СПИСКИ EXCEL

Список - це плоска база даних. Ми з вами працювали зі списком - каталогом книг. Ми працювали з неправильним списком. І щоб зрозуміти, що таке правильний список, сформулюємо вимоги до списків. Отже.

• • Кожен список розміщуйте на окремому аркуші. Дотримуйтесь принципу: один лист - одна таблиця.
• • У списку не повинно бути порожніх рядків або порожніх стовпців.
• • У списку не повинно бути однакових записів - записи повинні відрізнятися хоча б в одному иоле.
• • Заголовки стовпців повинні перебувати в першому рядку. Використовуйте напівжирний шрифт.
• • У стовпці повинні бути дані одного типу.
• • Зазвичай стовпець описує одну властивість.
• • Не фарбуйте і не обважувати списки візерунками. Список - це інформаційний об'єкт, але не об'єкт дизайну.
• • Чи не поєднуйте осередки.
• • Не вводьте зайвих прогалин.
• • Числовий тип даних використовуйте, якщо передбачаються обчислення. Щоб використовувати число як текстовий об'єкт, вводите цифри, починаючи з апострофа.
• • Порядок рядків і порядок стовпців не мають значення.
• • Не створюйте стовпців, якщо значення в стовпці можуть бути обчислені.

Прокоментуємо ці вимоги.

• 1. Якщо список розташований на окремому аркуші, Excel простіше інтерпретувати ситуацію, що складається. Excel простіше розуміти користувача. Ну і потім, що може бути природніше, помістити таблицю, список на окремому аркуші і дати цьому листу відповідне ім'я. Ім'я листа, ім'я таблиці повинні відповідати даним, в них містяться. Тому порада - називайте об'єкти. Створили Книгу, відразу ж збережіть її в правильному місці, а не де попало. І повідомте таблиці правильне ім'я. Те ж саме з Листами.
• 2. Якщо в Списку є порожні рядки і стовпці, Excel буде сприймати ситуацію так, що на аркуші розташовані кілька Списків. Не факт, що ви відразу зрозумієте це.
• 3. Ситуацію, коли заголовок розташований не в першому рядку, слід визнати досить екзотичною (але чого тільки на практиці не буває). А ось список без заголовків - це досить поширене явище. У таких випадках Excel в якості заголовка приймає перший запис (ми це бачили).
• 4. Для таблиць досить поширена ситуація, коли в осередку вносять інформацію різних типів. Наприклад, Журнал успішності: в таблиці і оцінки, і відсутність на заняттях (н), і причина відсутності (б - хворий). У базах даних (в Списках) подібне неприпустимо.
• 5. Правильно, коли в одному стовпці описується одна властивість об'єкта. Чи не прізвище і ім'я в одній комірці, але і для прізвищ, і для імен свої стовпці.
• 6. Не повинно бути стовпців з даними, які можуть бути отримані шляхом обробки даних інших стовпців. Наприклад, в Списку не може бути стовпців і Ім'я, і батькові, і Ініціали, оскільки останні можуть бути отримані обробкою стовпців Ім'я та По батькові (ми відпрацюємо це дещо пізніше).
• 7. Дуже часто починають роботу зі списками з дизайну, що неправильно. Дуже може бути, що через кілька годин роботи в серцях ви взагалі знищите книгу з усіма її вензелями, водяними знаками і т.д. Спочатку створіть працює додаток, а потім вже, якщо є така вимога, попрацюйте над дизайном. А може бути навіть запросіть для цієї роботи фахівця.
• 8. Об'єднання осередків - це теж певний елемент дизайну. Зараз Excel краще обробляє подібні ситуації, але хто напевно знає, з якою версією буде працювати ваш партнер або замовник.
• 9. Не використовуйте зайвих прогалин. Можливо, система правильно зрозуміє ситуацію, але може і не зрозуміти. Розбиратися з проблемами буває дуже непросто. Тому краще відразу вчитися працювати правильно.
• 10. Номер будинку, номер телефону - ви не будете маніпулювати ними як числовими даними. Нехай вони будуть текстовими.