випадках Excel в якості заголовка приймає перший запис (ми це бачили).
  • 4. Для таблиць досить поширена ситуація, коли в осередку вносять інформацію різних типів. Наприклад, Журнал успішності: в таблиці і оцінки, і відсутність на заняттях (н), і причина відсутності (б - хворий). У базах даних (в Списках) подібне неприпустимо.
  • 5. Правильно, коли в одному стовпці описується одна властивість об'єкта. Чи не прізвище і ім'я в одній комірці, але і для прізвищ, і для імен свої стовпці.
  • 6. Не повинно бути стовпців з даними, які можуть бути отримані шляхом обробки даних інших стовпців. Наприклад, в Списку не може бути стовпців і Ім'я, і батькові, і Ініціали, оскільки останні можуть бути отримані обробкою стовпців Ім'я та По батькові (ми відпрацюємо це дещо пізніше).
  • 7. Дуже часто починають роботу зі списками з дизайну, що неправильно. Дуже може бути, що через кілька годин роботи в серцях ви взагалі знищите книгу з усіма її вензелями, водяними знаками і т.д. Спочатку створіть працює додаток, а потім вже, якщо є така вимога, попрацюйте над дизайном. А може бути навіть запросіть для цієї роботи фахівця.
  • 8. Об'єднання осередків - це теж певний елемент дизайну. Зараз Excel краще обробляє подібні ситуації, але хто напевно знає, з якою версією буде працювати ваш партнер або замовник.
  • 9. Не використовуйте зайвих прогалин. Можливо, система правильно зрозуміє ситуацію, але може і не зрозуміти. Розбиратися з проблемами буває дуже непросто. Тому краще відразу вчитися працювати правильно.
  • 10. Номер будинку, номер телефону - ви не будете маніпулювати ними як числовими даними. Нехай вони будуть текстовими.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук