Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОФЕСІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ІМПОРТ БАЗИ ДАНИХ EXCEL В ACCESS

Електронні таблиці дуже корисний інструмент. Але в цілому ряді випадків для роботи зі структурованою інформацією краще використовувати бази даних. Спробуємо розібратися з цим питанням.

Що ми зробимо

  • 1. Ми перенесемо (імпортуємо) Список Excel Книги в Access і попрацюємо з формами, запитами і звітами. Форми Access створюються Майстрами буквально декількома кліками миші. Запити дозволяють маніпулювати інформацією: відбирати, перетворювати, обчислювати. Це більше і легше, ніж фільтрація Excel. Звіти Access дозволяють створювати на основі інформації бази даних, часто, використовуючи запити, вихідні документи з колонтитулами, назвами, заголовками та іншими атрибутами документа.
  • 2. Ми навчимося використовувати шаблон Microsoft Access електронного каталогу Biblio і модифікуємо його відповідно до наших потреб. Серйозні фахівці працюють з текстами, роблять виписки. Але потрібен інструмент, який би дозволив серед цих численних виписок знаходити корисні саме для поточної роботи. Робити це можна з використанням ключових слів. Ми зробимо таку базу даних. Легко. Дійсно легко.
  • 3. Модифікувати - це часто, як носити костюм, зшитий для іншої людини. Можна походити і в такому, але все ж приємніше, коли річ зроблена саме для тебе. Тобто, якщо це не дуже складно для вас, було б корисно навчитися робити нескладні бази даних самостійно. Ми позначимо деякий мінімум знань, який дозволить створювати бази даних в 3-5 таблиць з відносинами багато-до-багатьох, підстановками і т.д. І навчимося з ними працювати.

Таблиці Google, хмара, таблиці Excel - це все дуже добре. Але ми хочемо показати, що маніпулювати даними про книги багато простіше в Access. Попередньо визначимо, що

База даних (БД) є сукупність взаємопов'язаних таблиць, зібраних з певною метою про сутності однієї предметної області.

Ми про це говорили, але підкреслимо ще раз: дуже важливо визначити перелік питань, на які повинні бути отримані відповіді за допомогою бази даних і завдань, які необхідно вирішувати. Також корисно визначити деякі рамки. Наприклад, наскільки великою буде ця база даних, на якому часовому інтервалі ця база даних буде використовуватися. Мені здається, що 3-5 тис. Книг це більш ніж пристойна бібліотека. Якщо людина активно використовує кілька сотень книг - це вже дуже багато. Але в каталог бібліотеки може потрапити в кілька разів більше книг, оскільки далеко не всі цікаві вам книги стануть вашим робочим інструментом.

Наші завдання наступні.

  • 1. Визначити наявність тієї чи іншої книги в домашній бібліотеці.
  • 2. Підготувати вимога для книги з бібліотеки Університету (ви працювали з цією книгою і в вашому каталозі є реквізити книги).
  • 3. Скласти список літератури з навчальної дисципліни.
  • 4. Скласти список літератури з проблеми, якій ви займаєтеся.
  • 5. Скласти список літератури з визначеної проблеми за певний період часу.
  • 6. І, може бути головне, забезпечити можливість створення виписок з вивчених книг і їх систематизацію за ключовими словами.

Перед тим як імпортувати базу даних з Excel в Access, потрібно прибрати повторювані записи. Повторювані записи, наприклад, в Списку книг - це цілком звичайна ситуація. Попадається цікавий вам джерело, і ви, не перевіряючи його наявності в Списку, знову його вносите. При роботі з Excel неважливо, є чи ні повторювані записи в Списку. У базі даних Access подібне неприпустимо. Система буде сигналізувати про помилку.

При виключення повторюваних записів можна використовувати один з двох підходів. По-перше, Розширений фільтр. Якщо виконати команду Дані / Додатково, то з'явиться вікно Розширений фільтр (рис. 4.1). У цьому вікні потрібно виставити прапор Тільки унікальні записи.

Фільтрація тільки в унікальних записах

Мал. 4.1. Фільтрація тільки в унікальних записах

По-друге, на вкладці Дані в групі Робота з даними є команда Видалити дублікати. Після виконання команди з'явиться вікно оповіщення (рис. 4.2). [1] [2]

Вікно оповіщення про видалення дублікатів записів

Мал. 4.2. Вікно оповіщення про видалення дублікатів записів

Шаблони баз даних Access

Мал. 43. Шаблони баз даних Access

A / c. 4.4. Початкова сторінка з вільної базою даних

Щоб імпортувати в Access таблицю Excel з Excel, необхідно виконати команду Зовнішні дані / Excel. В результаті з'явиться вікно Зовнішні дані (рис. 4.5).

Імпорт таблиці в Access таблиці Excel

Мал. 4.5. Імпорт таблиці в Access таблиці Excel

Через кнопку Огляд потрібно вибрати файл для імпорту даних. Це також файл Кнігі80. Заголовки стовпців таблиці Excel будуть полями таблиці Access. Краще, якщо будуть видалені прогалини між словами в цих заголовках. Система, звичайно, вкаже на помилки, але щоб потім з ними не возитися, слід перед імпортом уважно переглянути таблицю Excel. Ось що вийде, якщо цього не зробити (рис. 4.6).

Приклад помилки при імпорті

Мал. 4.6. Приклад помилки при імпорті

У нашому випадку просто був відсутній один із заголовків. Добре, якщо назви будуть з одного слова: ГодІзданія, але не Рік видання. Перше накреслення спростить подальші маніпуляції з іменами полів (їх не потрібно буде брати в лапки).

Система може автоматично створити ключове поле, поле лічильника, коли кожного запису присвоюється порядковий номер (рис. 4.7). Зараз це питання для нас не є принциповим: можна вибрати опцію автоматичного створення ключа, можна ключ не створювати.

Робота з майстром Імпорту

Мал. 4.7. Робота з майстром Імпорту

При підготовці таблиці Excel до імпорту необхідно попрацювати з форматом даних. Якщо не подбати про це завчасно, то гарантовані великі проблеми, в тому числі дуже можливо, що доведеться відмовитися від результатів імпорту. Зверніть увагу на грошовий формат Ціни (рис. 4.8).

Щоб працювати в режимі конструктора, необхідно викликати Контекстне меню (рис. 4.9). Працювати з ним краще, ніж звертатися до команд стрічки.

Імпортована таблиця в режимі конструктора

Мал. 4.8. Імпортована таблиця в режимі конструктора

Робота з контекстного меню

Мал. 4.9. Робота з контекстного меню

  • [1] Експериментуйте. Спробуйте обидва варіанти. Мені другий кажетсяболее наочним. Але якщо необхідно ще й здійснювати фільтрацію, то кращим може виявитися перший. Хоча, звичайно, справа смаку. Список книг, з яким ми працювали (Кнігі70), мав ще одну неправильність: в поле Ключові слова через кому могли бути запісанинесколько ключових слів. В Access і це неприпустимо. Щоб получітьправільную таблицю, необхідні наступні дії:
  • [2] лист Кнігі70 копіюється в лист з ім'ям одного з ключових слів, наприклад Інн; 2) в листі Інн фільтруються записи з ключовим словом Інн; 3) але серед цих записів будуть і такі, де крім ключового словаІнн будуть через кому і інші. Розмноженням в поле КлСлова залишається тільки слово Інн; 4) далі фільтруються всі записи, які не містять ключового словаІнн. Рядки, що задовольняють фільтру, знищуються. Саме рядки; 5) подібна процедура проробляється для кожного ключового слова; 6) всі новостворені листи копіюються в лист Підсумок. В результаті ми отримали новий список книг, який став більш Чемна 10% більше. Назвемо його Кнігі80 (по числу записів). Запустимо додаток Microsoft Access з пакету Microsoft Office.Чтоби імпортувати Список Excel в базу даних Access, необхідно створити базу даних. Створимо базу даних на основі Порожній бази даннихна робочому столі (рис. 4.3) і назвемо її Книги. Автоматично буде створена Таблиця 1, яку кілька позжеможно буде видалити (рис. 4.4).
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук